Guía de Información y Uso del Sitio. de Facturación Electrónica

Transcripción

1 Guía de Información y Uso del Sitio de Facturación Electrónica Página 1

2 OBJETIVO La intención de esta guía es informar al cliente al respecto del tema de facturación electrónica, así como también, guiarlo en el uso del sitio en internet de Facturación Electrónica de Compañía Embotelladora del Fuerte, S. de R.L. de C.V., para que pueda consultar y descargar sus facturas electrónicas, generadas en un periodo determinado. Página 2

3 QUÉ ES? INFORMACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA La facturación electrónica es un mecanismo de comprobación fiscal que se basa en el aprovechamiento de medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera digital. La factura electrónica es un nuevo esquema para la expedición de comprobantes fiscales digitales (electrónicos) que sustituyen a los tradicionales comprobantes impresos en talleres autorizados (imprentas). La factura electrónica cumple con los requisitos legales de los comprobantes tradicionales y tienen exactamente la misma validez que los comprobantes impresos en talleres autorizados. La información que contiene es protegida, no puede ser manipulada o modificada y no es susceptible de alteración. Los estándares de seguridad que son utilizados en este mecanismo de facturación electrónica, son definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y garantizan la autenticidad e integridad del comprobante fiscal digital. CÚALES SON SUS BENEFICIOS? Ahorro de espacio de almacenamiento y de papel: Al no ser necesaria la impresión de la factura electrónica, disminuirán los volúmenes de documentos a archivar durante los 5 años que exigen las autoridades hacendarias, trayendo consigo el ahorro en costos de almacenamiento y consumo de papel. Evita la pérdida de comprobantes: Al ser un archivo electrónico, basta con tenerlos respaldados en un CD, diskette, USB, una unidad de memoria o en una computadora. Fácil de consultar: Sin necesidad de ir al archivo muerto y buscar físicamente las pólizas contables para ver la factura que necesite, ésta puede consultarse electrónicamente de una manera más fácil y rápida. Siempre tendrá su factura electrónica original: En caso de que acostumbre imprimir su factura y ésta se extravíe, ya no será necesario solicitarle a su proveedor una copia certificada, basta con imprimir nuevamente su factura directamente del archivo electrónico que se le entregue y ésta seguirá siendo su original. Página 3

4 CÓMO FUNCIONA? Una vez que Compañía Embotelladora del Fuerte, S. de R.L. de C.V. le haga llegar el producto por la compra efectuada, se generará en automático su factura electrónica y al día siguiente, le será enviada a usted por correo electrónico. Adicionalmente, para su comodidad también estará disponible su factura electrónica en nuestro sitio en Internet, donde usted podrá consultar y descargar, cuando guste, sus comprobantes fiscales digitales a partir del día siguiente de su compra, tanto en formato PDF como XML. Cabe mencionar, que el archivo con terminación XML es para que lo conserve y lo respalde en cualquier medio de almacenamiento (CD, diskette, USB, unidad de memoria o en su computadora) para futuras consultas y/o aclaraciones. Mientras que el archivo en formato PDF, es el que utilizará para imprimir su comprobante fiscal en caso requerido, aunque ya no es necesaria la impresión de este documento. Para que usted pueda acceder a nuestro sitio en Internet de Facturación Electrónica, previamente le daremos a conocer su clave de acceso. QUÉ NECESITO PARA OBTENERLA? Proporcionar al personal de ventas de Compañía Embotelladora del Fuerte, S. de R.L. de C.V. que lo visite, la información necesaria para actualizar nuestra base de datos, como es: Nombre, RFC y domicilio completo (calle, número, colonia, código postal, localidad, municipio y estado), y Proporcionarnos una dirección de correo electrónico, para estar en posibilidades de hacerle llegar su factura electrónica. De no contar con dicha dirección de correo electrónico, podrá conseguirla con apoyo de su Contador. Página 4

5 GUÍA DE USO DEL SITIO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 1. Desde su navegador de Internet entre a la dirección del Sitio de Compañía Embotelladora del Fuerte, S. de R.L. de C.V. (fig. 1): Fig.1 2. Para acceder a la sección de Facturación Electrónica del sitio (fig. 2), directamente pulsar el icono o bien, desde la barra de menú, presionar el botón CLIENTES y seleccionar la opción FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. Página 5

6 Fig Teclear Usuario (número de cliente) y Contraseña (la cual será su Registro Federal de Contribuyentes - RFC - sin guiones y con mayúsculas); posteriormente pulsar el botón INGRESAR. La primera ocasión que entre al sitio: Le mostrará por única vez los "Términos y Condiciones de Uso del Sitio". Favor de leerlos y pulsar el botón ACEPTAR. En la siguiente pantalla (fig. 3), se le solicitará: A. Ingresar una cuenta de correo electrónico; B. Elegir una pregunta de seguridad; y, C. Dar respuesta a dicha pregunta. Esta información de seguridad es requerida para que pueda recuperar su contraseña en caso de olvido. Una vez realizado esto, pulsar el botón CONTINUAR; en este momento se grabarán los datos capturados y se mostrará la pantalla con el menú principal de Facturación Electrónica. Página 6

7 A B C Fig. 3 Le aparecerá el siguiente mensaje, solicitando que cambie su contraseña. Pulsar el botón CONTINUAR y le mostrará la pantalla para cambio de contraseña (ver sección Cambio de Contraseña). 4. En la pantalla del menú principal (fig. 4), se muestran 2 opciones: A. Consulta de CFD s: en donde podrá consultar y descargar sus comprobantes fiscales (facturas). B. Modificaciones: en donde podrá realizar cambio de contraseña. Página 7

8 A B Fig. 4 Página 8

9 Consulta de CFD s Al elegir esta opción, le mostrará los distintos filtros por los que podrá elegir las facturas que requiera consultar (fig. 5): A B C D F H E G I Fig. 5 A. Por RFC Receptor: Para consultar solamente por el RFC que tenga asignado a su número de cliente. B. Por Folio: Para buscar una factura por número de folio o por rango de números de folio. C. Por Serie: Para podrá buscar una factura por serie. D. Por Serie y Folio: Para buscar facturas por serie y folio específicos, poniendo la serie seguida de guión medio (-) y el folio. E. Por Monto Total: Para consultar la factura por algún rango de monto total. F. Por IVA: Para consultar por rango de monto del IVA de la factura. Página 9

10 G. Fecha Inicial: Para buscar por fecha de la factura o por un rango de fechas con sólo apretar el botón del calendario. H. Fecha Final: Fecha final del rango de fechas. I. Vistos / No Vistos: Para que muestre únicamente las facturas que haya revisado o las que nunca ha revisado. En cualquier momento presione el botón BUSCAR para consultar sus facturas. En caso de que no haya selecciona ningún filtro, le aparecerán todas las facturas electrónicas que se le han generado hasta el momento. En la siguiente pantalla (fig. 6), se mostrarán las facturas de acuerdo a los filtros que haya elegido y tendrá la opción de ejecutar alguna de las siguientes acciones: A. Descargar archivo con terminación XML: presione el botón XML de la factura correspondiente para que le aparezca una ventana donde le pedirá grabar el archivo en su computadora. Si usted le da SALVAR (SAVE), le permitirá guardar dicho archivo en su computadora. B. Consultar, imprimir o descargar una factura en formato PDF: presione el botón PDF de la factura correspondiente, para que le aparezca una ventana donde le pedirá si quiere abrir el archivo para consultar y/o imprimir, o bien, para grabar en su computadora. Si usted le da ABRIR (OPEN), le aparecerá un archivo en formato PDF que es el que utilizará para imprimir su comprobante fiscal en caso necesario. Si usted le da SALVAR (SAVE), le permitirá guardar dicho archivo en su computadora. C. Consultar o imprimir un grupo de facturas: Sólo seleccione las facturas y presione el botón CONSOLIDAR para que le aparezca la ventana donde le pedirá si quiere abrir el archivo para consulta o impresión, o bien, para grabarlo en su computadora. Si usted le da ABRIR (OPEN), le aparecerá un archivo en formato PDF que contiene las facturas seleccionadas para consultar o imprimir. Página 10

11 C A B D Fig. 6 D. Enviar una factura por correo electrónico (archivo PDF y/o archivo XML): Presione el botón CORREO de la factura a enviar y le aparecerá la pantalla Envío de Documentos a Correo Electrónico (fig. 7). Página 11

12 Fig. 7 En esta pantalla, usted indicará la siguiente información: o o o o Nombre Remitente: Indicar el nombre del remitente. Mail Destinatario: Poner la dirección de correo electrónico del destinatario. Copia También A: Indicar dirección de correo electrónico adicional a la cual, puede enviar copia del correo. Comentarios: Poner algún observación o comentario que usted quiera que vaya en el correo a enviar. Una vez hecho esto, presione el botón ENVIAR y le regresará una pantalla con el mensaje «EL CORREO HA SIDO ENVIADO EXITOSAMENTE». En esta pantalla, presione el botón CERRAR para regresar al sitio. En cualquier momento usted podrá presionar los siguientes botones: INICIO: Para ir al menú principal. REGRESAR: Para regresar a la pantalla anterior. SALIR: Para salir del sitio. Página 12

13 Cambio de Contraseña Estando en la pantalla del menú principal (fig. 8), usted podrá seleccionar la opción de: A. Modificaciones: para realizar cambio de contraseña. A Fig. 8 Al seleccionar esta opción aparecerá la pantalla (fig. 9) en la que podrá alimentar la nueva contraseña. Las características que deberá tener la contraseña, son las siguientes: o Longitud mínima de 8 caracteres alfanuméricos. o Contener al menos 2 dígitos (0 al 9). o No debe ser igual a ninguna de las últimas 5 contraseñas utilizadas por usted en el sitio. Página 13

14 Pulsar en este recuadro para cambiar contraseña Poner la nueva contraseña (Mínimo 8 caracteres incluyendo 2 dígitos) Fig. 9 Hecho lo anterior, presionar el botón ACTUALIZAR para grabar el cambio de contraseña. Soporte a Clientes de Facturación Electrónica En caso de que tenga alguna duda o requiera soporte, favor de enviarnos un correo electrónico a la siguiente dirección: soportefe@cef.com.mx, en donde agradeceremos nos indique: su nombre; descripción del soporte que requiere; una dirección de correo electrónico y/o teléfono (con clave LADA), dónde se le pueda contactar y en qué horario. Con esta información, nos pondremos en contacto con usted para ayudarlo. Página 14