Gestiolan ALBARANES Y FACTURAS

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1 Gestiolan ALBARANES Y FACTURAS

3 Contenido A continuación vamos a detallar los procesos específicos de venta y facturación. Se componen de 2 módulos, Albaranes y Facturas. Se ubican en el menú Ventas Albaranes Permite el control de entrega de servicio o material. Es el documento previo al proceso de facturación, y es necesario para poder realizar una factura. Para crear un nuevo albarán entramos al módulo Albaranes y pulsamos el botón nuevo Albaranes: Compañía: Compañía a la que pertenece el albarán. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Propietario: usuario que tiene asignado el albarán, por defecto el que lo creó. Este campo tiene más funcionalidad en la versión profesional. Código: identificación del albarán. Este campo es obligatorio y se completa de forma automática al guardar el albarán. Se compone de diez dígitos: los cuatro primeros indican el año en que se creó el albarán; los seis últimos siguen un orden correlativo con relación a los demás albaranes. Nombre: Es opcional y permite asignar un nombre al documento que será mostrado en el informe, puede usarse para definir el proyecto, obra, etc y en caso de que se haya importado un presupuesto o pedido se rellenará con su valor origen. Fecha: fecha de creación del albarán. Aparece Hoy por defecto, pero se puede cambiar. Esta es la fecha que se indica como salida de material o entrega del servicio. Cliente: Cliente al que se le envía o entrega el albarán. Forma de Pago: forma con la que el cliente va a realizar el pago. Se aplicará en la facturación. Presupuesto: Este campo aparecerá completo si el albarán se ha realizado importando un presupuesto. Este campo no se puede editar. Se rellena al importar un presupuesto aceptado Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 3 de 14

4 Moneda: Moneda que se va a utilizar para la facturación y en la que están valorados los precios de los productos. (Euros para la versión básica) Total: importe total del albarán. Este campo se completará de forma automática después de calcular todos los descuentos sobre los productos del albarán. Tipo de Transacción: Determina el tipo de Albarán. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Serie de Albarán: Serie dentro del tipo de Transacción. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Datos de Facturas Tipo de Transacción: Determina el tipo de Factura que se creará. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Serie de Facturación: Serie de facturación en la que se va a registrar. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Factura: el campo se completa de forma automática cuando se factura el albarán. Este campo no se puede editar. Factura Origen: Se permite vincular una albarán con una factura anterior del mismo cliente con la que se tenga relación, como por ejemplo cuando creamos una devolución para un abono, podemos seleccionar la factura sobre la que se está abonando o rectificando. Otros Datos: Almacén: Lugar, físico o lógico, del que se realiza la salida de material o servicio. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Disponible para facturar: Indica si el albarán está o no disponible para facturar. Por defecto aparecerá el valor que tenga asignado la compañía ( Mis Compañías ), pero se puede cambiar. Solo se permitirá facturar un albarán cuando el valor de este campo es Sí. Dirección del Cliente: dirección alternativa en el caso de que la dirección de envío no se corresponda con la dirección de facturación. Tiene relación con la Pestaña Direcciones del cliente. Observación: Detalles o comentarios sobre el albarán. Una vez rellenos los datos obligatorios del albarán podemos pulsar el botón Guardar. En este punto la aplicación nos asignará el siguiente código en la secuencia de albaranes y se habilitará la pestaña Productos para que podamos añadir el detalle de productos. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 4 de 14

5 o Productos: esta pestaña permite añadir productos al albarán creado. La pestaña contiene los siguientes campos: Opción de Nuevo para añadir un producto: Código de Barras: lectura del código de barras del producto. En este punto pueden leerse los códigos de producto o los campos código EAN. Si escribimos un código válido y pulsamos Intro se asignará el producto sin tener que buscarlo con la lupa. Número de Pedido: Disponible en versión profesional. Código de Producto: identificador del producto. Podemos pulsar la lupa para seleccionar uno de la lista. Si escribimos parte del código que estamos buscando antes de pulsar la lupa nos hará un filtro. Podemos pulsar la tuerca para crear un nuevo producto desde aquí. Nombre de Producto: identificación del producto. Aparece por defecto cuando se selecciona un código. En el caso de que el producto lleve asignado un precio este campo se completarán de forma automática. Podemos pulsar la lupa para seleccionar uno de la lista. Si escribimos parte del código que estamos buscando antes de pulsar la lupa nos hará un filtro. Podemos pulsar la tuerca para crear un nuevo producto desde aquí. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 5 de 14

6 Este campo puede ser modificado o completado. Lote: en el caso de que el producto seleccionado lleve control por lote este campo será obligatorio. Permite tener trazabilidad del producto. Disponible en versión profesional. Cantidad: Permite introducir la cantidad de unidades del producto seleccionado que se quieren añadir al albarán. Precio: Precio unitario sin impuestos. Si el producto tiene asignado un precio, este campo se completará de forma automática. No obstante, se puede modificar el precio de forma manual. Descuento: Descuento asignado al producto, se puede modificar de forma manual. En la versión profesional es posible definir descuentos de forma pre-definida. Total: Campo que se completa de forma automática teniendo en cuenta los valores introducidos en los campos de Cantidad, Precio y Descuento. Impuesto: aparece el impuesto vinculado al producto. Si el cliente para el que se crea el albarán tiene configurado otro impuesto por defecto, aparecerá este último. Puede modificarse manualmente. Opción de Guardar, para almacenar el producto añadido, que quedará en la parte inferior de la pestaña. El Total que aparece al final de la lista en la parte inferior de la pestaña, irá cambiando conforme se modifiquen los registros de productos. Opción de Eliminar : para eliminar un producto, primero debe seleccionarse de la lista que aparece en la parte inferior de la ventana y luego presionar Eliminar. Opción de Componentes : habilitada en el caso de que los productos seleccionados sean compuestos Tiene Componentes=Sí. Y permite ajustar las cantidades y referencias de productos utilizados en el pack. Esta parte se rellena automáticamente desde los datos de componentes del producto por la cantidad del albarán. Si volvemos a la primera pestaña Albarán Justo debajo hay cuatro botones que permiten acciones sobre el albarán: o Pedido de Venta: Permite importar un pedido a albarán. Solo para la versión Profesional. o Presupuesto: Permite importar un presupuesto aceptado a albarán, de la siguiente manera: Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 6 de 14

7 Clicar en Nuevo. Clicar en Presupuesto. Se abrirá una ventana con todos los presupuestos susceptibles de ser importados, esto es, los que tienen una situación Aceptado. Seleccionar un presupuesto de los mostrados en la lista. Emergerá una ventana que permite ver los productos aceptados del presupuesto. Se puede cambiar la cantidad de unidades que se quieren importar al albarán. Por defecto la cantidad a importar será siempre la cantidad faltante de cada línea de producto. Clicar en Guardar. Clicar en Importar. Los campos se completarán de forma automática con los datos importados del presupuesto. o Imprimir: Si el usuario quiere obtener un informe del albarán, puede clicar en Imprimir donde emergerá una ventana, fuera de la aplicación, con el documento generado, que contendrá el detalle de todo el albarán.. En este botón hay 3 opciones Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 7 de 14

8 o Imprimir Valorado: Se genera un formato con precios sin impuestos. o Imprimir sin Valorar; Se genera un formato sin precios, descuentos o importes. Ideal para entregar a transportistas. o Imprimir con Impuestos: Se genera un formato con detalle de precios y cálculo de impuestos. o Facturar: Para facturar directamente un albarán que tiene el valor de Disponible para Facturar = Sí se pulsa en el botón Facturar y tras establecer la fecha de la factura (por defecto hoy) a pulsamos sobre Facturar. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 8 de 14

9 Tras el proceso nos muestra un mensaje con el número de la factura creada. Para consultar la factura o imprimir podemos pulsar sobre la tuerca del campo factura para que se nos abra una nueva pestaña con los datos de la nueva factura creada. Facturas de Venta La función de este módulo es proveer información sobre las facturas que se han creado en la compañía. Para poder visualizar registros en esta herramienta, debe haber, al menos, una factura creada en la aplicación. Si editamos una factura podremos ver los siguientes campos: Factura: permite visualizar los datos guardados en la factura. Justo debajo de la Barra de Herramientas Factura, hay dos botones que permiten acciones sobre la factura: General: Cambio de Divisa: Solo para la versión profesional. Imprimir Factura: Opción para imprimir la factura. Compañía: muestra la compañía que realizó la factura. Cliente: muestra el cliente para el que se realizó la factura. No se puede Editar Propietario: muestra el propietario que creó la factura. Forma de Pago: manera en que se va a realizar el pago de la factura. Se puede editar. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 9 de 14

10 Serie de Facturación: muestra la serie en la que se va a facturar. No se puede editar. Moneda: divisa en la que se va a facturar. Aparece la asignada en el albarán. No se puede Editar Código: identificación de la factura. Cuando se crea una factura, el código se genera de manera automática. El código tiene diez dígitos: los cuatro primeros corresponden al año en que se creó la factura y, los seis últimos, siguen un orden. Este campo se puede modificar, teniendo en cuenta que no puede haber dos iguales en la misma serie de la compañía. Nombre: Es opcional y permite asignar un nombre al documento que será mostrado en el informe, puede usarse para definir el proyecto, obra, etc y se rellenará con el valor del mismo campo en el albarán. Descuento: Porcentaje de descuento que se debe aplicar a la factura. Este valor se toma de forma automática del campo Descuento del cliente al crear la factura. Se puede modificar de forma manual. Fecha: fecha de creación de la factura. Se puede cambiar seleccionando otra en el calendario. Total Factura: Campo que se calcula de forma automática teniendo en cuenta el importe total de los productos más los impuestos que se les aplican. Si se realizan cambios en el descuento, estos quedarán reflejados en el Total. No se puede editar. Total Base: Importe total de la factura sin tener en cuenta los impuestos. Este campo se completa de forma automática y no se puede editar. Total Impuesto: Importe total de los impuestos que se aplican a los productos de la factura. Este campo se completa de forma automática y no se puede editar. Comprobado: Casilla que permite marcar si la factura está comprobada. En el caso de que esté comprobada y se presione Guardar, la factura ya no se podrá borrar ni modificar. Si, después de comprobada y guardada se observa algún fallo en la factura, habrá que crear una nueva negativa, puesto que esta ya no podrá borrarse 1. Tipo de Transacción: Diferencia diferentes tipos de facturas de venta. Solo se puede cambiar en la versión profesional. Factura Origen: Vincula la factura actual con una factura anterior del mismo cliente. Depende del valor especificado en el albarán. Este campo es opcional. Otros datos: Observación: Comentarios sobre la factura actual. Es Opcional. El texto de este campo se imprime al pie de la factura. 1 Las facturas no podrán borrarse si se da una de estas tres condiciones: 1. Al marcar la opción Comprobado y guardar la factura. 2. Si algún recibo/efecto de la factura está incluido en una remesa bancaria. 3. Existe un efecto cobrado. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 10 de 14

11 La opción Editar, además de Factura, proporciona las siguientes opciones: o Albaranes: Pestaña que provee información sobre los albaranes que están vinculados a la factura. La pestaña se divide en dos partes: Parte superior: Muestra una tabla con los albaranes que se han agrupado en la factura, y da las opciones de Ver, que, mediante navegabilidad, abre el albarán seleccionado en la tabla; y Quitar albarán, que permite eliminar un albarán de la factura, después de seleccionarlo en la lista. Parte Inferior: Muestra los detalles del albarán seleccionado en la parte superior de la pestaña. En la tabla aparecen los productos incluidos en ese albarán. Seleccionando uno de estos registros, el usuario puede ver el número de albarán al que pertenecen y el almacén del que han salido. Estos datos se muestran en los campos que hay disponibles en esta parte de la pestaña y no se pueden editar. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 11 de 14

12 o Impuestos: Pestaña que provee información sobre los impuestos utilizados en la factura. Muestra una tabla con los impuestos y el total que suponen en la factura. o Efectos: Pestaña que provee información sobre los efectos que se deben cobrar, con información de su fecha de vencimiento y el número de remesa bancaria en el que se ubica el recibo. Esta pestaña aparece dividida en dos partes: Parte Superior: muestra datos de los registros seleccionados en la parte inferior. Vencimiento: fecha en la que vence el recibo. Depende de la forma de pago asignada al cliente. Se puede editar a través del calendario siempre y cuando el efecto no esté remesado y siempre que no se recalcule el importe final a pagar. Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 12 de 14

13 Número de Remesa: muestra el número de la remesa bancaria en la que se ubica el recibo. Parte Inferior: muestra una tabla con todos los recibos relativos a la factura. Barra de Herramientas de Facturas de Venta, opción Eliminar : Esta opción nos permite eliminar una factura. Para ello, se debe seleccionar una factura de la lista en la página principal y presionar el botón Eliminar. Aparecerá en pantalla un cuadro en el que se pide confirmación de la operación que se va a llevar a cabo. Si se elimina una factura, el albarán que estaba incluido en esa factura volverá a estar disponible para facturar. Hay que tener en cuenta que una factura no podrá eliminarse si se ha llevado a cabo una de estas tres acciones: 1. Si se ha marcado la opción Comprobado y se ha guardado la factura. 2. Si algún efecto de la factura está incluido en una remesa bancaria. 3. Si algún efecto de la factura está marcado como Cobrado Todos los derechos reservados - 3eTrade y Caja Laboral Página 13 de 14