Sistema De Nómina MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE NÓMINA

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE NÓMINA ACCESO AL SISTEMA La ventana inicial que se muestra al abrir el SISTEMA DE NÓMINA es la siguiente: En la parte inferior izquierda, se encuentra el botón Origen De Datos, al presionarlo se abre una nueva ventana mostrando la configuración del servidor, usuario, password y puerto para la conexión a la base de datos, una vez configurado no deben ser borrados ni modificados. Del lado derecho se encuentra el botón esta opción es para dar de alta los datos fiscales de la(s) empresa(s), el nombre registrado aparecerá en la lista desplegable de la ventana de inicio y de esta manera se podra accesar, la ventana que se muestra es la siguiente: En esta ventana se debe ingresar el usuario y contraseña asignada para tener acceso al registro de los datos. Manual De Usuario pág. 1

2 Despues de ingresar el usuario y contraseña aparece la siguiente ventana para el registro. En la parte izquierda aparece el botón al presionarlo muestra la ventana para dar de alta la empresa. Una vez llenado los datos solicitados presionamos el botón confirmando el registro de los datos. y enseguida aparecerá un mensaje Manual De Usuario pág. 2

3 Al presionar el boton se cerrará la ventana donde se capturaron los datos fiscales de la empresa y aparecerá la ventana principal, mostrando los datos que se acaban de dar de alta. Si se quiere eliminar el registro dado de alta presionamos el botón preguntando si se desea eliminar la empresa seleccionada. al momento aparecerá un mensaje Si se requiere exportar en un archivo de Excel los datos de la empresa presionamos el botón enseguida se abrirá la ventana mostrando el lugar donde se desea guardar el archivo y el nombre con el que se guardará. Manual De Usuario pág. 3

4 Se puede realizar una busqueda de las empresas registradas por RFC o por Razón Social, para ello se tienen dos cuadros de texto sobre los cuales se puede introducir las palabras que se buscan y se mostrarán las que conincidan con dichos caracteres. Para salir de la ventana del registro de empresas, solo la cerramos y regresaremos al inicio, mostrando la empresa que se registro o las que se hayan agregado previamente. Para accesar al panel principal del programa, ingresamos el usuario y la contraseña proporcionada, al hacerlo se mostrarán cuatro menús principales los cuales tienen una seríe de opciones que se deben configurar previamente para poder emitir los recibos de nómina. MENU: ADMINISTRACIÓN SUBMENU: EMPRESA Manual De Usuario pág. 4

5 En esta pantalla se tienen capturados los datos fiscales como son el RFC, Razón Social, Régimen Fiscal, domicilio fiscal, datos de pago, etc. De nuestra empresa o Persóna Física de quien emitirá los recibos de nómina. Una vez llenado los datos solicitados de manera correcta, presionar el boton para que queden registrados los datos de la empresa, al momento saldra una ventana con el mensaje Guardado Correctamente, al presionar nuevamente el boton se cerraran las ventanas mostradas. Nota: Si se presiona el boton se cerrará la ventana Datos de Empresa y no se guardarán los datos capturados o los cambios que se quieran realizar. MENU: ADMINISTRACIÓN SUBMENU: CONFIGURAR CORREO Manual De Usuario pág. 5

6 Ésta opción es para dar de alta los datos de nuestro correo, el cual posteriormente utilizaremos para enviar los recibos de nómina emitidos a nuestros trabajadores. La configuración se realiza de la siguiente manera: -Seleccionar el servidor de nuestra cuenta de correo (Hotmail, Live, Gmail, Yahoo). -En el campo Cuenta, capturar nuestra cuenta de correo electrónico. -En el campo Pass, ingresar la contraseña del correo capturado. Finalmente dar click en el boton Validar Conección y de manera automática en el recuadro Activo aparecera el mensaje SI (Siempre y cuando se haya ingresado el correo y la contraseña correcta). En el recuadro Mensaje, se puede ingresar el texto que aparecerá a la cuenta de correo que se le enviará el comprobante. (Por ejemplo: Envío recibos de nómina.. ). Finalmente presionamos el botón. Manual De Usuario pág. 6

7 MENU: ADMINISTRACIÓN SUBMENU: CARGA DE CERTIFICADOS. Esta opción es para realizar la carga del certificado y la llave privada al servidor los cuales son indispensables para generar los recibos de nómina. Al dar click en el botón Examinar.. se presenta una ventana de archivos para buscar la carpeta en donde se encuentran los archivos del sello digital y de la llave privada para cargarlos al sistema. Posteriormente ingresamos la contraseña del Certíficado (CSD) y presionamos el boton. También se debe ingresar el número de teléfono de la empresa y el Giro o actividad principal, finalmente presionamos. Para cerrar el sistema de recibos de nómina solo presionamos el botón Manual De Usuario pág. 7

8 MENU: CATÁLOGOS SUBMENU: SERIES Está opción se utiliza para dar de alta la serie y los número de folios para el control de los recibos de nómina. La ventana que aparece al seleccionar ésta opcion es la siguiente: Manual De Usuario pág. 8

9 Para dar de alta una nueva serie se presiona el botón al momento aparece una ventana en la parte superior derecha para agregar la nueva serie y el folio inicial, si no se quiere agregar una serie y solo se desea dar de alta un número de folio se debe activar la casilla Sin Serie. Posteriormente se presiona el botón y al instante quedará registrado la seríe y el folio inicial. El boton es usado para activar una serie, se usa seleccionando de la lista la serie y oprimiedo activar, lo cual se reflejará con la palabra SI en la columna Activo. Manual De Usuario pág. 9

10 El boton se usa para desactivar una serie, esto ocasionaria que esta serie no este disponible para sus comprobantes, puede activar la serie oprimiendo el boton del candado abierto. El boton tiene la funcion de eliminar definitivamente la serie de la base de datos. MENU:CATÁLOGOS SUBMENU: USUARIOS El programa tiene un panel de administración de usuarios, en el cual se puede dar de alta o registrar aquellas personas que utilizarán el Sistema de Nómina, la pantalla principal donde se visualiza la lista de usuarios es la siguiente.. Para dar de alta un nuevo usuario se debe seleccionar la pestaña datos a capturar (Nombre, Usuario y Contraseña). y mostrará el panel con los Manual De Usuario pág. 10

11 Posteriormente una vez capturado los nuevos datos del usuario se presiona el botón y mostrará un mensaje confirmando que el usuario ha sido agregado correctamente, al darle click en Aceptar al mensaje abrirá el panel de mostrando el nuevo usuario creado. Una vez realizado este proceso el nuevo usuario podrá accesar al programa de recibos de nómina. En el panel principal de usuarios se tienen cuatro opciones para poder manejar las configuraciones de cada uno, por ejemplo se puede presionar el botón para activar el usuario, el botón bloquea el usuario seleccionado, al hacerlo no podrá accesar al sistema, también se puede editar un usuario presionando el botón por si se quiere cambiar la contraseña o el nombre, y finalmente se puede exportar en un archivo de Excel todos los usuarios dados de alta presionando el botón También se tiene un filtro de busqueda de usuarios por el nombre del empleado, en caso de que se tengan registrados varios usuarios y se desee identificar uno, se puede realizar de manera rápida escribiendo el nombre o una palabra en el encabezado. Para cerrar el panel de usuarios solo debemos hacer click en el botón Manual De Usuario pág. 11

12 MENU: CATÁLOGOS SUBMENU: SUCURSALES En este panel se debe dar de alta por lo menos una sucursal, porque es un dato obligatorio para el comprobante fiscal, debido a que es el lugar en donde se expiden los recibos de nómina. Para agregar una nueva sucursal presionamos el botón capturar los datos necesarios. e inmediatamente abrirá la ventana para Para finalizar con el registro de la sucursal presionamos el botón sucursal fue dado de alta correctamente. y mostrará el mensaje que la Manual De Usuario pág. 12

13 Para modificar algún dato de la Sucursal, lo seleccionamos y presionamos el botón Para eliminar un Sucursal, se selecciona y se presiona el botón Para exportar la lista de Sucursales existentes en un archivo de Excel se presiona el botón MENU: Catálogos SUBMENU: Catalogos Sat Al presionar esta opción abrirá un archivo.pdf mostrándonos los catálogos complementarios de nómina, los cuales nos dará una orientación sobre las claves y conceptos manejados por el SAT para la elaboración de los recibos de nómina. Manual De Usuario pág. 13

14 MENU: Emision SUBMENU: Generar Nomina Esta opcion será la que utilizaremos cada vez que generemos nuestros recibos de nómina. Nota: Para poder generar los recibos de nómina previamente se debio haber llenado los datos fiscales de su Empresa y Sucursal. Manual De Usuario pág. 14

15 Esta es la pantalla principal para generar los recibos de nómina, donde agregaremos los datos requeridos para la generacion de los comprobantes. Sección: Datos de Nómina. Lo primero que asignaremos es un identificador de Nómina, este sirve para poder consultar los datos de la nómina generada posterior a su timbrado. Posteriormente asignaremos la Sucursal donde se está generando los recibos de nómina, si usted solo cuenta con una sucursal en automatico aparecera seleccionada, si tenemos una serie dada de alta la seleccionamos de la lista para identificar los recibos e inmediatamente el folio se agregara automaticamente. Manual De Usuario pág. 15

16 Leyenda: Es un texto que aparecerá en los recibos de nómina para mostrar un mensaje deseado, el cual aparece debajo de la firma del empleado, (Ejemplo: FELIZ NAVIDAD ). Fecha de Pago: Es la fecha de cuando se realizará el pago de la nómina. Periodo de Pago: Es el periodo de días que abarca el pago de la nómina, (Ejemplo: 01/01/2014 al 15/01/2014 ). Sección: Detalle. En esta ventana se tienen tres fichas que son: Nómina, Errores y Archivos Para Imprimir. En la primera ficha Nómina se encuentran tres botones, el primero es que sirve para cargar el Layout o plantilla con los datos de la nómina a timbrar, al presionarlo se abrirá una ventana donde seleccionaremos nuestro archivo con los datos de la nómina a generar. Manual De Usuario pág. 16

17 Una vez seleccionado el archivo los datos se mostraran en una tabla del sistema para poder visualizarlos, y en caso de que sea necesario, poder modificar algún campo antes de envíar a generar la nómina. Dentro de esta misma ficha (Nómina), se encuentra el boton (Vista previa), la cual genera una visualización de los recibos de nómina antes de timbrarse, para poder verificar que la nómina se generará correctamente, esta opción valida que los datos obligatorios estén correctos. Al presionarlo el servidor valida la estructura de los datos y muestra el resultado de los recibos generados, podemos ver el recibo, presionando el botón en forma de lupa sobre el registro que deseamos consultar (estos recibos son de prueba, el RFC que aparece es uno de prueba, no es el de la empresa). Manual De Usuario pág. 17

18 Si estamos seguros que todos los datos están correctos, procedemos a generar los CFDI s de nuestra nómina mediante el botón (Generar CFDI), esperaremos a que el proceso de timbrado termine para ver nuestra nómina generada. Oprimimos Aceptar y cerramos la ventana de Proceso de timbrado. Manual De Usuario pág. 18

19 En la pestaña Errores se mostraran todos aquellos que presentaron algún error, nos mostrará en que linea de nuestro archivo de Excel está el error, el RFC del empleado, Nombre, código de error y descripción, de esta manera podremos corregir estos datos desde el archivo de Excel que utilizamos para generar la nómina. Nota: Se deben corregir solo los registros que no se generaron correctamente y volver a cargar solo estos registros para que se integren en la misma nómina, solo colocaremos en el campo Identificador Nómina el nombre de la nómina a la que corresponden, e igualmente los datos de las fechas, sucursal y serie. En la pestaña Archivos Para Imprimir se mostrarán los CFDI s generados exitosamente, a continuación se explicarán cada una de las opciones disponibles. Para seleccionar los registros usaremos la opción las filas en la columna Imprimir., o si es de manera individual, marcaremos Podemos mandar a imprimir los archivos marcados de la tabla presionando el botón enviarán a la impresora que esté como predeterminada. estos se Si queremos exportar los datos a un archivo de Excel presionamos el botón al momento nos mostrará la ventana para elegir donde almacenar el archivo y asignar algún nombre al reporte. Manual De Usuario pág. 19

20 Para descargar los comprobantes selecionados de la tabla (archivo.xml y.pdf) se utiliza el botón (Descargar Archivos), y se mostrará la ventana donde seleccionaremos la carpeta para almacenar estos archivos, (Dentro de esta carpeta a su vez el sistema generará dos carpetas una para los archivos.xml y otra para los.pdf). El botón sirve para enviar por correo los archivos seleccionados, al oprimir el botón se inicia el proceso de envío, esperamos el mensaje de confirmación, indicando que el proceso ha terminado. Nos mostrará una ventana donde veremos todos los archivos enviados, en caso de existir errores se mostraran en el campo descripción. Este reporte se podrá exportar a Excel oprimiendo el botón Enviar Resultados a Excel Para visualizar el recibo generado de nómina de algún empleado presionamos el botón. Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el botón o según sea el archivo que se desea descargar. Manual De Usuario pág. 20

21 MENU: Emision SUBMENU: Consulta Y Cancelacion CFDI Esta opción nos servirá para consultar y cancelar los recibos de nómina emitidos, podemos realizar búsquedas con diferentes criterios. Opciones de búsqueda: Para facilitar la búsqueda por nómina el botón (Ver nóminas) nos mostrará todas las nóminas generadas en una ventana, donde seleccionaremos la que deseamos consultar, haciendo doble clic sobre el nombre de la nómina. Manual De Usuario pág. 21

22 Para ejecutar la consulta oprimimos el botón para visualizar los datos en la tabla. Como se puede ver podemos filtrar por RFC empleado, serie y folio, para ejecutar la consulta se oprime el botón. Para buscar por fechas es necesario marcar fecha y seleccionar el periodo que se desea consultar. Nota: Para ejecutar las consultas se Oprime. Este conjunto de botones nos ofrecen diferentes funcionalidades a continuación veremos cada una de ellas. Para visualizar un comprobante seleccionamos el registro inmediatamente se abrirá el archivo PDF. y presionamos el botón Manual De Usuario pág. 22

23 Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el botón o según sea el archivo que se desea descargar. Se mostrara la siguiente ventana donde seleccionaremos la carpeta donde descargaremos nuestro archivo. Una vez seleccionada la carpeta oprimimos aceptar y esperamos el mensaje de confirmación indicando que el archivo fue descargado. F También contamos con la opción de enviar por correo electrónico nuestros comprobantes, para esto oprimimos el botón Enviar por comprobantes a un correo electrónico. el cual nos mostrara la ventana para enviar nuestros Manual De Usuario pág. 23

24 Se asignara el correo al cual se enviaran los archivos del comprobante CFDI (archivo XML y PDF). Para completar el envío se oprime el botón Enviar Y espere el mensaje de confirmación. Posteriormente nos mostrará una ventana donde veremos todos los archivos enviados, en caso de existir errores se mostraran en el campo descripción. Este reporte se podrá exportar a Excel oprimiendo el botón Enviar Resultados a Excel Para la Cancelación de un comprobante CFDI, seleccione el comprobante a cancelar de la lista y oprima el botón Cancelar comprobante cancelar. y se mostrara una ventana con los datos del comprobante a Manual De Usuario pág. 24

25 Al instante solicitara una confirmación, preguntado Esta seguro de cancelar este comprobante: folio fiscal del comprobante, para proceder a cancelar el comprobante oprime aceptar, si no desea cancelarlo oprime cancelar. Si la cancelación fue exitosa aparecerá el mensaje de confirmación. Al presionar aceptar se cerrara la ventana y podrá ver que el estatus del comprobante cambio a cancelado. Nota: Si su conexión a internet es lenta es posible que tarde en cancelar el comprobante y recibir un mensaje de error. Si se muestra un mensaje de error intente de nuevo. Manual De Usuario pág. 25

26 Los datos consultados los podemos exportar a Excel para generar nuestros reportes al SAT. Para exportar los datos de nuestra consulta se oprime el botón para elegir la carpeta y el nombre de nuestro archivo. al hacerlo nos abrirá una ventana Presionamos guardar para generar el reporte. Al terminar la exportación se mostrara el siguiente mensaje, donde podrá abrir el archivo si lo desea. Si deseamos descargar los archivos en una carpeta presionamos el botón para esto deben estar marcados en la columna Selec Se mostrará la ventana donde seleccionaremos la carpeta para almacenar estos archivos, (Dentro de esta carpeta a su vez el sistema generará dos carpetas una para los archivos.xml y otra para los.pdf). El botón enviará por correo los archivos seleccionados en la columna Selec Podemos mandar a imprimir los archivos marcados de la tabla presionando el botón enviarán a la impresora que esté como predeterminada. estos se Manual De Usuario pág. 26

27 MENU: Emision SUBMENU: Logs de Timbrado. En esta opción se muestra un registro de las conexiones que realizamos y de los errores que puedan existir, para que de ser necesario se envié a soporte técnico para su análisis. MENU: Respaldo SUBMENU: Asistente de Respaldo El sistema tiene la opción de generar un respaldo, esta opción extraerá la base de datos en una carpeta ESPECIFICA, Genera una imagen de todos los registros y tablas que existen, empresa, nóminas, sucursales, usuarios, etc. Manual De Usuario pág. 27

28 En la ventana de ésta opción seleccionamos la opción Generar respaldo posteriormente se selecciona la carpeta donde almacenar el respaldo de la base de datos, oprimir el botón color Amarillo. Una vez seleccionada la carpeta dar clic en el botón ejecutar caja café con fecha color verde La carpeta generada se guarda para poder posteriormente restaurar los datos de la base de datos. Manual De Usuario pág. 28

29 PROCESO DE CARGA DE DATOS Como se vio en los pasos anteriores, se extrajo los datos de la base, carpeta respaldo generada con el sistema. Ahora es momento de cargar estos nuevos datos al sistema. Elegimos la carpeta que creamos de respaldo anteriormente y seleccionamos la opción Cargar Respaldo y presionamos el botón ejecutar botón café con flecha verde. Esperamos que el proceso termine, cerramos la aplicación y la volvemos a abrir, ahora nuestro sistema ya tendrá los datos del respaldo que acabamos de ejecutar. Manual De Usuario pág. 29