GENERACIÓN NOMINA DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR EN NODUM - SINFONIA

Transcripción

1 GENERACIÓN NOMINA DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR EN NODUM - SINFONIA SUBSISTEMA MISIONAL SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL INTEGRADO DE AFILIADOS -SINFONIA- Bogotá D.C.

2 CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN Hojas Modificadas Fecha modificación DD MM AAAA DISTRIBUIDO A DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES Documento Nuevo CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISION OBSERVACIONES 2

3 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO 4 ALCANCE 4 MARCO LEGAL 4 AUTORIZACIONES 4 GENERALIDADES 5 1 GENERACION DE NOMINA COLOMBIA MAYOR ACTIVIDAD 1: GENERACIÓN REPORTE DE ACTIVOS Y SUSPENDIDOS COLOMBIA MAYOR COLOMBIA MAYOR INDIGENA ACTIVIDAD 2: CARGUE DE EXCLUSIONES ACTIVIDAD 3: EJECUCIÓN DE NÓMINA ACTIVIDAD 4: GENERACIÓN DE REPORTES DE NÓMINA ACTIVIDAD 5: ELIMINAR NÓMINA ANTERIOR ACTIVIDAD 6: CIERRE DE NÓMINA 12 3

4 OBJETIVO Indicar el manejo de la Nómina en el Sistema de Información Nacional Integrado de Afiliados SINFONIA, detallando cada una de las actividades realizadas para que sirva de fuente permanente de información y orientación. Detallar la forma de cargar en SINFONIA la provisión de nómina del Programa Colombia Mayor Describir el procedimiento para la liquidación definitiva de la nómina. ALCANCE Este instructivo inicia con la generación de la nómina del Colombia Mayor - Programa de Solidaridad con el Adulto Mayor y culmina con su liquidación definitiva. MARCO LEGAL Contrato de encargo fiduciario No de 2012 AUTORIZACIONES AUTORIZACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO MEMORANDO /Dic/2012 OFICIALIZACIÓN CCM OP 16 4

5 NÓMINA DEL PROGRAMA COLOMBIA MAYOR GENERALIDADES En la Nomina del Sistema de Información Nacional de Afiliados SINFONIA se genera la liquidación de subsidios de los beneficiarios que se encuentran en los programas financiados con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional. Mensualmente, se realiza la provisión de la nómina, en esta actividad el sistema genera un asiento contable de liquidacion con el fin de que la Direccion de Contabilidad y Costos tenga la provisión de los recursos para cada ciclo. La provisión la realiza el Coordinador de Producción del programa Colombia Mayor, el último día habil del mes siempre que durante ese mes no se procese nómina, en consecuencia, si durante el mes se procesa nómina, la provisión se debe realizar el día en el que se inicia el procesamiento de la nómina. Antes de realizar la liquidacion definitiva es necesario: Las regionales deberán hacer la inclusión de todo tipo de novedades que se puedan presentar en el programa Colombia Mayor, antes de que se genere el cierre del sistema para aplicar novedades. La Dirección Administrativa y Financiera deberá haber realizado el cierre de la nómina anterior y el cargue de las devoluciones respectivas, proceso con base en el cual el sistema hace las validaciones requeridas para generar las suspensiones por no cobro. Ingresar al programa: NAVEGADOR NODUM. Todo usuario que desee ingresar a cualquier aplicación Nodum debe registrar su clave de acceso al sistema. Esta clave es suministrada por el administrador del sistema NODUM. Nota. Sí la aplicación no se encuentra instalada en el equipo, se debe acceder a través del portal Web del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, Ir a la parte de Vinculos de Interes y luego seleccione SINFONIA. 5

6 1 GENERACION DE NOMINA COLOMBIA MAYOR 1.1 ACTIVIDAD 1: GENERACIÓN REPORTE DE ACTIVOS Y SUSPENDIDOS COLOMBIA MAYOR Y COLOMBIA MAYOR INDIGENA Responsable: Coordinador de Producción COLOMBIA MAYOR y/o Analista de Producción COLOMBIA MAYOR Seleccione la carpeta 01.Subsistema Misional, posteriormente seleccione el formulario REPORTES PPSAM. Una vez selecionado el formulario, este aparecera en pantalla y en el debe diligenciar los siguientes campos: Reporte: Dé click sobre el filtro y seleccione la opción 2 Activos y Suspendidos Colombia Mayor ó Colombia Mayor Indigena según sea el caso. Archivo: Se le asigna la ruta, la cual debe ser preferiblemente a un disco local, sin espacios, seguido por la extensión TXT. Finalmente dé click en el botón GENERAR. 1.2 ACTIVIDAD 2: CARGUE DE EXCLUSIONES Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción Colombia Mayor Seleccione la carpeta 01.Subsistema Misional y seleccione la carpeta 04 Nómina. Dé doble click sobre la carpeta 04.3 Liquidación Completa e inmediatamente aparecerá desglosada la siguiente información: Seleccione dando doble click en el formulario DATOS NÓMINA COMPLETA, click en el botón NUEVO y se mostrara el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: 6

7 Nuevo Programa: Dé click derecho ó F9 para ver las opciones existentes como valor del campo (para el presente caso es Colombia Mayor). Fecha Desde: Diligencie en formato DD/MM/AAAA (se puede hacer la selección de la fecha, del calendario que se despliega al presionar click derecho en el campo) el primer día del primer mes y año que se va a programar (como por ejemplo nómina noviembre y diciembre de 2011, 01/11/2011 ). Fecha Hasta: Diligencie en formato DD/MM/AAAA (se puede hacer la selección de la fecha, del calendario que se despliega al presionar click derecho en el campo) el último día del último mes y año que se va a programar (para el presente caso es = 31/12/2011 lo anterior, porque el ejemplo de la nómina a programar es de noviembre a diciembre de 2011). Fecha Certificado de Registraduria: Diligencie en formato DD/MM/AAAA (se puede hacer la selección de la fecha, del calendario que se despliega al presionar click derecho en el campo) el primer día del mes y año desde donde es vigente la fecha de expedición del Certificado de la Registraduria (para el presente caso es = 01/08/2011 lo anterior, porque la nómina se va programar en noviembre de 2011, y la vigencia es de 3 meses En otros casos normales de programación de nómina se debería tener en cuenta la fecha dispuesta en el cronograma de Producción). Tipo Ente: Diligencie el tipo de ente que se va a programar (se puede hacer la selección del valor, presionando click derecho en el campo) - (para el presente caso es = MUNICIPIO ). Numero Nomina / Numero Cargue: Son automáticos, lo importante en este punto es tomar nota de los valores que son asignados por el sistema, debido a que en las actividades 2 y 4 van a ser requeridos. Nombre Archivo: Se debe hacer la selección del archivo que contiene las exclusiones que se van a aplicar a la nómina (la selección del archivo se efectúa presionando click derecho en el campo y 7

8 escogiendo la ruta. El archivo debe tener extensión xls, debe contar con una sola hoja y una sola columna sin títulos, el contenido de dicha columna es los números de cédula a excluir. No debe ir más información), y debe guardarse en formato Excel Después de seleccionado el archivo se desplegará en la grilla que se muestra a continuación la relación de las personas a excluir: Después de que en la imagen anterior sea posible visualizar el listado de personas que fueron excluidas, dé click en ACEPTAR. 1.3 ACTIVIDAD 3: EJECUCIÓN DE NÓMINA Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción Colombia Mayor Dé doble click sobre la carpeta 04.3 Liquidación Completa e inmediatamente aparecerá desglosada la siguiente información: Seleccione dando doble click en el formulario EJECUCIÓN NÓMINA y aparecerá lo siguiente: 8

9 Seleccione la herramienta Nuevo en la parte superior de la ventana Numero del Cargue: Diligencie el valor correspondiente al número del cargue, el cual fue asignado de forma automática por el sistema en el paso anterior. Confirmar?: Se debe hacer la selección de la letra S. Es preciso anotar que una vez se hace la selección de este valor se da inicio al procesamiento de la nómina. Observación: No se diligencia. Nota. Una vez finaliza el proceso aparece una ventana que dice proceso finalizado. Por tanto se cierra la ventana (la del mensaje) y posteriormente el formulario (EN NINGÚN MOMENTO DEL PROCESO SE DEBE PRESIONAR ACEPTAR). En este proceso, el sistema valida que: 1. Se programen beneficiarios del programa Colombia Mayor que correspondan a la nómina que se ordeno procesar (directos, indigenas y/o CBA). 2. Los beneficiarios programados se encuentren en estado activo, es decir que todo registro que reporte como suspendido o cancelado no se procese. 3. Los beneficiarios a los cuales se les pague a través de Tesorería tengan certificado de cédula vigente, cargado con base en la respuesta del CDA. Esto aplica tambien para la nómina de CBA. 4. No se incluyan en la nómina beneficiarios de un programa diferente al que corresponde la nómina (directo, indigena, CBA, PSAP). 5. La cantidad de subsidios, el valor y beneficiarios programados sean los mismos en los 3 archivos de salida generados posterior a la ejecución de nómina. 6. El númer de beneficiarios programados no exceda el total de cupos asignados a cada proyecto. 7. El valor del subsidio programado para cada beneficiario no exceda el valor asignado al ente ejecutor. 8. No se queden beneficiarios sin programar que cumplan requisitos. 9. El valor programado por proyecto no exceda el presupuesto asignado al mismo. 9

10 10. Se programen los periodos pendientes a cada beneficiario, incluyendo los meses retroactivos. 11. No se programen periodos que ya fueron efectivamente pagados o de nóminas que no se encuentran cerradas. 12. No se programe menos de dos periodos por beneficiario. 13. Se les programe retroactivo a los beneficiarios que fueron reactivados y que cumplen requisitos. 14. No existan programaciones de vigencias expiradas. 15. No existan programaciones de vigencias anteriores con recursos de la vigencia actual. 16. Los peridos programados sean posteriores a la fecha del último ingreso. 17. Los periodos programados de tipo nuevo no hayan sido programados en nóminas anteriores No se programen beneficiarios de CBA cuyo convenio no se encuentre debidamente aprobado (legalizado y perfeccionado) por la Oficina Jurídica. 1.4 ACTIVIDAD 4: GENERACIÓN DE REPORTES DE NÓMINA Responsable: Coordinador de producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción Colombia Mayor Dé doble click sobre la carpeta 01 Subsistema Misional e inmediatamente aparecerá desglosada la siguiente información: Seleccione dando doble click en el formulario REPORTES Colombia Mayor se mostrará el formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Reporte: Seleccione el informe a exportar. Nómina: Diligencie el valor correspondiente al número de la nómina, el cual fue asignado de forma automática por el sistema en el numeral 2.1 Archivo: Seleccione la ruta y la asignación del nombre para el archivo que se vaya a generar (La ruta seleccionada debe ser principal, es decir, debe ser la raíz de una unidad y no en subcarpetas. El nombre del archivo que se asigne no debe contener espacios ni caracteres especiales y debe estar seguido por la extensión txt). Nota: Los archivos que se descargan para realizar el análisis de la nómina son Plano Nómina, Detalle Nómina y Consolidado Nómina, para cada una de las nóminas que se hayan generado. 10

11 Posteriormente dé click en Generar. Una vez se inicia el proceso de generación del archivo se despliega una ventana a la cual se puede acceder a través de la barra de tareas del escritorio del Windows. El proceso de generación de exportación del informe finaliza cuando en la siguiente ventana aparece el mensaje presione una tecla para continuar 1.5 ACTIVIDAD 5: ELIMINAR NÓMINA ANTERIOR Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de producción Colombia Mayor Cuando la nómina es procesada por primera vez no se debe hacer este paso. Este paso aplica para los casos en que se corrió el proceso y es necesario realizar ajustes y volver a procesar. Dé doble click sobre la carpeta 04.3 Liquidación Completa e inmediatamente aparecerá desglosada la siguiente información: Seleccione dando doble click en el formulario ELIMINAR NÓMINA, se mostrará el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: Para iniciar el proceso se debe dar click en el botón Nuevo. 11

12 Nuevo Numero de Cargue: Se debe diligenciar el código asignado en el cargue del proceso de la nómina. Confirma: Se debe seleccionar la letra S. Es preciso anotar, que una vez se ha realizado la selección de la letra S se inicia el proceso de eliminación de la nómina. Publico?: Para que sea posible la eliminación de la nómina, este campo debe tener el valor S (Este campo es automático); para los casos en que aparezca como valor la letra N se debe hacer la solicitud a la Dirección de Tecnología para que actualice el valor y de esta forma se pueda hacer la eliminación de la nómina. Observación: No se diligencia. Una vez finaliza el proceso aparece una ventana que dice proceso finalizado. Posteriormente se cierra la ventana del mensaje y el formulario (EN NINGÚN MOMENTO DEL PROCESO SE DEBE PRESIONAR ACEPTAR). 1.6 ACTIVIDAD 6: CIERRE DE NÓMINA Responsable: Coordinador de Producción Colombia Mayor y/o Analista de Producción Colombia Mayor Finalizado el proceso de validación, revisión y analisis de la nómina, y posterior a la aprobación de la misma por parte de la auditoria del Ministerio (JAHV Mc Gregor), se debe realizar el cierre de la nómina. Ingrese a la carpeta 04 Nómina, elija el folder 04.3 Liquidación Completa Colombia Mayor, por último seleccione el formulario CIERRE PROCESAMIENTO DE NOMINA Colombia Mayor. Se desplegará el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: 12

13 Número de Nomina: Dé Click en el filtro y seleccione el número de la nómina que desea cerrar. Procesar?: Dé Click en el filtro y seleccione la opción S (si) Para finalizar el cierre de la nómina dé click en el botón Aceptar. 13

14 2 DIAGRAMA DE FLUJO 14