WEB SUPPLIERS. Manual Usuario

Transcripción

1 Manual Usuario

2 Tabla de contenido OBJETIVO:... 3 INGRESO A LA APLICACIÓN... 3 PLANILLAS HISTÓRICO DE FACTURAS DATOS DE CONTACTO SALIR DE LA APLICACIÓN

3 1 Objetivo: El objetivo de este manual es ayudar al proveedor para que pueda enviar las facturas correspondientes a las recepciones hechas a RENAULT ARGENTINA S.A. Ingreso a la aplicación Este portal permite a los proveedores realizar la gestión de pedidos y envío de facturación, para acceder a la aplicación debe hacerlo a través de la siguiente url: Para iniciar sesión en la aplicación debe hacerlo ingresando con el usuario y contraseña asignado:

4 A continuación, se muestra la siguiente interfaz de inicio; la aplicación cuenta con un menú superior en el que se habilitan las opciones según al rol del usuario en sesión, para los proveedores que tienen acceso a planillas se visualiza de la siguiente manera:

5 2 Planillas. La planilla es un detalle de todas las recepciones aprobadas que pueden ser facturadas por el proveedor. Para ingresar a esta opción debe pulsar en el menú superior la opción En la opción Planillas a facturar, se listan las planillas que han sido previamente liberadas, correspondientes al proveedor en sesión, en la parte superior derecha se muestra el total a facturar de los pedidos listados.

6 En el campo liberación se listan las fechas correspondientes a las planillas: Según la fecha seleccionada, la página mostrará los datos correspondientes a facturar de dicha fecha.

7 En la parte superior el proveedor podrá ver: IMPORTE a FACTURAR y la moneda. Tendrá en el margen superior derecho un ícono correspondiente. que le permitirá cargar los datos de la factura y adjuntar el pdf Al hacer clic en ese documento, el sistema mostrará el siguiente formulario, el cual deberá completar con los datos de la factura:

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9 Donde: 1. Fecha de factura Campo editable que carga la fecha de la planilla, el sistema permite editar este valor e ingresar una fecha superior o igual a la de la planilla. 2. Tipo documento: Se carga automáticamente según corresponda NC: Nota de Crédito / FA: Factura, sin posibilidad de modificar. 3. Número de Factura : El número de factura ingresado debe corresponder al formato permitido XXXX: 4 dígitos que indica sucursal emisora, X: Carácter de impresión que puede ser: A, B,C,E,M NNNNNNNN Campo numérico de 8 posiciones Ejemplo: 0001A Total sin IVA se carga automáticamente según la suma de cada uno de los pedidos, sin posibilidad de modificar. 5. Moneda: campo tipo lista que permite seleccionar la moneda en la que se almacena la factura, ya que en una planilla puede haber facturas con diferente moneda. 6. El total con Impuesto: Se carga automáticamente después de ingresar el número de la factura y seleccionar los pedidos a facturar, se muestra la suma de los pedidos seleccionados y en caso de que aplique la suma del porcentaje de IVA 7. Excento IVA: Permite marcar si la factura a diligenciar se encuentra exenta de IVA, al marcar esta opción, el sistema inactiva los campos %IVA y Monto IVA. 8. %IVA: Campo en el que puede ingresar el porcentaje de IVA que requiere aplicar a la factura. 9. Monto IVA: Se muestra el valor que corresponde de IVA, según el porcentaje ingresado. 10. Percepción Ingresos Brutos, Porcentaje, provincia, Monto: Si el proveedor tuviese percepciones Ingresos Brutos, deberá completar los datos correspondientes (es obligatorio que complete los 3 casos y si tuviese este adicional para varias provincias deberá indicar en cada línea los datos correspondientes. 11. ITC/ Gasoil e Tasa Hídrica / Tasa Vial /Impuestos Internos: Si el proveedor tuviera alguno de estos impuestos internos deberá colocar el monto correspondiente. 12. CAI/CAE: Campo opcional que deberá ser completado por el proveedor en caso de que tenga CAI o CAE de la siguiente forma: Número completo + vencimiento: Ejemplo: Si no tiene CAI o CAE no es necesario completar este campo

10 Nota: Se debe tener en cuenta que si no ingresa información en este campo o el valor ingresado comienza por valor diferente de 6, para poder contabilizar esta factura, usted deberá enviar a CONTABILIDAD- RENAULT ARGENTINA S.A. (F.J.S.M.de Oro 1744) la factura original. Caso contrario, la misma no será tenida en cuenta. En la parte inferior, el sistema lista los pedidos que se encuentran asociados a la planilla con sus respectivos montos, puede agrupar los pedidos que sean necesarios a diferentes facturas, por esta razón el sistema permite seleccionar cada pedido, o si requiere relacionarlos en una única factura, pulse la opción Seleccionar todo: La opción, le permite almacenar la factura que se encuentre diligenciando, para guardar la información es necesario seleccionar al menos uno de los pedidos que se listan y adjuntar el archivo PDF correspondiente a la factura. El sistema indica que se guardó exitosamente la factura y habilita una lista desplegable con las facturas guardadas:

11 Seleccione de la lista la factura en caso de que requiera editar la información o eliminar la factura: El sistema carga la información que ha sido previamente ingresada:

12 En el listado de pedidos se puede visualizar en amarillo la factura a la que ha sido asociada, para visualizar la factura que ha sido cargada en formato PDF, el sistema muestra un vínculo en el que puede visualizar el documento: Si requiere eliminar la factura, debe pulsar esta opción que se habilita al momento de visualizar cada factura del listado:

13 Se muestra una ventana de confirmación en la que debe aceptar si requiere eliminar la factura: Cuando los pedidos se encuentran asociados a las respectivas facturas, el sistema muestra mensaje indicando que la planilla se encuentra lista para enviar, el formulario se muestra en blanco y se habilita en la parte inferior el botón

14 Al momento de enviar la planilla, las diferentes facturas guardadas son almacenadas y enviadas a procesar por SAP.

15 IMPORTANTE: Una vez que la factura fue enviada, no podrá renviarse la información, los pedidos que se asociaron a la factura enviada, no podrán asociarse a otra factura, se muestra el check inactivo con el fin de que no pueda ser seleccionado el pedido y asignado a otra factura. El sistema muestra ventana en la que debe confirmar que desea enviar la información de las facturas: El sistema muestra el resumen de la planilla enviada:

16 3 Histórico de facturas. En esta opción puede visualizar las facturas que han sido previamente enviadas, pulse la opción Histórico facturas enviadas. El status de cada factura podrá ser: ENVIADO: Cuando la factura fue ya enviada a SAP. CONTABILIZADO: Cuando la factura ya fue ingresada y contabilizada en SAP RECHAZADO: Estado que se muestra en caso de que la factura sea rechazada al proveedor. A continuación el sistema muestra el listado de las facturas que han sido enviadas según la fecha:

17 En caso de que requiera filtrar la información listada, despliegue los campos de filtro pulsando A continuación, se muestran los campos de filtro Número de factura, Fecha factura, Pedido, Proveedor, diligencie los filtros necesarios y pulse el botón Buscar:

18 El sistema permite visualizar el anexo de la factura enviada, pulsando el ícono a registro. correspondiente Una vez que la factura fue contabilizada en esta misma consulta se verá un nuevo status CONTABILIZADO y podrá también ver la fecha de contabilización. La información de PAGO se seguirá viendo por la opción PAGOS como actualmente. Para imprimir la información del histórico de facturas pulse el ícono derecha: ubicado en la parte superior

19 Se abre una ventana que muestra el detalle de la planilla, pulse la opción Imprimir ubicada en la parte superior derecha: A continuación parametrice la impresión según la impresora asociada:

20 Para exportar la información del histórico pulse el ícono ubicado en la parte superior derecha: Se exporta la información de la planilla a un archivo de Excel, con extensión.xls

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22 4 Datos de contacto El sistema permite al proveedor ingresar información de contacto, esto con el fin de tener datos actualizados en caso de que sea necesario contarse con él para validar temas de la facturación. En caso de que el usuario no haya ingresado información de contacto, en cuento ingrese a la opción de Planillas, el sistema solicita ingresar dicha información para continuar con las planillas: Después de ingresar el nombre, el correo electrónico y el correo, el sistema permitirá visualizar la información de Planillas, indicando que el contacto ha sido guardado correctamente:

23 El sistema habilita el ícono de contacto con el fin de que el proveedor pueda actualizar su información en caso de que sea necesario. También en la opción de menú se visualiza un acceso directo para que pueda acceder a la interfaz de contacto.

24 El sistema muestra la siguiente vista en la que puede actualizar la información de contacto:

25 5 Salir de la aplicación. Para salir de la aplicación debe finalizar la sesión a través de la opción en el menú superior: ubicada

26 El sistema finaliza la sesión y muestra la interfaz de autenticación para que ingrese nuevamente, en caso de que así lo requiera: