MANUAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ALPACEL

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José María Gil Zúñiga
hace 7 años
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1 1 MANUAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ALPACEL Actualizado octubre 2013.

2 2 PASO1 Captura de datos para ATI en SPOS

3 5 TITULO: SPOS FRANQUICIAS CFDI PRE FACTURACIÓN EN LA APLICACIÓN ADMINISTRATIVA. En la aplicación Administrativa se puede efectuar el proceso de Pre Facturación de una manera directa, aplicado a uno varios tickets emitidos hasta 3 días antes. Para esto ingrese a la aplicación administrativa de la siguiente manera: El sistema mostrará la ventana en donde se identifican los diferentes campos: Referencia, Sub Total, Descuento, Total Neto, IVA, Gran Total y los Datos Fiscales del Cliente. 1. Para ingresar al sistema es necesario identifique y seleccione dando doble click en el icono con el nombre SPOS, que se encuentra en el escritorio de Windows Capture en los recuadros de validación su nombre de Usuario y su Contraseña, por seguridad verifique la Fecha de Operación. 6. Continúe dando click en el botón Iniciar, que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de pre facturación. 6 Ahora el sistema mostrara la ventana principal de la aplicación Administrativa. 3. Continúe dando click en la opción Valores que se encuentra en el menú principal. Se mostrarán los diferentes botones de operación para la administración de este módulo, en el lado izquierdo de la ventana El sistema, de manera automática, habilitará el cuadro de referencia, para que escanee el código de barras correspondiente a cada uno de los tickets a facturar. 8. También se habilitará el cuadro de RFC, en donde podrá realizar la captura del registro del cliente y al término, el sistema mostrará los datos de nuestro cliente a facturar, o bien haga click en botón Búsqueda Al seleccionar el botón de Búsqueda, el sistema mostrará la ventana de Clientes, en donde podrá seleccionar el cliente requerido; puede utilizar los filtros que se encuentran debajo de los encabezados de RFC, Razón Social y Teléfono Seleccione la opción Pre Facturación, ahora el sistema mostrará la ventana Pre Facturas en Espera. 5. Haga click en el botón Nueva Pre Factura, para llevar a cabo la pre facturación de uno o varios tickets en modo directo. 10. Al finalizar su búsqueda, haga click en el botón Aceptar para continuar con el proceso de facturación. 10 Nota: En caso de que nuestro cliente sea nuevo y requiera factura, será necesario capturar todos y cada uno de los datos solicitados para llevar a cabo el alta de nuestro cliente y efectuar la factura solicitada. Documento propiedad de Farmacias de Similares PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN DE Farmacias de Similares 5

4 6 TITULO: SPOS FRANQUICIAS CFDI Se mostrará la ventana de facturación con los datos del cliente elegido Si requiere Limpiar o Borrar los datos del cliente, en la elaboración de una factura podrá utilizar los botones de ayuda que se encuentran en el lado derecho de la ventana de facturación. 12. Una vez incluidos el o los tickets relacionados a esa factura, continúe dando click en el botón Generar. 12 A continuación el sistema mostrará un mensaje definiendo que: El Archivo ATI se genero correctamente en la ruta C:\FACTURACION 13. Continúe dando click en el botón Aceptar, para finalizar el proceso de pre facturación, en la Aplicación Administrativa. 13 Documento propiedad de Farmacias de Similares PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN DE Farmacias de Similares 6

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6 8 PASO2 Descarga de la factura electrónica

7 9 Factura de cliente: Al terminar de capturar los datos de la factura veremos un mensaje como el siguiente: Descargamos la factura si hacemos clic al botón SI, aparecerá la página de internet para guardar el PDF y el XML en la carpeta de facturación.

10 En caso de que nos salga un mensaje que diga: Error sistema saturado Hacemos lo siguiente: ERROR La factura la veremos en la ventana de Facturas pendientes por enviar, podemos dar doble clic a la

8 10 En caso de que nos salga un mensaje que diga: Error sistema saturado Hacemos lo siguiente: ERROR La factura la veremos en la ventana de Facturas pendientes por enviar, podemos dar doble clic a la factura y aparecerá la pantalla de descarga o esperamos 10 min la factura ya aparecerá en la ventana de reimpresión y al seleccionarla ya estará listo el botón de DESCARGAR para poder imprimirla al cliente o enviarla por correo electrónico.

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10 Facturas en general: Para descargar nuestras facturas electrónicas Hacemos lo siguiente: 1. En la aplicación administrativa en la opción de VALORES seleccionamos la opción PRE-FACTURACIÓN 12

11 2.- Ahora seleccionamos la opción del lado derecho que dice REIMPRESIÓN 13

12 Ahora podemos ver todas las facturas que se han realizado incluyendo las facturas globales (de la venta del día), las de cliente aparecen con el nombre y por la fecha podemos localizar la que necesitemos, ahora ya seleccionada seleccionamos la opción DESCARGAR

13 Ahora nos aparecerá una página de internet donde la podremos descargar. Ahora si podemos descargar los archivos PDF y XML que representan la factura electrónica. Y nos aparecerá una pantalla similar a esta:

14 Aquí podemos ver que al darle clic a los iconos bajo los letreros XML y PDF podemos descargar y guardarlos en c:/facturacion. 16

15 17 El PDF y el XML deben guardarse exclusivamente en la carpeta de DISCO LOCAL C: / FACTURACION

18 IMPORTANTE: En caso de que al SELECCIONAR la factura que queremos guardar el icono de DESCARGAR no aparezca, debemos Subir el ATI a la página de alpacel.

16 18 IMPORTANTE: En caso de que al SELECCIONAR la factura que queremos guardar el icono de DESCARGAR no aparezca, debemos Subir el ATI a la página de alpacel.com/facturación Electrónica y subir el ATI, si aparece algún error nos comunicaremos inmediatamente al departamento de sistemas ALPACEL. Todos los días debemos verificar que aparezca el botón descargar

19 DATOS IMPORTANTES: La factura del último día de cada mes se subirá de manera manual al terminar el cierre del día, entramos a la página de alpacel.

17 19 DATOS IMPORTANTES: La factura del último día de cada mes se subirá de manera manual al terminar el cierre del día, entramos a la página de alpacel.com/facturación electrónica y subimos el ATI del último día del mes La factura global se genera automáticamente cuando se hace el cierre en el SPOS. Ya no es necesario entrar a internet después del cierre, para subir la factura (este paso ya no se va a hacer)

18 20 Para la factura global lo único que hacemos es descargarla AL DIA SIGUIETE en el SPOS en la ventana de VALORES la opción de PRE-FACTURA y REIMPRIMIR. Esta factura la reconocemos porque está marcada con una palomita en la columna que dice GLOBAL Existen 3 tipos de facturas: F # FAC Global La factura de ventas del día + F# NCR Nota de crédito Factura de devoluciones de ticket - F # FAC Cliente Factura de cliente + = Venta total Todas las facturas se deben guardar en la carpeta de C:/facturación Si las facturas no se guardan en la carpeta indicada es responsabilidad del ENCARGADO DE FARMACIA si la información se llegara a borrar. Todos los días debemos verificar que la factura del día anterior tenga el botón descargar.

19 21 PASO3 Impresión del archivo XML en las impresoras de tickets

20 22 Factura de cliente: Ahora que ya tenemos los archivos en la computadora podemos enviárselos a nuestro cliente por correo o imprimirlos. Así que veamos cómo podemos imprimir la factura en nuestras impresoras de tickets. Demos doble click en la aplicación SAIV que se encuentra en el escritorio de nuestra computadora. Seleccionemos ventas y finalmente factura al cliente. Elijamos el xml que descargamos de la página web (el punto de venta debe estar cerrado de lo contrario no saldrá dicha impresión):

21 23 Si nuestro administrativo tiene una impresora de tickets conectada este será el último paso y nuestra factura estará impresa.

22 24 En caso de que nuestra computadora no tenga conectada una impresora de tickets: Tendremos que llevar los dos archivos que se encuentran en c:\facturacion\impresion a las maquinas que tienen las impresoras (cerrar el punto de venta de lo contrario no imprimirá) y dar click en el archivo que tiene engranes. Si no imprimiera llevemos los archivos a la siguiente cobradora y realicemos los mismos pasos (la maquina en la cual imprima será a la que siempre tendremos que llevar estos archivos para impresión).

23 25 Gracias

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