Manual de Usuario efacturador. Ver 1.4

Transcripción

1 efacturador Ver 1.4

2 Contenido Acceso al Sistema... 3 Configuración del Sistema... 3 Crear Esquema de Impuesto... 4 Capturar los Datos del Emisor... 5 Datos Fiscales... 5 Capturar Regímenes... 6 Instalar Archivos Certificado y Llave... 6 Capturar Unidades de Medida... 7 Configurar Cuerpo de Correo Electrónico y cuenta de verificación... 8 Configurar Formato de Factura... 9 Administración de Clientes Facturación Control de Facturas Ejemplo de FACTURA Tipo de Cambio Crear Factura con Parcialidades Crear Factura con Pago a Terceros Crear Remisiones Nómina ) Capturar Departamentos ) Capturar Periodicidad de Pagos ) Capturar Periodos de Nóminas ) Capturar Colaboradores Crear Recibo de Nómina Reporte de Nómina... 24

3 Acceso al Sistema El Acceso al sistema es mediante la pantalla de login a través de la liga que le proporcionó nuestro distribuidor. Deberá capturar usuario y contraseña para posteriormente dar clic en Accesar. Configuración del Sistema Para que el sistema quede listo para facturar es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Crear Esquema de Impuesto. 2. Capturar los Datos del Emisor a. Capturar Datos Fiscales b. Capturar Regímenes c. Instalar los archivos (certificado y llave) tramitados ante el SAT. 3. Capturar Unidades de Medida. 4. Configurar Cuerpo de Correo Electrónico y cuenta de verificación. 5. Configurar Formato de Factura.

4 Crear Esquema de Impuesto Entramos pulsando clic en el icono de configuración y en el submenú de Esquemas de Impuestos. Capturamos las cantidades que apliquen para nuestra actividad según la legislación tributaria actual y damos clic en Grabar. Para modificar o eliminar algún esquema es a través de los íconos

5 Capturar los Datos del Emisor Datos Fiscales Los Datos Fiscales están contenidos en la pestaña General de la página de Datos Emisor, es necesario completar los datos que aquí se le solicitan eligiendo un Esquema con el cual regirá los cálculos de la facturación. Una vez terminado de capturar los datos pulsamos el botón de Grabar y si queremos limpiar los datos pulsamos Cancelar.

6 Capturar Regímenes efacturador Es necesario capturar los regímenes en los que se encuentra de acuerdo a sus actividades y de los ingresos percibidos en determinado tiempo. Instalar Archivos Certificado y Llave

7 Para la instalación de los archivos certificado y llave otorgados por el SAT para sellar digitalmente la factura se prosigue en el siguiente órden: 1. Dar clic en Browse o Examinar para localizar el archivo con extension *.cer correspondiente al certificado de sello digital. 2. Una vez elegido y que dimos Aceptar u Ok damos clic en Subir Archivo, Inmediatamente habremos visto que se agrega el Nombre de Archivo de Certificado. 3. Dar clic en Browse o Examinar para localizar el archivo con extension *.key correspondiente a la llave del sello digital. 4. Una vez elegido y que dimos Aceptar u OK damos clic en Subir Archivo, Inmediatamente habremos visto que se agrega el Nombre de Archivo Key. 5. Es muy importante capturar la contraseña con la cual se generaron estos archivos en el SAT. 6. Por ultimo pulsamos el botón de Grabar. Capturar Unidades de Medida Unidades lo encontramos dentro del menú de configuración como lo muestra la imagen, aquí se da de alta las unidades que su negocio necesite.

8 Configurar Cuerpo de Correo Electrónico y cuenta de verificación El sistema cuenta con un servicio preconfigurado para el envío de las facturas por correo, usted puede personalizar este servicio si cuenta con los datos de su servidor de correo. Es necesario agregar una cuenta de verificación que es el correo al que se le copiarán los envíos realizados, también puede personalizar el Asunto y el Cuerpo del correo.

9 Configurar Formato de Factura El Formato de Factura tiene como finalidad personalizar las características del formato colores del formato, logo y pagaré en caso de requerirlo.

10 Administración de Clientes En el catálogo de clientes damos de alta a los receptores de las facturas capturando sus datos fiscales, correo electrónico para el envío posterior de la factura y los ultimos 4 dígitos del número de cuenta del cual sale el pago correspondiente. En la seccion del listado de clientes podemos realizar búsqueda entre ellos para modificar, eliminar.

11 Facturación efacturador Es muy sencillo hacer una factura, primero debemos elegir el cliente capturando el nombre o alguna parte del nombre y el sistema le dará a elegir los coincidentes para posteriormente darle clic sin necesidad de capturarlo todo, este cliente ya debe estar capturado en el catálogo de clientes, podemos elegir la moneda, el metodo de pago si es cheque, transferencia, pago con tarjeta obligatoriamente deberá capturar los últimos 4 dígitos del No. Cuenta del cliente. Para agregar productos o servicios a la partida de la factura simplemente capturamos cantidad, si contamos con un producto previo lo elegimos y no es necesario capturar unidad, descripción, precio y tipo porque ya esta almacenado simplemente se elige el producto o servicio previamente capturado pero si es uno nuevo completamente se deja en blanco Producto y se elige unidad, Descripción, Precio Unitario y Tipo ya sea producto o servicio para posteriormente dar clic en el botón de Agregar.

12 Una vez que tengamos nuestra factura completa debemos pulsar el boton de guardar, en seguida debemos pulsar el boton de timbrar si el timbrado fue exitoso puede pulsar el boton de imprimir para desplegar la factura en formato PDF, si desea enviarla por correo puede hacerlo desde aquí pulsando el boton de envío de correo y automaticamente se enviará el correo a la cuenta destino que tiene el cliente capturado y a la cuenta de verificación. Control de Facturas El Control de Facturas es un reporteador donde usted podrá filtrar las facturas por cliente, fechas, estatus y folio. Estas serán desplegadas en el listado y podremos irnos a modificarlas, descargar el pdf, descargar el xml y enviar por correo.

13 Ejemplo de FACTURA efacturador

14 Tipo de Cambio El tipo de cambio esta en la parte superior derecha para capturarlo le daremos clic en el texto TC y aparecerá la pantalla para capturar el valor del tipo de cambio del día. Crear Factura con Parcialidades Para crear una factura con parcialidades es necesario hacer primero una factura con el total de la operación cambiando la forma de pago a Pago en Parcialidades en lugar de Pago en una sola exhibición y sin seleccionar el check de Parcialidades quedando de la siguiente manera:

15 En segunda instancia y por cada numero de parcialidad emitir una factura por el monto de la parcialidad y haciendo referencia al Folio SAT de la factura global eligiéndolo de Folio SAT UUID Original, la leyenda de Forma de Pago debera se Parcialidades X de X en el ejemplo seria Parcialidades 1 de 2: La factura se visualizara de la siguiente manera: Al pie se visualiza la leyenda Parcialidades 1 de 2 para este caso y se agrega el Folio Fiscal Original de la Factura Global.

16 Crear Factura con Pago a Terceros Los pagos a terceros no generan IVA por lo que debemos seguir los siguientes pasos para agregar este tipo de rubro a nuestra partida: 1) Agregar al catálogo de productos el concepto si no contamos con él. a. Se puede agregar directo en la partida de la factura. b. Se puede agregar desde el catálogo de productos. 2) Agregar a la partida el concepto pulsando el boton de agregar ya sea seleccionandolo del Producto donde dice Opcional o agregandolo directamente utilizando descripción y seleccionado Pago Terceros quedando de la siguiente manera:

17 3) Agregar los rubros adicionales si es necesario y pulsar el botón de diskette para grabar. 4) Pulsar el botón de timbrar (parabólica) 5) Pulsar el botón del PDF antes de enviar por correo para que este sea generado. 6) Si se desea enviar por correo al cliente pulsar el botón de enviar por correo. 7) Quedando el pdf de la siguiente forma:

18 Crear Remisiones Una remisión se utiliza como recibo de consumo para al final del mes o cuando se requiera se pueden unificar y crear una factura que englobe todas las remisiones. Para crear una remision se debe dar click al menu Remisiones y hacer la captura como si fuera igual que una factura. Para accesar a ellas pulsamos en el menu de remisiones la opcion Reporte como se muestra en la siguiente imagen: Podemos elegir varias remisiones y pulsar el boton de crear Factura como se muestra en la siguiente imagen: Una vez elegidas cuáles va a facturar se pulsa el boton del código de barras que representa la factura y todos los datos del cliente asi como los rubros en la partida se ingresarán en una factura para que ésta sea modificada, salvada y timbrada.

19 Nómina Para emitir recibos de nomina debemos solicitar el acceso y completar la siguiente captura de los catálogos que el sistema utilizará: 1) Capturar Departamentos Entramos a catálogos y seleccionamos la opción de departamentos. Capturamos el departamento y pulsamos Grabar.

20 2) Capturar Periodicidad de Pagos Dentro de la opción de Periodicidad de Pago: Capturamos la periodicidad ya sea, semanal, catorcenal, quincenal, mensual, etc. Y pulsamos grabar.

21 3) Capturar Periodos de Nóminas Entramos a catálogo Periodos de Nómina: Al entrar vemos los periodos de nómina capturados al cual le ingresaremos los recibos de nuestro personal, para crear un Periodo de Nómina pulsamos clic en el botón de Nuevo. Una vez en captura se nos habilitan los campos para dar de alta el Periodo de Nómina por ejemplo: Periodo de nomina: Semana 1, Fecha Inicial: 29/12/2013, Fecha Final: 04/01/2014, Fecha Pago: 03/01/2014, Unidad: No Aplica, Clave: Nomina 1, Concepto: Pago de Nómina Semana 1 pulsar grabar.

22 4) Capturar Colaboradores Por ultimo capturaremos los colaboradores entrando al menu de catálogos y colaboradores: Pulsamos en Nuevo y capturamos todos los datos requeridos con * así como el domicilio:

23 Crear Recibo de Nómina Una vez contando con información en los catálogos procederemos a crear un recibo de nómina pulsando el botón de recibos: Se enlistan los pasos a seguir para crear un recibo de nómina: 1) Seleccionar el periodo de nómina al que le corresponde el pago. 2) Seleccionar el colaborador al que se le esta haciendo su recibo de nómina. 3) Capturar el número de días a pagar. 4) Seleccionar el mecanismo de pago. 5) Se prosigue a agregar Tipo: percepciones, deducciones, horas extras e incapacidades que apliquen. 6) Seleccionar el concepto correspondiente al tipo, estos catálogos son exclusivos del SAT.

24 7) Capturar importes Excento o Gravado según aplique para el concepto.. 8) Pulsar click en agregar y repetir los pasos 5-8 hacerlo las veces necesarias por cada concepto. 9) Capturar Observaciones si son requeridas. 10) Pulsar Grabar. Posteriormente para timbrar el grabar se convertira en una parabolica que si le damos click timbraremos el recibo. Ahí mismo pulsamos click al sobrecito para enviar por correo el recibo digital. Reporte de Nómina Para visualizar el reporte le damos click en el boton reporte. Seleccionamos el Periodo de Nómina y la Fecha de Creación del recibo para buscarlo y damos click en la lupa.

25 Nos mostrará la información coincidente y al final de la tabla de resultado contamos con los iconos de edicion, envio de correo, generar pdf y descarga de xml respectivamente.