PPLESSCLIENT ÍNDICE. 1

Transcripción

1 PPLESSCLIENT ÍNDICE 1. PÁGINA INICIAL: INGRESO: PANTALLA PRINCIPAL DEL PROGRAMA: Ver historial completo PERFIL INICIAR PROCESOS Lista de procesos MIS TAREAS (-) Tarea Adjuntar Documentos Crear documentos desde plantilla BUSCAR AYUDA

2 PPLESSCLIENT El PplessClient permite a los usuarios iniciar procesos y completar tareas asignadas. 1. PÁGINA INICIAL: La aplicación muestra la siguiente página inicial: 2

3 2. INGRESO: Para poder ingresar a su espacio de trabajo: presione en icono se presenta Empresa corresponde al nombre de la compañía Nombre de usuario: ingrese el usuario asignado, Ejemplo anabell.ron Contraseña: información personal Inicio de sesión: permite el ingreso del usuario validando los datos ingresados En caso de que el nombre de usuario o contraseña sean incorrectos mostrará el siguiente mensaje. Si el usuario ingresado no existiere se presenta 3

4 3. PANTALLA PRINCIPAL DEL PROGRAMA: Al ingresar a la aplicación se presenta: Cabecera Identificador de la institución Icono de Inicio Icono para salir de la aplicación, Nombre de usuario acceso al Perfil 4

5 Menú Principal Iniciar proceso Mis tarea (0) Buscar Ayuda Buzón de entrada Se detalla en número: documentos para conocimiento del usuario. 5

6 indicador de número de tareas asignadas pendientes de respuesta grupos de trabajo a los que el usuario pertenece y el número de tareas que tiene a cargo en cada una de ellas. Mi historial Refleja las actividades antiguas realizadas por el usuario Copias y circulares. Tareas completadas: Presenta todas las tareas que ha completado el usuario de todos los procesos en los cuales este involucrado. 6

7 Procesos iniciados por mí: Presenta todos los procesos que el usuario ha iniciado. Procesos finalizados: Despliga todos los procesos que han finalizado. 7

8 Zona de Trabajo Se presenta las tareas asignadas al usuario. 8

9 3.1. Ver historial completo, indentificador del trámito, asunto al que se refiere el trámite, Identificador de proceso Resumen de trámite. 9

10 Listado de tareas Tarea atendida Tarea pendiente Boton que permite vizualizar el contenido de la tarea escogida 10

11 Genera una hoja de resumen de contenido de cada una de las tareas 11

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13 4. PERFIL En esta sección se puede cambiar o actualizar la información del perfil, subir una foto, subir la firma caligráfica. Luego de realizar los cambios respectivo presione el botón, este botón permite asignar una nueva contraseña, se habilita/deshabilita dependiendo las políticas de la institución. 13

14 5. INICIAR PROCESOS Iniciar procesos: al escoger esta opción, se mostrará en el Área de trabajo los procesos asignados al usuario. Departamento Responsable: Identificación del departamento responsable del o los procesos. Al hacer clic sobre los botones podemos ir visualizando los procesos asignados en cada uno de los Departamentos de la institución Lista de procesos: se presenta los procesos asignados al usuario 5.1. Lista de procesos Identificador del proceso, este botón permite iniciar el proceso escogido, creando un trámite. 14

15 6. MIS TAREAS (-) Al escoger esta opción en el área de trabajo se presentan las tareas pendientes que el usuario tiene al momento de la revisión. : numero de tares pendientes Indicador de visualización: indica el orden de visualización manera de presentación. es descendente el último en llegar primero en presentarse. ascendente el primero que llego es el primero en presentarse Tarea: 15

16 Indicador de estado de la tarea (pendiente), usuario de donde procede la tarea, nombre completo de usuario, identificador del trámite, identificador de proceso, Asunto, referencia del trámite, Tarea en la que se encuentra el trámite, contestación dada por el usuario, Fecha y hora que el trámite fue atendido 16

17 presenta el formulario de trabajo de la tarea escogida para sea atendida Tarea Cada tarea se encuentra dividida en varios paneles:, identificación del trámite, identificador del proceso 17

18 Panel informativo, propósito del trámite, remitente, asunto, ultima instrucción y conversación, identificación de la tarea, identificación del trámite, usuario remitente, propósito de trámite, información del trámite, historial completo Panel de documentos: se presenta todos los documentos que se adjuntan en cada una de las tareas. 18

19 Panel de propiedades: formularios para ingresar información, cada tarea solicita información diferente según sea el caso. Los campos marcados con asterisco (*) son de ingreso obligatorio. permite agregar más usuarios para que se informen de proceso, graba los datos ingresados, indica al motor de la aplicación que se continúe con la siguiente tarea. Con el fin de confirmar que los datos ingresados sean los correctos la aplicación solicita contestar una pregunta de confirmación., no guarda la información, la tarea sigue pendiente de ser atendida y la 19

20 encontrara en el menú 6.2. Adjuntar Documentos, permite subir documentos en formato.pdf desde su computador, escriba una descripción del archivo que vamos a adjuntar presione el botón +Agregar escoja el archivo a adjuntar desde su computador en la ventana que se presenta presione Abrir para cargar el documento 20

21 , marque el recuadro en el caso que el archivo a adjuntar se mayor a 1 mega, este botón permite anular las instrucciones dadas El archivo se presentara en el panel documentos de la siguiente forma, si desea verificar el contenido del archivo adjunto, haga doble clic sobre el documento y se desplegara en pantalla, permite eliminar el documento adjunto de la tarea, firmar el documento electrónicamente 21

22 , concede niveles de acceso para visibilizar el archivo adjunto 6.3. Crear documentos desde plantilla Se ha creado plantillas predefinidas de documentos, que le permitirá elaborar de una manera más eficientes oficios y memorándums, en esta ventana puede elaborar documentos de borrador de acuerdo a la tarea 22

23 Seleccione el tipo de plantilla que desee utilizar y presione, de esta forma se carga el contenido de la plantilla en el editor., permite guardar el documento creado como un borrador editable, guarda el documento en formato.pdf Barra de edición 23

24 7. BUSCAR En esta opción permite buscar procesos, trámites usando palabras claves o asunto, estado, numero de cedula., campo para ingreso de información de búsqueda. botón que permite ejecutar la búsqueda botón que limpia el campo de clave de búsqueda, para reiniciar una nueva búsqueda, permite realizar búsquedas avanzadas despliega campos adicionales para búsqueda., permite buscar por un tipo de proceso específico, la clave de búsqueda debe coincidir exactamente para que se presente la información 24

25 búsqueda por rango de fechas búsqueda por estado de trámite 25

26 8. AYUDA Esta opción permite acceder a los manuales de producto y proceso. 26