MANUAL DE PEDIDOS WEB PARA SYSplus

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1 MANUAL DE PEDIDOS WEB PARA SYSplus Que es la aplicación de toma de pedidos via web? Es una aplicación web optimizada para dispositivos móviles de tecnología Touch, que permite registrar pedidos de clientes directamente en SYSplus versión Empresarial 2012 o E.R.P., a través de cualquier navegador de internet que soporte el estándar HTML 5 tales como Safari en IPOD, IPAD o IPHONE con sistema operativo ios 4 o posterior, BlackBerry (teléfonos o tablets) son sistema operativo 6 o posterior, Mozilla FireFox Móvil o el navegador de Android versión 2.2 o posterior (en teléfonos o tablets), adicionalmente puede operarse desde el navegador Crome o Internet Explorer versión 8 o posterior en computadores con sistema operativo Windows. Esta aplicación es una aplicación web que usa recursos PHP o posterior y HTML5, por lo que requiere de un servidor web (normalmente apache versión 2.2 o posterior que es una aplicación de fuente abierta sin costo de licenciamiento) que se debe ubicar en la misma máquina servidor de SYSplus o en una máquina con acceso a dicho servidor. La aplicación se conecta directamente al servidor Firebird de SYSplus por lo que no se trata de una aplicación que almacena de forma independiente los datos de artículos, existencias, cartera del cliente, etc. si no que accede a la misma información de SYSplus, de esta forma es libre de operaciones de sincronización, subida o importación de archivos o descarga de archivos conectando los dispositivos móviles a un equipo, etc. es decir la aplicación esta totalmente en línea con SYSplus por lo que el usuario desde su dispositivo móvil puede ver los artículos disponibles para la venta, consultar las existencias en tiempo real, ver la cartera del cliente o los últimos pedidos y tomar el pedido sin el peligro que luego le digan que no hay mercancía puesto que una vez grabado el pedido via web la mercancía quedará reservada exactamente igual que cuando se hace un pedido por el módulo de facturación de SYSplus. La aplicación móvil usa la misma tecnología web que se usa para navegar en diferentes páginas de internet por lo que el pan de datos de los dispositivos móviles no debe tener restricciones de navegación. Accediendo a la aplicación. Una vez instalado el servidor web con la aplicación de pedidos, el usuario debe acceder a este servidor ya sea a través de un dominio en Internet o de la dirección IP fija y la carpeta pedidos. el sistema le pedirá su nombre de usuario y contraseña de la forma que se muestra en la figura 1.

2 Figura 1. Entrando a la aplicación Una vez ingresados los datos del usuario y la contraseña se presiona el botón ingresar. La aplicación debe mostrar en ese momento el código de vendedor y el nombre del mismo el cual previamente debe haber sido asignado al usuario mediante el módulo de mantenimiento de SYSplus. Si no aparecen estos datos comuníquese con el administrador del sistema para que proceda a crear el vendedor y hacer la asociación con su usuario. Encabezado del pedido Sobre la primera pantalla del pedido que se muestra en la figura 2, se preguntan los datos del encabezado del pedido como el cliente, al fecha de pedido, la fecha de entrega (versión ERP) o vencimiento (Empresarial) del pedido y las observaciones generales del pedido tales como dirección u horario de entrega, condiciones especiales de pago, etc.

3 Figura 2. Captura de datos del encabezado del pedido Para ingresar el cliente basta con digitar el NIT en el campo cliente, si no se conoce el NIT del cliente puede usar el botón buscar que lo llevará a la pantalla de búsqueda de clientes. Esta pantalla aparecerá inicialmente vacía, es decir sólo con el campo para digitar parte del nombre del cliente, aquí el usuario podrá digitar el nombre, el apellido o solo una parte de los mismos y presionar el botón OK o IR de su navegador para que el sistema traiga los resultados de la búsqueda como se muestra en la figura 3.

4 Figura 3. Resultados de la búsqueda de clientes Sobre esta ventana usted podrá hacer click sobre el nombre del cliente para traerlo al pedido o hacer click sobre el botón a la derecha del nombre del cliente para ver o editar (dependiendo de los accesos del usuario en SYSplus) los datos de ubicación del cliente como nombres, dirección, teléfonos, correo electrónico, etc. Al traer el NIT del cliente o digitarlo en el encabezado del pedido se debe mostrar el nombre o razón social del cliente inmediatamente debajo. Desde allí mismo el usuario podrá consultar la cartera del cliente con el botón cartera, en ese caso el programa mostrará las facturas o documentos de cartera con saldo pendiente a la fecha del pedido de forma similar a lo mostrado en la figura 4.

5 Figura 4. Consulta de cartera por cliente Adicionalmente puede consultar las ventas por artículo del último año con el botón Artículos comprados esto es los artículos que le han sido facturados al cliente en el último año como se muestra en la figura 5. Figura 5. Consulta de artículos vendidos previamente.

6 Por último seleccione la fecha del pedido y la fecha de entrega y digite las observaciones generales del pedido. Detalle de los artículos a pedir. Para comenzar a entrar los artículos pedidos presione el botón Articulos de la parte inferior (es probable que deba desplzarse hacia debajo de la pantalla si no ve el botón inicialmente). La aplicación debe mostrar una nueva página similar ala mostrada en la figura 6 con el nombre del cliente y la fecha del pedido como encabezado de la página y pregunta el código del artículo, la cantidad, la lista de precios, el precio y una observación para el ítem, si el usuario conoce el código del producto puede digitarlo directamente ya sea con el código del mismo o con el código de referencia o código de barras, lo que le sea más conveniente. Figura 6. Ingresando datos del artículo a pedir

7 Si no conoce el código puede usar el botón buscar para traer un artículo con base en la descripción del mismo, al presionar el botón Buscar aparece una pantalla similar a la búsqueda de clientes en donde se pude digitar parte de la descripción del artículo y luego el botón buscar del teclado emergente. En ese momento deben mostrarse en la parte inferior los artículos encontrados, basta con hacer click sobre el nombre del artículo deseado o desplazarse hacia abajo si son más artículos de los que pueden mostrarse en una sola pantalla. Figura 7. Búsqueda de artículos.

8 Trate de no hacer búsquedas muy genéricas, por ejemplo buscar la letra A ya que el programa no busca de forma ordenada alfabéticamente si no que busca cualquier artículo que tenga en cualquier parte de la descripción la letra A y traería casi la totalidad del catálogo de artículos lo cual además de la demora debida a la transmisión de las descripciones por la red móvil puede incrementar los cargos por consumo de datos. Una vez seleccionado el artículo se trae a la pantalla anterior del detalle del pedido y debe aparecer el nombre del artículo inmediatamente debajo del código, de la misma forma se debe traer la cantidad en 1 y la lista de precios predeterminada de la agencia a la que pertenece el usuario de SYSplus o la lista de precios asignada al cliente en caso que la tenga. Si la cantidad a pedir es diferente basta con selecciona el campo cantidad y digitar la nueva cantidad, de igual forma si los accesos del usuario lo permiten, podrá escoger sobre la lista desplegable de precios una lista diferente. Al cambiar la lista se traerá automáticamente el precio unitario y se actualizará el total por ítem en la parte inferior. Dependiendo también de los accesos de los usuarios se podrá cambiar o no el precio unitario manualmente. El programa no trae a pantalla los descuentos pactados con el cliente (versión ERP) o los descuentos por línea de mercancía o lista de precios (versión Empresarial) sin embargo en el total por ítem se mostrará el total ya descontando los porcentajes pactados en SYSplus. Una vez grabado el pedido en SYSplus si podrá ver los porcentajes de descuento por ítem del pedido, esto es por cuestiones de espacio en la pantalla del dispositivo. Una vez ingresados los datos del artículo a pedir usted puede agregar un nuevo artículo con el botón Agregar item o liquidar el pedido, es decir proceder a revisar los datos de impuestos, valores adicionales o descuentos. Si decide agregar más artículos volverá a la misma pantalla mostrada anteriormente en la figura 6 con la única diferencia que el total acumulado aparece en la parte inferior junto con el número de ítems del pedido actual. No hay restricción en la aplicación web para el número de ítems que puede tener un pedido, sin embargo la configuración de SYSplus si puede imponer alguna restricción. Si ha ingresado varios artículos y desea revisarlos datos del pedido puede usar el botón Ver artículos en esta pantalla se muestran los artículos previos ya grabados, es decir los que ya se ha presionado el botón Agregar item o Liquidar, es decir el artículo actualmente en pantalla es normal que no aparezca y si se usa la consulta se puede volver siempre con el botón Back del encabezado o con la opción de regresar el navegador sin que se pierdan los datos ingresados.

9 Figura 8. Consulta de artículos del pedido Si desea eliminar un artículo del pedido previamente grabado puede usar el botón Borrar item de la consulta de ítems, en ese caso se pedirá una confirmación antes de borrar, si esta seguro presione Si sobre el mensaje emergente, de lo contrario presione No para volver a la consulta sin hacer cambios. La aplicación móvil no permite modificar las cantidades o precios de los ítems ya ingresados por lo que si se equivocó en uno de estos datos debe borrar el ítem y volver a ingresarlo. Liquidación del pedido. Una vez a terminado de ingresar los artículos presione el botón Liquidar para consultar los impuestos y valores adicionales como fletes o descuentos de pie de documento. Dependiendo de las configuraciones de SYSplus usted podrá o no modificar estos valores. Si todo es correcto basta presionar el botón Grabar en la parte inferior (puede ser necesario desplazarse hacia abajo en la pantalla si no lo ve al ingresar a la opción), si desea ingresar un artículo más puede volver con el botón Agregar item sin preocuparse de los cambios hechos los cuales se tendrán en cuenta a pesar de seguir agregando artículos por lo que al terminar deberá volver a confirmarlos. Si no quiere que se grabe nada del pedido, es decir ningún artículo en cualquier momento puede usar el botón Cancelar de la parte inferior para abortar completamente el pedido actual sin generar ningún registro en SYSplus.

10 Figura 9. Liquidación del pedido Si todo es correcto presione Grabar para que la aplicación grabe el pedido en SYSplus. Sólo al presionar Grabar se hace el registro completo del pedido, todo el tiempo los ítems entrados y los datos del cliente y demás datos del encabezado están guardados de forma provisional. En el momento de grabar se validan las existencias, se reserva la mercancía, se confirma el cupo del cliente y demás validaciones que hace SYSplus para los pedidos. Una vez grabado la aplicación queda lista para tomar el siguiente pedido.

11 En ese mismo momento ya una persona en la oficina o con acceso a SYSplus puede ver, imprimir y facturar el pedido sin tener que hacer ningún paso diferente a si el pedido se hubiera grabado por el módulo de facturación de SYSplus. De igual forma el jefe de ventas puede sacar un reporte de los pedidos del día por vendedor, cliente o artículo y ya incluye el último pedido grabado por el vendedor desde su dispositivo móvil

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