MANUAL DE USUARIO MANUAL DE USUARIO. Versión: Fecha Liberación: 14 Enero Autor: Lic. Karla J. Rodriguez Mora

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1 MANUAL DE USUARIO Versión: Fecha Liberación: 14 Enero 2013 Autor: Lic. Karla J. Rodriguez Mora

2 ÍNDICE I. INICIANDO FACTRÓNICA... 3 II. ADMINISTRACIÓN DE FACTRÓNICA... 4 III. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA EMISORA... 8 i. USUARIOS... 9 ii. BITÁCORA DEL SISTEMA iii. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA IV. REPRESENTANTE LEGAL i. ALTA CERTIFICADO DIGITAL ii. ALTA FOLIOS FISCALES iii. REPORTE MENSUAL SAT V. ADMINISTRADOR VI. CLIENTES VII. PRODUCTOS Y SERVICIOS VIII. VENTAS i. ORDENES DE COMPRA ii. PEDIDOS DE VENTAS iii. FACTURAS iv. NOTAS DE CREDITO v. NOTAS DE CREDITO IX. COBRANZA i. REPORTES DE COBRANZA X. CONTABILIDAD XI. CATÁLOGO DE EJECUTIVOS... 79

3 I. INICIANDO FACTRÓNICA Para iniciar Factrónica es requerido tener el Acceso directo a la Aplicación, este acceso se crea al ejecutar el instalador de Factrónica en el Escritorio: Al dar doble clic, se abrirá la pantalla principal. Página 3

4 II. ADMINISTRACIÓN DE FACTRÓNICA Factrónica cuenta con la característica de ser Multiempresa, por lo que se podrán dar de alta más de un RFC o Empresa Emisora y ser administradas dentro de la misma herramienta. El primer usuario que se tiene por default es el del Usuario Maestro Corporativo. Se podrá iniciar sesión sin seleccionar empresa, con el nombre de usuario maestro y sin contraseña como se muestra en la imagen. Página 4

5 El usuario Maestro Corporativo solo tiene habilitado el menú Administración del Sistema, en el cual podrá Registrar las Empresas Emisoras que se administrarán en este sistema. Al ingresar a la opción Configuración de Empresa se mostrará una pantalla donde se visualizarán las empresas registradas. Para este primer inicio de sesión, no se tendrán registros de Empresas. Página 5

6 Para comenzar, se deberá configura el servidor de correo electrónico de salida para el envío de contraseñas, CFDs/CFDIs, alertas de folios y certificados. Esta configuración se hará en el botón Modificar. Una vez capturado el campo Prueba (correo electrónico), se enviará un correo de prueba para asegurar que la configuración es correcta. Para registrar una nueva empresa, damos clic en el botón Alta+. Se mostrará una ventana para capturar los campos requeridos. Estos, deben ser los datos fiscales de la Empresa, así como la versión del esquema que trabajará (Versión 2.2 o Versión 3.2). Página 6

7 Una vez capturados todos los datos, damos clic en el botón Alta+. En seguida se enviará un correo electrónico con un usuario y contraseña para el usuario Maestro de la nueva empresa registrada. El botón Subir nos muestra las opciones para configurar Transceptor para el envío y recepción de Documentos entre File Control y Factrónica, y entre Factrónica Server y Factrónica Cliente. El botón Salir, es para regresar a la pantalla inicial del Menú. Página 7

8 III. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA EMISORA Una vez recibido el correo electrónico con el Alta del Emisor, el usuario Maestro de la nueva Empresa registrada deberá dar de Alta por lo menos un usuario con perfil Administrador y un usuario con perfil Representante Legal. El usuario Maestro de la empresa, solo tendrá acceso al menú Administración del sistema: Este menú cuenta con 3 opciones: Usuarios, Bitácora del Sistema y Configuración de la empresa. Página 8

9 i. Usuarios Administración del personal que tendrá acceso a la aplicación. El usuario con perfil Administrador también podrá tener el control de Altas, Bajas y Cambios de Usuarios dentro del sistema. Al iniciar por primera vez, se visualizará un listado con solo un usuario, este es el usuario Maestro de la Empresa que está dado de alta por default. Para Registrar un Usuario se da clic en el botón Alta+, a continuación se visualizará una ventana donde se deben capturar datos tales como Nombre de usuario, perfil asignado y contraseña, posteriormente pulsar el botón Alta+ para almacenar los datos del nuevo usuario. La aplicación cuenta con validaciones de seguridad de contraseñas, donde se requiere que la contraseña tengas al menos 8 caracteres, y el uso de la combinación de mayúsculas, minúsculas y números. Página 9

10 ii. Bitácora del Sistema Se muestran todos los movimientos realizados dentro de la Administración de usuarios como Altas, Modificaciones y Bajas. iii. Configuración de la Empresa Se mostrará el registro de la Empresa Emisora dada de alta anteriormente por el usuario Maestro Corporativo. Página 10

11 Dentro de las opciones secundarias del registro de la Empresa se encuentran: Modifica Empresa: Opción para cambiar los datos fiscales de la Empresa Emisora. También se encuentran las opciones para dar de alta un impuesto trasladado o retenido extra y registrar la forma de Operación con que se van a trabajar los totales (2 decimales o más de 2 decimales). Página 11

12 Regímenes Fiscales: Alta del Régimen Fiscal en el que tributa el Contribuyente. (Requerido en el Anexo 20). Contactos Empresa: Nombre de las personas contactos de la Empresa. Página 12

13 Define cuentas: Alta de Cuentas Contables para generación de Póliza. Define Impuestos: Catalogo de Tasas de Impuestos que aplicarán a la generación de CFDs/CFDIs. Página 13

14 Expedidos: Catalogo de Lugares de Expedición, en caso de utilizar otro diferente al domicilio fiscal del Emisor. Subir Logos: Importar logo y cedula fiscal para la representación gráfica de CFDs. Página 14

15 Subir Marcas de Agua: Importar imagen de marca de agua para representación gráfica de CFDs. Actualiza Marcas de Agua: Subir nuevamente las marcas de agua para la representación gráfica, solo aplica cuando ya se dieron de alta previamente las imágenes en el menú anterior. Página 15

16 IV. REPRESENTANTE LEGAL El acceso al Menú de Representante Legal es desde la página principal de Factrónica, previamente el usuario Maestro han dado de alta un usuario con este perfil. El representante legal solo tiene acceso al menú Representante Legal. Página 16

17 El RPL está facultado para administrar Certificados Digitales, Folios Fiscales y generación del Reporte Mensual al SAT (Solo esquema CFD). i. ALTA CERTIFICADO DIGITAL Para dar de Alta Certificados de Sello digital, vamos a la opción Certificados Digitales y damos clic en el botón Alta+. Página 17

18 Se mostrará la siguiente pantalla: En el icono de la carpeta hacemos clic y abre una ventana de navegación de búsqueda local del archivo.cer Página 18

19 Después de esto nos regresa a la pantalla anterior ya con la ubicación almacenada del Certificado y oprimimos la tecla Enter. A continuación se deben capturar los datos para la configuración de las Alertas de Caducidad, realizar la búsqueda de la llave privada y la captura de la contraseña. Página 19

20 Con la opción de clic derecho se pueden modificar los datos del certificado como la configuración de alerta y la llave privada. Para renovar el certificado, se deberá repetir el mismo procedimiento de Alta. ii. ALTA FOLIOS FISCALES Para el caso de los CFDIs, solo se solicitará dar de alta una serie para control interno de los documentos. Página 20

21 Al dar clic en el botón Alta+ se visualizará una ventana para elegir el tipo de documento y la serie que le va a asignar a este tipo de documento. En seguida se muestra una ventana donde se deben capturar datos tales como el folio final autorizado, el No. de Aprobación y Año de Aprobación. De la misma forma, se capturan las opciones de configuración de alertas. Página 21

22 iii. REPORTE MENSUAL SAT Para el caso de que el Emisor se encuentre en el esquema CFD (Versión 2.0. y 2.2), el usuario RPL tendrá la opción de generar el Reporte Mensual del SAT en el último menú de opciones. Se deberá capturar: Serie Fecha inicial y final del reporte Tipo de Reporte Al dar clic en el botón Aceptar, se mostrará el reporte en formato texto. Este se podrá almacenar localmente, para posteriormente subirlo a la página del SAT. Página 22

23 V. ADMINISTRADOR Para poder iniciar la sesión con el usuario con perfil Administrador, se captura el usuario y la contraseña dada de alta anteriormente por el Usuario Maestro de la Empresa correspondiente. El usuario con perfil Administrador es quien tiene todos los menús habilitados de esta aplicación exceptuando el de Representante Legal. Página 23

24 VI. CLIENTES Este es el catalogo repositorio de los datos de todos los Clientes a quien se emiten CFDs/CFDIs. Si ya tenemos a nuestro cliente en la base de datos, ingresamos su nombre y damos clic en buscar. Nos despliega la siguiente pantalla con los datos del cliente que buscamos. Página 24

25 Si es la primera vez que se registra a un Cliente, damos clic en el botón Alta+ donde se presenta una pantalla para capturar los datos requeridos. Al finalizar, damos clic en el botón Alta+ para almacenar los datos en la aplicación. Las opciones de clic derecho de cada cliente, son: Página 25

26 a) Expediente Cliente: Nos despliega la siguiente pantalla en donde se muestra el concentrado de facturas y movimientos hechos para cada cliente en específico asociando documentos generados a su nombre. b) Contactos por Clientes: Directorio de contactos de clientes. Página 26

27 c) Lugares de Entrega: Se resguardan los datos de lugares de entrega por cliente cuando se utilice una dirección diferente a la dirección fiscal del Cliente. Se capturan los campos de Lugar de Entrega y damos clic en el botón Alta+. Página 27

28 d) Modificación Cliente: Se podrán modificar los datos del Cliente registrados anteriormente. En esta pantalla que se podrá activar la opción de Transceptor y el uso de alguna adenda comercial a generar. e) Elimina Cliente: Se podrá eliminar el registro de un Cliente siempre y cuando no haya sido utilizado ya en algún documento. Solo basta confirmar la eliminación. Página 28

29 VII. PRODUCTOS Y SERVICIOS En este menú se administra el Catálogo de Productos y/o Servicios que la empresa Emisora provee. Al inicio del menú, se muestra una pantalla de búsqueda en el catalogo de Productos. Para dar de Alta un Producto damos clic en el botón Alta+, este nos lleva a la ventana de registro donde capturamos los datos del producto especificando una clave de producto, descripción, categoría, unidad y precio; al finalizar damos clic en el botón Alta+ para almacenar los datos del Nuevo Producto. Página 29

30 Para cada Producto y/o Servicio se tienen las siguientes opciones de clic derecho: Precio Cliente Modifica Producto Elimina Producto a) Precio Cliente: Se podrán almacenar precios especiales a clientes en específico. Estos precios se mostrarán en el momento de utilizar estos productos al generar Documentos Electrónicos a este Cliente. Página 30

31 b) Modifica Producto: Se podrán hacer cambios a los productos almacenados en el catalogo: Producto, descripción, categoría, unidad, precio y divisa. c) Eliminar Producto: Se podrán eliminar productos siempre y cuando no hayan sido ya utilizados en documentos generados. Solo debemos confirmar la eliminación en el sistema. Página 31

32 En la parte inferior se muestra el botón Categorías, aquí podemos dar de alta otra categoría de Productos y/o Servicios según las necesidades de la empresa. En esta nueva ventana solo ingresamos el nombre que se le asigne y volvemos a dar Alta+ para almacenar la nueva categoría en la aplicación. Página 32

33 La función del botón Subir nos permite importar o cargar a la aplicación un documento de texto con una estructura definida de todo nuestro catalogo de Productos para evitar la captura manual. Al seleccionar esta opción, se mostrará una ventana para realizar la búsqueda del archivo en formato texto para importar los datos. Un ejemplo del archivo a importar es: Página 33

34 VIII. VENTAS En este Menú se podrán generar 5 Tipos de documentos: Ordenes de Compra (Documento Comercial) Pedidos de Ventas (Documento Comercial) Facturas (CFD/CFDI) Notas de Crédito (CFD/CFDI) Notas de Cargo (CFD/CFDI) Página 34

35 i. ORDENES DE COMPRA En esta opción se crearán las Órdenes de Compra de la Empresa. En la primera pantalla se muestra una ventana de búsqueda de documentos ya generados. Si ya se tienen Ordenes de Compra generadas, se mostrarán los resultados. Para crear una Orden de Compra, damos clic en el botón Alta+ el cual nos mostrará una pantalla para la captura de los datos requeridos. Página 35

36 Enseguida capturamos los datos de la Orden de Compra, como son el cliente, forma de pago, medio de pago, impuestos a aplicar, etc. Después damos de Alta las Partidas o Conceptos que formarán la Orden de Compra. Estos conceptos se toman del Catalogo de Productos y Servicios que se dio de alta anteriormente. Página 36

37 Al seleccionar un producto se muestra el precio registrado y por default en el campo cantidad nos sugiere el valor 1, estos campos pueden editarse. También se puede aplicar un porcentaje de descuento al concepto. Al finalizar damos clic en el botón Alta+ para visualiza de la siguiente manera los conceptos registrados en la Orden de Compra. Página 37

38 Finalmente damos clic en el botón Aceptar para que esté lista la Orden de Compra. Esto nos regresará al listado de Órdenes de Compra. El documento tendrá estatus Capturada. Página 38

39 Cuando la orden de compra se encuentra con estatus Capturada, se tienen las siguientes opciones de clic derecho para cada una: a) Expediente de Venta: Se muestra un Expediente Virtual con los documentos relacionados a la venta. b) Pre visualiza Orden de Compra: Muestra en forma gráfica el documento electrónico. c) Cierra compra: Cerrar el documento, puesto que ya no se harán modificaciones. d) Modifica Compra: Realizar cambios al documento electrónico. e) Elimina Compra: Borrar el documento electrónico, siempre y cuando no se tenga un folio previo, esto para mantener el control en documentos. f) Genera Pedido: Elaborar un Pedido de Ventas a partir de la Orden de Compra, con los mismos datos. Página 39

40 Al elegir la opción Genera Pedido sobre el registro de la Orden de Compra, se visualiza en automático el formato grafico de la Orden de Compra, se cambia el estatus a Cerrada y se genera el Pedido de Ventas. Al generar los pedidos, las órdenes de compra quedan solo con dos opciones de clic derecho. Página 40

41 El Expediente de Venta nos lleva a una nueva ventana donde se encuentran los movimientos del Cliente con respecto a sus compras; podemos observar las órdenes de compra, pedidos, facturas, notas de crédito y cargo. Por ejemplo este Expediente de Venta de la Orden de compra con folio 1. Página 41

42 Enseguida podemos revisar el menú de Pedidos de Ventas donde se muestra el pedido que hicimos a partir de la orden de compra. En la columna OC, se muestra el folio de la orden de compra a la que está relacionado el Pedido de Ventas. Página 42

43 ii. PEDIDOS DE VENTAS Para generar un nuevo Pedido de Ventas damos clic en el botón Alta+. Como en el caso de las Órdenes de Compra, la aplicación automáticamente controla el número de folio, por lo que solo debemos seleccionar la serie a utilizar para que se habiliten los campos a capturar. Se realiza la capturan los campos indicados para la generación del Pedido de Ventas. Página 43

44 A continuación se realiza el Alta de las Partidas o Conceptos que formarán el Pedido. Se selecciona el Productos deseado y automáticamente nos trae el precio registrado en el catalogo, se captura la cantidad y se puede modificar el precio. También se le podrá aplicar un descuento colocando el porcentaje en el campo correspondiente. Al finalizar, damos clic en el botón Alta+ para almacenar los datos. Nos regresa al listado de partidas o conceptos del Pedido. Página 44

45 Finalmente damos clic en el botón Aceptar. Se mostrará el listado con todos los Pedidos Generados y sus diferentes estatus. Cada uno de los pedidos tiene opciones de clic derecho con las siguientes opciones. Página 45

46 a) Pre visualiza pedido: Se visualiza el pedido en forma grafica antes de Cerrarlo por si se requieren hacer modificaciones. b) Cierra Pedido: Cambiar el estatus del Pedido a Cerrado para evitar se realicen modificaciones. c) Modifica Pedido: Cambiar algún dato del Pedido. d) Elimina Pedido: Borrar el Pedido, siempre y cuando no haya pedidos posteriores para mantener el control de folios. e) Gestión Pedido: En esta función, se indicará la forma de pago del pedido. Esto es, se realiza una Programación de Pagos. Página 46

47 Se indica el Tipo de Programación de Pagos para generar a partir de estos la Facturación. f) Embarques: g) Genera Factura: Elaborar una factura a partir del Pedido de Ventas con los mismos datos para evitar la recaptura. Para generar una Factura a partir de un Pedido elegimos la opción antes mencionada, en seguida nos mostrará una pantalla para seleccionar la serie de Factura; el folio lo asigna automáticamente la aplicación. Página 47

48 Al presionar Enter, se genera automáticamente la vista grafica y cambia el estatus del pedido a Cerrado Al cambiar el estatus del Pedido de Ventas, se tienen las siguientes opciones de clic derecho para cada registro: a) Expediente Ventas: Se muestra el Expediente Virtual de Ventas donde se visualizan todos los documentos relacionados a la venta. b) Abre Pedido: Cambia el estatus del Pedido de Cerrado a Capturado para hacer cualquier modificación. c) Visualiza Documento: Se muestra en formato grafico el Pedido de Ventas. Página 48

49 iii. FACTURAS Al entrar al menú de Facturas, dentro de Ventas se muestra como primera opción un filtro de búsquedas. Estas búsquedas pueden ser por folio de Factura a buscar o por número de días a mostrar. Si damos clic en el botón Buscar se muestra un listado de documentos capturados, sellados y cancelados. Página 49

50 Para elaborar una Factura nueva damos clic en el botón Alta+, se mostrará la siguiente pantalla donde debemos seleccionar la serie que vamos a utilizar para generar el documento (Previamente dada de alta por el usuario RPL). Al seleccionar la serie se habilitan los campos a capturar como el nombre del Cliente, forma de pago, medio de pago, condiciones de pago, cuenta de pago, impuestos y descuentos, entre otros. Página 50

51 Del lado izquierdo de la ventana de captura de datos de la Factura se tienen una serie de opciones: a) Lugar de Entrega: Se utiliza esta funcionalidad para identificar un lugar de entrega diferente al domicilio fiscal del Cliente (Ver Lugares de Entrega en Catalogo Clientes). b) Expedido en: Se podrá utilizar para identificar otro lugar de Expedición de la factura cuando este sea diferente al Domicilio fiscal del Emisor. c) Partidas: Alta de Conceptos de la Factura. En esta pestaña se muestra una pantalla dentro de la misma ventana donde estamos dando de alta la factura. Para agregar un concepto, damos clic en el botón Alta+. Página 51

52 Se visualizará la pantalla para seleccionar el producto de un listado que tiene registrados todos los Productos y/o Servicios que se dieron de alta en el Catálogo. En automático, al seleccionar el producto se mostrará el precio registrado. Tanto la cantidad como el precio se podrán modificar antes de almacenar los datos. Se podrá aplicar un descuento a este concepto, capturando el porcentaje en el campo Dscto. Como dato de referencia se muestran las tasas de impuestos a aplicar a dicho concepto. Página 52

53 Una vez capturados los datos, damos clic en el botón Alta + para almacenar los datos. Al finalizar, damos clic en el botón Salir para regresar a ventana principal de captura de la factura. d) Notas Generales: Apartado para registrar Notas Globales a la Factura, las cuales serán integradas al formato grafico. e) Addenda: Se habilitará esta opción solo cuando se haya registrado en el Alta de Cliente que se requiere Addenda Comercial. Se mostrarán los datos a capturar por cada Adenda. Página 53

54 Cada una de las facturas tiene un submenú que aparece dando clic con el botón derecho del mouse. g) Expediente Venta: Se muestra un Expediente Virtual con los documentos relacionados a la venta (Órdenes de Compra, Pedidos de Ventas, Notas de Crédito). a) Sella Factura: Opción para firmar (CFD) y timbrar (CFDI) documentos electrónicos. Se hacen diversas validaciones para que se pueda generar el CFD/CFDI, de lo contrario el documento cambiará a estatus No valido hasta que se modifique la causa del error. b) Pre visualiza factura: Muestra el CFD/CFDI en forma gráfica con el visor de Hforms. c) Modifica factura: Cambiar algunos de los datos ya registrados en la factura. d) Elimina factura: Se podrá eliminar la factura siempre y cuando no se tenga un folio previo con estatus capturado Página 54

55 Una de las opciones de este menú es Sellar Factura, una vez que se seleccione dicha opción se mostrará la Factura en formato gráfico. También podemos generar Notas de Crédito relacionadas o vinculadas a las facturas, con la opción de clic derecho del menú del registro de la factura ya sellada. Página 55

56 iv. NOTAS DE CREDITO Al seleccionar la opción Genera Nota de Crédito se mostrará la siguiente ventana. A continuación se elige la serie para poder habilitar los campos siguientes. Página 56

57 Las opciones de Lugar de Entrega y Expedido En están predeterminadas de alguna forma con los datos de Domicilio fiscal del Emisor y Cliente, solo se agrega la partida, finalmente se pulsa el botón aceptar para almacenar los datos de la Nota de Crédito. Se regresa al menú Facturas, damos clic en Salir para seleccionar la opción Notas de Crédito en el menú de Ventas. Página 57

58 Como en el caso de las Facturas, se cuenta con un filtro de búsquedas donde podemos ingresar el folio de la Nota de Crédito para buscarla o bien damos clic en el botón Buscar para que despliegue un listado con todas las Notas. Con el botón derecho del mouse sobre algún registro de Nota de Crédito se muestra un submenú con distintas acciones, donde podremos encontrar Sellara Nota de Crédito. Página 58

59 Si elegimos la opción Sellar, se mostrará el documento en formato gráfico. Si requerimos dar de alta una Nota de Crédito no relacionada a ninguna Factura, vamos al menú Ventas -> Notas de Crédito, en esta ventana damos clic en el botón Alta+, y mostrará la siguiente pantalla. Página 59

60 Seleccionamos la serie para habilitar todos los demás campos. MANUAL DE USUARIO Se capturan los valores de los campos como Cliente, forma de pago, medio de pago, tasas de impuestos a aplicar, entre otros. A continuación damos clic en el botón Aceptar. Con el botón derecho del mouse sobre el registro de la Nota de Crédito se muestra un submenú con distintas acciones, donde podremos encontrar Sellar Nota de Crédito. Página 60

61 Seleccionamos la opción Sellar, se mostrará el documento en formato gráfico. Se cambiará el estatus del registro de Capturada a Sellada Página 61

62 v. NOTAS DE CREDITO Las notas de cargo se generan a partir de dicho menú. Para dar de alta una Nota de Cargo damos clic en el botón Buscar y luego en Alta+. Página 62

63 Se mostrará la siguiente pantalla, donde es requerido seleccionar la serie para habilitar todos los campos. Se deberán capturar los campos como Cliente, Ejecutivo, Forma de pago, Condiciones de pago, impuestos, etc. A continuación se capturan las partidas o conceptos para esta Nota de Cargo. Al terminar de almacenar las partidas y datos del cliente damos clic en el botón Aceptar. Página 63

64 El registro de la Nota de Crédito se mostrará en un listado, donde podremos visualizar algunas opciones dando clic derecho sobre el mismo. Una de las opciones es Sellar Nota de Cargo, seleccionamos dicha opción y se mostrará el documento en formato gráfico. Página 64

65 Para poder visualizar los Comprobantes Fiscales Digitales en su formato original XML, debemos ir a la siguiente ruta: C:\ITC\Hot7\server\AAA010101AAA\GenCFD\Outfile\SAT En la carpeta SAT se podrán encontrar 6 carpetas con los diferentes tipos de documentos que genera Factrónica. Para encontrar una Factura, seleccionamos la carpeta correspondiente, damos doble clic sobre el archivo XML: Página 65

66 IX. COBRANZA Factrónica cuenta con la funcionalidad de llevar un control de la Cobranza de los documentos que se han generado en esta aplicación. Al entrar al menú Cobranza se mostrará el filtro de Búsqueda, podremos buscar por folio de documento sellado. Se mostrará un listado de documentos, con el botón de clic derecho del mouse sobre algún registro, podremos visualizar las siguientes opciones: Visualizar Factura, Gestionar cobranza, Registrar cobranza, Vincular Nota de Crédito. Página 66

67 Para poder Visualizar la factura, solo damos clic en el menú que se despliega y aparecerá la siguiente pantalla. Esta es la manera en que se visualiza la factura. Página 67

68 Gestión Cobranza: Esta opción nos podrá servir para llevar un control de las fechas promesa de pago por parte del cliente. Registra Cobranza: Es en esta opción donde podremos registrar los pagos realizados por el Cliente y consultar los saldos. Página 68

69 Relacionar Nota de Crédito: El total de las Notas de Crédito se disminuirán del total de la Factura a la cual está relacionada. Al seleccionar esta opción, se mostrará un filtro de búsqueda para hallar la Nota de Crédito que se va a relacionar. Después de hacer la búsqueda, seleccionamos la Nota de Crédito y damos clic en el botón Aceptar. Página 69

70 Esto nos dará como resultado el saldo del total de la factura menos la nota de crédito. Página 70

71 i. REPORTES DE COBRANZA Esta opción nos permite generar diversos Reportes de Cobranza. Los tipos de reportes se despliegan en el campo Tipo de Reporte al hacer clic en el botón Reporte : Los reportes que genera son: Reporte de Antigüedad de Cuentas por Cobrar. Reporte de Estado de Cuentas por Cliente. Reporte de Facturas Cobradas. Reporte de Facturas Pendientes de Cobro. Reporte de Facturas por Vencimiento. Reporte de Facturas de Gestión de Cobranza Página 71

72 Seleccionamos el tipo de reporte que necesitamos, posteriormente se podrán utilizar los filtros de: Rango de RFC y Fecha para mostrar solo los datos que se requieran. El reporte se muestra de la siguiente manera. Página 72

73 X. CONTABILIDAD El módulo de Contabilidad nos ofrece la funcionalidad para dar de Alta el Catalogo de Cuentas Contables, Creación de Pólizas y creación de diversos reportes. 1) Catálogo de Cuentas: Se capturan las cuentas contables que la empresa requiere para la creación de Pólizas. Página 73

74 Para dar de Alta una nueva cuenta contable, damos clic en el botón Alta+ donde se mostrará la siguiente ventana de captura. Botón Catálogo de Monedas: Con esta funcionalidad se podrán dar de Alta Divisas con el Tipo de Cambio correspondiente. Página 74

75 2) Pólizas: Se generarán Pólizas Contables a partir de Facturas selladas en la aplicación. Al dar clic en el botón Buscar se mostrará un listado con los registros de las pólizas generadas automáticamente por la aplicación. Con clic derecho se muestran las opciones aplicables a cada registro, como son: Visualiza Póliza Contable, Modifica Póliza y Elimina Póliza. Página 75

76 Para la opción Visualiza Póliza, ésta se muestra de la siguiente forma: La opción Modifica Póliza muestra las partidas y cantidades aplicables. Página 76

77 3) Reportes Dentro de la opción Reportes, se podrán generar los siguientes tipos: Para cada uno, se podrán utilizar filtros para que el reporte nos muestre solo la información requerida. Página 77

78 El Reporte de Diario de Facturación se muestra de la siguiente forma: MANUAL DE USUARIO Página 78

79 XI. CATÁLOGO DE EJECUTIVOS En el Catálogo de Ejecutivos de Ventas se podrán registrar los nombres de las personas con perfil Ventas, para relacionarlos a las facturas selladas. Para Registrar un Ejecutivo, damos clic en el botón Alta+, se mostrará una ventana donde se captura el nombre del Ejecutivo de Ventas. Página 79

80 Si ya se tienen Ejecutivos registrados, los podremos visualizar al entrar al menú de forma inmediata. Las opciones de clic derecho de cada registro son: Modifica Ejecutivo Elimina Ejecutivo. Página 80