MANUAL DE ZEUS CREDITO Y COBRANZA

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1 MANUAL DE ZEUS CREDITO Y COBRANZA

2 1 CONTENIDO INTRODUCCION... 1 RECIBOS DE COBRO... 2 NUEVO RECIBO... 3 FACTURAS DE VENTA... 5 CALCULO DE COMISIONES... 6 NUEVO CALCULO... 6 MOVIMIENTOS A FACTURAS... 8 CIERRE DE CAJA ENLACE DE CONTABILIDAD RUTAS DE COBRO NUEVO O EDITAR UNA RUTA DE COBRO CONCILIACION DE BANCOS IMPORTAR DATOS CONCILIAR DATOS INTRODUCCION

3 2 En manual está diseñado para la sección de Crédito y Cobranza, la cual se encuentra dividida en los siguientes módulos: Recibos, Facturas de Venta, Cálculo de Comisiones, Movimientos de Facturas, Cierre de Caja, Recepción Caja Tesorería, Enlace Contabilidad, Pagos a Proveedores y Pagos a Servicios; todas éstas se irán definiendo en los siguientes apartados. RECIBOS DE COBRO En este módulo se encontraran los recibos de cobro realizados. La Figura 1 nos muestra todos los recibos mediante una búsqueda realizada por un rango de Fechas, el estado Pendiente y por el cobrador. Figura 1: Recibos de Cobro Desde Hasta: Rango de fechas para realizar la búsqueda. Cobrador: Agente encargado de realizar la cobranza. Estado: La fase en la que puede encontrarse el recibo. Existen 3: Pendiente: Este es cuando el recibo no se ha pagado Pagado: Cuando ya se cubrió el total solicitado y se ha generado el Pago. Cancelado: Son los recibos que se han cancelado, éstos deben de aplicarse solo cuando la factura fue cancelada en su totalidad. Cliente: Persona a la que se le cobra y factura el pedido. Nº de Recibo: Sirve para realizar la búsqueda ingresando el número de recibo que deseamos encontrar. Nº de Folio: Sirve para realizar la búsqueda de un recibo en el cual se encuentra el número de factura o pedido solicitado, siempre y cuando el recibo haya sido creado. Cartera Cobrador: Este botón nos permite sacar un reporte de la cobranza de acuerdo al rango de fechas seleccionadas y el cobrador escogido. Esto es generado en un Excel. Cartera Cliente: En esta sección genera un Excel con el rango de fechas seleccionadas y debes escoger un cliente. Nota: En las facturas donde se establece pago de contado, el recibo se generará de manera automática. Si es a crédito, el recibo se debe generar de forma manual.

4 3 NUEVO RECIBO La opción Nuevo Recibo, solo será utilizada cuando el cliente sea a crédito. Al seleccionar ésta opción aparecerá la ventana que se muestra en la Figura 2. Figura 2: Nuevo Recibo Para crear el recibo hay que tener en cuenta la siguiente información: Nº de Recibo: Este se genera de manera automática. Cliente: Es a quién le corresponde el recibo. Fecha de pago: Día en el que liquido el monto del recibo. Comentarios: Información adicional. Al llenar éstos datos se presiona el botón de guardar para habilitar los botones tal como muestra la Figura 3. Los botones habilitados son: Figura 3: Recibo Habilitado Añadir Facturas: Sirve para agregar N número de facturas. Eliminar Factura: Sirve para borrar la factura.

5 4 Imprimir Recibo: Sirve para obtener la impresión del recibo que se entregará al cliente, en el cual se definirá el importe y los descuentos realizados por factura, como se muestra en la Figura 4. Imprimir Recibo Especiales: En este recibo nos muestra el pago del cliente sin mostrar cuando se generará la Nota de Crédito por descuentos adicionales, solo toma en cuenta los Pronto Pagos. Imprimir Recibo Normal: Este recibo nos permite imprimir un recibo tal cual como esta solo con facturas, NC generadas no se muestran. Figura 4: Recibo Generar el Pago: Aplica el pago al recibo y abre una nueva ventana tal como se muestra en la Figura 5. Al momento de pagar se muestra un botón que es Cancelar Pago, este como su nombre lo dice cancela el pago, incluyendo las notas de crédito, los saldos a favor que se hayan creado. También verifica que el Saldo a Favor, si en un dado caso se generó, que no se haya ocupado en otro recibo y las Notas de Crédito Pendiente si se generaron, no hayan sido echas ya. Teniendo que cancelar las posteriores para luego poder cancelar la deseada.

6 5 Muestran los datos del recibo Las notas de crédito se crean cuando se aplican descuentos especiales, sin embargo puedes generarlo hasta cobrar otro recibo. Indica el total del saldo a favor del cliente y permite utilizarlo para realizar el pago En esta sección se define la forma de pago del cliente Esta sección nos permite identificar el banco, ficha y fecha en la que se realizó el depósito, este es modificable en Revisión Tesorería (Ver Modulo Tesorería) Figura 5: Generar el Pago FACTURAS DE VENTA En esta sección se encuentran los pedidos ya preparados por almacén y listos para ser facturados tal como se muestra en la Figura 6. Figura 6. Pedidos a Facturar Se podrá realizar una búsqueda mediante los filtros que se encuentra en la parte superior, las cuales son: Desde Hasta: Es el rango de fechas deseado. Estado de Factura: La fase en que se encuentra la factura. N de Folio: Es el número de Factura o Pedido que desea localizar.

7 6 CALCULO DE COMISIONES Al seleccionar esta opción, se mostrará una pantalla con información general sobre el cálculo de las comisiones, tal como se muestra en la Figura 7. Figura 7: Cálculo Comisiones NUEVO CALCULO Al seleccionar la opción de Nuevo, aparecerá un formulario que se divide en 2 secciones. La sección superior es donde tendremos que ingresar información como Nombre, Rango de Fecha y Observaciones. En la sección inferior se muestra el cálculo de las comisiones de acuerdo a la información ingresada, tal como se muestra en la Figura 8. Figura 8: Comisiones

8 7 Al ingresar los datos y dando clic al botón Calcular, este proceso que generara en segundo plano, ya que puedes cerrarlo y estará en el estado de Proceso, luego puedes regresar y si ya concluyo el cálculo su estado se encontrara en Finalizado. Al darle doble clic para abrirlo el cálculo aparecerá la información de cada agente, la comisión, la cobranza y los abonos que no están dentro de la comisión, también un botón Detalles. Figura 9: Detalles Comisiones Podemos observar que a un costado de cada agente aparece el botón Detalle. Al dar clic nos muestra información desglosada del pago de comisiones. Tal como lo podemos ver en la Figura 10. Figura 10: Detalle Comisión Agente NOTA: Cabe mencionar que el desglose puede ser exportado a un archivo en Excel utilizando el botón Exportar que aparece en la parte inferior de la ventana.

9 8 MOVIMIENTOS A FACTURAS Al seleccionar esta opción, podremos ver una ventana tal como lo muestra la Figura 11. Esta ventana nos sirve para visualizar las facturas correspondientes a un solo cliente, esto se logra utilizando los filtros Desde, Hasta y Cliente. Figura 11: Movimiento Factura Podemos ver que la pantalla anterior está dividida en 2 secciones: Facturas cliente (parte superior) y Saldo Cliente (parte inferior izquierda) En la primera sección aparece el listado de las facturas del cliente seleccionado tal como se muestra en la Figura 12. Figura 12: Facturas Para aplicar movimientos a las facturas, debemos seleccionar una factura y hacer clic en el botón Nuevo, con esto aparecerá un nuevo formulario al que llamaremos Figura 13.

10 9 Figura 13: Movimiento En esta nueva ventana podemos identificar 4 campos importantes que se describen a continuación. Fecha: Día en el que se aplicará el movimiento. Concepto: Tipo de movimiento a aplicar. Puede ser Abono, Nota de Cargo, Nota de Crédito, Notas de Crédito Pendientes o Reembolso. Tipo de Pago: Elegimos la forma de pago disponible de acuerdo al tipo de movimiento. Importe: La cantidad a aplicar al movimiento. Para finalizar únicamente debemos dar clic en el botón Aceptar. Y como consecuencia podremos ver el movimiento en la tercera sección antes mencionada. En la pestaña de saldo Cliente, aparecen todos los movimientos del cliente, es decir, aparecerán todos los movimientos del cliente y no únicamente los movimientos realizados a la factura seleccionada. En la segunda sección se muestra el desglose del SAF del cliente, también te permite Mostrar y Ocultar dichos comentarios, sin alterar el saldo total del cliente. También en esta opción se permite eliminar los abonos y reembolsos que estén hechos de forma manual y poder imprimir simplemente los abonos para informar al cliente.

11 10 CIERRE DE CAJA En este módulo podremos generar reportes acerca de los importes cobrados de todos los clientes. Lo único que debemos tomar en cuenta, es la fecha sobre la que deseamos generar dicho reporte. Los resultados de las transacciones se encuentran dividas de acuerdo al tipo de pago, llámense Efectivo, Cheques, Transferencias, Saldo a Favor o Todas. Del lado derecho de la Figura 14 podemos ver un total de todos los tipos de pago. Una vez verificado por el departamento de Crédito y Cobranza, se debe presionar el botón de Enviar Tesorería, este al ser enviado, no puede ser modificable a menos de que tesorería elimine el reporte. Tenemos el botón Imprimir, al hacer clic en él, podremos exportar el resultado del reporte a un archivo de Excel. Únicamente será exportado el tipo de pago que tengamos seleccionado. Figura 14: Reporte Tesorería

12 11 ENLACE DE CONTABILIDAD Esta sección se creó para generar las pólizas en un formato.txt o.pol utilizadas por el programa Contabilidad. Para generar estos archivos se debe de seleccionar un rango de fechas y el tipo de póliza requerida tal como lo muestra la Figura 16. Cabe mencionar que puede ser seleccionada más de un tipo de póliza a la vez. Estas al generarse se guardaran en c:\temp Figura 15: Contabilidad RUTAS DE COBRO En esta sección se podrán realizar rutas para los agentes cobradores. En la pantalla principal como en todas se muestra información general del reporte las cuales son: N de Ruta, Fecha y Cobrador. Tal y como lo muestra la Figura 17. Figura 16: Rutas de Cobro

13 12 NUEVO O EDITAR UNA RUTA DE COBRO Para realizar una ruta de cobro primero se debe de seleccionar un cobrador definidos en el perfil de los Agentes (Ver Manual General), al seleccionar un agente se tiene que guardar para poder habilitar el Filtro Rápido. Figura 17: Nuevo Luego de habilitarse el filtro N Factura, empezamos a escribir el número de la factura, validando que esta factura no se encuentre pagada, si la información es correcta presionar el botón de + y se pondrá la factura en el cuadro de abajo, quedando como lo muestra la figura 18. Figura 18: Filtro Rápido

14 13 Como se puede apreciar en la Figura 18 hay varios aspectos que hay q mencionar: Cantidad: Es el número de facturas ingresadas dentro de la Ruta. Importe: Es la suma de las facturas colocadas el reporte. Eliminar Factura: Nos permite excluir una factura de este reporte. Exportar: Nos muestra un informe en Excel con información importante para el cobrador como es el total, fecha de la factura, fecha de vencimiento, los días que han pasado, sus descuentos y devoluciones, dándote un importe precios dependiendo del cobro q tenga (Vencido o a Tiempo) Figura 19: Exportar Ruta

15 14 CONCILIACION DE BANCOS Esta sección está diseñada para poder cargar los estados de cuenta de cada uno de los bancos dados de alta y poder comparar la información que se encuentran en el sistema en cuestión de Abonos y Salida de dinero. Esta pantalla como podemos ver en la Imagen 20 se divide en 3 partes, las cuales se irán describiendo a continuación Información a mostrar de acuerdo a la búsqueda IMPORTAR DATOS Figura 20: Conciliación de Bancos En la sección 1 encontramos la opción que nos permite importar la información de los estado de cuenta de los bancos para esto se requiere tener un formato en Excel la cual debe de ser de la siguiente manera Al momento de importar no es necesario que todo lo cargado tenga la misma fecha, pueden cargar información de diferentes fechas. Para poder importar Necesitamos seleccionar el Banco de la cual subiremos la información, presionamos el botón de importar y nos mostrará una imagen como la Figura 21, en donde seleccionaremos el archivo a subir. Figura 21: Seleccionar Excel

16 15 Luego de seleccionar el archivo nos empezará a cargar los datos, al concluir nos mostrará un mensaje como la Figura 22, en el que nos indica que la información cargada es correcta. Figura 22: Resultado Importar Al presionar el botón de Ok, nos almacena en la pantalla la información colocada en el Excel, agregando un campo denominado Observaciones, en la cual podemos escribir cualquier comentario que sea necesario anexar tal como la Imagen 23. Figura 23: Información Para almacenar esta información esta información tenemos que presionar el botón de Guardar Información, nos mostrara una leyenda como la Figura 24, la cual nos indica que la información fue guardada correctamente. Figura 24: Datos Guardados

17 16 CONCILIAR DATOS Para poder conciliar los datos es importante asignar las fichas cargadas, en los movimientos dentro del sistema. Las Fichas asignadas a Abono: Pueden ser utilizadas en Recibos, Revisión de Tesorería y en Transferencia Bancaria. Las Fichas asignadas a Cargos: Pueden ser asignadas en Pago a Proveedores, Pago de Servicios y Transferencia Bancaria. Ya cuando se haya asignado estas fichas podemos regresar a Conciliar Bancos, buscamos el banco y el día que deseemos ver y le damos en el botón Buscar, este nos mostrara una imagen como la Figura 25, en la cual nos dará la información cargada, el Total de Zeus que es la suma de todos los importes a las cuales esa ficha fue asignada. Si la ficha ya no requerimos que sea asignada a más importes, en la columna de Edo_ficha la seleccionamos con una palomita y Guardamos la información, esta será bloqueada. Figura 25: Conciliación de Bancos

18 17 Para eliminar algún registro la cual no deseamos o queremos volver a cargar, presionamos el botón de Eliminar Información y nos mostrara la Figura 26 corroborando que sea correcto el registro a eliminar y luego nos muestra la Figura 27 en el que nos informa q fueron eliminados correctamente. Figura 26: Eliminar Figura 27: Información Nota: Si la ficha ya fue asignada a algún recibo o el Edo_Ficha ya fue seleccionado, este registro no se podrá eliminar, tendrá que desvincular la ficha, deja el Total Zeus en cero.