MANUAL DE OPERACION BASICA PORTAL OFFISOLUTIONS

Transcripción

1 MANUAL DE OPERACION BASICA PORTAL OFFISOLUTIONS

2 1. INGRESO AL SISTEMA El sistema de Office Solutions se desarrolla en un ambiente web, por lo que su acceso es a través del internet utilizando navegadores como Internet Explorer (recomendado), Mozilla Firefox, Google Chrome entre otros. Para obtener una navegación y uso adecuado se hacen las siguientes recomendaciones: Resolución de pantalla mínima: 1280 x 800 Versión actualizada de Navegador de Internet (en caso de usar Internet Explorer utilizar desde la versión 7 en adelante) Disponibilidad del mouse: por tratarse de un sistema web que usa un navegador, el uso y acceso a las diferentes opciones es a través del mouse. Accediendo al sistema: Abra su navegador de internet e ingrese la dirección: Aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Ingrese su Usuario y Contraseña asignados y haga clic sobre el botón Ingresar. El usuario se compone de dos datos de acuerdo a la siguiente descripción: Los 4 primeros dígitos corresponden al código de la empresa Los caracteres posteriores corresponden al código de usuario asignado Al dar clic en Ingresar debe abrirse una segunda pantalla en forma de ventana emergente o popup como la siguiente:

3 El objetivo de abrir una segunda pantalla es desactivar todas las barras de botones que normalmente los navegadores incluyen y los cuales restan visibilidad a la pantalla de trabajo. Acceso por primera vez: Si es la primera vez que accede al portal y al hacer clic sobre el botón Ingresar no aparece la ventana con el área de trabajo se debe a que el sistema utiliza ventanas emergentes o popups lo cual normalmente en los navegadores de internet está bloqueado; el desbloqueo se realiza únicamente la primera vez de la siguiente forma: Si tiene instaladas barras de botones como Yahoo o Google se activará un botón como el que se presenta a continuación Aparecerá en rojo y amarillo un símbolo indicando que se bloquearon las ventanas emergentes o popups Haga clic sobre el botón indicado, se mostrará la siguiente pantalla:

4 Haga clic en el botón Reintentar, se abrirá la ventana con el área de trabajo normalmente Si no tiene instaladas barras de botones como Yahoo o Google se mostrará una barra amarilla en la parte superior de la ventana de ingreso al sistema Haga clic sobre la barra amarilla y seleccione la segunda opción que dice Permitir siempre ventanas emergentes en este sitio (Allow popups on this site). Al realizar esta acción se mostrará la siguiente pantalla: Haga clic en el botón Reintentar, se abrirá la ventana con el área de trabajo normalmente 2. INGRESO DE PROFORMAS

5 Las proformas permiten realizar órdenes tipo borrador que se pueden convertir en Órdenes de Compra. Una característica de las proformas es que no se valida el monto del pedido con el cupo asignado al departamento ni resta el cupo disponible. Para ingresar una proforma acceda al menú principal que se encuentra a la izquierda de su pantalla en el grupo Operaciones Proformas Clic en el botón Nuevo Aparecerá la pantalla de creación de la proforma: Seleccione el Departamento para el cual se creará la proforma. Al realizar esta acción aparecerá información del Cupo asignado y utilizado por el departamento. Para ingresar las líneas que conforman la proforma haga clic sobre el botón Nueva Línea, seleccione el producto requerido e ingrese la cantidad a solicitar. En la parte inferior derecha se resume el total de la proforma desglosando impuestos. Transformar una Proforma en orden de compra:

6 Abra la proforma desde el listado de Proformas existentes en el menú Operaciones Proformas. Para transformar la proforma en orden debe hacer clic en el botón Convertir en Orden de Compra Un mensaje de confirmación se mostrará, acéptelo y la orden será creada. Al ejecutar la conversión, el sistema validará si el monto de la proforma no excede el cupo asignado al departamento; si lo hace se mostrará el mensaje indicando que no se puede convertir la proforma en orden de compra debido a que el cupo se excederá. 3. INGRESO DE ORDENES DE COMPRA Para ingresar una orden de compra acceda al menú principal que se encuentra a la izquierda de su pantalla en el grupo Operaciones Órdenes de compra

7 Clic en el botón Nuevo Aparecerá la pantalla de creación de la orden de compra: Seleccione el Departamento para el cual se creará la orden. Al realizar esta acción aparecerá información del cupo asignado y utilizado por el departamento, así como el cupo que se va consumiendo con la orden actual. Para ingresar las líneas que conforman la proforma haga clic sobre el botón Nueva Línea, seleccione el producto requerido e ingrese la cantidad a solicitar y haga clic en el botón Guardar. Si se conoce el código del producto o se desea una búsqueda específica se ingresa el código o nombre del producto y se da clic en buscar, se desplegara la información requerida o los productos que contengan la palabra ingresada. A continuación se creara un listado con los productos que se vayan guardando, asi como el valor total de el o los productos ingresados, en la parte inferior derecha se resume el total de la orden desglosando impuestos.

8 Para confirmar el pedido y para su aprobación se da clic en el botón Aprobar orden de Compra del menú superior derecho, con esta acción se envía un mail al correo de la persona que aprueba el pedido y a la persona que lo solicito. Clic en el botón Aprobar Orden de Compra Después de aprobado el pedido se enviar otro correo confirmando su aprobación. Estados de la Orden de Compra: La orden de compra pasa por los siguientes estados: Abierto: Una orden se encuentra en estado abierto cuando el pedido no se ha ingresado todavía o esta en proceso de ingresarse.

9 Por Aprobar: La orden cambia a estado POR APROBAR después de dar clic en el botón SOLICITAR APROBACION. Aprobado: La orden cambia a estado APROBADO, cuando se ha confirmado por medio de un mail su aprobación. Despachado y Recibido: Estos estados indican que la orden se ha enviado o ha sido recibida con su respectiva confirmación.

10 4. CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA Para consultar el estado de las ordenes de compra se va al menú se da clic en operaciones, se escoge la opción ordenes de compra, a continuación se abrirá una pantalla donde se puede escoger la empresa, el departamento y el estado de la orden, se da clic en consultar y se desplegara una lista con las opciones encontradas. En el listado se pueden escoger algunas opciones: Si es que se desea editar un pedido abierto, se da click en el botón izquierdo del ítem, donde se abrirá la pantalla de la orden, donde puede ser editada y nuevamente enviada para su aprobación.

11 Los ítems solo pueden ser editados si se encuentran en estado ABIERTO. BOTON HISTORIAL DE UNA ORDEN Con este botón se puede ver los diferentes estados por los que ha pasado un pedido, hora de ingreso, persona que lo solicito, así como la persona responsable de su aprobación, hora y fecha.

12 COLUMNA BACKORDER: En la columna backorder, se puede ver los pedidos que ya han sido aprobados, si es que en algún ítem de esta columna se encuentra un SI, significa que existe algún o algunos ítems pendientes para su entrega. Al dar clic sobre el SI, se abrirá una pantalla donde se puede ver los ítems pendientes, y los ítems ya despachados, así como el numero de la orden, y la persona que lo solicito.

13 5. SOLICITUD DE NUEVOS ITEMS Esta opción es para ingresar un nuevo producto, que no se encuentre en su catalogo, se va al menú principal, se escoge la opción SOLICITAR NUEVO ITEM, se da clic, a continuación se escoge el departamento que solicita el producto, y se da clic en el botón nuevo ítem del menú derecho, se desplegara un pantalla para el ingreso del ítem solicitado. Clic en el botón Nuevo Registro

14 Se escoge primero el departamento al que el solicitante pertenece, se abrirá una línea para el ingreso del ítem, el nombre, la marca, y la unidad, se debe guardar y pedir su aprobación dando clic en los botones correspondientes, se pueden solicitar los ítems que se necesiten, dando clic en el botón nuevo registro de la misma pantalla.