Guía de Usuario DIGITAL SMART SERVICES. Prime ERP. Iniciando tus Ventas

Transcripción

1 Guía de Usuario DSS DIGITAL SMART SERVICES Prime ERP Iniciando tus Ventas

2 ÍNDICE 1 COTIZACIÓN DE VENTA CREAR NUEVO REGISTRO IMPRIMIR UNA COTIZACIÓN DESCARTAR COTIZACIÓN DE VENTAS PEDIDO DE VENTA PEDIDO DE VENTA CON COTIZACIÓN PEDIDO DE VENTA DIRECTO Añadir Cobro Reactivar Crear FV Documento de Venta Crear GR Documento de Salida Generar Documentos FACTURACIÓN: DOCUMENTOS DE VENTA FACTURA BOLETA ANULACIÓN DE DOCUMENTOS DE VENTA IMPRIMIR LOS DOCUMENTOS DE VENTA DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS DEL CLIENTE ORDEN DE DEVOLUCIÓN DEL CLIENTE RECEPCIÓN DEL PRODUCTO GENERACIÓN DE NOTA DE CRÉDITO POR DEVOLUCIÓN... 45

3 1. COTIZACIÓN DE VENTAS Iniciaremos el Proceso de Ventas Cotizando un producto. Abrir la ventana Cotización de Venta con la ayuda del ícono Abrir rápido. 1.1 CREAR NUEVO REGISTRO Hacer clic en ícono Crear Registro N Documento, se creará automáticamente. y llenar el formulario.! Importante Tercero, viene a ser el cliente, si el cliente es nuevo, hacer clic en Tercero y llenar nuevo formulario. Fecha de Cotización, se creará automáticamente con la fecha actual del sistema (ordenador). Válido hasta, seleccionar la fecha hasta cuando será válida la cotización. Tercero, seleccionar el cliente que solicita la cotización. 2

4 NOTA: Si el tercero tiene una configuracion por defecto de tarifa, vendedor, método y condicion de pago, estos campos se llenaran automaticamente con esos valores. Direción de Factura y Dirección, se llena automáticamente al seleccionar el Tercero. Tarifa, seleccionar si la venta se realizará en Soles o Dolares. Almacén, seleccionar dónde se encuentra ubicado el o los productos a cotizar. Método de Pago, seleccionar como serán pagados los productos. Condiciones de Pago, seleccionar cuándo se realizará el pago. Agente Comercial, se llenará automáticamente. 3

5 Motivo de Rechazo, solo en caso el cliente rechazara la cotización, seleccionar el Motivo de Rechazo en la Cotización de Venta. Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados. Como puede observar la Cotización de Venta se encuentra en Estado Borrador. Para ingresar los productos que se van a cotizar hacer clic en la pestaña Líneas, Luego hacer clic en el ícono. Ingresará los siguientes datos: Producto, seleccione el producto que está cotizando. Cant. pedido, ingresar la cantidad de Productos. 4

6 Precio Unitario, se genera automáticamente el mismo precio de lista registrado en el producto, si cambia el precio, creará un descuento. Para este ejemplo el Precio de lista del producto es en el Precio Unitario, se creó un descuento de 5%., al cambiarlo Descuento, si desea ingresar descuento al producto, escribe el porcentaje del descuento, o puede cambiar el precio de unitario al producto, que también creará un descuento. Seleccionar el Impuesto, que aplica el producto. Descripción, es opcional, escribir alguna información del producto cotizado.! Importante Para ingresar otro Producto a Cotizar, se realiza el mismo procedimiento. Para Guardar los datos del Producto Cotizado hacer clic en el ícono. 5

7 Luego hacer clic en el ícono. Obtendrá la ventana llamada Proceso petición, hacer Clic en ícono Aceptar. Hacer clic en Aceptar Registrada la cotización obtendrá el siguiente mensaje: Proceso completado satisfactoriamente, observará que el Estado ha cambiado a Bajo evaluación, así como el Importe total e Imp. Total líneas (sin IGV). Tal como muestra la imagen: Antes de Generar el pedido debe ingresar la siguiente información adicional en su cotización y guardar los cambios con el ícono : Tipo de venta, seleccionar si emitirá Factura o Boleta de Venta. 6

8 Medio de envío, seleccionar el medio para hacer llegar los productos solicitados por el cliente. 1.2 IMPRIMIR UNA COTIZACIÓN En la ventana Cotización de ventas, seleccionar la Cotización que desea imprimir. Dar clic en el icono, para imprimir. Obtendrá la siguiente ventana: Podrá visualizar la Cotización en formato PDF, donde figura los datos del cliente, datos de la empresa, número de cotización, datos del producto, el total a pagar, etc. Deberá seleccionar la impresora Configurar la impresión 7

9 1.3 DESCARTAR COTIZACIÓN DE VENTAS En el caso que el cliente rechace la cotización, inserta el Motivo del rechazo y dar clic en el ícono Reactivar. 1) Seleccionar Motivo de rechazo, por que el cliente rechazó la cotización. En este ejemplo seleccioné el Motivo: NO DESEA EL PRODUCTO. 2) Hacer clic en Reactivar ) Obtendrá la siguiente ventana, la cual debe seleccionar la opción Rechazar y hacer clic en Aceptar. 2) Seleccionar Rechazar 1) Clic en la flecha 3) Clic en Aceptar 8

10 Finalmente la cotización ha cambiado a Estado Cerrado - Rechazado, y en este estado la cotización ya no continua en el proceso de ventas. 2. PEDIDO DE VENTA El Pedido de Venta se crea con una Cotización de ventas, o directamente desde la ventana Pedido de Venta. Hay dos formas de crear un pedido de venta del cliente, una es accediendo a la ventana Cotización de ventas (en el caso se haya realizado una previamente), y la otra es accediendo directamente a la ventana de Pedido de Venta. 2.1 PEDIDO DE VENTA CON COTIZACIÓN Cuando se tiene una Cotización registrada en el sistema y en Estado Bajo evaluación, se podrá crear un Pedido de Venta. Abrir la ventana Cotización de ventas. 1) Seleccionar con un clic la cotización de venta, tener en cuenta que la cotización debe tener Estado Bajo evaluación. 2) Hacer clic en el ícono Crear Pedido. 9

11 2 1 3) Obtendrá la ventana Crear Pedido (para confirmar el pedido), mantener activo la oferta en firme y luego hacer clic en Aceptar, como muestra la imagen: Marcado por defecto, indica que los precios en la cotización se mantienen. Clic en Aceptar 10

12 4) Obteniendo el mensaje de Pedido creado y número de pedido. También observará que el Estado de la cotización ha cambiado a Cerrado Pedido creado. 5) Para verificar el pedido creado abrirá la ventana Pedido de Venta con ayuda del ícono Abrir rápido: 6) Verificar el Pedido creado con el número de documento y observará el Estado Registrado : 1 NOTA: Haciendo doble clic en el Pedido, podrá observar la información de la cotización, en la sección Más Información. 11

13 2.2 PEDIDO DE VENTA DIRECTO El proceso de ventas también puede iniciarse directamente con un pedido de venta, para ello debe abrir la ventana Pedido de Venta con ayuda del ícono abrir rápido. Crear un nuevo registro La ventana Pedido de Venta permite crear documentos de venta con diferentes propósitos mediante el campo Documento transacción. Hay dos tipos de documentos de transacción disponibles: Orden de Compra, se usa para comprar con una cotización. Cliente Aquí, el cliente realiza la compra de manera presencial, y no lleva guía de Remisión. Hacer clic en el ícono. 12

14 Llenará la información requerida para realizar el pedido: Documento transacción, seleccionar documento transacción (Orden de Venta). Nº documento, se creará automáticamente. Fecha de pedido, seleccionar la fecha en que el cliente realiza el pedido. Tercero, seleccionar al cliente quien solicita el pedido. NOTA: si son clientes no frecuentes que compran con boleta, puede crear un tercero Clientes varios para no tener que registrarlos uno a uno. Dirección de factura, se genera automáticamente al seleccionar el Tercero. Es la dirección emitida para la facturación al crear la Factura/Boleta. 13

15 Dirección de entrega, es la dirección utilizada al crear la Guía de Remisión/Nota de Salida, si no se especifica una se utiliza la dirección del cliente. Fecha comprometida, seleccione la fecha que entregará el pedido. Tarifa seleccione si la venta será en Soles o Dólares. Tipo de venta, seleccionar si emitirá Factura o Boleta de Venta. Método de Pago, seleccionar cómo el pedido será pagado. Condiciones de pago, seleccionar cuando la factura/boleta del pedido será pagado. 14

16 Almacén, seleccionar el almacén en que el pedido va a ser despachado. Medio de envió, seleccionar el medio para hacer llegar los productos solicitados por el cliente. Si es con guía, se emitirá una Guía de remisión. Agente Comercial, el vendedor que realiza la venta o su agente comercial asociado por defecto, se selecciona de forma automática: Nº de orden de compra, es opcional, el cliente entrega el número de documento. Guardar el Pedido de venta haciendo clic en el ícono. AHORA AGREGARÁ LOS PRODUCTOS AL PEDIDO. Hacer clic en ícono y luego en el ícono. Ingresará los siguientes datos: Producto: seleccione el producto que pide a vender. 15

17 Cant. Pedido: ingrese la cantidad de productos que incluirá en el pedido. Precio unitario, se genera automáticamente al seleccionar un producto, dado que se registraron los precios de los productos en Documento cambio de precio. Descuento %, es opcional, ingresará descuento si el producto lo aplica, de caso contrario no ingresará. Impuesto, en este caso seleccionará el IGV 18%. También podrá observar que en la ventana del Producto se muestra el Stock Almacén y el Stock General. Guardar los datos del producto haciendo clic en el ícono. Podrá observar el pedido registrado, se encuentra en Estado Borrador: 16

18 Para Registrar el Pedido de Venta hacer clic en el ícono. Clic en Aceptar. Observará el Pedido de Venta en Estado Registrado y su Importe total a pagar: 17

19 Cuando el pedido pasa a estado Registrado ya no puede ser editado y continuará con el proceso de venta (cobro, facturación y entrega del pedido). Como puede observar, se han activado 5 íconos en la parte superior izquierda: Que describiré a Continuación: Añadir Cobro Esta función se utiliza para realizar el cobro al cliente. Haciendo Clic en el ícono : 18

20 Obtendrá la siguiente ventana opcional Ingresar N de Voucher en caso el pago sea por transferencia bancaria. 1) Seleccionar pedido a cobrar. 2) Clic en Hecho Donde debe realizar los siguientes pasos: 1) Seleccionar el Pedido que realizará el cobro (con un check). 2) Hacer clic en el ícono Hecho. 3) Obtendrá un mensaje con un número de pago creado, también observará que el ícono Añadir Cobro NO se muestra en el pedido: Reactivar Este botón permite activar el Pedido de Venta registrado para realizar alguna modificación al pedido. Haciendo clic en el ícono. Tendrá la siguiente ventana: 19

21 Clic en Aceptar Crear FV Documento de Venta Este ícono permite crear el Documento de Venta, es decir crear directamente una Factura o Boleta de Venta, sin ir a la ventana Documentos de Venta. Haciendo clic en el ícono. Obteniendo la siguiente ventana: N de Factura o Boleta a emitir, se puede editar. N de Serie del Documento de Venta Clic en OK. El Estado del documento pasa a Registrado y el estado de Factura cambiará a 100%. Como muestra la imagen: 20

22 Para visualizar la Factura de Venta emitida, hacer clic en la pestaña Documentos de Venta Relacionados, como muestra la imagen, y podrá observar la factura con el número de pedido:! Importante También puede visualizar la factura generada en la ventana Documentos de Venta con ayuda del ícono abrir rápido, podrá observar una lista de facturas entre ellas la factura creada, o puede realizar la búsqueda de la factura Crear GR Documento de Salida Permite crear directamente un documento de salida, es decir una Guía de Remisión o Nota de Salida, sin ir a la ventana Documentos de Salida. Haciendo clic en el ícono. Tendrá la siguiente ventana: 21

23 N de Guía de Remisión o Nota de salida a emitir. N de Serie del Documento de Salida Clic en OK Observara que ha cambiado el Estado de envío a 100% y en Repartido- Entregado ha cambiado a Sí. Como muestra la imagen. Para visualizar la Nota de Salida emitida, hacer clic en la pestaña Documentos de Salida Relacionados, y observará el número de documento, fecha y almacén, como muestra la imagen: 22

24 2.2.5 Generar Documentos Al seleccionar este ícono, creará directamente el Documento de Venta (Factura/Boleta) y el Documento de Salida (Guía/Nota de Salida), ingresando los datos requeridos. Haciendo clic en el ícono obtendrá la siguiente ventana: N de Serie de Documento De Venta y Documento de salida. Seleccionar fecha Clic en OK. Se han creado la Factura de Venta y la Nota de Salida del pedido. Puede observarlos desde la ventana de pedido de venta en los íconos Documentos de Venta Relacionados, Documentos de Salida Relacionados. 23

25 3. FACTURACIÓN: DOCUMENTOS DE VENTA Los documentos de venta son los comprobantes de pago para el cliente, indican la cantidad y el precio de cada producto/servicio. En este caso, la factura será creada sin ningún documento precedente (Pedido de venta). Cuando se presta un servicio extra de la empresa, y no se registran productos. Abrir la ventana Documentos de Venta con ayuda del ícono de acceso rápido : FACTURACIÓN DIRECTA DOCUMENTO DE VENTA DIRECTO Para crear Documentos de Venta directo, hacer clic en el ícono. 24

26 3.1 FACTURA Ingresará los datos solicitados: Documento de transacción, para crear una factura seleccionar Factura de Venta. N Documento Físico: ingresar el número de la Factura de venta. Fecha contable, ingresar la fecha que realizó la factura de venta. Tercero: seleccionar el cliente a quien se emitirá la Factura. Dirección: este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero. Tarifa: seleccionar si la Venta se realizará en soles o dólares. 25

27 Fecha de Recepción, seleccionar la fecha que el cliente recibe la Factura de venta. Método de Pago: seleccionar cómo va a pagar el cliente, en este caso será Efectivo. Condiciones de Pago: Indica cuando va a pagar el cliente, seleccionará Contado. Descripción, es opcional, se escribir alguna referencia que dé el cliente, o alguna anotación sobre el producto/servicio a vender. En la sección Más Información encontrará: Nº de orden de compra, que entrega el cliente para llevar el control de sus compras. Agente comercial, quien realiza la venta, se selecciona de forma automática. 26

28 Nº documento, es el número de la Factura que crea internamente el sistema. Guardar los datos de la factura haciendo clic en el ícono. En la parte superior podemos observar el estado del Documento de Venta. Hacer clic en la pestaña Líneas, y luego clic en el ícono 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Línea Ingresar la información del Servicio: Al no registrarse productos en la Factura de Venta se Habilitará la opción. Cuenta, seleccionar el concepto contable por el cual se genera la Factura de Venta. Puede agregar un Concepto Contable (Manual Configuración Extendida 4.4 Conceptos Contables). 27

29 Cantidad facturada, ingresar la cantidad de servicios va a pagar. Precio Unitario, ingresar la cantidad o precio a pagar, sin IGV. Impuesto, seleccionar el tipo de impuesto que aplica el servicio. En la Sección Más Información, ingresará los siguientes datos: Descripción, este campo es opcional, ingresar algún detalle o descripción del servicio. Finalmente hacer clic en el ícono, para guardar los datos ingresados. 28

30 NOTA: Para crear una nueva línea se realiza lo mismo que el paso anterior. Después de finalizar el ingreso de datos, se necesita Registrar la Factura, para ello hacer clic en el ícono. Clic en Aceptar Finalmente aparecerá un mensaje indicando la correcta ejecución y la factura cambiará a estado Registrado. 29

31 3.2 BOLETA Ingresará los datos solicitados: Documento de transacción, seleccionar Boleta de Venta. N Documento Físico: ingresar el número de la Boleta de venta. Fecha contable, ingresar la fecha que realizó la Boleta de venta. Tercero: seleccionar el cliente a quien se emitirá la Boleta. Dirección: este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero. Tarifa: seleccionar si la Venta se realizará en Soles o dólares. 30

32 Fecha de Recepción, seleccionar la fecha que el cliente recibe la Boleta de venta. Método de Pago: seleccionar cómo va a pagar el cliente, en este caso será Efectivo. Condiciones de Pago: Indica cuando va a pagar el cliente, seleccionará Contado. Descripción, es opcional, se escribe alguna referencia que dé el cliente, o alguna anotación sobre el producto/servicio a vender. En la sección Más Información encontrará: Agente comercial, quien realiza la venta, se selecciona de forma automática. Nº documento, es el número de la Boleta que crea internamente el sistema. Guardar los datos de la Boleta haciendo clic en el ícono. 31

33 En la parte superior podemos observar el estado del Documento de Venta. Hacer clic en la pestaña Líneas, y luego clic en el ícono 3) Hacer clic en ícono Crear 2) Hacer clic en Línea Ingresar la información del Servicio: Al no registrarse productos en la Boleta de Venta se Habilitará la opción. Cuenta, seleccionar el concepto contable por el cual se genera la Boleta de Venta. Puede agregar un Concepto Contable (Manual Configuración Extendida 4.4 Conceptos Contables). Cantidad facturada, ingresar la cantidad de servicios. 32

34 Precio Unitario, ingresar la cantidad o precio que el cliente pagará, incluido IGV. Impuesto, seleccionar el tipo de impuesto que aplica el servicio. En la Sección Más Información, ingresará los siguientes datos: Descripción, este campo es opcional, ingresar algún detalle o descripción del servicio. Finalmente hacer clic en el ícono, para guardar los datos ingresados. NOTA: Para crear una nueva línea se realiza lo mismo que el paso anterior. 33

35 Después de finalizar el ingreso de datos, se necesita Registrar la Boleta, para ello hacer clic en el ícono. Clic en Aceptar Finalmente aparecerá un mensaje indicando la correcta ejecución y la Boleta cambiará a estado Registrado. 34

36 3.3 ANULACIÓN DE DOCUMENTOS DE VENTA Primero se debe seleccionar el Documento de Venta a Anular, debe encontrarse en Estado Registrado y sin haber emitido Documento de salida o pago: Luego hacer clic en el ícono. Clic en Aceptar Finalmente hacer clic en el ícono clic en Aceptar:, y seleccionar la opción Anular y hacer 35

37 Clic en Aceptar Obtendrá un mensaje indicando que la operación de anulación se ha realizado correctamente y el documento cambiará de Estado Registrado a Estado Anulado. 36

38 3.4 IMPRIMIR LOS DOCUMENTOS DE VENTA 1) Seleccionar el Documento de Venta el cual quiere imprimir. 2) Hacer clic en el ícono Imprimir 2 1 Obtendrá la siguiente imagen: Podrá visualizar la Factura en formato PDF, donde figura los datos del cliente, datos de la empresa, número de Factura, datos del producto, el total a pagar, etc. Deberá seleccionar la impresora Configurar la impresión 37

39 4. DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS DEL CLIENTE Cuando el cliente desea realizar la devolución de algún producto(s) y se genere una nota de crédito a favor del cliente, debe ser registrada en la ventana Devolución de cliente. 4.1 ORDEN DE DEVOLUCIÓN DEL CLIENTE Abrir la ventana Devolución de Cliente con la ayuda del ícono Abrir Rápido: Hacer clic en para Crear Registro. Y llenar el formulario: N documento, el sistema lo genera automáticamente. Fecha de pedido, seleccionar la fecha que el cliente solicitó la devolución. Tercero, seleccionar el cliente que solicita la devolución de producto(s). 38

40 Dirección, este campo se completa automáticamente al seleccionar el tercero Descripción, este campo es opcional, ingresar algún detalle o descripción de la devolución del producto. Tarifa, seleccionar si la Venta ha sido realizada en soles, euros o dólares. Almacén, seleccionar en que almacén se ubicará la devolución del producto (s). Motivo de devolución, seleccionar el motivo por el cual el cliente solicitó la devolución del producto (s). Hacer clic en el ícono, para guardar los datos ingresados. Ahora tiene que ingresar el producto o los productos que el cliente devolverá, para ello debe hacer clic en el ícono 39

41 En la ventana que Elegir/Editar líneas : (1) Seleccione el documento de salida el cual efectuará la devolución, es decir, en esta ventana aparecerán los despachos o ventas realizadas al cliente, (2) Ingrese el número de unidades en la casilla Devuelto y (3) Hacer clic en Hecho para continuar Como puede observar se ha agregado en la sección Líneas los productos que serán devueltos por el cliente. La Devolución del cliente se encuentra en Estado Borrador. 40

42 Para Registrar el documento devolución hacer clic en siguiente ventana:. Obtendrá la Hacer Clic Observará la devolución del cliente ha cambiado de Estado Borrador a Registrado. 41

43 4.2 RECEPCIÓN DEL PRODUCTO Continuando con el proceso de devolución por parte del cliente, deberá abrir la ventana Recibo devolución de material con la ayuda del ícono Abrir Rápido: Hacer clic en ícono, para crear un nuevo Recibo y llenará los datos solicitados: N documento, es un número correlativo automático que genera el sistema. Fecha del movimiento, fecha de ingreso del producto(s) devuelto(s). Tercero, cliente que realiza la devolución de los productos. Dirección, se llena automáticamente al seleccionar el Tercero. 42

44 Descripción, este campo es opcional, ingresar algún detalle o descripción del ingreso en almacén del producto devuelto. Almacén, seleccionar el almacén donde será ingresado el producto(s) devuelto(s). Estado del producto, seleccionar el estado en el que ingresó el producto(s) devuelto(s), si el producto esta fallado, vencido, en buen estado, etc. Hacer clic en para guardar los datos ingresados. El recibo se guardará en Estado Borrador. Luego hacer clic en, ubicado en la parte superior izquierda. Obtendrá una ventana externa donde deberás seleccionar: (1) los productos de la devolución de cliente, (2) ingresar la cantidad a devolver, (3) Ubicación donde se recepciona los productos devueltos 43

45 (4) Estado del producto (5) Finalmente hacer clic en el botón Hecho ! Importante Cabe indicar que la ubicación de la devolución del producto es aquella que está configurada en el almacén (campo Ubicación de Devolución) si no hubiera esta configuración, es necesario precisar la ubicación dónde se asignará la devolución. Se han creado las líneas de la recepción de Devolución material, es decir los productos devueltos en almacén. Tal como puede observar en la imagen: 44

46 Para Registrar la recepción en almacén de la devolución del producto(s) hacer clic en. Obtendrá la siguiente ventana: Hacer Clic Finalmente ha quedado el Documento registrado y en Estado Registrado, también se ha actualizado en el almacén el producto devuelto. 4.3 GENERACIÓN DE NOTA DE CRÉDITO POR DEVOLUCIÓN Desde la ventana Devolución de Cliente seleccionar el documento que desea crear la Nota de Crédito y hacer clic en : 45

47 Obtendrá la siguiente ventana: N de serie de la Nota de crédito Hacer clic Finalmente ha creado la Nota de Crédito por devolución del cliente. Puede visualizar la Nota de Crédito creada haciendo clic en la pestaña : Estado del Documento Registrado Estado del Ingreso 100% Estado de la Factura 100% 46