MANUAL DE USUARIO PORTAL DE PROVEEDORES IBERO CIUDAD DE MÉXICO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO PORTAL DE PROVEEDORES IBERO CIUDAD DE MÉXICO El objetivo de este material es proporcionar a sus usuarios las herramientas necesarias para facilitar el proceso de envío de CFDI para pago por parte de la Universidad Iberoamericana A.C. Cómo ingreso al portal de proveedores de la IBERO? Puedes ingresar al Portal de Proveedores de la Universidad Iberoamericana utilizando cualquier navegador de internet cómo pueden ser: Google Chrome, Mozilla Firefox, Explorer, etc., una vez que nuestro navegador de internet esté abierto debemos escribir en la barra de direcciones lo siguiente: Seleccionar el modulo EMPRESAS que se encuentra en la parte superior de lado derecho.

2 3. Una vez ejecutado el paso anterior, hacer clicc en recuadro PORTAL DE PROVEEDORES que se encuentra en la parte inferior de lado izquierdo. 4. Después de haber hecho clic en PORTAL DE PROVEEDORES se abrirá la siguiente ventana: El usuario es el RFC de la empresa o razón social sin guion, este usuario nunca cambia.

3 Se debe ingresar el usuario y la contraseña, acompañados del código de seguridad que aparece en el recuadro de la parte inferior. A continuación, el ejemplo: Al ingresar por primera vez el sistema pedirá cambiar la contraseña para poder acceder al menú del portal, es importante mencionar que de no realizarsee el cambio de contraseña el sistema no permitirá realizar ninguna otra operación.

4 Después de cambiar la contraseña se deberá cerrar sesión e contraseña asignada. ingresar nuevamente con la A continuación, se muestra la pantalla con el menú principal una vez que se ha entrado al portal de proveedores:

5 Menú Portal de Proveedores a) Consulta pago a proveedores Permite consultar las trasferencias que la Universidad Iberoamericana ha realizado por el pago de sus facturas, los pagos a proveedores son los días jueves, la búsqueda se puede realizarr por un día en específico o por un rango de fechas ejemplo: b) Condiciones Generales de Compra Este documento contiene los lineamientos bajo los que se rigen todas nuestras órdenes de compra, dentro del portal está disponible una versión en formato PDF para facilitar su consulta.

6 c) Envío de CFDI Esta opción del menú es la que permite ingresar facturas para programación de pago. Es importante señalar que sólo se podrán subir CFDI de aquellas órdenes de compra que ya han sido surtidas e ingresadas en nuestro almacén general para su revisión; en el caso de los servicios, deberán entregar en el almacén general la factura con la firma de conformidad por parte del responsable que recibe el servicio o mantenimiento junto con la orden de compra. La factura podrá ser ingresadaa al portal de proveedores al día siguiente de haber ingresado sus documentos a revisión. Si el sistema indica que no existen órdenes de compra pendientes, se debe escribir el número de la orden de compra sin la letra R y dar clic en buscar

7 Una vez que visualizamos la orden de compra, es necesario seleccionarla, adjuntamos archivo XML y PDF para posteriormente hacer clic en subir. Después de hacer clic en subir aparecerá una ventana con el resumen de la información que contiene el CFDI que será ingresado al portal de proveedores, para concluir el proceso se debe hacer clic en el botón enviar. Si el CFDI pasa las validaciones del sistema arrojará un mensaje en letras color rojo que indica una carga exitosa, ejemplo:

8 En caso de que se genere algún error, se debee enviar por correo la captura de pantalla, XML y PDF del CFDI e indicar la orden de compra a la que corresponde a noe.ramirez@ibero.mx d) Cambiar contraseña Nos permite cambiar nuestra contraseña actual por una nueva. e) Actualizar correo Esta opción permite registrar una dirección de correo electrónico para que en caso de que el usuario olvide su contraseña, le sea enviado un e mail a la dirección registrada con la información para recuperar su acceso.

9 f) Generación de QR Esta opción permite generar un código QR paraa poder ingresar a las instalaciones de la Universidad Iberoamericana a entregar productos. Para poder generar este código es necesario contar con una orden de compra vigente. Cualquier duda, consultar a su contacto de la Oficina de Compras.

10 PREGUNTAS FRECUENTES 1. Qué pasa si olvide mi clave? Debes ingresar tu usuario (RFC), escribir el código de seguridad y hacer clic en olvidé mi clave ; se abrirá una nueva página en la que deberás confirmar tu usuario y seleccionar tu empresa o razón social, una vez realizados estos pasos se enviará un correo electrónico a la dirección registrada en nuestro portal para recuperar tu acceso. 2. Qué pasa si olvidé mi clave y no tengo registrado un correo electrónico para recuperar mi acceso? Deberás enviar un correo a noe.ramirez@ibero.mx con la siguiente información: nombre o razón social, correo electrónico que deseas registrar y nombre de quien administra dicho correo. 3. Qué debo hacer si el portal de proveedores me arroja un error? Deberás enviar un correo a noe.ramirez@ibero.mx con la siguiente información: nombre o razón social, captura de pantalla del error generado por el portal, indicar a que orden de compra corresponde, enviar CFDI (archivo XML y PDF). 4. Puedo surtir mi orden de compra con dos o más facturas y cómo puedo subirlas al portal para pago? Una orden de compra puede tener dos o más facturas, si se surte en parcialidades se puede facturar por el monto de cada entrega, cada que se suba una factura de estas parcialidades deberá realizarse usando el mismo número de orden de compra. 5. Cómo sé que claves debo emplear para emitir mi CFDI versión 3.3? Esta información está disponible en el portal de proveedores, sólo debes acceder con tu usuario y contraseña.