MANUAL DE USUARIO. Versión Small SISTEMA PARA GENERAR COMPROBANTES FISCALES DIGITALES POR INTERNET (CFDI)

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO Versión Small SISTEMA PARA GENERAR COMPROBANTES FISCALES DIGITALES POR INTERNET (CFDI)

2 Índice 1.- Descripción Características Principales del Sistema Requerimientos Requerimientos de hardware Requerimientos Solicitados por el Sistema Como usar el sistema EMICOFI-SMALL Instalación y Configuración del sistema Botones del sistema Catálogo de Productos Catálogos de clientes Catálogo de Comprobantes Elaboración de un documento Envió por correo de un comprobante II

3 Índice de figuras Figura 1. Extracción de los archivos... 6 Figura 2. Extracción de los archivos... 7 Figura 3. Contenido de la carpeta extraída... 7 Figura 4. Pantalla principal del sistema... 8 Figura 5. Datos Generales de la Empresa... 8 Figura 6. Certificados de la Empresa... 9 Figura 7. Folios de la Empresa Figura 8. Archivos de la Empresa Figura 9. Régimen Fiscal de la Empresa Figura 10. Correo Electrónico de Gmail de la Empresa Figura 11. Alta de Productos Figura 12. Alta de Clientes Figura 13. Catálogo de documentos Figura 14. Elaboración de un documento Figura 15. Selección de Clientes para la generación de documentos Figura 16. Selección de Productos para la Generación de Documentos Figura 17. Datos del documento Figura 18. Visualización del documento Figura 19. Envió de Correo III

4 DCSR 1.- Descripción Este manual es una guía de uso del sistema EMICOFI-SMALL para la Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. 1.1 Características Principales del Sistema Solución de facturación In House, la información no sale de sus oficinas. Generación del archivo XML V 3.2 conforme a los requerimientos del SAT. Asignación de folios internos y su validación para evitar duplicidad. Almacenamiento y consulta de CFDI s, permite el almacenamiento y consulta mediante visualizadores de los archivos XML y PDF s. Un formato estándar de factura impresa. Distribución de la factura por o impresoras. Genera reportes de diario de facturación Permite la emisión de pre-factura en caso de que no pueda sellar digitalmente en línea. Genera y administra sus propios catálogos si así se requiere de clientes y productos. Permite la emisión de múltiples tipos de documentos fiscales digitales como, Factura, Nota de crédito, Nota de cargo, Recibo de arrendamiento, Honorarios etc. Permite el re-envío de correos de los CFDI s 4

5 EMICOFISMALL-CFDI 2.- Requerimientos Antes de adquirir el sistema EMICOFI-SMALL el contribuyente debe contar con una serie de requisitos que se deben dar de alta en el sistema así como la PC en la cual se va a instalar el sistema, los cuales se enuncian a continuación. 2.1 Requerimientos de hardware Es recomendable que los equipos PC Windows donde se firme la factura estén dedicados a esta actividad y si no son nuevos que al menos estén recién instalados con el Windows seleccionado. Que los equipos PC cuenten con Antivirus, una impresora de inyección o laser, para el servidor Windows y PC s clientes de EMICOFI, y conexión a Internet para el envío de facturas por correo electrónico si así lo requieren. Es muy importante contar con un medio de respaldo externo, recomendamos un disco duro externo USB y establecer una política de resguardo periódica para su carpeta C:\emicofi, donde residen los comprobantes fiscales digitales, (CFDI s). 2.2 Requerimientos Solicitados por el Sistema Contar con los archivos de certificados de sello digital *.cer, *.key y contraseña. Estos archivos generalmente los gestiona el contador en la siguiente liga del SAT: Se requiere proporcionar su logo en 150x150 pixeles. un formato jpg a un tamaño de 5

6 DCSR 3.- Como usar el sistema EMICOFI-SMALL A continuación se presentaran las herramientas para generar y gestionar los comprobantes fiscales. 3.1 Instalación y Configuración del sistema Lo que se necesita primero es contar con el archivo EmicofiSmall.rar el cual lo reubicaremos en el directorio C:\Emicofi y procederemos a extraer los archivos. Figura 1. Emicofismall.rar Debemos esperar hasta que extraiga los archivos contenidos, después tendremos acceso al sistema. 6

7 EMICOFISMALL-CFDI Figura 2. Extracción de los archivos Ahora solo debemos ingresar a la carpeta EmicofiSmall y ejecutar el sistema. Figura 3. Contenido de la carpeta extraída Antes de ejecutar el sistema debemos crear una carpeta con el nombre de certificados en la cual debemos almacenar los archivos *.cer y *.key, anteriormente ya se explicó cómo podemos adquirir estos estos 2 archivos, después de haber hecho esto se procede a ejecutar el sistema el cual se ve de la siguiente forma. 7

8 DCSR Figura 4. Pantalla principal del sistema lo primero que se debe hacer es configurar el sistema, esto se hace dando click en el botón de Datos Fiscales como se muestra a continuación. Datos generales En esta pantalla se deben ingresar los datos generales de la empresa. Figura 5. Datos Generales de la Empresa 8

9 EMICOFISMALL-CFDI Certificados En esta pantalla se configuran los datos de los certificados de sello digital en el cual se agregan los archivos *.cer y *.key que se mencionaron en los requerimientos, también se debe de ingresar la contraseña del certificado para poder sellar los Comprobantes. Folios Figura 6. Certificados de la Empresa En esta pantalla se deben configurar los folios de los comprobantes, en el cual ingresará la serie que por ejemplo puede ser la letra A y las facturas saldrán como A-1, A-2, etc. si no se lleva una serie se deja vacío el campo, en Folio Disponible se ingresará el folio en que se iniciará a facturar puede ser el 1, 50, 214, etc. y por último se selecciona el certificado que utilizará para sellar y en que se tipo de documento se utilizará puede ser factura, nota de crédito etc. 9

10 DCSR Figura 7. Folios de la Empresa Archivos En esta pantalla se debe ingresar la licencia del sistema la cual será proporcionada por algún administrador de Desarrollo y Consultoría de Software Rincon SA de CV, también se debe ingresar la dirección del logotipo de la empresa el cual saldrá impreso en los documento. 10

11 EMICOFISMALL-CFDI Figura 8. Archivos de la Empresa Régimen En esta pantalla se debe ingresar el régimen fiscal bajo el cual labora la empresa, después de haberlo ingresado se debe seleccionar. 11

12 DCSR Correo electrónico de Gmail Figura 9. Régimen Fiscal de la Empresa En esta pantalla se dará de alta la cuenta de correo con la que se enviaran los comprobantes a los clientes, se debe ingresar el usuario, el password o contraseña, también se debe ingresar el nombre con el que se identificara el correo en otras palabras el nombre con el que recibirá el correo el cliente y por ultimo de debe ingresar la dirección de correo electrónico completa. Recordar que la cuenta que se debe ingresar solo puede ser de Gmail si se ingresa una cuenta diferente no se podrá enviar el correo. Por último se recomienda que esta cuenta de Gmail siempre este cerrada ya que si está abierta tendrá problemas para enviar el correo. 12

13 EMICOFISMALL-CFDI Figura 10. Correo Electrónico de Gmail de la Empresa 3.2 Botones del sistema En el sistema encontraremos una serie de botones que sirven para realizar cualquier movimiento en el sistema los cuales se enlistan a continuación: Nuevo Borrar Modificar Salir Actualizar Exportar a Excel Salir Enviar por correo Generar PDF. Seleccionar 3.3 Catálogo de Productos Este botón mostrará el catálogo de productos como se observa en la siguiente Figura en la cual vienen los datos: código, descripción, unidad y precio. En esta ventana se puede dar de alta los tipos productos y también los productos que se necesiten para los comprobantes. 13

14 DCSR Figura 11. Alta de Productos 3.4 Catálogos de clientes Este botón mostrara el catálogo de clientes como se observa en la siguiente ventana en la cual vienen los datos de RFC y su respectiva razón social al dar doble click sobre algún cliente o dando click en el botón Editar mostrará un formulario donde están sus datos completos de esta forma se puede modificar o actualizar los datos que se desee, para agregar a un cliente solo se debe dar click en el botón Nuevo mostrará el mismo formulario, solo se deben ingresar los datos y dar click en el botón Agregar. 14

15 EMICOFISMALL-CFDI 3.5 Catálogo de Comprobantes Figura 12. Alta de Clientes Este botón mostrará la ventana en la cual se puede generar y sellar los Comprobantes. 15

16 DCSR Figura 13. Catálogo de documentos A continuación se muestra el proceso de cómo generar un Comprobante. Como se indicó en la figura anterior al dar click en el botón Nuevo mostrará un formulario en el que se deberá ingresar el cliente y los productos para generar el Comprobante que se desee. 16

17 EMICOFISMALL-CFDI 3.6 Elaboración de un documento Figura 14. Elaboración de un documento Para seleccionar un cliente se debe dar click en el botón? como se indicó en la imagen anterior se seleccionara el cliente y se dará click en el botón Seleccionar, esto cerrará la ventana y agregará el cliente en el formulario. Figura 15. Selección de Clientes para la generación de documentos 17

18 DCSR Para ingresar un producto el proceso es similar al de ingresar el cliente se debe dar click en el botón indicado anteriormente el cual mostrará una nueva ventana en la que se tiene que seleccionar el producto y después dar click en el botón Seleccionar, este botón cerrará la ventana actual e ingresara el producto en la captura de nuestro Comprobante. Figura 16. Selección de Productos para la Generación de Documentos Ahora que ya se ingresaron el cliente y el producto también se debe ingresar la cantidad de productos y dar click en el botón De Click aquí para Agregar el producto o servicio al documento ya que si no se hace el producto no se agregará, después de esto se puede ingresar el siguiente producto se la misma forma. 18

19 EMICOFISMALL-CFDI Figura 17. Datos del documento Una vez ingresados el cliente y el producto se debe ingresar el método de pago y la cantidad de productos, recuerde que para agregar un producto o servicio se debe dar click en el botón De Click aquí para Agregar el producto o servicio al documento. Si la información es correcta se procede a guardar el Comprobante como se explicó en la Figura 13. Al dar click en el botón de guardar en automático mandará a timbrar el Comprobante por eso se recomienda revisar que los datos sean correctos, esta ventana se cerrará y ahora podremos visualizar nuestro Comprobante en el catálogo de documentos, desde este catálogo se puede visualizar los datos fiscales las partidas el XML y generar el PDF. 19

20 DCSR Figura 18. Visualización del documento Envió por correo de un comprobante En la Figura 13 se indicó cual es el botón para enviar un comprobante por correo al dar click en este botón abrirá una ventana la automáticamente cargara los archivos tanto el XML como el PDF. 20

21 EMICOFISMALL-CFDI Figura 19. Envió de Correo Para enviar un comprobante por correo se debe seleccionar el correo del destinatario verificar que los archivos adjuntos sean los correctos y que sean tanto el XML como el PDF se debe poner el asunto del correo y el texto que llevara después de esto solo se debe dar click en el botón Enviar. NOTA: Si abrimos nuestra cuenta de Gmail, antes de salir debemos cerrar la sesión ya que si solo cerramos el explorador sin cerrar la sesión, la cuenta permanecerá abierta aunque se reinicie el equipo. 21