1 QUE ES EL SISTEMA QUATRO1?

Transcripción

1 1 QUE ES EL SISTEMA QUATRO1? El Sistema Administrativo Quatro1 es un sistema computacional de software que le permite a una empresa que se dedique a la compra y venta de productos o artículos en general tener un control eficiente y lógico de los movimientos más importantes de la empresa. También permite llevar un control de la cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas e inventarios de una forma práctica y sencilla. El sistema es además fácil de usar y brinda bastante información con el menor número de pasos posibles. Los caracteres con los que cuenta este sistema son: VENTAS: factura, remisión, notas de venta etc.. COTIZACION: presupuestos. COMPRAS: ajuste de entrada, ajuste de salida, traspaso de entrada, traspaso de salida, entrada por garantía y salida por garantía. COBRANZA: venta, pago, cargo, comisiones, devoluciones, cancelaciones, abono, abono por traspaso de salida y pago incobrable. PAGOS: a proveedores por concepto de días a pagar. ARTICULOS: por clave, por descripción, por familia, por proveedor y avanzada. CLIENTES: por nombre, por clave y avanzada. PROVEEDOR: por nombre y por clave. REPORTES: ventas, inventario, proveedores y clientes. CATALAGOS: artículos, servicios, clientes, proveedores, vendedores, familias, almacenes, conceptos y costos. MOVIMIENTOS: ventas, cotizaciones, inventario, ajuste automático, cobranza, pago a proveedores, órdenes de compra y numero de serie. PROCESOS: incremento, utilidad y utilerías. 1

2 2 COMO ENTRAR AL SISTEMA Q1? 1.- Inicias dando doble clic al icono de Q1 que aparece en el escritorio como acceso directo. 2.- Después de dar doble clic aparecerá una ventana donde te pedirá dar una cuenta de usuario y una contraseña. 3.-Al inicio entraras con el usuario de SUPERVISOR al no tener usuarios dados de alta y sin contraseña solo supervisor con mayúsculas y dar enter o bien. 3 COMO DAR DE ALTA NUEVOS USUARIOS? 2

3 1.- Para dar de alta un nuevo usuario deberás ir a la opción de Editar, solo la cuenta del SUPERVISOR permite agregar o quitar usuarios. 2.-Enseguida dar clic en la opción Usuarios y se abrirá una ventana donde aparecerán todos los usuarios dados de alta. 3.- Por ultimo se le autoriza o no los conceptos que tiene todo el programa a elegir al nuevo usuario es importante ingresar los módulos correspondientes. 4 COMO DAR DE ALTA UN PROVEEDOR? 1.- Se dirige a la pestaña de proveedores. 3

4 2.- Dar clic en agregar. 3.- Llenar el total de datos que pide la ventana que se activa al agregar un nuevo proveedor. 4.- Por ultimo dar clic en BIEN cuando se hayan llenado todos los campos. NOTA: las observaciones son para agregar más detalles del proveedor. 5 COMO DAR DE ALTA UNA FAMILIA? 4

5 Las familias te sirven para catalogar o agrupar productos o artículos que sean parecidos o que tengan algo en común. Ejemplo: office 2000, office 2003, office 2007 FAMILIA: OFFICE 1.- Te diriges donde esta la lista de catálogos y buscas la opción que dice FAMILIAS. 2.- Dar clic y en seguida aparecerá una ventana como la siguiente. 3.- Dar clic en agregar y poner clave y descripción de la familia (la clave es aquello que tu lo puedas identificar fácilmente). 6 COMO DAR DE ALTA UN ARTÍCULO? 5

6 1.- Dirigirse a la pestaña 6 en la ventana principal y dar clic. 2.- Dar clic en Agregar y enseguida aparecerá una ventana con lo sig: 3.- CLAVE: es el campo mas importante de esta forma, sirve para identificar rápidamente un producto, en muchas ocaciones un producto tiene un número de parte y es aquí en donde se captura, aunque también puede ser un codigo de barras, clave que asigne un proveedor a su producto o alguna que nosotros queramos asignar, esta llave es única ya que no puede repetir en otro producto. DESCRIPCION: es el campo que mejor describe al producto, de echo es lo que saldrá por ejemplo en la factura como descripción del producto, también es una llave que nos servirá para localizar un producto y se es posible que se repita aunque no es recomendable, mas abajo viene un texto opcional por que queremos agregar mas información referente a las 6

7 caracteristicas del producto. CODIGO: el código de barras que tenga ese articulo y como ya dijimos también puede ir en la clave, este campo es opcional y se usa si queremos tener un número de parte(clave) y ademas un CODIG de barras. LOCALIZACION: Es el area física en donde se tienen los productos. MAXIMO y MINIMO: Son puntos de control para que nuestro inventario esté balanceado, por ejemplo si usamos 5 en el mínimo existe un reporte que nos marcaría pedir mas producto cuanda la existencia de este sea igual o menor a 5. UDS: unidad de medida como pieza, kilo, metro etc. FAMILIA: En este campo nos pide la clave de una familia a la que pertenece el producto que por lo regular ya fue dada en el sistema con anteriordad, sin embargo si no existiera, nos da la lista de las familias existentes y ahí mismo se puede dar de alta si se desea o se localiza alguna para seleccionarla. IMPUESTO, Podemos seleccionar entre 3 impuestos que se pueden definir en la parte de la empresa, por omisión el A es 10% B 15% y C 0%. MONEDA. También en empresa se define el tipo de cambio del dólar y si es un producto que se va a valorar en dolares aquí se puede controlar, al momento de la venta se aplica la cotización para convertir a pesos. PRE_OFICIAL es solo un campo de referencia.costo:aquí se captura el costo o lo que se pago por el producto PROVEEDOR, sirve para clasificar el producto de acuerdo a un proveedor, por lo general aquí se captura el provedor mas importante de este producto.precios el sistema maneja 6 precios que se pueden marcar de acuerdo a las politicas de la empresa como precio de lista, precio de crédito, de contado, mayoreo etc. Si acaso solo se usan 3 precios por ejemplo, los otros 3 precios pueden quedarse iguales y no nos afectara, la columna de mas a la derecha es el precio directo y de preferencia sin impuesto, automáticamente al capturar un precio, en la columna de la izquierda nos marca el pocentaje de utilidad que representa de acuerdo al precio capturado y viceversa, es decir si capturamos un porcentaje de utilidad, el sistema nos calcula el precio en la columna de la derecha. Al final vienen 3 marcas para manejar Lotes que identifican una producción de artìculos., Series que son números únicos para cada producto y Activo para que el producto se muestre por omisión en la lista de los productos. Por último hay una espacio para visualizar la fotografía del producto, basta con grabar la imagen en el directorio de datos con el nombre igual a la clave del producto para que es sistema muestre la fotografía. 7 COMO INTRODUCIR UNA COMPRA? La compra es el movimiento o dada de alta de la existencia de productos cuando te llega la mercancía de los proveedores (es importante agregar cada compra que se realice para tener un mejor control de la existencia de los productos). 1.- Dirigirse con el puntero a la pestaña 3 y dar clic. 7

8 4.- Ingresar el proveedor (por su clave) y aparecerán todos los datos esenciales del proveedor y crédito o contado seleccionarlo. Posteriormente introduces artículos en agregar. 8 COMO DAR DE ALTA UN CLIENTE? 1.- Dirigirse a la lista de clientes. 2.- Irse al botón de agregar. 8

9 3.- Enseguida el formato se debe de llenar con todos los datos del cliente a agregar los cuales son: 1.- Clave 2.- Nombre 3.- Dirección 4.- Colonia 5.- Ciudad 6.- Edo. 7.- País 8.- C.P 9.- RFC 10.- Teléfono 4.- Dar clic en bien para grabar el nuevo cliente. 9 COMO HACER UNA VENTA? 1.- Dirigirse a la pestaña 1.- VENTAS y dar clic. 9

10 2.- Al dar clic en agregar se abrirá otra ventana similar a la del inicio pero en ella deberá insertar los datos del cliente por su clave y dándole al teclado la opción de tab. 3.- Por ultimo agregas el artículo que se valla a vender y presionar F8 o grabar. 10 COMO HACER UNA COTIZACION? 1.-Te diriges a la pestaña 2.- Cotizaciones y dar clic. 2.-Se abrirá una ventana similar a la de ventas y deberá dar clic en agregar. 10

11 3.- Se pondrán los datos del cliente y la descripción del equipo respectivamente Con sus especificaciones al final dar clic en grabar o F COMO UTILIZAR LAS LISTAS? Las listas son ventanas que nos muestra información de varios registros(lineas) con sus principales campos(columnas).. Es una gran herramienta ya que podemos localizar rápidamente información. Cuenta con pestañas que al dar clic con el ratón nos ordena los registros de acuerdo al nombre de la pestañam también cuenta con un localizador que al estar 11

12 tecleando ahí, automáticamente nos posiciona en el registro mas cercano de acuerdo la orden previamente seleccionado. La Clave del producto que le pusiste al darlo de alta El nombre del artículo Cualquier cosa relacionada con ese articulo El proveedor al que le compraste ese articulo La familia a la que pertenece ese articulo Todas estas opciones le facilitan al usuario la búsqueda del artículo o concepto determinado en la base de datos igualmente se hace en ventas, cotizaciones, compra, artículos, clientes, etc. La mayoría de las listas tienen botones de edición para poder AGREGAR, CAMBIAR o BORRAR registros. Estos botones nos llevan a de la lista a una forma que es una ventana para capturar información a través de cada campo de información CUALES SON LAS TECLAS DE MOVIMIENTO? 12

13 Las teclas más usadas en este Sistema y que te ayudan a moverte mas rápido por los campos son las siguientes: TECLA TAB: Esta tecla te da la opción de brincar directamente de un campo a otro y te facilita la movilidad en el sistema sin necesidad de arrastrar el Mouse a cada campo para introducirle información. TECLA ENTER: Esta tecla es la opción de entrar o BIEN en el sistema, te facilita el arrastrar el Mouse a bien cada vez que terminas de introducir datos solo con presionar esta tecla automáticamente quedara BIEN. F8 TECLA F8: Esta tecla es usada más que nada para grabar alguna factura o remisión, alguna compra o cotización sin necesidad de arrastrar el Mouse hasta donde dice grabar. TECLA BACKSPACE: Esta tecla es utilizada para borrar todo lo que tengas escrito en un campo solo es cuestión de dejarla presionada para que se vaya borrando lo escrito y quede nuevamente en blanco el campo PARA QUE SIRVEN LOS CONCEPTOS? 13

14 Los conceptos son formas mas detalladas de una función por ejemplo los conceptos de ventas son: Factura y Remisión. Los conceptos que tiene este sistema son los siguientes: VENTAS Factura y Remisión COMPRA Compra, Ajuste de Salida, Ajuste de Entrada, Salida por Garantía, Entrada por Garantía, Traspaso de Entrada, Traspaso de Salida. COBRANZA Venta, Cargo, Devolución, Cancelación, Comisiones, Abono, Pago, Abono de Traspaso de Salida, Pago Incobrable PAGOS Concepto por días Es importante señalar que los traspasos de Entrada o/y Salida se utilizan para las empresas o negocios que tengan varias sucursales o bodegas y que manejen este sistema para ajustar las salidas y entradas de mercancía a otra sucursal o bodega. 14

15 INDICE TEMA PAG. 1.- Qué es el sistema Q1? Cómo entrar al sistema Q1? Cómo dar de alta nuevos usuarios? Cómo dar de alta un proveedor? Cómo dar de alta una familia? Cómo dar de alta un artículo? Cómo introducir una compra? Cómo dar de alta un cliente? Cómo hacer una venta? Cómo hacer una cotización? Cómo utilizar las listas? Cuáles son las teclas de movimiento? Para que sirven los conceptos?