Implementación Progesys Instructivo Sistema Facturación Progesys. Sistema Factura Progesys. Manual Usuario.

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1 Implementación Progesys Instructivo Sistema Facturación Progesys Sistema Factura Progesys Manual Usuario. Empresa Solicitante Usuario Solicitante : Progesys : Progesys Autor : Fecha : Versión : 001 Nº Referencia interno : Historial de Versiones: Versión Fecha Autor Descripción Progesys Manual de Usuario Página 1 de 18

2 Tabla de contenido Requisitos Previos Pag. 3 Ingreso a la Aplicación Pag. 3 - Mensaje Error Pag. 4 - Logueado Pag. 5 Edición perfil de datos Pag. 6 Crear Cliente Pyme Pag. 7 Ingreso de Facturas Pag. 8 Actualización de factura Pag. 11 Generar Informe Pag. 14 Carga Masiva de Facturas Pag Como Guardar Pag Página 2 de 18

3 Requisitos Previos Para realizar el ingreso al sistema de factura debe considerar: El usuario debe tener sus accesos al sistema por medio de un usuario y contraseña Debe poseer un perfil brindado por los Administradores. Tener instalado adobe Tener instalado Microsoft Excel Ingreso a la Aplicación Al iniciar la aplicación aparecerá la siguiente pantalla (ver Fig. 1). La cual permite el ingreso al sistema. Ingreso al sistema Para poder ingresar al sistema debemos tener los usuarios y contraseñas proporcionados por los administradores, una vez ingresados le damos click en el botón Iniciar sesión. Al hacer clic en el Botón ( ) el usuario tendrá acceso a la aplicación. Si no es un usuario valido el sistema advertirá que no es un usuario permitido para ingresar Página 3 de 18

4 Mensaje de Error de Inicio de Sesión Nota: En caso de querer ver la contraseña escrita debe presionar el botón debajo del campo contraseña. Recuperar contraseña En caso de olvidar la contraseña tendremos una pestaña a la cual se puede acceder mediante el link que se encuentra debajo de recuadro donde ingresamos nuestro usuario. Y esta nos mostrara la siguiente interfaz Página 4 de 18

5 Logueado Una vez ingresado al sistema tendremos la siguiente vista. Notaremos que en nuestras pestañas disponibles tendremos una nueva llamada cliente, la cual contiene el siguiente desglose de opciones. Pestaña Página 5 de 18

6 Edición Perfil de datos Al seleccionar la opción Editar Perfil de nuestra ventana obtendremos la siguiente ventana. Edición de Perfil Pyme Esta ventana nos permitirá ver nuestros datos y modificar, los campos bloqueados son los entregados para realizar su registro. Una vez editado los campos presionamos el botón guardar cambios para actualizar nuestros datos. Así como un cambio de contraseña de igual manera. La pregunta secreta y respuesta nos permitirá recuperar nuestra contraseña en caso de pérdida de esta o simplemente olvidarse de aquella Página 6 de 18

7 Crear Cliente Pyme Al seleccionar la ventana crear cliente tendremos nuestra ventana para poder agregar los clientes a los cuales la Pyme desea realizar la gestión de cobro, a los cuales posteriormente asociaremos las facturas que serán gestionadas por nuestros ejecutivos. Crear Cliente Pyme Los campos marcados con (*) son importantes, para que nuestros ejecutivos puedan realizar algún contacto con la empresa deudora. Una vez completados los campos presionamos el botón Ingresar Empresa ubicado en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla. Nota: Al presionar el botón ingresar Empresa esta verificara si faltan campos por completar en los cuales los marcara con un mensaje de error y podremos visualizarlos mediante un proceso de mensaje de error. Posicionando el mouse (Ratón) en el icono de error este nos mostrara un ejemplo de cómo poder ingresar el dato Página 7 de 18

8 Ingreso de factura Al seleccionar la opción Agregar Factura obtendremos la siguiente ventana la cual podremos agregar las facturas que tendremos con nuestros clientes. Agregar Factura Como primeros datos debemos ingresar el número del Documento y si nuestro documento corresponde a una factura o a una nota de crédito o nota de debito. Documento y N Documento Una vez realizado esto debemos seleccionar el Rut de la empresa a la cual debemos asociarle el documento puede ser por medio de autocompletado o ser seleccionado de la lista. Una vez realizado esto tendremos los datos del Rut seleccionado. Así como un recuadro con los teléfonos de contacto de este Página 8 de 18

9 Luego tiene la opción de seleccionar una imagen (en el caso que se requiera), si usted presiona el botón seleccionar imagen le abrirá una ventana de búsqueda en la cual tendrá que seleccionar una imagen o una fatura en pdf. Los formatos admitidos por el software corresponden solamente a.jpg,.png,.pdf. Una vez seleccionada la imagen debemos presionar el botón abrir de la ventana de selección para que esta quede adjunta a nuestra factura Página 9 de 18

10 Luego ingresamos los valores de la factura, pueden ser con IVA o exento de IVA. Una vez ingresado los datos debemos presionar el botón ingresar factura y si los datos son correctos nos aparecer el siguiente mensaje indicando que la factura fue ingresada correctamente. En caso de algún error el sistema responderá con mensajes de errores o le mostrara los campos que son obligatorios para completar. Nota: el campo de número teléfono corresponde al número de teléfono asociado a la factura que se encuentra ingresando el cual es opcional Página 10 de 18

11 Actualización de Factura En la pestaña actualización de factura tendremos nuestras facturas ingresadas en la pestaña de agregación de factura con la siguiente vista. Esta ventana contiene lo que son los datos de la empresa deudora y al seleccionar el rut o nombre tendrá la lista de facturas para esta empresa. O también presionando el botón Mostrar Todas obtendremos todas nuestras facturas. Estas pueden ser ordenadas por documento adjunto, por número, monto, fecha o ser filtradas por sus estados de cobranza. En la factura deseada le hacemos DOBLE CLICK con el mouse y podremos ver el historial de gestiones que se le han realizado a esta factura, podremos ver el documento adjunto que contendrá la factura, así como cambiar su estado de cobranza Página 11 de 18

12 Si presionamos el botón ver adjunto este nos descargará el archivo adjunto a la factura, tal como lo muestra en pantalla. (El botón adjunto solo se activa si el documento contiene una imagen o no) Al presionar el botón editar factura ubicado en la parte derecha del botón ver adjunto. Este nos abrirá una nueva ventana con los datos de nuestra factura en el cual podremos editar la factura sin modificar el número de factura ni la persona (Empresa) seleccionada en aquella factura Página 12 de 18

13 La ventana que se abrirá automáticamente para editar la factura corresponde a la siguiente. No podremos pasar a la otra ventana sin guardar los cambios antes. En caso de no querer editar la factura abierta, solamente debe presionar el botón editar sin realizar ninguna modificación en aquella factura. Una vez realizado el cambio a la factura debemos presionar el botón Guardar Cambio de la ventana de Edición de Gestión y este quedara registrado en su historial. Nota: los estados de factura contienen el siguiente detalle Página 13 de 18

14 Generar informe. En la pestaña general informe nosotros podremos generar un informe de acuerdo a todas las facturas o por empresas de acuerdo a sus estados de cobranza y exportarlos a PDF o Excel. Carga Masiva de Facturas La carga masiva de factura es un paso muy delicado para que se pueda realizar correctamente. Ingresamos a la pestaña de Carga masiva de Facturas y tendremos la siguiente vista Página 14 de 18

15 Lo primero que debemos hacer en esta ventana es obtener el documento Excel con el formato para la carga masiva de datos. Para ello solo debemos presionar el botón Descargar Excel con Formato ubicado en la parte superior izquierda de su pantalla. Nota: si llegara a parecer el mensaje en pantalla o similar por temas de firewall usted solamente debe permitir el accesos para que nuestro software puede guardar los documentos e imágenes en su computador, en el directorio en el cual instalamos nuestra aplicación Página 15 de 18

16 El Excel mostrado en la página anterior corresponde al descargado con el formato necesario para la carga masiva en nuestro software, como vera tenemos 11 campos que llenar en el cual son necesarios para ingresar una factura. Estos campos son los siguientes. Rut Empresa = Corresponde a nuestro cliente al cual le generamos una Factura (Ej: ) Numero Factura = Corresponde al número del documento generado para aquella empresa (Solo números) Documento = Corresponde al tipo de documento, en este caso una Factura. (Factura es lo aceptado para carga masiva) Fecha Vencimiento = Corresponde a la fecha de vencimiento de nuestra Factura. (Ej: DD-MM-AAAA) Fecha Recepción = Corresponde a la fecha en la cual entregamos nuestra Factura (Ej: DD-MM-AAAA) Fecha Emisión = Corresponde a la fecha en la cual emitimos nuestra Factura (Ej: DD-MM-AAAA) Fecha de Activación = Corresponde a la fecha en la cual se empieza la cobranza (Ej: DD-MM-AAAA) Tipo de Documento = Puede solamente ser ELECTRONICA O MANUAL Monto Neto = Corresponde al neto de nuestra factura Monto Iva = Corresponde al IVA de nuestra factura en caso de no tener IVA mantenga un 0 Monto Total = Corresponde al monto bruto de nuestra Factura. Es muy importante tener en cuenta estos formatos. Ya que si una factura o línea no tiene el formato indicado, aquella factura no será ingresada y continuara con la siguiente. Una vez generado nuestro Excel solo debemos guardar con formato.xls formato de Excel 2003 para abajo. Como guardamos nuestro Excel. Paso 1: Nos dirigimos a archivo o al botón de Office de Microsoft ubicada en la parte superior izquierda de nuestra pantalla Página 16 de 18

17 Paso 2: Presione en Guardar Como. OJO en GUARDAR COMO Paso 3: Seleccionamos Libro Excel (.xls) y con un nombre en alguna ruta sencilla de encontrar, presionamos el botón Guardar de aquella ventana Página 17 de 18

18 Una vez guardado nuestro Excel debemos buscar nuestro Excel mediante el software de facturación presionando el botón Seleccionar Excel. Una vez seleccionado nuestro documento veremos que resulto bien cargado ya que aparecerá en nuestra ventana. Ya cargado nuestro Excel en la pantalla. Debemos presionar el botón Importar Factura (Ingresar) el cual guardara todas nuestras facturas de una sola vez para luego trabajar con aquellas Página 18 de 18