Sistema de Registro Único de Organizaciones Sociales. Manual de Usuario

Transcripción

1 Sistema de Registro Único de Organizaciones Sociales Sistema de Registro Único de Organizaciones Sociales Manual de Usuario Página 1 de 34

2 ÍNDICE DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN ESTRUCTURA DEL SISTEMA FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA ACCESO AL SISTEMA AGREGAR ORGANIZACIÓN SOCIAL ACTUALIZACIONES DENUNCIAS RECLAMAR ORGANIZACIÓN SOCIAL CASOS PERFIL DE USUARIO CAMBIAR CLAVE Página 2 de 34

3 ÍNDICE DE FIGURAS Figura. 1 Estructura del sistema Figura. 2 Portada del sistema Figura. 3 Formulario para iniciar sesión Figura. 4 No cerrar sesión Figura. 5 Cerrar sesión Figura. 6 Formulario para recuperar la clave Figura. 7 Funcionalidad "Regístrese Aquí" Figura. 8 Crear cuenta de usuario Figura. 9 Formulario para registrar usuario Figura. 10 Mensaje de confirmación de usuario creado Figura. 11 Correo para activar la cuenta de usuario Figura. 12 Confirmación de cuenta activada Figura. 13 Crear solicitud de aprobación y otorgamiento de personalidad jurídica Figura. 14 Tipo de organización Figura. 15 Formulario para solicitar personalidad jurídica Figura. 16 Registro Incompleto Figura. 17 Completar registro Figura. 18 Iniciar trámite Figura. 19 Ver estado de la solicitud Figura. 20 Ver estado de la solicitud Figura. 21 Actualizaciones Figura. 22 Listado de actualizaciones Figura. 23 Seleccionar tipo de actualización Figura. 24 Adicionar solicitud de actualización Figura. 25 Iniciar trámite de actualización Figura. 26 Detalles de la actualización Figura. 27 Registro de directiva Figura. 28. Mantener directiva Figura. 29. Registrar directiva oficial Figura. 30 Registrar directiva oficial Figura. 31 Registrar directiva oficial Figura. 32 Inclusión y exclusión de miembros/actualización de directiva Figura. 33 Denuncias Página 3 de 34

4 Figura. 34 Listado de denuncias Figura. 35 Crear denuncia Figura. 36 Iniciar trámite de denuncia Figura. 37 Estado de la denuncia Figura. 38 Reclamar organización social Figura. 39 Listado de reclamaciones Figura. 40 Formulario de reclamación Figura. 41 Iniciar reclamación Figura. 42 Casos Figura. 43 Listado de casos Figura. 44 Agregar caso Figura. 45 Perfil de usuario Figura. 46 Editar datos del perfil Figura. 47 Editar todos los datos de contacto Figura. 48 Editar todos los datos del contacto Figura. 49 Cambiar clave Figura. 50 Cambiar clave Figura. 51 Cambiar clave Página 4 de 34

5 1 Introducción El objetivo de este documento es proporcionar una guía a los usuarios que interactuarán con el sistema. Brindándoles una visión de cómo acceder a las funcionalidades y para qué sirve cada una de ellas. 2 Estructura del Sistema El sistema está dividido en 5 regiones que se detallan a continuación: 1. Cabecera: En la parte derecha de la cabecera se muestra el nombre y el rol que tiene asignado el usuario autenticado. 2. Menú principal: Se encuentra el logo de la Secretaría Nacional de Gestión de la Política y el acceso a las siguientes funcionalidades. Directorio de Organizaciones. Notificaciones. Opciones de Usuario. 3. Menú de herramientas: En este menú se encontrarán las funcionalidades a las que los usuarios tendrán acceso según el rol que tengan asociado. 4. Contenido de la página: Se muestra el contenido del sistema en dependencia de la funcionalidad que haya sido seleccionada. 5. Footer: Se encuentran los datos del pie de página y el acceso a redes sociales. Página 5 de 34

6 Figura. 1 Estructura del sistema. 3 Funcionalidades del Sistema 3.1 Acceso al sistema La dirección donde estará publicado el Sistema de Registro Único de Organizaciones Sociales es: Se mostrará la portada del sistema, como se muestra en la Figura 2. Página 6 de 34

7 Figura. 2 Portada del sistema. Se mostrará el formulario para escribir el usuario y la contraseña. Una vez introducidos estos datos se presiona el botón Iniciar sesión. Figura. 3 Formulario para iniciar sesión. Si el usuario desea que su sesión no se termine, aunque cierre el navegador, deberá seleccionar la opción No cerrar sesión. Página 7 de 34

8 Figura. 4 No cerrar sesión. Una vez que se haya seleccionado No cerrar sesión, si el usuario desea salir de esta, deberá escoger la opción Cerrar sesión cuando esté autenticado. En el caso que no lo haga siempre que acceda al sistema a través del navegador, se abrirá directamente su sesión. Figura. 5 Cerrar sesión. Si el usuario ha olvidado la clave para acceder podrá recuperarla seleccionando la opción Ha olvidado su clave?. Al seleccionarla se mostrará un formulario a llenar para recuperar la contraseña. Página 8 de 34

9 Figura. 6 Formulario para recuperar la clave. Si la persona que está accediendo a la plataforma aún no tiene un usuario creado, podrá registrarse mediante la funcionalidad Regístrese Aquí. Figura. 7 Funcionalidad "Regístrese Aquí". También se podrá crear un nuevo usuario, accediendo a la opción Crear tu Cuenta de Usuario. Página 9 de 34

10 Figura. 8 Crear cuenta de usuario. Una vez seleccionada cualquiera de estas dos funcionalidades se mostrará el formulario que deberá completar el usuario para registrarse en el sistema. Figura. 9 Formulario para registrar usuario. Página 10 de 34

11 Cuando el usuario complete todos los campos correctamente y presione el botón Guardar datos del usuario, se mostrará el siguiente mensaje. Figura. 10 Mensaje de confirmación de usuario creado. Para activar la cuenta recién creada, el usuario deberá acceder a la cuenta de correos que incluyó en el formulario y en el mensaje recibido, presionar Activar Cuenta. Este mensaje de activación deja de ser válido en una semana desde el momento en el que la cuenta fue creada, por lo que se recomienda activarla en el menor período de tiempo posible. Figura. 11 Correo para activar la cuenta de usuario. Cuando se haya seleccionado esta opción se mostrará la siguiente pantalla: Página 11 de 34

12 Figura. 12 Confirmación de cuenta activada. 3.2 Agregar Organización Social Esta funcionalidad les permite a los usuarios registrados en el sistema, solicitar la aprobación y otorgamiento de la personalidad jurídica de una organización social. La pantalla que se le mostrará una vez se haya autenticado le permitirá solicitar este proceso. Podrá hacerlo seleccionando la opción Agregar Organización. Figura. 13 Crear solicitud de aprobación y otorgamiento de personalidad jurídica. Al seleccionar la opción Agregar Organización, se le muestra una ventana para escoja el tipo de organización que desea agregar. Página 12 de 34

13 Figura. 14 Tipo de organización. Luego de que se escoja el tipo de organización y se presione el botón Aceptar, se mostrará el formulario de solicitud que deberá completar. Página 13 de 34

14 Figura. 15 Formulario para solicitar personalidad jurídica. Página 14 de 34

15 Cuando se haya completado el formulario, se le mostrará al usuario la organización en estado Registro Incompleto, para que proceda a completar los datos mediante la opción Actualizar datos. Figura. 16 Registro Incompleto. El usuario deberá completar los datos correspondientes al Representante Legal, Directivos y Miembros. Figura. 17 Completar registro. Una vez haya completado la información, el sistema mostrará la opción para Iniciar trámite. Página 15 de 34

16 Figura. 18 Iniciar trámite. El usuario solicita el inicio del trámite y esta solicitud le llega al responsable de la recepción de la documentación. Dicho responsable puede aprobar o rechazar el trámite luego de que revise la documentación cargada. En caso de que lo apruebe, la plataforma envía la documentación al ministerio correspondiente, de acuerdo al ámbito de acción. El usuario podrá consultar el estado en el que se encuentra su solicitud en todo momento. Figura. 19 Ver estado de la solicitud. Al seleccionar esta opción se mostrarán los detalles del estado del proceso. Figura. 20 Ver estado de la solicitud. El usuario podrá además ver los detalles de su organización mediante la opción Detalles. Página 16 de 34

17 3.3 Actualizaciones Esta funcionalidad permite realizar actualizaciones sobre las organizaciones sociales que se encuentran activas en la plataforma. Las actualizaciones definidas son: Registro de Directiva, Reforma del Estatuto, Inclusión y Exclusión y Disolución Voluntaria. La funcionalidad Actualizaciones se muestra a la derecha de las Organizaciones Sociales que se encuentran activas. Figura. 21 Actualizaciones. Al seleccionar esta opción se mostrará un listado con todas las solicitudes de actualización realizadas por el usuario. Además, se muestra la opción para realizar una nueva actualización. Figura. 22 Listado de actualizaciones. Cuando el usuario selecciona Adicionar Actualización, se le muestra una ventana para que escoja el tipo de actualización que desea realizar. Página 17 de 34

18 Figura. 23 Seleccionar tipo de actualización. Luego de que se escoja la actualización y se presione el botón Aceptar, se mostrará el formulario para cargar la documentación asociada a la solicitud de actualización. Figura. 24 Adicionar solicitud de actualización. El usuario podrá cargar todos los documentos que necesite. Para incorporar estos nuevos campos deberá seleccionar Adicionar. Cuando complete la carga de los archivos deberá presionar el botón Guardar formulario. Luego se le mostrará la opción para Iniciar trámite. Página 18 de 34

19 Figura. 25 Iniciar trámite de actualización. El usuario solicita el inicio del trámite y esta solicitud le llega al coordinador del ministerio al que pertenece la Organización Social. El usuario podrá consultar el estado en el que se encuentra su solicitud en todo momento. Figura. 26 Detalles de la actualización. En el caso de la actualización Registro de Directiva se mostrará cuando la organización social esté activa en el sistema, pero aún no se haya actualizado la nómina de la directiva provisional que se incluye al solicitar la personalidad jurídica. Página 19 de 34

20 Figura. 27 Registro de directiva. Al seleccionar esta actualización se mostrará el formulario con la directiva provisional. Si se mantiene dicha directiva, solamente se adjunta la documentación que ratifica la misma y se presiona Guardar formulario. Figura. 28. Mantener directiva. Posteriormente se presiona Iniciar trámite como se había explicado en la actualización anterior. Si la directiva no se corresponde con la nómina provisional, los pasos a seguir son: Página 20 de 34

21 Cambiar el campo Activo de Sí a No (Ver Figura 27). Figura. 29. Registrar directiva oficial. Al hacer esto, el directivo pasa al formulario inferior. Si además de quitarlo como directivo se va a excluir se selecciona el ícono de eliminar que se muestra a su derecha (Ver Figura 27). Si no desea excluirlo no se hace nada más. Para agregar la nueva directiva se selecciona el ícono de agregar (Ver Figura 27). Al seleccionar esta funcionalidad se mostrará el formulario para que se introduzcan los datos. Se pondrá el número de cédula y se presionará el ícono de buscar datos de la persona. El sistema automáticamente mostrará algunos datos para que el usuario no tenga que completarlos. Página 21 de 34

22 Figura. 30 Registrar directiva oficial. Cuando realice este proceso para todos los miembros de la nueva directiva, presiona el botón Guardar. Posteriormente adjunta la documentación correspondiente y guarda el formulario. Ver Figura 29. Figura. 31 Registrar directiva oficial. Página 22 de 34

23 Finalmente selecciona la opción Iniciar trámite. Cuando se haya registrado la directiva oficial por primera vez, el sistema no vuelve a mostrar la actualización Registro de directiva. A partir de este momento se mostrará en su lugar Inclusión y exclusión de miembros/actualización de directiva. Figura. 32 Inclusión y exclusión de miembros/actualización de directiva. Si se desea incluir o excluir miembros, el procedimiento es el mismo explicado previamente: Se mostrará el listado de todos los miembros para cambiarle el estado Activo de Sí a No. Los miembros que se deseen incluir se adicionarán mediante el ícono de agregar. Se adjunta la documentación asociada a la actualización y se selecciona Guardar formulario. Se inicia el trámite. 3.4 Denuncias Esta funcionalidad permite realizar denuncias a las organizaciones sociales que se encuentran activas en la plataforma. La funcionalidad Denuncias se muestra en el menú RUOS. Página 23 de 34

24 Figura. 33 Denuncias. Al seleccionar esta opción se mostrará un listado con todas las denuncias realizadas por el usuario. Además, se muestra la opción para realizar una nueva denuncia. Figura. 34 Listado de denuncias. Cuando el usuario selecciona Crear denuncia, se le muestra el formulario para que complete la información necesaria. Página 24 de 34

25 Figura. 35 Crear denuncia. Cuando complete la información deberá presionar el botón Guardar formulario. Luego se le mostrará la opción para Iniciar trámite. Figura. 36 Iniciar trámite de denuncia. El usuario solicita el inicio del trámite y esta solicitud le llega al responsable de la recepción de la documentación. Dicho responsable puede aprobar o rechazar el trámite luego de que revise la documentación cargada. En caso de que lo apruebe, la plataforma envía la documentación al ministerio al que pertenece la organización denunciada. Página 25 de 34

26 El usuario podrá consultar el estado en el que se encuentra su solicitud en todo momento. Figura. 37 Estado de la denuncia. 3.5 Reclamar Organización Social Los representantes legales registrados en la plataforma podrán reclamar a las organizaciones sociales que correspondan. Las organizaciones sociales al momento aparecen sin representantes legales en la plataforma, pues formaron parte de la carga inicial de información al sistema. Figura. 38 Reclamar organización social. Al seleccionar esta opción se mostrará una pantalla con el listado de todas las reclamaciones realizadas. Figura. 39 Listado de reclamaciones. Página 26 de 34

27 Al lado derecho de las organizaciones listadas se muestran las funcionalidades de: Ver cédula, Ver papeleta de votación y Ver nombramiento. Para reclamar a una organización social, el usuario deberá seleccionar la opción Iniciar reclamación y se le mostrará una ventana para que introduzca los datos correspondientes a la organización social que desea reclamar. Figura. 40 Formulario de reclamación. Cuando haya guardado el reclamo, se le mostrará en el listado de reclamaciones para que se inicie el trámite. Figura. 41 Iniciar reclamación. Una vez se haya iniciado la reclamación, esta le llega al administrador del sistema para que la revise y le dé respuesta. Página 27 de 34

28 3.6 Casos Esta funcionalidad permite que los usuarios generen casos en la plataforma. La funcionalidad Adicionar Caso se muestra en el menú Casos. Figura. 42 Casos. Al seleccionar esta opción se mostrará un listado con todos los casos generados por el usuario. Además, se muestra la opción para agregar un nuevo caso. Figura. 43 Listado de casos. Cuando el usuario selecciona Agregar nuevo caso, se le muestra el formulario para que complete la información necesaria. Página 28 de 34

29 Figura. 44 Agregar caso. 3.7 Perfil de usuario El usuario podrá actualizar su perfil accediendo al menú Opciones de usuario, a la funcionalidad Perfil de usuario. Figura. 45 Perfil de usuario. Al acceder a esta funcionalidad, el usuario podrá editar los datos de su perfil. Página 29 de 34

30 Figura. 46 Editar datos del perfil. Si el usuario desea editar todos sus datos de contacto registrados en el sistema deberá acceder a la funcionalidad Editar todos los datos de contacto. Página 30 de 34

31 Figura. 47 Editar todos los datos de contacto. Al seleccionar esta funcionalidad se mostrará el formulario para que el usuario edite todos sus datos. Página 31 de 34

32 Figura. 48 Editar todos los datos del contacto. Página 32 de 34

33 3.8 Cambiar clave Para cambiar la clave del usuario, existen dos vías: La primera es seleccionando Opciones de usuario/perfil de usuario/editar contraseña. Figura. 49 Cambiar clave. La segunda forma de acceder es seleccionando Opciones de usuario/ Cambiar clave. Figura. 50 Cambiar clave. Al seleccionar esta funcionalidad se mostrará el formulario para que el usuario introduzca su clave actual y la nueva clave. Página 33 de 34

34 Figura. 51 Cambiar clave. Página 34 de 34