Facturación Electrónica SISGEA

Transcripción

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2 MINISTERIO DE AGRICULTURA Y RIEGO Programa de Desarrollo Productivo Agrario Rural AGRO RURAL Jesús María Lima 2017 Manual de Usuario Sistema de Gestión de AGRORURAL Facturación Electrónica SISGEA JUNIO 2017 Versión 01 Desarrollado por: Unidad de Tecnologías de la Información Ing. Meliton Otoya Verastegui SubDirector Grupo de Desarrollo: Ing. Saul Aquino Bonilla Coordinador de Proyecto Julio Leonardo Paredes Analista-Programador Frank Rojas Joaquín Analista-Programador Elaboración de Manual Ing. Sara Quispe Rodríguez

3 SISTEMA DE GESTIÓ N DE AGRÓRURAL Para Facturación Electrónica

4 Contenido I. INGRESOS A ALMACENES... 5 ENVIO DE ALMACEN CENTRAL... 5 VALIDACIÓN DE DATOS... 5 REGISTRAR GUÍA... 6 REGISTRAR TRANSPORTE... 8 DETALLE DE GUÍA... 9 RECEPCIÓN EN ALMACEN DE DIRECCIÓN ZONAL VALIDACIÓN DE DATOS RECEPCIÓN DE GUÍAS II. VENTA Y FACTURACIÓN DE GUANO DE ISLA VENTA DE GUANO DE ISLA VALIDACIÓN DE DATOS PANTALLA INICIAL REGISTRAR PAGO REGISTRAR CLIENTE DETALLE DE VENTA VALIDACIÓN DE PAGO VALIDACIÓN DE DATOS PANTALLA INICIAL VALIDACIÓN DE VENTA GENERACIÓN DE COMPROBANTE ELECTRÓNICO VALIDACIÓN DE DATOS PANTALLA INICIAL GENERAR COMPROBANTE DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA III. SALIDA DE ALMACENES AUTORIZACIÓN DE DESPACHO VALIDACIÓN DE DATOS AUTORIZACIÓN DE DESPACHO DESPACHO DE ALMACEN GUIA VENTA VALIDACIÓN VINCULACIÓN AL COMPROBANTE DE PAGO GUÍA VENTA IV. VENTA Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA OTROS SERVICIOS GENERACIÓN DE SOLICITUD DE COMPROBANTE VALIDACIÓN DE DATOS GENERACIÓN DE COMPROBANTE GENERACION DEL COMPROBANTE ELECTRONICO VALIDACIÓN DE DATOS VALIDACIÓN DE COMPROBANTE... 48

5 I. INGRESOS A ALMACENES ENVIO DE ALMACEN CENTRAL VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingresar usuario 2. Ingresar su Contraseña 3. Dar clic en INGRESAR A. Elegir Transferencias B. Elegir Listado Guía 3. Elegir Listado Guía Página 5 de 48

6 4. Al dar clic en el botón inferior derecho 5. Elegir botón verde REGISTRAR GUÍA Deberá ingresar toda la información (campos obligatorios) 6. Seleccionar Documento Referencia del cuadro que se despliega. 7. Ingrese el Número que consigna el documento. Página 6 de 48

7 8. Debe subir el archivo con la imagen del documento (formatos: pdf, png o jpg) 9. Se visualiza la Sucursal de Origen 10. Se muestra el Almacén de Origen 11. Selecciona Sucursal de Llegada 12. Seleccione Almacén de Llegada 13. Seleccionar Empresa de Transporte 14. Elegir Motivo del Traslado 15. Cuando haya concluido dar clic en SIGUIENTE 16. Luego debe elegir el botón superior derecho Al hacerlo visualizará la siguiente ventana. Página 7 de 48

8 REGISTRAR TRANSPORTE 17. Seleccione marca del vehículo. 18. Registre N de placa 19. Registre N placa de carga 20. Ingrese la constancia vehicular 21. Seleccione documento del conductor 22. Digite el documento del conductor 23. SISGEA vincula el DNI con el nombre del conductor. Se mostrará el nombre. 24. Registre el número de licencia de conducir. 25. Cuando concluya dar clic en REGISTRAR En la pantalla se visualizará la Guía en lista y se le muestra las opciones A. Editar la información B. Eliminar los datos ingresados Página 8 de 48

9 26. Si todo es correcto dar clic en SIGUIENTE 27. Elegir el botón superior DETALLE DE GUÍA 28. Seleccionar producto a enviar 29. Seleccionar presentación del producto. A. SISGEA Muestra Unidad de Medida B. SISGEA Muestra Descripción Unidad de Medida 30. Registrar la cantidad del producto seleccionado Página 9 de 48

10 C. SISGEA Calcula la Cantidad 31. Si todo ha sido registrado correctamente dar clic REGISTRAR Una vez que se ha dado REGISTRAR se muestra la información registrada en un listado: A. SISGEA brinda la opción de Edición B. SISGEA brinda la opción de Eliminar 32. Si todo lo ingresado es correcto, dar click en GRABAR. En la Pantalla Inicial se visualizará la Guía registrada, con Estado de Enviada a Almacén Destino y con las opciones A. Visualizar datos ingresados B. Eliminar Guía y su contenido total Página 10 de 48

11 RECEPCIÓN EN ALMACEN DE DIRECCIÓN ZONAL VALIDACIÓN DE DATOS 4. Ingresar usuario 5. Ingresar su Contraseña 6. Dar clic en INGRESAR Esta pantalla permite filtrar la Sucursal Origen y Almacén Origen Página 11 de 48

12 RECEPCIÓN DE GUÍAS 7. Elegir ícono lápiz La primera ventana muestra los datos de la Guía por recepcionar A. SISGEA te permite ver el documento escaneado B. Los datos que se muestran no pueden ser editados 8. Dar clic en Siguiente Página 12 de 48

13 A continuación se muestra: A. Los datos de la Empresa de Transportes se pueden visualizar sin opción a edición. 9. Dar clic en SIGUIENTE La siguiente ventana nos muestra dos opciones 10. Si el detalle que se visualiza no corresponde a lo recibido, se debe registrar la DIFERENCIA Página 13 de 48

14 11. Si todo es correcto se da clic en RECEPCIONAR Si se presenta una variación en lo indicado en la Guía se debe registrar el detalle de la Diferencia Al dar clic en DIFERENCIA se visualiza. Página 14 de 48

15 7.1. Se puede elegir el tipo de diferencia 7.2. Registrar si es una Diferencia positiva o negativa Página 15 de 48

16 7.3. Especificar la cantidad 7.4. Es obligatorio registrar en Observaciones el motivo de la diferencia Cuando concluya dar clic en REGISTRAR Se visualiza esto A. Puede eliminar si lo ingresado no es correcto 7.6. Si todo es correcto, dar clic en CERRAR Página 16 de 48

17 En la siguiente ventana A. Se muestra la diferencia en SACOS RECIBIDOS 8. Finalmente dar clic en RECEPCIONAR En la siguiente ventana se visualiza: A. En Estado está Guía Recepcionada B. Opción para visualizar los datos ingresados Página 17 de 48

18 II. VENTA Y FACTURACIÓN DE GUANO DE ISLA VENTA DE GUANO DE ISLA VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingresar usuario 2. Ingresar su Contraseña 3. Dar clic en INGRESAR PANTALLA INICIAL A. Dar clic en Ventas para que se despliegue las opciones de lista de ventas. Página 18 de 48

19 A. Al dar clic en Listado Venta, se visualiza la pantalla despliega la opción Listado de Ventas 4. Al dar clic en botón inferior, se despliegan 3 botonos a la izquierda 5. Dar clic para Registrar Venta B. Para registrar Venta Extraordinaria C. Para Registrar Nota de Crédito/Nota de Débito REGISTRAR PAGO Esta es la ventana para el registro de la Venta Página 19 de 48

20 Cuando se selecciona Tipo Transacción se despliega las opciones: 19. Elegir la que corresponda 20. Luego indicar el Número de Transacción 21. Seleccionar la fecha del documento de transacción. Página 20 de 48

21 REGISTRAR CLIENTE 22. Seleccionar el Tipo de Documento del abonante 23. Ingresar el Número del documento A. Si seleccionó DNI, SISGEA muestra el Nombre que corresponde 24. Se ingresa el monto consignado en el Documento, para nuestro ejemplo consignamos S/.800 Soles 25. Cargar el archivo (jpg, png o pdf) escaneado del documento. 26. Finalmente clic en REGISTRAR En la siguiente venta se deberá: 28. Seleccionar del listado de Sucursal de Entrega 29. Seleccionar del listado Almacén de Entrega 30. Hacer clic para Agregar el producto. Página 21 de 48

22 DETALLE DE VENTA 31. Seleccionar Producto a facturar 32. Seleccionar Presentación A. SISGEA muestra automáticamente la unidad de medida B. SISGEA también muestra Descripción unidad de medida 33. Ingresar la Cantidad C. SISGEA calcula en proporción a la Unidad de Medida D. SISGEA muestra el precio unitario E. SISGEA muestra el SubTotal automáticamente 34. Al finalizar dar clic en REGISTRAR Para nuestro ejemplo el monto es inferior al que indica el voucher, esto es para mostrarles que el usuario puede retirar los 10 sacos en una primera oportunidad y después los 06 sacos restantes. (Monto total de voucher fue S/.800, para el ejemplo) Página 22 de 48

23 En la siguiente pantalla: A. El ícono lápiz permite editar la información B. El ícono tachito puede eliminar 35. Si todo lo ingresado es correcto dar clic en GUARDAR. Las opciones a la derecha permiten: A. El ícono vista permite ver la información ingresada Página 23 de 48

24 B. El ícono imprimir, permite generar una SOLICITUD DE EMISIÓN DE COMPROBANTE DE PAGO con los datos ingresados, se puede descargar o imprimir. La ventana emergente da las opciones: C. Descarga del archivo en pdf. D. Impresión de archivo pdf Página 24 de 48

25 VALIDACIÓN DE PAGO VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingresar usuario 2. Ingresar su Contraseña 3. Dar clic en INGRESAR PANTALLA INICIAL Se visualizará En la pantalla se deberá imprimir Página 25 de 48

26 7. Dar clic en ícono impresora 8. En la ventana emergente elegir ícono impresora VALIDACIÓN DE VENTA El responsable de verificar el depósito deberá gestionar el V B del Director según corresponda. Luego deberá escanear el documento con firmas. Cuando ya se cuente con el archivo escaneado. 9. Dar clic en ícono lápiz Al dar clic se podrá visualizar la información registrada en el Sistema. Página 26 de 48

27 10. Dar clic en Siguiente En esta ventana tiene las siguientes opciones: A. Ícono vista para visualizar la data ingresada por Venta B. Ícono de check por defecto indicando la Conformidad C. Si hubiera alguna diferencia se puede desactivar la Conformidad 12. Si todo está correcto se dará clic en SIGUIENTE Página 27 de 48

28 Si todo es correcto: 13. Dar clic en Validar Venta A. Una vez validado se puede apreciar en el Listado en Estado Venta: APROBADO Página 28 de 48

29 GENERACIÓN DE COMPROBANTE ELECTRÓNICO VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingresar usuario 2. Ingresar su Contraseña 3. Dar clic en INGRESAR PANTALLA INICIAL Seleccionar Ventas Los pasos a seguir son: Página 29 de 48

30 4. Dar clic en ícono lápiz 5. Dar clic en SIGUIENTE Página 30 de 48

31 GENERAR COMPROBANTE DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 7. Dar clic en FACTURAR El documento electrónico será enviado al correo especificado del cliente. Página 31 de 48

32 III. SALIDA DE ALMACENES AUTORIZACIÓN DE DESPACHO VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingresar usuario 2. Ingresar su Contraseña 3. Dar clic en INGRESAR AUTORIZACIÓN DE DESPACHO 4. Seleccionar Autorizar Despacho Página 32 de 48

33 En el listado podemos ubicar nuestro Comprobante de Facturación Electrónico A. Seleccionamos CFE 5. CIic en AUTORIZAR DESPACHO Se visualizará CONFIRMACIÓN DE AUTORIZACIÓN 6. Dar clic en CONFIRMAR SISGEA emite un correo confirmando la Autorización Página 33 de 48

34 DESPACHO DE ALMACEN GUIA VENTA VALIDACIÓN 1. Ingrese su Usuario 2. Ingrese su Contraseña 3. Dar clic en INGRESAR Pantalla inicial A. Dar clic en Listado Guía Página 34 de 48

35 4. Dar clic en botón inferior 5. Luego clic en botón amarillo Registrar Guía (Venta) VINCULACIÓN AL COMPROBANTE DE PAGO GUÍA VENTA En la ventana que emerge 6. Seleccionar Documento Referencia: Factura, Boleta, etc 7. Seleccionar el documento del listado Página 35 de 48

36 A. Una vez que se selecciona el Documento se vincula en automático los datos de la Sucursal de Venta, Almacen de Venta, Dirección de Cliente, Nombre o Razón Social y RUC o DNI. 8. Seleccionar Departamento Destino 9. Seleccionar Provincia 10. Seleccionar Distrito 11. Escribir dirección Destino 12. Seleccionar del listado el Motivo de Traslado 13. Seleccionar el Tipo de Transporte 14. Finalmente SIGUIENTE. 15. Agregar Vehículo Si se viaja en un vehículo propio o taxi, deberá consignarse esos datos. Página 36 de 48

37 Registrar los datos del transporte, si es el vehículo particular del cliente también deberán indicarse esos datos. Todos son campos obligatorios. 16. Seleccionar marca del vehículo 17. Ingresar placa de vehículo 18. Placa de carga, si se tratara de su vehículo particular repetir el número de placa 19. Digitar la constancia vehicular 20. Seleccionar documento de conductor 21. Ingresar el número de documento A. Si ingresó el DNI, SISGEA devuelve el nombre automáticamente 22. Ingresar el número de licencia 23. Finalmente, dar clic a REGISTRAR Visualizará los datos ingresados 24. Dar clic en SIGUIENTE Página 37 de 48

38 28. Ingresar el Total de Carga A. Puede ingresar observaciones para la Guía 29. Finalmente clic en GRABAR Esto concluye el Registro En la pantalla principal se visualiza en Estado A. Entregado a Cliente Página 38 de 48

39 IV. VENTA Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA OTROS SERVICIOS GENERACIÓN DE SOLICITUD DE COMPROBANTE VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingrese tu usuario 2. Ingrese tu contraseña 4. Dar clic en ventas 5. Dar clic en Listado Ventas Página 39 de 48

40 La pantalla cambia y muestra el Listado de Ventas 6. Dar clic en botón verde inferior 7. Dar clic en botón verde. Se muestra Registrar Venta A. No aplica para ventas por Tesorería. B. No aplica para ventas por Tesorería. GENERACIÓN DE COMPROBANTE Estas ventas son registradas por la Unidad de Tesorería de AGRO RURAL En la siguiente ventana se deberá registrar los detalles de la Venta. 8. Seleccionar Tipo de Documento (BOLETA o FACTURA) Página 40 de 48

41 9. Tipo de Venta. (Solo corresponde COMUN) A. La fecha y hora se genera automáticamente 10. Seleccione Tipo Documento (RUC se activa automáticamente si eligió FACTURA) 11. Ingrese Número de documento de acuerdo a lo seleccionado B. Si se ingresa un DNI SISGEA muestra el nombre automáticamente 12. Seleccione Departamento 13. Seleccione Provincia 14. Seleccione Distrito 15. Seleccione Localidad 16. Escribir la dirección 17. Tipo de Cultivo, este campo se aplica para ventas por guano, para ventas por Tesorería se sugiere escribir producto (fotocopia, base, o., etc). 18. Elegir Tipo de Cliente 19. Ingresar el correo electrónico 20. Cuando se concluye dar clic en SIGUIENTE. 21. Elegir el botón superior, para ingresar datos de voucher 22.. Elegir de las opciones de Tipo de Transacción Abono en Cuenta Corriente 23. Ingresar el número de transacción Página 41 de 48

42 24. Ingresar la fecha de transacción 25. Ingresar tipo de documento abonante 26. Ingresar Número de documento A. Si se eligió DNI, SISGEA devuelve el nombre del titular de DNI 28. Se deberá cargar una imagen del voucher 29. Cuando haya concluido clic en REGISTRAR 30. Dar clic en SIGUIENTE En la siguiente ventana Elegir la Sucursal de Entrega 31. OFICINA LIMA para ventas de Tesorería 32. En Almacén de Entrega deberá seleccionar TESORERIA 33. Luego de esto deberá dar clic en Botón Verde Página 42 de 48

43 En la venta emergente deberán llenar: 34. Elegir Ingresar el producto. Para nuestro ejemplo Copias 35. Elegir en Presentación Unidad de papel A. La unidad de Medida se visualizará en automática 36. Ingresar la cantidad a cancelar B. Precio Unitario se visualizará en automático C. El subtotal se visualizará en automático 37. Al concluir dar clic en REGISTRAR. En la ventana se visualiza los datos ingresados con las opciones: A. Ícono lápiz para editar B. Ícono tachito para eliminar lo ingresado 38. Al finalizar clic en GUARDAR Página 43 de 48

44 La Ventana presenta un listado de las ventas realizadas En el Estado Venta A. Se visualiza Pendiente de Aprobación Página 44 de 48

45 A la derecha de cada registro se tienen dos (02) íconos A. Ícono vista para visualizar la información ingresada B. La ventana emergente se puede CERRAR A. Si elegimos el ícono impresora se puede apreciar una SOLICITUD DE EMISIÓN DE COMPROBANTE DE PAGO. En la ventana emergente B. Ícono descarga que genera el archivo pdf C. Ícono impresora que permite una impresión de la imagen generada. Página 45 de 48

46 GENERACION DEL COMPROBANTE ELECTRONICO VALIDACIÓN DE DATOS 1. Ingrese tu usuario 2. Ingrese tu contraseña 4. Dar clic en ventas 5. Dar clic en Listado Ventas Página 46 de 48

47 En la pantalla se muestra el listado de comprobantes pendiente de Aprobación. 39. Dar clic en Ícono lápiz Se muestra los datos del documento 40. Dar clic en SIGUIENTE Página 47 de 48

48 VALIDACIÓN DE COMPROBANTE 41. En esta ventana se puede cargar el archivo imagen de la solicitud de comprobante aprobada. 42. Dar clic en SIGUIENTE 43. Finalmente dar clic en VALIDAR VENTA Página 48 de 48