REGISTRO DE CLAVES. Importante: La creación o modificación de las claves de usuario, solo pueden ser realizadas por una clave de administrador.

Transcripción

1 REGISTRO DE CLAVES Qué son claves? La clave es la contraseña que se asigna a cada funcionario que va a trabajar en el sistema, en la cual se restringen o autorizan todas o algunas opciones del menú de SIIGO, estos permisos serán otorgados por el administrador del sistema de acuerdo a las necesidades del cargo o funciones que desempeña el empleado. Importante: La creación o modificación de las claves de usuario, solo pueden ser realizadas por una clave de administrador. Cuál es la ruta para crear claves? Para ingresar a crear claves de usuario se puede hacer uso del buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Parametrización Registro de claves Parámetros.

2 Al momento de ingresar a esta opcion se habilita la siguiente ventana: Los campos que aquí se presentan se describen a continuación: Id Usuario: Campo alfanumérico, permite digitar la identificación que se le dará al usuario, se recomienda un nombre corto (Longitud de 8 caracteres). Es clave de administrador: Este campo se marca únicamente si la clave que se está creando tendrá el perfil de administrador. Nombre: Descripción que permite la fácil y rápida identificación del usuario para el cual se está creando la clave. Clave: Digitar la clave que se asignara al usuario. Se sugiere mínimo manejar cuatro posiciones alfanuméricas. Ingresar una dirección de correo electrónico del usuario al cual se le está creando la clave, este dato será de vital importancia para hacer él envió de notificaciones de tareas programadas y/o de informes contables y financieros. Una vez registrada la anterior información el sistema solicita datos de periodicidad para el cambio de clave, como se describe a continuación:

3 Fecha expiración: Corresponde a la fecha en la cual el sistema solicitará cambio de clave. Importante: En caso que se requiera dar un tiempo ilimitado de acceso a la clave es necesario digitar 9999/99/99. En este campo el sistema trae en forma automática la fecha de ingreso al sistema. Días de aviso: Número de días durante los cuales el sistema avisará a través de un mensaje que es necesario el cambio de la clave. Importante: El sistema verifica para este campo siempre la fecha del computador no la fecha con la cual se está ingresando a SIIGO. Longitud mínima: Cantidad de caracteres que mínimo debe tener la clave. Días de prolongación: Número de días que se puede ampliar la vigencia de la clave a partir de la fecha de expiración. Importante: El sistema verifica para este campo siempre la fecha del computador no la fecha con la cual se está ingresando a SIIGO.

4 Obliga cambio de clave al primer ingreso: Esta opción obliga al usuario a cambiar la clave asignada al momento de ingresar a SIIGO; en este caso al momento de ingresar al programa se habilita la siguiente ventana. Importante: En la ventana el sistema solicita la clave actual, la nueva clave y confirmación de la nueva clave; este cambio será realizado por el usuario solo una vez. SIIGO identifica entre letras mayúsculas y minúsculas A continuación se habilitan los permisos que se pueden o no asignar a una clave, para ello el sistema divide esta definición en dos partes: a. Generalidades b. Opciones de menú Las cuales se describen a continuación: a. Generalidades: Generales: El sistema habilita la siguiente ventana donde se permiten o restringen algunos parámetros:

5 Cambiar de año: Permite que el usuario pueda ingresar a un año diferente al cual ingreso por última vez la clave de administrador, al ingresar a un año diferente sin tener el permiso marcado el sistema mostrara la siguiente pantalla: Cambiar de mes: Permite que el usuario pueda ingresar a un mes diferente al cual ingreso por última vez la clave de administrador, al ingresar a un mes diferente sin tener el permiso marcado el sistema mostrara la siguiente pantalla: Cambiar de día: Permite que el usuario pueda ingresar a un día diferente al cual ingreso por última vez la clave de administrador, al ingresar a un día diferente sin tener el permiso marcado el sistema mostrara la siguiente pantalla:

6 Crear terceros: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear terceros; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú Apertura de terceros el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear un tercero: Modificar los datos de terceros: Si desea que el usuario modifique la información de algunos campos del catálogo de terceros es necesario asignar el permiso; en caso contrario si el usuario ingresa a cambiar datos del tercero el sistema permite ingresar el cambio y al terminar de repasar el NIT el sistema mostrara la siguiente pantalla: Borrar terceros cuando no tengan movimiento: Asignar este permiso permite al usuario eliminar el tercero del catálogo, pero únicamente como su nombre lo indica si no tiene movimiento. En caso que no asignar el permiso y se intente borrar el tercero el sistema presentara el siguiente mensaje:

7 Crear cuentas: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear cuentas contables; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Apertura de cuentas contables el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear una cuenta: Modificar características de las cuentas (Ejemplo detallada por cobrar, si terceros, etc.): Si desea que el usuario modifique la información de algunos campos que se habilitan en la creación de cuentas contables es necesario asignar el permiso; en caso que el usuario ingrese a cambiar parámetros de las cuentas sin tener el permiso el sistema en algunos campos no genera ningún mensaje solo se devuelve al encabezado de la cuenta y no realiza modificaciones, en otras ocasiones genera el siguiente mensaje informativo: Borrar cuentas contables cuando no tengan movimiento: Asignar este permiso permite al usuario eliminar la cuenta contable del catálogo, pero únicamente como su nombre lo indica si no tiene movimiento. En caso que no asignar el permiso y se intente borrar la cuenta el sistema presentara el siguiente mensaje:

8 Crear productos: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear productos; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Apertura de productos el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear un producto: Borrar productos cuando no tengan movimiento: Asignar este permiso permite al usuario eliminar productos del catálogo, pero únicamente como su nombre lo indica si no tiene movimiento. En caso que no asignar el permiso y se intente borrar algún producto el sistema presentara el siguiente mensaje: Crear activos fijos: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear activos; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Apertura de activos el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear un activo:

9 Borrar activos fijos cuando no tengan movimiento: Asignar este permiso permite al usuario eliminar activos fijos del catálogo, pero únicamente como su nombre lo indica si no tienen movimiento. En caso que no asignar el permiso y se intente borrar algún activo el sistema presentara el siguiente mensaje: Crear vendedores: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear vendedores; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Apertura de vendedores el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear un vendedor: Crear centros y subcentros de costo: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear centros de costo; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Apertura de centros de costo el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear uno de ellos: Crear bodegas y ubicaciones: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear bodegas; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea

10 trasladada como permiso la opción de menú denominada Apertura de bodegas el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear una de ellas: Crear ciudades: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear ciudades; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Registro de países y ciudades el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear una de ellas: Crear formas de pago: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear formas de pago; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Formas de pago el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear una de ellas: Cambiar los cupos de crédito asignados a los clientes: Asignar este permiso permite a la clave cambiar los cupos de crédito asignados en el catálogo de terceros a los clientes; si el usuario ingresa a repasar un tercero

11 sin tener el permiso seleccionado el sistema no habilita el campo cupo de crédito y continua con el siguiente campo Consultar las tareas de otros usuarios en la opción de seguimiento de tareas: Asignar el permiso para que el usuario pueda consultar las tareas de otro(s) usuario(s); para poder asignar este permiso es necesario seleccionar la opción de menú llamada Administración de tareas. Crear o modificar modelos contables: Si desea que el usuario cree o modifique los modelos contables. Elaboración de documentos: Borrar documentos: Asignar el permiso para que el usuario pueda eliminar la contabilización del documento; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Entrada de comprobantes (modificar/borrar) el sistema no permite borrar el documento habilitando la siguiente pantalla: Anular documentos: Asignar el permiso para que el usuario pueda eliminar la contabilización del documento; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Entrada de comprobantes (modificar/borrar) el sistema no permite anular el documento habilitando la siguiente pantalla: Asignar descuentos en las facturas de venta: Asignar el permiso permite al usuario al momento de elaborar documentos tipo F asignar porcentajes o valores en cualquiera de las tres casillas de descuentos, en

12 caso de no marcar la opción y requerir asignar valores en estos campos el sistema presentara el siguiente mensaje: Modificar el porcentaje de descuentos por producto en el momento de facturar: Asignar el permiso permite que el usuario asigne y/o modifique el porcentaje de descuento por producto al momento de facturar. Cambiar el valor de la retención en la fuente en el momento de facturar: Asignar el permiso si el usuario requiere modificar el porcentaje y valor de la retención en la fuente al momento de elaborar la factura de venta. Permitir acceso a las opciones de distribuido: Este permiso se asigna cuando la licencia maneja punto(s) distribuido(s) y se desea que el usuario tenga acceso a las opciones de menú que se requieren para este manejo. Modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de facturar: Seleccionar el permiso si el usuario requiere modificar el porcentaje y valor de IVA del producto al momento de estar elaborando la factura de venta (Documento Tipo F). Modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar la devolución de factura: Seleccionar el permiso si el usuario requiere modificar el porcentaje y valor de IVA del producto al momento de estar elaborando la devolución (Documento Tipo J). Genera facturas de venta por encima del cupo asignado a los clientes: Asignar este permiso permite que el usuario contabilice facturas de venta por encima del cupo de crédito asignado en el catálogo de terceros del cliente. Si el usuario ingresa a facturar a un tercero que está en sobrecupo sin tener la opción asignada el sistema mostrara la siguiente pantalla:

13 Generar la factura de venta sin tener existencias en el inventario: Asignar este permiso al usuario le permite que al momento de facturar dejar en negativo el inventario, si se factura sin tener unidades en el inventario y sin tener esta opción el sistema presentara la siguiente pantalla: Generar facturas a clientes que se encuentran en mora: Asignar el permiso permite la contabilización de facturas de venta a clientes que se encuentran en mora, si no se da este permiso y el terceo se encuentra en mora al momento de facturar el sistema mostrara la siguiente pantalla: Facturar por debajo del valor de la lista de precios seleccionada: Esta opción es asignada si se requiere que el usuario al momento de elaborar facturas de venta pueda asignar un precio inferior al digitado en la lista de precios seleccionada, en caso de incluir un valor inferior al de la lista de precios seleccionada el sistema presenta el siguiente mensaje: Vender hasta el mínimo valor de la lista de precios que exista para este producto: Esta opción va enlazada al campo, es decir, solo se habilita

14 si fue seleccionado el campo Bajo Lista, al no marcarlo el sistema permite vender aun por un valor más bajo de las listas de precios asignada al producto. No vender por debajo del stock mínimo o comprar por encima del stock máximo: Asignar el permiso si se requiere que el usuario al momento de elaborar documentos tipo F no facture unidades por debajo del stock mínimo de unidades o al momento de contabilizar documentos tipo P no compre por encima del stock máximo de producto, Importante: Para la correcta funcionalidad de este permiso es necesario en el catálogo de productos manejar la opción de máximos y mínimos por bodega. Al asignar este permiso y elaborar una factura de venta (Documento Tipo F) superando la existencia mínima por bodega el sistema presentara el siguiente mensaje: Al asignar este permiso y elaborar una compra (Documento Tipo P) superando la existencia máxima por bodega el sistema presentara la siguiente pantalla: Generar mensaje informativo cuando se venda por debajo o por encima del stock: Seleccionar esta opción permite que al momento de comprar o vender y superar los máximos y mínimos por bodega asignados en el catálogo de productos el sistema presente el mensaje reportando que

15 se está excediendo el stock máximo o mínimo definido en el producto, pero permitiendo continuar. Importante: Para la correcta funcionalidad de este permiso es necesario en el catálogo de productos manejar la opción de máximos y mínimos por bodega y haber asignado la opción o el permiso llamado No vender por debajo del stock mínimo o comprar por encima del stock máximo Modificar la forma de pago asociada al tercero al realizar una factura o un registro de compra: Asignar este permiso permite al usuario al momento de elaborar compras o ventas cambiar la forma de pago, caso contrario el sistema siempre traerá el código de la forma de pago asignada en el catálogo de terceros y el campo no permite su modificación. Modificar cada uno de los registros o ítems del documento: Seleccionar la opción permite al usuario modificar los datos registrados en cada secuencia del documento, en caso de no asignar este permiso e intentar modificar algún dato el sistema presentara el siguiente mensaje: Girar cheques con el saldo del banco en rojo: Seleccionar este permiso permite girar cheques con el saldo del banco en rojo; en caso de no asignar este permiso y no contar con dinero en el banco el sistema mostrara la siguiente pantalla:

16 Modificar los precios en el momento de elaborar el pedido: Asignar este permiso permite al usuario al momento de elaborar un pedido (documento extracontable) modificar el valor de la lista de precios seleccionada, el cual fue previamente asignado en la creación del producto, en caso de no dar este permiso el sistema no habilita el campo para modificar estos valores. Modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar un documento extracontable: Seleccionar esta opción permite al usuario modificar tanto el porcentaje como el valor del IVA de cada uno de los productos que se estén incluyendo al momento de elaborar un documento extracontable. Si no se marca la opción el sistema no habilita el campo de porcentaje y valor de IVA. Revelaciones por comprobante: Seleccionar esta opción a aquellos usuarios que serán responsables de capturar revelaciones en documentos al momento de trabajar bajo norma internacional, de igual forma también permitirá crear conceptos de revelaciones y realizar mantenimiento. Importante: Para asignar este permiso es necesario que la clave de usuario tenga asignado el permiso Trabajar en norma internacional NIIF Inventarios: Consultar los costos por el módulo de inventarios y mostrar en el registro de compras costo unitario y último valor de compra: Asignar esta opción si se requiere que el usuario consulte los costos de cada uno de los productos. El NO seleccionar este parámetro tiene dos efectos: o o Cuando se elabore una compra el sistema no muestra las casillas correspondientes a costo unitario ni último valor de compra. No será posible ingresar a la ruta Inventarios- Catálogos- Consulta de costos, de hacerlo el sistema presenta el mensaje: Generar archivo saldos de inventario para efectuar el conteo físico: Asignar esta opción permite al usuario realizar el cálculo de saldos del inventario para efectuar el proceso el conteo físico; en caso de ingresar a

17 realizar el cálculo de saldos sin tener asignado el permiso el sistema reporta la siguiente pantalla: Otros módulos: Acceder a las opciones del módulo de administración como son cambio de fecha, cambio de moneda, etc.: Asignar este permiso permite que el usuario tenga acceso al submenú de la opción llamada Administración, en caso de no asignar estos permisos y el usuario ingrese a esas opciones de menú el sistema presentara el siguiente mensaje: Módulo presupuesto, control de la ejecución presupuestal: Seleccionar la opción permite al usuario poder controlar la ejecución presupuestal definida para las cuentas de ingreso y de gastos, en caso de marcar la opción y elaborar un documento que supere el valor presupuestado el sistema presenta mensaje informativo. Trabajar en norma internacional NIIF: Seleccionar esta opción permite que usuario pueda realizar el cambio de ejecución norma local a ejecución norma internacional o NIIF, en caso de no asignar el permiso al momento de tratar de cambiar el tipo de ejecución el sistema presenta el siguiente mensaje:

18 Crear caja menor del módulo de tesorería: Asignar el permiso para que el usuario pueda crear cajas menores; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Definición de cajas menores el sistema mostrara la siguiente pantalla al intentar crear una de ellas: Informes: Listar el informe de los comprobantes anulados: Marcar la opción para que el usuario pueda generar el informe de los comprobantes anulados. Imprime por la opción previos del módulo de documentos: Asignar el permiso para que el usuario pueda realizar la reimpresión de documentos; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Impresión de documentos previos el sistema mostrara la siguiente pantalla al ingresar y tratar de volver a imprimir un documento:

19 Borrar en bloque comprobantes que han sido previamente grabados: Asignar el permiso para que el usuario pueda borrar en bloque documentos; es de aclarar que al no asignar este ítem así sea trasladada como permiso la opción de menú denominada Borrado en bloques el sistema mostrara la siguiente pantalla al intenta realizar este proceso: Una vez se han asignado los permisos generales se guardan los cambios con la tecla de función F1 o con el icono b. Opciones de menú: Una vez se han definido las anteriores opciones el programa habilitara la siguiente ventana: a. A través de esta opción el programa permite asignar a la clave de usuario; los módulos con los respectivos submenús a los cuales les será posible acceder. Para asignar permisos sobre una o algunas opciones de menú, es necesario seleccionarlas y posteriormente dar clic sobre el icono que se

20 encuentra en la mitad de la pantalla, con esta función el sistema traslada estas opciones a la parte derecha de la pantalla. Si se desean asignar todas las opciones del menú y submenús el icono a utilizar es Así como se asignan permisos también es posible retirarlos y el proceso se realiza de la misma forma, pero en este caso con él icono. Para eliminar todas las opciones de menu y submenus asignadas a la clave de usuario se utilizara el icono Una vez se han asignado todos los permisos se guardan los cambios con la tecla de función F1 o con el icono b. Por último si se asignaron permisos sobre el módulo de Documentos, el programa mostrará la siguiente pantalla para seleccionar los documentos que podrá elaborar el usuario, empleando para ello los mismos iconos mencionados anteriormente.

21 Una vez terminado este proceso se puede ingresar al sistema con la clave de usuario. Importante: El sistema permite copiar las claves de usuario creadas a otros nuevos usuarios, su objetivo es agilizar la creación de nuevas claves de usuario, para realizar este proceso es necesario ingresar a la creación de claves y seleccionar el botón copiar clave: Al hacerlo el sistema solicitara el ID de la clave a copiar y los datos básicos de la nueva clave a crear Los datos que aquí debes digitar son: Id usuario a copiar: Identificación de la clave previamente creada. Id usuario nuevo: Código que permite identificar la nueva clave que se está creando. Nombre: Descripción que permite la fácil y rápida identificación del usuario para el cual se está creando la clave.

22 Ingresar una dirección de correo electrónico del usuario al cual se le está creando la clave, este dato será de vital importancia para hacer él envió de notificaciones de tareas programadas y/o de informes contables y financieros. Clave: Digitar la clave que se asignara al usuario. Se sugiere mínimo manejar cuatro posiciones alfanuméricas. Una vez se grabe esta información con el icono o la tecla de función F1 será creada la nueva clave con los mismos permisos que la inicial, proceso que el sistema confirma con el siguiente mensaje informativo.