Manual de Portal de Proveedor Manual de Portal de Proveedor

Transcripción

1 Manual de Portal de Proveedor Página 1 de 13

2 Índice 1. Menú Principal 3 2. Verificar el Navegador de Internet Recepción Unitaria de Facturas Aprobación de Facturas Rechazo de Facturas Mensajes de Error en el Portal 11 Página 2 de 13

3 1. Menú Principal Ingrese la siguiente URL en su navegador de Internet: A continuación, se muestra la pantalla principal del portal la cual se encuentra dividida en dos secciones: - Sección A. Correspondiente al ingreso de facturas - Sección B. De Políticas y Calendario de Recepción A B 2. Verificar el navegador de internet Se recomienda el uso de navegadores actualizados en su última versión como Chrome, Mozilla Firefox, Safari o IE, si no está seguro de tener su navegador actualizado o requiere de una actualización, le proporcionamos la siguiente ayuda: en la imagen inferior se muestra en rojo la sección referente a la verificación de su navegador de internet. Al dar clic en la sentencia verifica aquí tu navegador, se podrá consultar la versión más reciente de los principales navegadores de internet, la cual será mostrada en una nueva pestaña de su navegador. Página 3 de 13

4 En una pestaña adicional se mostrará la siguiente ventana: En la pantalla anterior deberá seleccionar el navegador que su preferencia, al dar clic en el logotipo del navegador se le direccionará a la página oficial de la empresa para realizar la actualización correspondiente, siga los pasos que le indican para actualizar su navegador. 3. Recepción unitaria de facturas Se deberá completar la información solicitada en la siguiente pantalla (marcada en rojo) a continuación se dará la explicación a detalle: Página 4 de 13

5 Paso 1. Indicar el No. Proveedor que haya sido proporcionado por KIO (consta de siete dígitos, ver ejemplo siguiente), es importante considerar que se debe ingresar números, sin espacios, ni guiones medios. En caso de que el No. Proveedor no exista en el sistema, el botón de Enviar desaparecerá de la pantalla, asegúrese de que la captura es correcta. Si el número de proveedor es correcto, se desplegarán los documentos que deberán ser cargados en conjunto con la factura. Dicho No. de Proveedor lo podrá encontrar en su Orden de Compra OC Página 5 de 13

6 Paso 2. Agregar el No. Orden Compra el cual deberá tener una longitud de 10 caracteres numéricos. Paso 3. Agregar el al cual le llegarán las notificaciones del portal, es decir: si la factura fue recibida correctamente o si existió algún error. Si no se completa correctamente el correo electrónico o es inválida la dirección que específica, se mostrará el siguiente mensaje: Paso 4. Se debe cargar al sistema un archivo PDF por cada uno de ellos: - Orden de Compra - Factura PDF - Entrada de Mercancía de Pedido o Correo con la confirmación de aceptación del producto y/o servicio recibido de manera adecuada por parte del usuario solicitante, esta validación (VoBo) Es importante resaltar que la plataforma sólo acepta cargas de archivos en formato PDF. Por ejemplo para cargar el documento PDF de la Orden de Compra debe dar clic en el botón Archivo : Página 6 de 13

7 En caso de que su factura este soportada por varias Órdenes de Compra (Pedido) favor de adjuntarlas en un mismo archivo PDF debido a que el sistema no acepta más de un documento Se presentará la siguiente pantalla en su equipo de cómputo donde deberá seleccionar el archivo correspondiente y dar clic en el botón Abrir, en esta pantalla sólo se mostrarán archivos de tipo PDF: Una vez que el archivo es cargado se muestra el nombre del archivo (remarcado en azul en la imagen inferior) en el campo Orden de Compra y el botón Archivo se modifica a Cambiar (remarcado en rojo en la imagen inferior): - El mismo proceso de carga de archivo se debe realizar para los campos de Factura PDF y Entrada de Mercancía de Pedido o Correo con la confirmación de aceptación del producto y/o servicio recibido de manera adecuada por parte del usuario solicitante, esta validación (VoBo) deberá ser exportada en archivo PDF. En caso de que se quiera cargar un documento distinto al previamente cargado se puede dar clic en el botón Cambiar para corregir la carga del documento. Página 7 de 13

8 Paso 5. Con la información completa que identifique a la factura, ahora se debe cargar el archivo XML de la Factura, lo cual se realiza de la siguiente manera. En el campo Factura XML debe dar clic en el botón Archivo : Se presentará la siguiente pantalla en su equipo de cómputo donde deberá seleccionar el archivo correspondiente y dar clic en el botón Abrir, en esta pantalla sólo se mostrarán archivos de tipo XML Una vez que el archivo es cargado se muestra el nombre del archivo (remarcado en azul en la imagen inferior) en el campo Orden de Compra y el botón Archivo se modifica a Cambiar (remarcado en rojo en la imagen inferior): En caso de que se quiera cargar un documento distinto al previamente cargado se puede dar clic en el botón Cambiar para corregir la carga del documento. Página 8 de 13

9 Paso 6. Con la información completa se debe dar clic en el botón Enviar, al ser esta aplicación un PAC autorizado por el SAT, en línea llevará a cabo la validación fiscal, favor de esperar unos segundos hasta que el sistema le brinde el resultado de la validación. En el caso en que la factura y los datos ingresados pasen todas las validaciones fiscales, el sistema asignará un Número de control, el cual es importante en caso de alguna aclaración, se desplegará un mensaje semejante al siguiente, en conjunto con correo automático de confirmación de recepción. Página 9 de 13

10 Es importante señalar que los correos que usted recibirá desde la cuenta se generan automáticamente, no es necesario que responda estos correos. Al dar clic en el botón Ok se iniciará la pantalla nuevamente para que pueda realizar la carga de otra factura. 4. Aprobación de facturas Una vez que la factura pasó las validaciones fiscales, KIO Networks realizará la segunda verificación de los soportes adjuntados y liberará una notificación de Aprobación vía correo electrónico con un mail semejante al siguiente: 5. Rechazo de facturas En caso de existir alguna causa de rechazo determinada por Grupo Kio, usted recibirá un correo de aviso, asociado con el número de control emitido en su origen. Página 10 de 13

11 Si la causa del rechazo provoca una refacturación por su parte, favor de cancelar la factura y emitir otra con las correcciones pertinentes, la nueva factura deberá cargarse como una factura nueva en el sistema. Si la causa del rechazo es referente a alguna corrección en algún archivo soporte (Factura PDF y Entrada de Mercancía de Pedido o Correo con la confirmación de aceptación del producto y/o servicio recibido de manera adecuada por parte del usuario solicitante), pero el XML es correcto, realice la corrección del archivo correspondiente y entre al sistema para realizar la carga de la información nuevamente tal cual lo hizo la primera vez, el sistema detectará que esa factura fue rechazada y permitirá la carga nuevamente de la información, usted verá un mensaje como el siguiente, el cual también será enviado al correo electrónico especificado en pantalla: 6. Mensajes de error en el portal En el caso de que al cargar la información se presente algún error, se mostrará en pantalla la descripción correspondiente identificando la causa. A continuación, como referencia se muestran algunos escenarios y los correspondientes mensajes que pueden presentarse, los cuales se pueden mostrar ya sea en el portal o por correo electrónico. Página 11 de 13

12 a) Mensaje: El documento no cumple con la estructura de un CFDI ó Sello inválido ó Formato de archivo inválido, favor de intentarlo nuevamente Escenario: En el caso de que el XML no sea un archivo CFDI fiscalmente válido se pueden mostrar alguno de los mensajes arriba indicados. Acción a tomar: Revisar con su PAC si el XML es un archivo fiscalmente válido. b) Mensaje: El No. de Proveedor no corresponde con el del XML Escenario: Con el No. de Proveedor el sistema identifica cuál es el RFC del proveedor y debe corresponder al RFC del emisor de la factura dentro del XML, en caso contrario se mostrará ese mensaje. Acción a tomar: En este caso debe verificar que el XML contenga su RFC de proveedor en la etiqueta de Emisor, a continuación un ejemplo: c) Mensaje: La Empresa no se encuentra registrada en la Bóveda Escenario: El sistema verifica que el No. de Proveedor se encuentre activo en la Bóveda Acción a tomar: En este caso se debe verificar que haya capturado correctamente su No. de Proveedor (localizado en la Orden de Compra) y/o en su caso solicitar vía correo a proveedorescsc@kionetworks.com d) Mensaje: Esta factura ya se encuentra registrada con el identificador número 1 Página 12 de 13

13 Escenario: La factura que está intentando cargar corresponde a una factura previamente cargada. Acción a tomar: En este caso se debe corroborar en sus correos electrónicos previos la factura previamente registrada ayudándose del Identificador o Número de Control para localizarla. e) Mensaje: Bóveda cerrada! Escenario: Esto significa que se encuentra inhabilitado el portal por calendario de recepción de facturas. Acción a tomar: En este caso no hay que realizar ninguna acción adicional, podrá consultar el Calendario de Recepción de Facturas. Dudas o comentarios, favor de escribir a la siguiente dirección de Correo Electrónico proveedorescsc@kionetworks.com. Página 13 de 13