GOBIERNO DE GUATEMALA PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL

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1 GOBIERNO DE GUATEMALA PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL Fase I Guía de Usuario 2. Registro de Orden de Compra Guatemala, Marzo de 2010 Autor: Ing. Miguel Ángel Sic Actualizado: Sergio Rolando Garnica L Contenido INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA SIGES PROCESOS DE REGISTRO ORDEN DE COMPRA (PERFIL TÉCNICO DE COMPRAS) INICIO PARA EL REGISTRO DE UNA ORDEN DE COMPRA Y/O PAGO ORDEN DE COMPRA - CREAR REGISTRO DEL DETALLE MODIFICACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA REGISTRO FINAL DE LA ORDEN DE COMPRA APROBAR UNA ORDEN DE COMPRA RECHAZO DE LA ORDEN DE COMPRA ANULACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA IMPRESIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA FINALIZAR UN PROCESO DE GESTIÓN DE ORDENES

2 Introducción El presente documento es una guía de aspectos generales del Sistema de Gestión (SIGES); cuyo objetivo es mostrar al usuario final los mecanismos de operación del sistema al registrar una orden de compra y/o Pago. 1. Acceso al sistema SIGES El sistema necesita contar con un explorador o browser, se sugiere Microsoft Internet Explorer 6.0 o Netscape 7.0. La dirección URL requerida para poder acceder al SIGES es: Producción Capacitación o pruebas Cada usuario del sistema podrá acceder según su perfil, así mismo visualizará la información de una o varias unidades compradoras, de acuerdo al perfil designado por el usuario Administrador del SIGES. Al ingresar al URL anterior, se debe ingresar el nombre del usuario (asignado por el usuario Administrador) y su respectiva clave de acceso. En la siguiente figura se muestra la información requerida para accesar al SIGES, ingreso del usuario y la clave, luego se presionará el botón 2. Procesos de Registro Orden de Compra (Perfil Técnico de Compras) Antes de iniciar el proceso de una Orden, es muy importante seleccionar la unidad compradora en la cual se desea registrar la misma. Las unidades compradoras se - 2 -

3 encuentran en la parte superior derecha de la página desplegada, a la derecha de la unidad ejecutora Inicio para el registro de una Orden de Compra y/o Pago Pasos a seguir: 1. Seleccionar en accesos directos, Gestión de Órdenes 2. Presionar el botón Crear Documento

4 3. Orden de Compra - Crear. (Se inicia con la unidad de compra responsable) 3.1 NIT: Al ingresar NIT (no utilice guiones), el sistema obtendrá la información general del proveedor, la cual puede ser modificada. TIP: (Haga clic aquí) le permite buscar un proveedor por nombre. 3.2 Tipo de orden de compra: En este campo se selecciona la gestión de Orden de Compra y/o Orden de Pago. (Considere que cuando se registre una orden el sistema ya no permitirá modificar este campo) TIP: (Haga clic aquí) Verifica si el NIT tiene cuenta activa en Tesorería Nacional

5 3.2.1 Orden de Compra: Son aquellas gestiones en las que se hace una provisión del gasto, es decir aun no se ha recibido el bien o servicio Orden de Pago: Son aquellas gestiones en las que se paga un bien o servicio ya recibido (Por ejemplo: servicio de energía eléctrica, agua o telefonía). Al seleccionar el tipo de Orden de Pago el sistema automáticamente desplegara los campos Documentos de Respaldo y No. Documento Respaldo Documento de Respaldo: En el campo Tipo, se selecciona de la lista de valores el documento de respaldo a operar

6 En el campo Clase, se selecciona de la lista de valores la clase de documento de respaldo a operar Si se selecciona la clase de documento Factura, se ingresa la serie y el número separado por un guión, si no tiene serie se ingresara solamente el número. Nota: Si desea registrar varias facturas del mismo proveedor, se debe grabar una factura en el número de Documento de respaldo de la orden de pago. Y las demás se agregaran en el detalle de la orden incluyendo la registrada en el No. de Documento de Respaldo. 3.3 Método de Compra: Como su nombre lo indica, sirve para seleccionar el método de compra utilizado, dependiendo el monto de la orden. Si la orden de compra es por una circunstancia especial, seleccionar el tipo OTROS. TIP: En la pantalla aparece el titulo (-) Encabezado de la orden, al presionar sobre esta línea, se ocultará el grupo de campos de esta área. También aparece (-) Datos de la Orden y (-) Otros Datos, con la misma funcionalidad. 3.4 Clase de Contrato: No se utiliza. 3.5 Datos de la Orden - 6 -

7 3.5.1 NOG: Representa el número de operación ingresado en el portal de GUATECOMPRAS (ingresar el número respectivo) Descripción de la compra: Se registra la descripción de lo que se esta comprando, algunas características generales y para que se utilizará. TIP: (Haga clic aquí) criterios para utilizar una descripción Ejemplos de descripción: SERVICIO DE TELEFONIA DEL MES DE JULIO 2006 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE LOS ELEVADORES DEL EDIFICIO PAPEL PARA FOTOCOPIADORA E IMPRESORAS TAMAÑO CARTA Categorías del bien o servicio: Se selecciona la categoría en la que se ubica el bien o servicio que se va a registrar. Estas categorías deben ser marcadas según corresponda la compra, si no hace una selección de la clasificación correcta, al momento de registrar el renglón del gasto, es posible que el mismo no aparezca en la lista de valores para su registro Sírvase entregar a: Se utiliza para registrar el nombre del responsable que debe recibir el bien o servicio Con domicilio: Se utiliza para registrar la dirección física, del lugar donde se entregará el bien o servicio Notas generales: Algunas indicaciones que desee hacer al proveedor, para efectos de entrega. Para describir alguna información que considere importante

8 3.6 Otros Datos: Puede ingresar otros datos que le pueden ser de utilidad. Los mismos serán únicamente de referencia. Al completar los datos de la Orden, en la parte inferior aparencen los botones:. Al seleccionar botón Crear Documento, el sistema registra, en la base de datos, la información de la cabecera, genera el número de orden. Al seleccionar este botón Modificar y Detallar, genera el número de orden y se registra el detalle de la misma. Nota: Los campos marcados con asterisco * son obligatorios, si no se utilizan el sistema marcara error. TIP: Al momento de realizar una operación en el sistema, probablemente se demore algunos segundos, según el nivel de velocidad que se tenga de Internet. Por lo que. le recomendamos presionar una vez el botón y esperar algunos segundos. Para salir y regresar a la pantalla anterior, utilice el botón Salir

9 4. Registro del Detalle Para realizar el detalle de una orden, puede efectuarse de dos maneras: 1. Al finalizar el ingreso de la cabecera de la orden (indicada anteriormente), se puede presionar el botón Modificar y detallar, el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla utilizada para el ingreso de la cabecera de la orden. 2. Desde el listado de ordenes se selecciona el número de la orden a la que se desea agregar el detalle y se presiona el botón Detalle de la orden. 4.1 Bienes y Servicios Se ingresan los datos del bien o servicio a registrar Pedido: Este campo representa el número de documento con el que se inicio el proceso de la compra, es decir, desde la unidad que requirió el bien o servicio a través de un pedido o requerimiento Código UNSCPS: Este código no se encuentra habilitado actualmente, dejarlo en blanco Descripción: Detalla los bienes y servicios, con las especificaciones claras y necesarias Renglón: Puede ser ingresado manualmente o a través de la lista de valores (la cual se desplega en base a la categoría de bienes y servicios seleccionada) Unidad de medida: Se selecciona de la lista de valores, de acuerdo a la unidad de medida requerida Cantidad: Se ingresa la cantidad de bienes que se adquieren Precio: Valor unitario de los bienes adquiridos - 9 -

10 Al finalizar el ingreso de los campos se presiona el botón registrar el bien o servicio. Crear Asociación, para Nota: Repita esta secuencia cuantas veces sea necesario para el registro de los bienes y servicios. Para finalizar el ingreso de los datos de la orden presionar el botón Salir. TIP: No utilice del explorador los botones de regresar como Siguiente o Anterior, ya que estos no son controlados por el SIGES. 4.2 Registro de la factura (Orden de Pago) Pasos a seguir: 1. Seleccione la pestaña de Factura 2. Registrar los campos de Factura, Fecha y Monto 3. Presionar el botón Crear Asociación, ubicado en la parte derecha de la pantalla (Repita el paso 1 y 2 si se operara más de una factura)

11 4.3 Registro de la Deducción (Orden de pago) Pasos a seguir: 1. Seleccione la pestaña Deducciones 2. Seleccione de la lista de opciones el tipo de deducción que desea asociar a la orden. 3. Ingrese la cantidad a deducir

12 4. Presione el botón Crear Asociación ubicado al lado derecho de la pantalla, para registrar la deducción. 5. Para salir presione el botón Salir ubicado en la parte superior de la pantalla. Para el tipo Orden de Compra las deducciones se ingresan al crear la liquidación de las mismas. (Ver Guía del Usuario No. 4 Registro de Liquidaciones) 5. Modificación de la Orden de Compra Una modificación de orden de compra se puede dar por dos razones: 1. Es necesario hacer algún agregado o cambio a la orden, en estado de Registro. 2. El supervisor Rechazo la orden de compra, y es necesario hacer cambios. 5.1 Modificar datos de la cabecera 1. Seleccionar la orden de compra

13 2. Presionar el botón Registrar y Modificar Documento 3. Modificar los datos necesarios y presionar el botón Modificar, el cual se encuentra en la parte inferior derecha de la orden

14 5.2. Modificar datos del detalle 1. Seleccionar la orden de compra. 2. Presionar el botón Detalle de la Orden. 3. Seleccionar el registro a modificar. Esto lo logrará dando un clic dentro de la casilla que tienen por titulo Sel

15 4. Presione el botón Modificar.ubicado en la parte inferior derecha, Automáticamente los datos serán trasladados al área superior para su corrección. 5. Se podrán modificar los campos Pedido, Código del bien, Renglón, Descripción, u Otros Datos. Al realizar los cambios respectivos, deberá presionar el botón Modificar, el cual se ubica en la parte superior derecha del detalle. (En este ejemplo se modifica el campo Descripción donde se encuentra el error en la palabra BONDO siendo lo correcto BOND)

16 Se desplegara el mensaje en el cual se notifica que la transacción fué realizada con éxito. Presione el botón Aceptar. 6. Visualizar el cambio en descripción modificado 7. Repita esta operación si hubiera más errores en cualquier campo de la orden.. 8. Para borrar un registro utilice el botón Borrar

17 6. Registro Final de la Orden de Compra Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden de compra. Observe las columnas Estado (Etapa) y Acción, ya que estas reflejan el momento en que se encuentra la operación de la Orden. 2. Presionar el botón Registrar Documento. 3. Se mostrara la información de la orden de compra. En la parte inferior de la pantalla se mostrará el botón solicitud. Registrar Documento, Se presiona para confirmar la

18 4. Imprime la orden de compra de manera automática para lo cual se necesita tener instalado Adobe Acrobat Reader

19 5. Para salir de la impresión de la orden presione el botón Desplegara los Accesos Directos del Sistema de Gestión y se selecciona Gestiones de Ordenes para recuperar el listado de las ordenes

20 7. Aprobar una orden de Compra (Perfil Supervisor de Compras) Cuando la orden se encuentra en estado Registrado, se podrá autorizar. Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden de compra del listado. 2. Presionar el botón Autorizar Documento. 3. Se desplega la información registrada en la Orden de Compra. En la parte inferior presione nuevamente el botón Autorizar Documento

21 4. Automáticamente el Estado de la orden cambiará a Autorizado. 8. Rechazo de la Orden de Compra Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden de compra a rechazar. Verificar que el Estado de la misma se encuentre "Autorizado" 2. Presionar el botón Rechazar Documento. 3. Se desplega la información registrada en la Orden. En el campo Anotación (ver parte inferior del despliegue) se registra el motivo del rechazo

22 4. Luego de ingresada la anotación, debe presionar nuevamente el botón Rechazar Documento, el cual se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla desplegada

23 5. se desplegara el mensaje en el cual se notifica que la transacción fué realizada con éxito. Presione el botón Aceptar. 6. Automáticamente, el sistema se situará nuevamente, en la Orden de Compra. Observar que el Estado de la misma ha sido modificado a Rechazado. A partir de aquí deberá realizar las modificaciones necesarias en la orden de compra y/o en el detalle. (Ver punto No. 10 del presente manual) 9. Anulación de la Orden de Compra Cuando la orden se encuentra en Estado Rechazado, permitirá realizar una Anulación. Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden de compra que será anulada. Verificar que se encuentre en Estado Rechazado. Presionar el botón Anular Documento

24 2. Se desplega información de la Orden de Compra. En el campo Anotación se justifica el motivo de la Anulación. Presionar nuevamente el botón Documento ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Anular 7. Se desplegara el mensaje en el cual se notifica que la transacción fué realizada con éxito. Presione el botón Aceptar. 3. Automáticamente el sistema situara nuevamente la orden de compra. Observe que el Estado de la misma ha sido modificado a Anulado

25 10. Impresión de la Orden de Compra NOTA: Se puede imprimir una orden en cualquier Estado que se encuentre Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden a imprimir. 2. Presionar el botón Imprimir. 3. Se generara el reporte de la Orden. Genera el reporte de la orden

26 4. Para regresar a la Gestión de Ordenes presionar el botón y luego presionar en los accesos directos Gestión de Ordenes para recuperar las ordenes que se están ejecutando

27 11. Finalizar un proceso de Gestión de Ordenes Para finalizar la gestión de una Orden, es necesario que el CUR generado por la misma se encuentre aprobado del lado del SICOIN y la acción en SIGES nos indique Notificar Pasos a seguir: 1. Seleccionar la Orden verificando que este en Estado Aprobado y la Acción Notificar 2. Presionar el botón Notificar. 3. Muestra información de la Orden, presione nuevamente el botón Notificar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla

28 . 4.Se desplegara el mensaje en el cual se notifica que la transacción fué realizada con éxito. Presione el botón Aceptar. 5. Al consultar de nuevo la orden, el Estado aparecerá Finalizado. CON ESTE PROCESO FINALIZA LA GESTION DE UNA ORDEN