Guía de Proveedor Portal de Recepción de CFDIs - Estapack. Manual de usuario para la operación del portal de recepción de CFDIs

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1 Guía de Proveedor Portal de Recepción de CFDIs - Estapack Manual de usuario para la operación del portal de recepción de CFDIs Noviembre 2015

2 Contenido Definiciones 3 Introducción 4 Objetivo 4 Manual de Proveedores 5 Acceso al portal 5 Pantalla de inicio 5 Ingreso de un usuario al portal 5 Página principal 6 Menú principal 7 Carga de XML 8 Validación de facturas 8 Facturas 11 Facturas recibidas 11 Buscar facturas 11 Descargar XML 13 Descargar PDF 13 Exportar a Excel 14 Seguridad 15 Contraseñas 15 Cambiar contraseña 15 Salir 16 Abandonar el portal 16 Página 2 de 16

3 Definiciones Término/Siglas SAT RMF CFDI XML PDF Portal de Recepción (Portal) Anexo 20 Contabilidad Electrónica Anexo 24 ERP BD Capa WEB Capa APPS Capa BD Definición Sistema de Administración Tributaria. Resolución Miscelánea Fiscal. Comprobante Fiscal Digital emitido por Internet. Siglas de Extensible Markup Language ; es un set de reglas para la codificación de documentos con el objetivo de ser interpretados por una máquina y enviar datos de un sistema a otro a través de una interfaz. Acrónimo del inglés Portable Document Format ; es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems. Herramienta tecnológica que recibe CFDIs en formato XML para su validación. Anexo que forma parte de la Segunda Resolución de Modificaciones a la RMF para 2015, publicada el 14 de mayo de 2015; comprende la estructura y sintaxis requerida por el SAT para la creación de un CFDI. Se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT. Anexo de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014; comprende la estructura y sintaxis requerida por el SAT para la creación del Catálogo de cuentas, Balanza de Comprobación y Pólizas (en formato XML). Enterprise Resource Planning, en español se le conocemos como Software de gestión integrada, y se define como un grupo de módulos conectados a una única base de datos, Ejemplo SAP. Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Capa de presentación: la que ve el usuario (también se la denomina "capa de usuario"), presenta el sistema al usuario, le comunica la información y captura la información del usuario en un mínimo de proceso. Capa de aplicaciones: es donde residen los programas que se ejecutan, se reciben las peticiones del usuario y se envían las respuestas tras el proceso. Capa de base de datos: es donde residen los datos y es la encargada de acceder a los mismos. Página 3 de 16

4 Introducción Acerca de este documento Objetivo La presente guía está dirigida a todos aquellos usuarios que requieran hacer uso del Portal de Recepción de Comprobantes Fiscals Digitales emitidos por Internet (CFDI), implementado en Estapack, S.A.P.I. de C.V. para su validación, resguardo y envío a las carpetas finales de almacenamiento (carpetas de proveedor). El presente documento es un manual que tiene la intención de ayudar al entendimiento del funcionamiento del portal. Página 4 de 16

5 Manual de Proveedores Portal de Recepción de CFDIs Acceso al portal Para utilizar el sistema es necesario abrir la ventana de un navegador de internet (Chrome ó Firefox), ingresar a al link del portal. Pantalla de inicio La pantalla de inicio que aparece en el navegador es la siguiente: Ingreso de un usuario al portal Dentro de la pantalla de inicio capturar en los campos correspondientes el nombre de usuario y su contraseña, posteriormente seleccionar el botón de. Página 5 de 16

6 Cuando los datos capturados sean incorrectos, el portal mostrará el siguiente mensaje en la parte superior de la pantalla y solicitará volver a capturar los datos de acceso: Página principal Cuando el usuario ingrese al portal se mostrará la siguiente pantalla: Menú principal; barra de navegación en las funcionalidades del portal. Nombre de usuario; nombre del usuario que está haciendo uso del portal. Perfil de usuario; muestra el tipo de perfil asignado al usuario que está haciendo uso del portal (Administrador, Interno o Externo). Página 6 de 16

7 Menú principal Barra de menú con las funciones disponibles para el usuario. Cargar facturas: opción para cargar y validar archivos XML. Facturas Recibidas: permite buscar facturas recibidas, validadas y almacenadas exitosamente en el portal. o o Usuario Administrador, Interno y Caja Chica: tendrá acceso a todos los XML almacenados en el portal. Usuario Externo: solo tendrá acceso a sus archivos (XML con su RFC como emisor). Cambiar contraseña: dentro de esta opción el usuario puede modificar su contraseña de acceso. Salir: seleccione para abandonar el portal. Página 7 de 16

8 Carga de XML Validación de facturas Seleccionar la opción del menú principal, para ingresar en la pantalla de carga y validación, a así como, a sus demás funcionalidades. El portal mostrará la siguiente pantalla en la cual se puede cargar el XML por validar: Elegir el botón para seleccionar el XML de los archivos existentes en la computadora: Página 8 de 16

9 Una vez seleccionado el archivo correspondiente, el portal mostrará el nombre del archivo a un lado del botón de selección: Posteriormente, elegir el botón pendientes por procesar: para que el portal coloque la selección en el cuadro de archivos Para finalizar el proceso de validación, elegir el botón correspondientes (RFC de receptor, estructura y sintaxis). para que el portal realice las validaciones El portal mostrará el resultado de las validaciones en el cuadro inferior de la pantalla. Página 9 de 16

10 El cuadro con el resultado de las validaciones contiene los siguientes elementos: Columna Archivo: número total de archivos procesados y el nombre de cada uno. Columna Estatus: estado actual del XML dentro del portal. Mensaje: en caso que el XML sea válido en su estructura y sintaxis, se envía a las carpetas de proveedor. No todos los proveedores estarán obligados a cargar solo archivos XML Página 10 de 16

11 Facturas Facturas recibidas En el menú principal, seleccionar la opción así como, a sus demás funcionalidades para ingresar en la pantalla de gestión de facturas, Al ingresar en esta opción, el portal mostrará una pantalla en donde se administran las facturas recibidas: Buscar facturas Dentro de la pantalla gestión de facturas, es posible realizar búsquedas seleccionando los parámetros deceados con los filtros que a continuación se muestran: Página 11 de 16

12 RFC: RFC del emisor del XML Razón Social: razón social del emisor del XML Estatus: resultado de la validación (Todos, Éxitos o No exitoso). F. Inicial: inicio de un rango de fechas de búsqueda (fecha de recepción del XML en el portal). F. Final: fin del rango de fechas de búsqueda (fecha de recepción del XML en el portal). Al concluir la selección más adecuada para la búsqueda requerida, presionar el botón para que el portal genere la búsqueda. El portal mostrará en el cuadro inferior de la pantalla el resultado de la busqueda generada: RFC: RFC del emisiór del XML. Razón Social: nombre de la razón social de emisor del XML Estatus: estatus de la validación del XML. o o Error detectado en la estrcutura y sintaxis del XML o en los elementos comerciales proprocionados. Número proprocionado por SAP para los XML con addenda que proporcionarón información comercial correcta. Fecha de Emisión: fecha en que fue emitodo el XML. Fecha de Recepción: fecha en que fue recibido en el portal el XML. Monto: monto total del XML. Folio: numero interno, único asigando por el portal en la recepción del XML. XML: opción de descarga del XML recibido en el portal. PDF: opción de descargra de la representación genérica del XML en PDF. Página 12 de 16

13 Si la búsqueda arroja más resultados de los que sea posible mostrar en la pantalla, es posible recorrerse en las páginas con los botones ubicados en la parte inferior de la búsqueda Descargar XML En caso que el usuario requiera descargar algún XML de la búsqueda, debe seleccionar el botón dentro de la columna XML. Una vez seleccionado, el portal descargará el XML almacenado en la recepción del documento Descargar PDF En caso que el usuario requiera descargar una representación genérica del XML en PDF, debe seleccionar el botón dentro de la columna PDF. Una vez seleccionado el portal descargará el XML almacenado en la recepción del documento Se recomienda seleccionar al menos uno de los filtros de búsqueda. Página 13 de 16

14 Exportar a Excel Dentro de la pantalla de gestión de facturas, exite la opción para exportar el resultado de una búsqueda a un archivo de Excel, seleccionando el botón. Al elegir esta opción, el portal exportará los datos generados en la busqueda a un archivo de excel: En el archivo de excel proporcionado al usuario se agrega la columna UUID correspondiente a cada XML de la búsqueda. En caso necesario puede elegir la opción resultado de la busqueda en pantalla. para que se borren los parámetros de búsqueda y el Página 14 de 16

15 Seguridad Contraseñas En el menú principal, seleccionar la opción como, a sus demás funcionalidades. para ingresar en la pantalla de seguridad, así Cambiar contraseña Al ingresar en esta opción, el portal desplegará la pantalla de administración de contraseñas. Dentro de la pantalla de seguridad, el portal mostrará los campos de captura para la nueva contraseña del usuario, así como, las características con las que debe cumplir. La contraseña debe contener mínimo 6 caracteres, 1 mayúscula y 1 dígito. *Contraseña nueva: capo de captura para la nueva contraseña. *Confirmar contraseña: se debe capturar nuevamente la contraseña para evitar errores de captura. Posteriormente seleccionar el botón para aplicar la modificación a la contraseña. Página 15 de 16

16 Salir Abandonar el portal En el menú principal, seleccionar la opción para salir del portal de recepción. El portal solicitará confirmación para salir. Página 16 de 16

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