Guía de Reporte de Gastos Ticket Empresarial

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1 Guía de Reporte de Gastos Ticket Empresarial 1

2 ÍNDICE 1. Módulo Reporte de Gastos Crear Reporte de Gastos Agregar Transacciones con Ticket Empresarial o con otro medio de pago Detallar Transacciones Envió de Reporte de Gastos Alta de Jefe Módulo Perfil de Usuarios Mis datos Editar Perfil Asignar Jefe

3 1. Módulo Reporte de Gastos Usted puede crear y enviar reportes de gastos para su autorización, agregando consumos realizados con su tarjeta Ticket Empresarial y con otros medios de pago, sólo siga estos pasos: Ahora la plataforma va guiando paso a paso al usuario para crear y enviar un reporte de gastos en tan solo 4 pasos: Registrar datos de identificación del reporte Elaborar contenido del reporte ingresando Adjuntar facturas de las transacciones Enviar reporte para aprobación 1.1 Crear Reporte de Gastos Crear un reporte de gastos, colocando el nombre del reporte y seleccionar el centro de costos: El sistema crea en automático un número de reporte para simplificar el proceso y evitar números duplicados 3

4 1.2 Agregar Transacciones con Ticket Empresarial o con otro medio de pago. Puede seleccionar de la consulta de movimientos la transacción a comprobar, o si requiere reportar una transacción con otro medio de pago, también la puede capturar, todo esto en la misma pantalla: El sistema lo crea en automático para simplificar el proceso y evitar números duplicados 1.3 Detallar Transacciones En este paso debe detallar la transacción, principalmente con los siguientes datos obligatorios: Categoría de Gastos y Centros de Costos 4

5 Al detallar la transacción también podrá ingresar sus facturas a cada uno de los gastos, puede subir un archivo PDF, XML y/o JPG, solo podrá subir un archivo de cada uno nunca 2 del mismo tiipo. Al subir un archivo XML, el sistema valida el archivo ante el SAT, para verificar el timbrado. En caso de que la validación sea errónea, se le notifica en la pantalla, solo permitirá subir XML s correctos. En caso de estar Validado correctamente el XML, se le notifica al usuario en pantalla y con una paloma de color verde. 5

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7 1.4 Envió de Reporte de Gastos Una vez terminado el reporte de Gastos, se envía al Jefe para su aprobación. Puede incluir una copia, para la confirmación de envió del reporte. El reporte se envía en un PDF vía mail y también dentro del sistema. En caso de que el Jefe tenga acceso limitado a la plataforma de Clientes, puede aprobar vía mail para que el Administrador Autorice dentro del sistema. 7

8 1.5 Alta de Jefe Es importante configurar al Jefe previamente en Perfil Usuario> Mis datos > Jefe: Usted podrá consultar el status de su reporte de gastos en la lista de reportes existentes. Estatus Descripción Abierto Aun no se ha enviado Pendiente por Autorizar Enviado, pendiente por autorizar jefe o administrador Cerrado Autorizado por administrador Abierto/Rechazado por Jefe Rechazado por jefe, con posibilidad de reenviar Abierto/Rechazado por Administrador Rechazado por administrador, con posibilidad de reenviar 8

9 2 Módulo Perfil de Usuarios 2.1 Mis datos Se muestran los datos personales del usuario y puede actualizar algunos de ellos Editar Perfil Seleccione la empresa tarjeta de la que desea consultar o actualizar sus datos 9

10 2.1.2 Asignar Jefe Debe entrar al Módulo Perfil Usuario / Mis Datos. Vaya a la parte de Jefes que se encuentra en la parte de abajo y seleccione su Jefe de la lista y de clic en guardar. Seleccione a su jefe En caso de que no le muestre ningún jefe, comuníquese con su jefe directo o su administrador de la empresa. 10