INDICE. MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI

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2 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 1 Contenido Porque nace el SIGEFAC? 4 Novedades y Alcances 4 Distribución del sistema para los proyectos 4 Accediendo al Sistema 5 Área de trabajo 5 Escritorio 6 Módulo de Facturación y Cobro 8 Factura Proforma 8 Creando una nueva factura proforma 8 Creando una nueva factura proforma 8 Encabezado 9 Tipos de Creación de Proforma 9 Impresión de proformas 12 Navegando en el Listado de proformas 12 Creando una nueva factura 14 Encabezado 14 Tipos de Creación de Factura 15 Impresión de Facturas 17 Navegando en el Listado de Facturas 17 Facturas Canceladas 17 Facturas Pendientes 18 Plazo de Cobro de Facturas 18 Estados Gestión de una Factura 19 Gestión de Cobro 19 Crear una nueva gestión 20 Navegador de Gestiones Realizadas 21 Módulo de Recibos 22 Generar un recibo para una Factura 22 Módulo de Remisiones 23 Módulo de Reportes 24 Catálogo de Productos y Servicios 24 Módulo de Clientes y Contactos 25 INDICE

3 2 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Sistema para la Gestión de Facturación y Cobro Sistema para la Gestión de facturación y cobro Porque nace el SIGEFAC? El Sistema para la Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC), nace como herramienta de FUNDEVI hacia sus proyectos, para la adecuada administración de las cuentas por cobrar, brindando agilidad, transparencia y control en los procesos, fortaleciendo así la relación entre el proyecto, sus clientes y la Fundación. Novedades y Alcances El SIGEFAC es una herramienta que busca dar a los usuarios lo último en tecnología implementando las siguientes características: Seguridad: El sistema ofrece distintos métodos para garantizar la seguridad de la información, tales como: Certificado SSL para encriptación de datos, esto para asegurar que ningún agente externo pueda acceder los datos Código QR para garantizar la validez de las impresiones, consiste en un código especial que se imprimirá en cada documento del sistema, y contiene información importante del documento. Además de esto el sistema, gracias a su tipo de programación, ofrece gran robustez, y trazabilidad al proceso, siendo toda una herramienta integral para el manejo de las cuentas por cobrar. documentos, con la total seguridad que sólo las personas autorizadas podrán acceder a dicha información. FUNDEVI Proyecto A Proyecto B Figura 1. Estructura de Base de Datos del Sistema. Accediendo al Sistema Para acceder al sistema podemos hacerlo desde cualquier computador o aparato con acceso a internet, por ejemplo celulares, PDA, etc., ingresando a la dirección en el portal de Gestión de Servicios->Sistema de Facturación y Cobro, o bien directamente a la dirección web ac.cr/sigefac. Una vez ingresado veremos la ventana de acceso (Figura 2) donde podremos ingresar nuestro correo electrónico y contraseña. Distribución del sistema para los proyectos El SIGEFAC está pensado de forma especial para FUNDEVI y sus proyectos, por lo que administra los datos de acuerdo a esta distribución, como vemos en la figura 1, que simula la base de datos del sistema, FUNDEVI funcionará como un ente supervisor del proceso, sin embargo cada proyecto cuenta con total autonomía, es decir, cada proyecto podrá contar con usuarios Administradores, Facturadores, Supervisores, etc., y cada proyecto podrá administrar solo sus facturas, recibos y demás Figura 2. Ventana de Acceso Nota: El usuario y contraseña deberán ser asignados por el encargado en FUNDEVI

4 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 3 Área de trabajo El área de trabajo del SIGEFAC está diseñada para aprovechar al máximo las pantallas y resoluciones utilizadas actualmente de 1280 x 800 píxeles, sin embargo puede adaptarse a resoluciones menores, como por ejemplo 1024 x 760 pixeles y otras. Como podemos ver en la Figura 3, existen varios apartados importantes: 1.El Nombre de Usuario: Nombre del usuario que está en el sistema y la opción para finalizar la sesión iniciada. 2.Menú principal: Menú que nos permite navegar en los módulos principales del sistema. 3.Submenú: Conjunto de opciones y herramientas que permite cada Módulo. Figura 3. Área de Trabajo y sus características Si por algún razón el tamaño de letra no se ajusta a sus necesidades, puede adaptar el tamaño de la imagen, haciéndola más cómoda para usted, para esto solo debe mantener pulsada la tecla Control Ctrl en su teclado y mover el Scroll del Mouse, o bien utilizar las combinaciones Ctrl + y Ctrl para dar un mayor confort al momento de trabajar. Escritorio El escritorio (Figura 4) es un área donde tendremos accesos rápidos a las funciones más comunes del sistema, todas las opciones que aparecen en el escritorio pueden ser accedidas desde el Menú principal (Figura 3, punto 2). Figura 4. Escritorio

5 4 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Proceso de Gestión de Facturación y Cobro PROCESO DE Gestión de Facturación y Cobro El departamento de Facturación y Cobro en busca de alcanzar los más altos estándares ha definido el siguiente proceso operativo: Figura 5. Esquema de Proceso de Facturación y Cobro Este proceso nos muestra el camino de los documentos y de una forma esquemática el proceso que se debe seguir para realizar una gestión de cuentas exitosa. A partir de este momento se introducirá a cada módulo del sistema abarcando los puntos más importantes para la realización correcta del proceso. Módulo de Facturación y Cobro Este módulo se encarga de la administración de la facturación partiendo desde la creación de la factura proforma o bien desde la factura, con funciones como Crear, Enviar a FUNDEVI, Gestionar, Cancelar, e Imprimir. Factura Proforma Creando una nueva factura proforma Al dar clic en la opción del menú Proformas veremos la Figura 6, que muestra la opción de Crear Proforma, damos clic en este botón. En la figura 7, se puede observar el módulo principal de las facturas proforma. AGREGANDO una nueva factura proforma Al dar clic en la opción del menú Agregar Proforma (Figura 7), una vez adentro podremos ver la vista de creación de proformas, esta vista de creación se divide en 3 partes: Encabezado En el encabezado (Figura 8) encontraremos los datos esenciales de la Proforma. El campo Facturador aparece automáticamente según el usuario y la fecha será cargada con la fecha del servidor del sistema, esto quiere decir que no se podrán alterar fechas aun cuando en la computadora del usuario exista otra, para mayor seguridad. Primero seleccionamos el proyecto al cual vamos a cargar la proforma, seleccionando el código del proyecto aparecerá el nombre automáticamente. Note que solo aparecen los proyectos a los que usted tiene acceso para facturar. El sistema cargará el consecutivo correspondiente a este documento. A continuación debemos seleccionar el Tipo de Cliente: Crédito / Contado. Según nuestra elección la pantalla cambiara para ajustarse a su elección. Ahora se debe seleccionar el cliente (vea Catálogo de Clientes), y automáticamente el sistema cargará la cédula jurídica e información del cliente (Ver figura 8). Tipos de Creación de Proforma- Detalle Permite escribir manualmente línea por línea las cantidades, descripciones y precios unitarios de cada producto (Ver figura 10: Vista por detalle). Vista por Catálogo Permite agregar línea por línea los productos, pero seleccionándolos del catálogo de productos del proyecto, el sistema automáticamente cargará los datos de precio e impuestos del

6 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 5 Figura 6. Proformas Figura 7. Módulo de Proformas Figura 8. Encabezado

7 6 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Figura 9. Tipos de Creación de Proforma Figura 10. Vista por detalle producto según fueron definidos. Para agregar productos vea la Sección Catálogo de Productos de este manual (Ver figura 11: Vista por Catálogo). Figura 11. Vista por Catálogo

8 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 7 Figura 12. Vista por Servicios Servicio Permite agregar un descripción completa y detallada con un formato de texto enriquecido (viñetas, tipos de letra, estilos de párrafo) de un servicio brindado. También se incluye en el catálogo de productos y servicios la opción de agregar plantillas de servicios utilizados con frecuencia para mayor facilidad. Nota: El tipo de vista de creación debe ser siempre lo primero en definir y seleccionar, pues toda la estructura cambia en el momen- to de elegir entre los tipos de vista (Figura 9), ya que los datos que haya introducido se perderán si cambia de tipo de vista antes de guardar. Una vez guardada la proforma aparecerá el resumen de Vista Rápida (Figura 19), desde donde podremos, según nuestros permisos, generar una factura, anular, imprimir, reimprimir, gestionar, verificar la bitácora o bien exportar la proforma a distintos formatos XLS, DOC, PDF, para utilizarla como herramienta. Figura 19. Opciones de Vista Rápida

9 8 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Impresión de proformas Para imprimir una proforma se debe dar clic en el botón y aparecerá la vista preli- minar, ahora podremos imprimirla presionando el botón Imprimir en la parte inferior, solo desde esta opción aparecerá el código de seguridad. Nota: La impresión solo se puede realizar una única vez. Luego de esto se pueden realizar reimpresiones, que estarán debidamente especificadas como tales. Navegando en el Listado de proformas Proformas pendientes En el listado de Proformas Pendientes (Figura 20) podremos consultar en las proformas que no se han finalizado, esta opción se encuentra en el módulo de Proformas tal como lo muestra la figura 6 y 7. Figura 20. Ingreso a Proformas Pendientes En el podemos ver la información de cada proforma ingresando en el icono: Vista Rápida. Figura 21. Listado de proformas pendientes Búsqueda Rápida proformas Es importante destacar el Módulo de Búsqueda (Figura 22) se encuentra en el mòdulo de pro- formas, que se encuentra a la esquina superior derecha de la página seleccionada de proformas (pendientes, procesadas o anuladas). Figura 22. Módulo de Búsqueda Rápida Este módulo permite seleccionar una columna del navegador y realizar la búsqueda de un campo similar al texto escrito.

10 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 9 Proformas procesadas En el listado de proformas procesadas (Figura 23) podremos navegar en las proformas que ya ha concluido el proceso y trámite. Figura 22. Módulo de Búsqueda Rápida Figura 23. Búsqueda proformas procesadas Creando una nueva factura Al dar clic en la opción del menú Facturas, veremos la Figura 24, que muestra la opción de Agregar, damos clic en este botón. Figura 24. Menú de Facturas Una vez adentro podremos ver la Vista de Creación de Facturas, esta vista de creación se divide en 3 partes:

11 10 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Encabezado En el encabezado (Figura 25) encontraremos los datos esenciales de la factura. El espacio de Facturador aparece automáticamente según el usuario y la fecha será cargada automáticamente según la fecha del servidor principal, esto quiere decir que no se podrán alterar fechas, aún cuando en la computadora del usuario exista una distinta, esto para mayor seguridad. Primero seleccionamos el proyecto al cual vamos a cargar la factura, seleccionando el código aparecerá el nombre respectivo. Note que solo aparecen los proyectos a los que usted tiene acceso para facturar. El sistema cargará el consecutivo correspondiente a este documento. A continuación debemos seleccionar el Tipo de Cliente (Crédito / Contado). Según nuestra elección de cliente la pantalla cambiará para ajustarse al tipo de cliente. Ahora se debe seleccionar el cliente (vea Catálogo de Clientes. Pág. 26) y automáticamente el sistema cargará la cédula jurídica e información del cliente. Figura 25. Encabezado Tipos de Creación de Factura Detallado Figura 26. Tipos de Vista Permite escribir manualmente línea por línea las cantidades, descripciones y precios unitarios de cada producto (ver figura 27). Vista por Catálogo Permite agregar línea por línea los productos, seleccionándolos del catálogo de productos del proyecto, el sistema automáticamente cargará los datos de precio e impuestos del producto según fueron definidos. Para agregar productos vea la Sección Catálogo de Productos de este manual (ver figura 28). Servicio Permite agregar una descripción completa y detallada con un formato de texto enriqueci-

12 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 11 Figura 27. Vista de factura por detalle Figura 28. Vista de factura por Catálogo do (viñetas, tipos de letra, estilos de párrafo) de un servicio brindado. También se incluye en el catálogo de productos y servicios la opción de agregar plantillas de servicios utilizados con frecuencia para mayor facilidad. Figura 29. Vista por Servicios

13 12 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Nota: El tipo de vista de creación (detalle, servicio o catálogo) debe ser siempre lo primero que se elija, pues toda la estructura de la pantalla y de la factura cambia en el momento de seleccionarla, por lo que los datos que haya introducido en los campos se perderán si cambia de tipo antes de guardar. Una vez guardada la factura aparecerá el resumen de Vista Rápida (Figura 30), desde donde podremos, según nuestros permisos, imprimir, reimprimir, enviar a FUNDEVI, o bien exportar la factura a distintos formatos XLS, DOC, PDF, para utilizarla como herramienta. Figura 30. Opciones de Vista Rápida Impresión de Facturas Para imprimir una factura se debe dar clic en el botón y aparecerá la vista prelimi- nar, ahora podremos imprimir la presionando el botón Imprimir en la parte inferior, solo en este momento aparecerá el código de seguridad. Nota: La impresión solo se puede realizar una única vez. Luego de esto se pueden realizar reimpresiones, que estarán debidamente especificadas como tales. Navegando en el Listado de Facturas Facturas Canceladas En el menú de facturas expuesto en la figura 24 de este manual, es posible observar las posibilidades de listado de facturas (Pendientes, Canceladas, Anuladas), en este caso se debe seleccionar el botón canceladas (Figura 31) y podremos consultar las facturas finalizadas. En la página principal de Facturas Canceladas (figura 31), podrá realizar: Figura 31. Listado de Facturas Canceladas

14 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Consultar directamente una factura, seleccionándola por su número en la primera columna a mano izquierda. 2. Consultar las facturas según el plazo de cobro establecido. 3. Realizar una búsqueda personalizada de una factura especifica mediante la barra de búsqueda, ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla Facturas Pendientes En el listado de facturas pendientes (Figura 32) podremos consultar las facturas que estén en proceso de cobro. Figura 32. Listado de Facturas Pendientes Recuerde que en el módulo de Facturas Pendientes, puede realizar las mismas acciones que en el módulo de Facturas Canceladas, explicadas en la figura 31. Plazo de Cobro de Facturas De acuerdo al tiempo de retraso en el pago de una factura el color de la columna plazo varia de la siguiente forma: Tiempo No Vencidas 1-15 días días Más de 30 días Indicador Estados Gestión de una Factura Una factura puede tener 3 estados de gestión, estos son: Gestión en Proyecto: En este caso el proyecto es quien se encarga de la gestión de cobro de la factura. Gestión por FUNDEVI: En este caso los encargados del proceso de gestión de facturación y cobro de FUNDEVI se encargarán de las gestiones necesarias para el cobro de dicha factura. Solicitud de Anulación: En caso de que la factura se haya creado con errores o por alguna razón se necesite su anulación se puede crear una solicitud de anulación a FUN- DEVI, donde el encargado con los permisos adecuados podrá completar la petición. Para cambiar o consultar estos estados puede hacerlo seleccionando la factura de su interés. Nota: Para la anulación de la factura es requisito presentar las impresiones de las facturas en el caso que existan.

15 14 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Gestión de Cobro La gestión de cobro consiste en el proceso de contacto con los clientes, por distintos medios, para lograr el pago de la deuda. Para ingresar debe hacerlo desde la factura correspondiente, ingresando al botón que muestra la figura 34. Figura 34. Ingreso a las Gestiones de Cobro. Crear una nueva gestión Después de ingresar a las gestiones de una factura (figura 34), usted estará en el módulo principal de gestiones de cobro, para crear una nueva gestión seleccione el botón Agregar Gestión (figura 35), y complete el resultado de la gestión y agregue una descripción del mismo si lo considera necesario (figura 36). Al dar clic sobre el icono al lado del espacio de factura y cliente, se desplegará automáticamente toda la información del mismo. Esto como parte del expediente digital que se crea con cada factura. Automáticamente el sistema nos brindará la hora de inicio de la gestión, así como la fecha. Podremos elegir el Resultado de la Gestión, así como la información del contacto con el que se tuvo la gestión y luego una Descripción de la Gestión. Si se desea se puede incluir una fecha de siguiente gestión y la hora, para que el sistema por medio de un recordatorio nos informe el momento de la siguiente gestión. Figura 35. Nueva Gestión de una Factura.

16 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 15 En caso que la gestión genere un número de oficio, este se debe indicar en las observaciones Figura 36. Trámite Gestión de una Factura. Navegador de Gestiones Realizadas En el Navegador de Gestiones (Figura 35) podremos ver todas las gestiones realizadas a una factura específica. Figura 37. Navegador de Gestiones. Debemos recordar que todos los módulos de navegación comparten las opciones de búsqueda, ordenamiento y selección. Módulo de Recibos Para generar un pago para una factura debemos dar un clic en el botón:. Solo se puede generar un recibo si se relaciona con una (o varias) facturas. Generar un recibo para una Factura Al generar un pago (Figura 36) podremos ver el saldo de la factura, y verificar cuantos abonos se han realizado. Además podemos crear recibos en Dólares para una factura en Colo-

17 16 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI nes, y viceversa, para esto incluimos el monto en la moneda recibida, y cuanto (de la moneda de la factura) cancela con este monto, el sistema calculará el tipo de cambio recibido. Figura 38. Generando un recibo

18 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 17 Módulo de Remisiones Una remisión consiste en un conjunto de recibos que son seleccionados y enviados a FUNDEVI junto con el dinero recaudado en estos. Figura 39. Módulo de Remisiones En la Figura 39, es posible observar: 1 El acceso al módulo de remisiones en el menú principal del sistema (Figura 3) 2 Las opción de de remisiones que desee consultar (Pendientes, Finalizadas y Anuladas), además en la opción Agregar podrá crear una nueva remisión 3 El detalle de la lista seleccionada en el punto 2. Creando una Remisión Al dar click en la opción Agregar, en el módulo principal de las remisiones usted podrá iniciar con la creación de una nueva remisión en la pantalla que muestra la figura 40. Figura 40. Creando una Remisión. Paso 1

19 18 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Después de seleccionar el número de proyecto de la remisión, el tipo de remisión, la moneda y el tipo de selección, dé click en Siguiente para continuar el proceso, como lo muestra la figura 41. Figura 41. Creando una Remisión. Paso 2 Para completar la remisión usted debe: 1 Revisar la información del encabezado. 2 Seleccionar los recibos que va a contener la remisión de fondos 3 En las Notas debe aparecer la información importante para la remisión. Es importante incorporar los números de oficio de envío a FUNDEVI. 4 Dar click en el botón GRABAR Módulos de Reportes Los módulos de reportes permiten ver toda la información de las proformas, facturas, recibosy remisiones del proyecto. Este reporte puede ser exportado a excel para el uso de dicha información. Para ingresar a este módulo usted debe ubicarse en la opción del menú que necesite (Proformas, Facturas, Recibos y Remisiones) y elegir en el submenú la opción Reportes. Como puede observar en la Figura 42, usted puede realizar su reporte de proformas, facturas, recibos o remisiones utilizando criterios como: el número de proforma, el nombre de cliente o empresa, por periodos de fechas, por el proyecto o el tipo de proforma, la moneda o incluso el estado. Después de elegir la forma de búsqueda, debe darle click al botón SIGUIEN- TE, después de ello, usted podrá consultar la información requerida en el sistema o incluso exportarla a Excel si es necesario. Catálogo de Productos y Servicios El SIGEFAC ofrece a los proyectos el poder llevar un catálogo de productos y servicios personal para agilizar la confección de facturas. Desde el módulo de Catálogo se podrá gestionar, editar y agregar nuevos productos o servicios. En el navegador de Productos (figura 43) podremos ver los productos, su precio según la moneda, y su estado (Activado/Desactivado).

20 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 19 Figura 42. Módulo de reportes de proformas Figura 43. Navegador de Productos y Servicios. Al Agregar un Producto (Figura 44) nuevo podremos definir el precio, y la moneda por defecto del producto. Es importante que, si la factura se realiza en colones, y el producto está guardado en dólares, el sistema realizará la conversión con el tipo de cambio del día en que se realice la factura. Figura 44. Agregar un nuevo Producto o Servicio.

21 20 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI Módulo de Clientes y Contactos Una parte muy importante del sistema es el manejo de clientes físicos y jurídicos. Toda factura en el sistema debe ser relacionada con un cliente ya existente en la base de datos. Para gestionar clientes debemos ir al módulo Clientes en el menú principal. La información que podemos obtener de un cliente es muy amplia (Figura 46). Es importante recordar que al ingresar un cliente debe contener toda la información solicitada por el modulo de clientes, para proceder con la acreditación. Esto lo puede hacer dando click a la opción AÑADIR NUEVO CLIENTE ubicado en la parte superior derecha del módulo de clientes. (Ver figura 45). Figura 45. Módulo de clientes Figura 46. Información de Clientes

22 MANUAL DE USO Sistema de Gestión de Facturación y Cobro (SIGEFAC) FUNDEVI 21 Además de la información general y de ubicación, podemos obtener el resumen de facturas, el resumen de pagos, todos los contactos de la empresa, y sus distintos sub-departamentos. Esperamos que el presente Manual Introductorio sea útil para descubrir las facilidades y herramientas que ofrece el SIGEFAC y sus ventajas como apoyo en el proceso de Facturación y Cobro. Con cada actualización del sistema se estarán incluyendo nuevas versiones del manual a disposición del usuario. Para cualquier consulta o información puede enviar un correo a: Matilde Hidalgo matilde.hidalgo@ucr.ac.cr Marlene Vanessa Solano marlene.solano@ucr.ac.cr Rafael Segura rafael.segura. c@ucr.ac.cr