CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo 1.- Ingrese al sistema haciendo dos clics al acceso directo de a2 administrativo El acceso directo lo encontrará en el escritorio de Windows o en el menú archivo programas. 2.- Ingrese el nombre de usuario y contraseña de usuario El nombre de usuario se llama master y la clave: 1234 En el módulo demostrativo demo el usuario llevará por nombre: demo y su clave Si desea cambiar el nombre y contraseña se explicará más adelante en el módulo sistema.

3 Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente: Barra de título Barra de menú Barra de herramientas Barra de estado Barra de título: En términos de computación así le llamamos, en dicha barra nos indica el nombre de la ventana que estamos utilizando. Barra de menú: En la barra de menú aparece el contenido de trabajo del sistema a2. Barra de herramientas: En la barra de herramientas aparecen los principales contenidos de trabajo. Barra de estado: En la barra de estado aparece la fecha y hora del sistema en uso. Otras herramientas: Accesos directos en el teclado: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario

4 Ctrl. + S: Información del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones. Menú y Barra de Acceso Rápido: En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas). La Barra de Menú tiene las siguientes opciones: Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento. Menú: Mantenimiento ALT + M Transacciones ALT + T Ventas ALT + V Compras ALT + C Bancos ALT + B Informes ALT + I Sistema ALT + S

5 CAPÍTULO 2 Luego de ingresar los registros del contenido en el Capítulo 1, podemos empezar a comprar mercancía. Existen 3 Tipos de Compra: 1.- CONTADO, 2.-CRÉDITO/CONTADO, 3.-CRÉDITO TOTAL Menú Compras: Compra de mercancía Para comenzar a comprar mercancía, haga clic en el botón Compras, ubicada en la barra de Menú, y seleccione la opción Compra de Mercancía. Aparecerá la siguiente ventana y sus partes: Depósito: Lugar donde se incluirá la mercancía Proveedor: Ente a quien se le comprará la mercancía Columnas: Código: Número de serial manual o código de barras del producto o mercancía. Ver Capitulo 1 Inventario. Descripción: Nombre de producto o mercancía Cantidad: Unidad o Conjunto de mercancía Costo: Costo por unidad sin I.V.A. Ofrecido por el proveedor de la mercancía Total: Suma de costo de las unidades de mercancía. Filas: Datos de la Mercancía a comprar.

6 Detalle: Trata sobre las características del producto. Insertar: Incluye una nueva fila. Borrar: Borra una fila seleccionada Cargar: Sirve para Cargar un documento en Tránsito o documentos de compra guardados. Guardar: Se utiliza para guardar documentos en este caso una compra de mercancía sin completar. Totalizar: Trata sobre el monto a pagar, el Número de la factura de compra, Flete, Descuento, Forma de pago y Fecha de vencimiento del documento de compra. Cancelar: Limpia la pantalla, filas, para volver a llenar con datos nuevos. Salir: Para salir de la ventana de Compra de Mercancía. Muestra el Número correlativo de documento, la fecha de compra, el costo subtotal sin I.V.A., El impuesto I.V.A., El total Operación que es la suma del costo + el I.V.A.

7 COMPRA DE MERCANCÍA. (CONTADO) Una compra es al contado cuando su pago es al momento que se recibe la adquisición de los productos, es el pago del monto total en bolívares de la factura de compra. Paso a Paso: 1.- Haga clic en la flecha de depósitos y elija la opción LINEA BLANCA 2.- Haga clic en la flecha de Proveedores y elija la opción MABE DE VENEZUELA C.A. 3.- Haga clic debajo de la columna CÓDIGO en una esquina. 4.- Elija el producto a comprar.

8 5. En la columna CANTIDAD, escriba la unidad o conjunto de mercancía, Ejemplo: 50 6: Presionar la tecla ENTER hasta bajar a la fila 2, o hacer al final de la fila en la casilla TOTAL y presionar la tecla ENTER. Clic aquí y presione la tecla Enter para bajar a la fila siguiente. 7.- Al pasar a la fila 2, aparecerá el cuadro de costos, no hay necesidad de modificar por el momento ninguna casilla, luego haga clic en el botón aceptar:

9 8. Haga clic en el botón TOTALIZAR y aparecerá la tabla de TOTALIZAR COMPRA DE MERCANCÍA Documento #: Se escribe el número impreso de la factura que nos entrega el proveedor, Ejemplo en este caso 1 (Uno). No. Control Proveedores: Se escribe el número de control impreso de la factura que nos entrega el proveedor, Ejemplo en este caso 1 (Uno). Documento Origen: Casilla que se llena automáticamente cuando cargamos una orden de compra (OC). En este caso no aplica. Total Bruto: Es la suma del costo de la mercancía sin I.V.A. Descuento 1 y 2: Descuentos en Bolívares o Porcentaje (%) que nos ofrece el proveedor. En este caso no aplica. Flete: En Bolívares o Porcentaje (%) que nos cobra el proveedor. En este caso no aplica. Base Imponible: Es la suma del Total Bruto Descuentos + Flete I.V.A. (12%): Es el monto en Bolívares que se desglosa del monto de la Base Imponible.

10 Total Neto: Es la suma de los montos de La Base imponible y el I.V.A. Total Cancelado: Es el monto en Bolívares abonado o pagado en su totalidad. Saldo de Operación: Monto restante de un saldo o monto completo de la factura. Fecha de Emisión y Vencimiento: Fecha que se imprime o emite la factura, y la fecha de vencimiento si tiene crédito. 9.- Haga clic en el botón FORMA DE PAGO. Al hacer clic en el botón totalizar, aparece el cuadro FORMA DE PAGO: Monto a Pagar Tipo de pago Segunda fila Monto a Pagar 10.- Haga clic en la casilla TÍPO y elija la opción EFECTIVO, luego presione La tecla ENTER hasta bajar a la segunda fila, Luego presione la Tecla ACEPTAR.

11 11.- Para finalizar observe las casillas de Total Pagado y Saldo de Operación, si está conforme presione la tecla ACEPTAR.: Monto a pagar Saldo de la factura Nota: Si desea modificar los montos de pago, vuelva hacer clic en el botón FORMA DE PAGO En la casilla Días de Vencimiento se colocará 0 días, por ser factura contado INFORME DE INVENTARIO: Sirve para observar la existencia de mercancía ingresados al sistema al momento de su compra. Haga clic en el menú INFORMES INVENTARIO REPORTE GENERAL

12 Haga clic en el botón Preliminar ANTES DE COMPRAR: 0 UNIDADES DE EXISTENCIA SU EMPRESA Teléfono: DESPUÉS DE COMPRAR: 50 UNIDADES DE EXISTENCIA

13 COMPRA DE MERCANCÍA. (CRÉDITO / CONTADO) Una compra es a crédito / contado, cuando se paga un porcentaje del importe de la compra, (abono) y el resto (saldo) hasta dicho importe antes de que transcurra un determinado período de tiempo. Paso a Paso: 1.- Realizar los pasos anteriores de compra del número 1 al Haga clic en el botón TOTALIZAR y aparecerá la tabla de TOTALIZAR COMPRA DE MERCANCÍA

14 Documento #: Se escribe el número impreso de la factura que nos entrega el proveedor, Ejemplo en este caso 2 (Dos). No. Control Proveedores: Se escribe el número de control impreso de la factura que nos entrega el proveedor, Ejemplo en este caso 2 (Dos). Documento Origen: Casilla que se llena automáticamente cuando cargamos una orden de compra (OC). En este caso no aplica. Total Bruto: Es la suma del costo de la mercancía sin I.V.A. Descuento 1 y 2: Descuentos en Bolívares o Porcentaje (%) que nos ofrece el proveedor. En este caso no aplica. Flete: En Bolívares o Porcentaje (%) que nos cobra el proveedor. En este caso no aplica. Base Imponible: Es la suma del Total Bruto Descuentos + Flete I.V.A. (12%): Es el monto en Bolívares que se desglosa del monto de la Base Imponible. Total Neto: Es la suma de los montos de La Base imponible y el I.V.A. Total Cancelado: Es el monto en Bolívares abonado o pagado en su totalidad. Saldo de Operación: Monto restante de un saldo o monto completo de la factura. Fecha de Emisión y Vencimiento: Fecha que se imprime o emite la factura, y la fecha de vencimiento si tiene crédito. 9.- Haga clic en el botón FORMA DE PAGO.

15 Al hacer clic en el botón totalizar, aparece el cuadro FORMA DE PAGO: 10.- Haga clic en la casilla Monto escriba un porcentaje (50%) a pagar. Ejemplo: En este caso, abonar la mitad del monto total a pagar, Bs dividir entre (/) 2, arroja como resultado Bs. Escríba el resultado en la casilla MONTO. Si necesita utilizar la calculadora de a2 administrativo, presione las teclas ALT + T, realice la operación y haga clic en el botón Pasar para colocar el resultado en la casilla Monto Ejemplo: Haga clic en la casilla TÍPO y elija la opción EFECTIVO, luego presione La tecla ENTER hasta bajar a la segunda fila, Luego presione la Tecla ACEPTAR. Monto abono Tipo de pago Segunda fila Quedará el saldo Monto abonado

16 11.- Para finalizar observe las casillas de Total Pagado y Saldo de Operación, si está conforme presione la tecla ACEPTAR.: Monto abonado Saldo de la factura Nota: Si desea modificar los montos de pago, vuelva hacer clic en el botón FORMA DE PAGO. En la casilla Días de Vencimiento se colocará los días de plazo a pagar el saldo, ejemplo: 30 días, por ser factura Crédito / Contado Los saldos pendientes serán reflejados en cuentas por pagar del Menú Transacciones, ver más adelante: CUENTAS POR PAGAR COMPRA DE MERCANCÍA. (CRÉDITO TOTAL) Una compra es a crédito total, cuando el monto del importe de la compra, no se paga al momento de recibir la mercancía, hasta un cierto lapso de tiempo ofrecido por el proveedor. Paso a Paso: 1.- Realizar los pasos anteriores de compra del número 1 al Haga clic en el botón TOTALIZAR y aparecerá la tabla de TOTALIZAR COMPRA DE MERCANCÍA

17 Documento #: Se escribe el número impreso de la factura que nos entrega el proveedor, Ejemplo en este caso 3 (Tres). No. Control Proveedores: Se escribe el número de control impreso de la factura que nos entrega el proveedor, Ejemplo en este caso 3 (Tres). Documento Origen: Casilla que se llena automáticamente cuando cargamos una orden de compra (OC). En este caso no aplica. Total Bruto: Es la suma del costo de la mercancía sin I.V.A. Descuento 1 y 2: Descuentos en Bolívares o Porcentaje (%) que nos ofrece el proveedor. En este caso no aplica. Flete: En Bolívares o Porcentaje (%) que nos cobra el proveedor. En este caso no aplica. Base Imponible: Es la suma del Total Bruto Descuentos + Flete I.V.A. (12%): Es el monto en Bolívares que se desglosa del monto de la Base Imponible. Total Neto: Es la suma de los montos de La Base imponible y el I.V.A. Total Cancelado: Es el monto en Bolívares abonado o pagado en su totalidad.

18 Saldo de Operación: Monto restante de un saldo o monto completo de la factura. Fecha de Emisión y Vencimiento: Fecha que se imprime o emite la factura, y la fecha de vencimiento si tiene crédito. 9.- Por ser una factura a crédito total, no se debe hacer clic en el botón Forma de pago, éste solo se usará cuando se abona o se paga la totalidad del monto de la Factura Para finalizar observe las casillas de Total Pagado y Saldo de Operación, si está conforme presione la tecla ACEPTAR.: Monto pagado Saldo de la factura Nota: En la casilla Días de Vencimiento se colocará los días de plazo a pagar el saldo, ejemplo: 30 días, por ser factura Crédito Total. Los saldos pendientes serán reflejados en cuentas por pagar del Menú Transacciones, ver más adelante: CUENTAS POR PAGAR

19 INCLUÍR MERCANCÍA NUEVA DESDE EL MÓDULO COMPRA DE MERCANCÍA. Para registrar mercancía nueva al sistema a2 desde el módulo de compras se debe hacer clic en el botón NUEVO, llenar las características del producto, su precio final y guardar para ser utilizado. (Ver Registro de Inventario, Capítulo1)