GUÍA DE USUARIO. Sistema de Administración Proveedores

Transcripción

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2 Tabla de contenido Introducción Inicio de sesión Cambiar Contraseña Consulta de documentos abiertos Carga de Comprobantes Consulta de documentos pagados Consulta de Estado de Cuenta Cerrar Sesión Página de 17

3 Introducción Vendor Management System es un sistema que facilitará la consulta y el control de documentos para su pago. También, permitirá la carga de CFDI para garantizar el apego a los lineamientos de las autoridades fiscales. Mediante esta guía usted será capaz de consultar los documentos, tanto pendientes de pago como pagados, que aún no cuentan con un archivo XML como comprobante fiscal cargado y se le permitirá anexarlo. Durante este proceso se verificará que el comprobante corresponda al documento seleccionado y también que sea un comprobante válido. Además, mediante los estados de cuenta mensuales, será posible consultar el histórico de documentos generados durante cada mes con toda la información correspondiente. 1. Inicio de sesión En su explorador de internet diríjase al siguiente link y se abrirá la siguiente página Página de 17

4 En el menú de la izquierda presione el botón Iniciar Sesión. Se desplegará la pantalla en la cual deberá capturar su nombre de usuario y su contraseña para iniciar sesión Página de 17

5 Una vez ingresado se mostrará la siguiente pantalla. Note que ya cuenta con un menú habilitado en la parte izquierda de su pantalla. 2. Cambiar Contraseña Por seguridad, usted deberá cambiar su contraseña la primera vez que inicia sesión y después deberá hacerlo regularmente. Para cambiar su contraseña dé clic en el botón que contiene su RFC en la parte media del menú Página de 17

6 Después de dar clic se mostrará la siguiente pantalla donde deberá dar clic en el enlace Cambiar Contraseña Página de 17

7 Se mostrará la siguiente pantalla: En los campos mostrados ingrese la información solicitada: o Contraseña Actual. o Nueva Contraseña. o Confirmar Contraseña. La nueva contraseña deberá contener mínimo 6 caracteres en los que deberá incluir por lo menos una mayúscula y un carácter especial. Ya ingresados los datos presione el botón Cambiar Contraseña. Si existe algún error se mostrará en un mensaje de la siguiente forma: Página de 17

8 De no enviarse ningún mensaje el cambio de contraseña se realizó con éxito. 3. Consulta de documentos abiertos Para consultar los documentos abiertos diríjase a Cuentas por Pagar -> Proceso -> Documentos Pendientes de Pago donde se mostrará la siguiente pantalla Página de 17

9 En esta pantalla se muestran todos los documentos que están abiertos, pendientes de pago. Se da la vista de la información general relacionada con el documento como es Lote, Referencia, Número de factura, Fecha, Monto, Saldo, entre otros, para que identifique de manera rápida de qué documento se trata. Note que la columna CFDI indica si ya le fue cargado el comprobante fiscal a dicho documento. 4. Carga de Comprobantes Para cargar un documento presione el botón Cargar Comprobante de la fila del documento al que desea cargar el comprobante. Se desplegará la siguiente pantalla donde deberá presionar el botón Seleccionar Comprobantes Página de 17

10 Se mostrará una ventana con el explorador de Windows donde deberá indicar la ruta donde se encuentran los comprobantes que desea cargar. Una vez seleccionados presione Abrir en la ventana del explorador Página de 17

11 Ya seleccionados deberá presionar el botón Cargar Comprobantes para que se inicie la validación de los archivos seleccionados. En la parte superior izquierda se muestra el monto margen de tolerancia que se tendrá al momento de validar los archivos, es decir, si el monto del documento mostrado en la consulta difiere del monto del archivo seleccionado por una cantidad mayor al margen, este documento no será válido. Las principales validaciones que se realizan al archivo XML son: Que la estructura del comprobante cumpla con todas las especificaciones. Que el comprobante se encuentre registrado en el SAT y que se encuentre vigente. Que el cálculo en los importes del comprobante, ya sea en las partidas, el subtotal, los impuestos, tanto retenidos como trasladados y el total de la factura, no tengan diferencias. Que el comprobante haya sido firmado y timbrado correctamente de acuerdo al estándar. Que el RFC del emisor coincida con el usuario que está cargando el archivo. Que el RFC del receptor coincida con el de la empresa a quien se está cargando el archivo. Que el importe coincida con el importe del documento seleccionado o que tenga una diferencia menor al margen de tolerancia mostrado. Que el comprobante no haya sido cargado anteriormente Página de 17

12 Si en el proceso de validación se genera algún error, este se mostrará en pantalla y el archivo no será cargado. Si el archivo cumple con todas las validaciones será cargado y podrá continuar con el proceso. Para finalizar la carga del comprobante solo cierre la ventana. Concluido este proceso, el documento ya se encuentra listo para el trámite de su pago Página de 17

13 5. Consulta de documentos pagados Para consultar los documentos pagados diríjase a Cuentas por Pagar -> Proceso -> Documentos Pagados donde se mostrará la siguiente pantalla De igual manera, en esta pantalla se da una vista de la información general del documento para que a simple vista identifique de qué documento se trata. Generalmente, los documentos aquí mostrados ya deberán contar con un comprobante cargado, el cual podrá consultar dando clic en el botón Consulta Comprobante de la fila del documento que desea consultar Página de 17

14 La consulta del comprobante se mostrará de la siguiente forma: Si usted desea cargar un comprobante a un documento ya pagado siga los pasos mencionados en el apartado 4. Carga de Comprobantes de este documento. 6. Consulta de Estado de Cuenta Para consultar sus estados de cuenta por periodo diríjase a Cuentas por Pagar -> Proceso -> Consulta Estados de Cuenta donde se mostrará la siguiente pantalla Página de 17

15 Seleccione el periodo que desea consultar y presione el botón Descargar de la misma fila. El archivo será descargado de acuerdo a la configuración de su explorador de internet. Al abrir el archivo se visualizara el estado de cuenta como se muestra en la siguiente imagen. En él se mostrará la información de los documentos pendientes de pago y los documentos pagados del periodo seleccionado, en cada documento se puede visualizar a detalle la información del mismo Página de 17

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17 6. Cerrar Sesión Al finalizar sus actividades o durante cualquier parte del proceso usted podrá cerrar su sesión presionando el botón Cerrar Sesión que se encuentra en la parte inferior del menú Página de 17