SIIGO WINDOWS. Definición Plan de Cuentas. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Definición Plan de Cuentas Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son cuentas contables? 3. Cuál es la ruta para crear cuentas contables? 4. Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear cuentas contables?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía sencilla que explica los parámetros a diligenciar y tener en cuenta en la creación del plan de cuentas contables; para establecer el enlace entre el Módulo de Contabilidad con el Modulo de Cuentas por Cobrar y de su correcta definición dependerá el buen manejo del programa en forma integrada y la obtención de informes

4 PLAN DE CUENTAS Qué son cuentas contables? Las cuentas contables contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden. Dicho catálogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las mismas El Catálogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la información de todos los módulos que lo componen, ya que definen: Niveles de Clasificación Enlaces Contabilidad - Otros Módulos Características Especiales Cuál es la ruta para crear cuentas contables? La ruta para crear cuentas contables es: Contabilidad Parámetros Apertura de cuentas contables En esta opción se realiza la creación de las cuentas contables identificadas con un código numérico y su respectiva descripción.

5 Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear cuentas contables? Importante: Los campos que se relacionan en la apertura de cuentas contables, permiten que la información se vea reflejada en cada uno de los módulos, donde se detallan algunas de las marcaciones que se pueden asignar y define la forma en que se quiere ver reflejada la información así como el cálculo automático para ciertos procesos Grupo Cuenta Subcuenta: Debe estar acorde con las normas contables, de acuerdo al Decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al plan de cuentas escogido en la instalación de la empresa. Auxiliar y Sub-auxiliar: Se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía.

6 NIVEL CODIGO DESCRIPCION Grupo 13 DEUDORES Cuenta 1305 CLIENTES Subcuenta NACIONALES Auxiliares Sub-auxiliares ENLACE CON EL MODULO DE CUENTAS POR COBRAR Detalles: Esta opción habilita el combo de 3 opciones (No Detalla Cobrar Pagar), el objetivo de marcar una cuenta Detallada por Cobrar es permitir al momento de elaborar Documentos Tipo R (Recibo de Caja) poder traer en forma automática los Documentos Tipo F (Factura de Venta) para realizar el respectivo cruce, o de igual forma al momento de Elaborar una Factura poder cruzar los anticipos realizados y contabilizados previamente en un Recibo de Caja; de igual forma con esta marcación y cruce de documentos se pueden generar los listados en el módulo de Cuentas por Cobrar (Cartera)

7 Importante: En caso de no tener el Módulo de Cuentas por Cobrar el sistema no permite seleccionar en el campo Detalles la opción Cobrar ; es decir la cuenta quedara marcada como No detalla Las cuentas que se recomiendan detallar por Cobrar son: , , 1310 y ; de igual forma la cuenta 2805 a pesar del ser del pasivo se marcara por Cobrar pues en ella se causan los anticipos recibidos En el caso que se tenga el Módulo De Cuentas por Cobrar y la cuenta no se detalle, el sistema no generara información en los listados del Módulo.

8 OBSERVACIONES GENERALES Si la cuenta contable en este caso la cuenta ya este creada y tenga movimiento, al momento de marcarla por Cobrar el sistema presenta el siguiente mensaje informativo aclarando el proceso que realizara el programa A continuación el sistema preguntara el Tipo y Numero del Documento al cual se trasladara el saldo de la cuenta Cuando se Detalla la cuenta por Cobrar, el sistema confirma que la cuenta debe estar marcada como Si Tercero ; de no hacerlo el sistema no permite continuar con el siguiente parámetro a definir

9 Terceros: (Se puede marcar como: Si tercero Retención No Tercero), el efecto de marcar una cuenta como: Si tercero, es para que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula y/o se pueda discriminar por cada tercero que sea asignado en el registro. Retención: Tiene efecto en la emisión de los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención. No Tercero: Cuando no se requiere algún enlace. Importante: El objetivo de marcar una cuenta Detallada por Cobrar como Si Tercero, es para obtener la información precisa y discriminada por cada uno de los clientes que maneje la empresa

10 OBSERVACIONES GENERALES Si la cuenta contable en este caso la cuenta ya esta creada y tiene movimiento, al momento de marcarla por Cobrar es necesario antes marcarla como si Tercero y al realizar este proceso se genera el siguiente mensaje informativo indicando el proceso que se realizara el programa A continuación el sistema preguntara el Nit y Sucursal al cual se le trasladara el saldo que hasta ese momento tenga la cuenta contable Importante: Se recomienda que el Nit digitado sea el Nit de la empresa pues a él se traslada todo el saldo de la cuenta; luego el usuario debe realizar la reclasificación de ese saldo y ese Nit a cada uno de los terceros (Clientes) que tengan saldos pendientes con la empresa Centros de Costos: Permite obtener reportes e informes financieros por cada uno de los centros de costos que tengan la empresa y los que se ingreso

11 movimiento; es decir se puede conocer la utilidad o pérdida por cada uno de los centros de costos con que cuenta la empresa. Importante: En caso que la empresa maneje centros de costos y desee conocer la cartera por cada uno de ellos las cuentas detalladas por cobrar deben tener esta marcación, caso contrario se recomienda solo realizar esta marcación a las cuentas de resultado; es decir las cuentas del grupo 4 5 y 6 Ajustable: Se debe asignar esta marcación en los casos de cuentas no monetarias que son ajustables por inflación, como por ejemplo: Inventarios, Propiedad planta y equipo, Diferidos y Patrimonio. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: Paag: Se aplica para todas las compañías que ajusta al porcentaje acumulado (ajuste año gravable), según el decreto 2649 las cuentas que van con este tipo de ajuste con las cuentas de Inventarios, Activos, Patrimonio. Acuerdo: Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente se aplica para empresas del estado. Diferido: Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación

12 Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se determina que los estados financieros no deben ajustarse por inflación Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema al terminar de crear la cuenta solicitara la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida. Moneda Extranjera / Desea ajustar Extranjera: Marcar este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las cuentas que se quiera ver reflejada en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio.

13 Importante: Si se marca la opción de Moneda Extranjera, pero no se marco Conversión a Extranjera en el registro de control cualquier transacción registrada en esta cuenta no será convertida a moneda extranjera. El sistema genera la siguiente pantalla informativa Tipo de Cuenta: Se debe elegir a qué tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden y Orden por Contra).

14 Importante: Para el cierre definitivo de año el sistema cancela las cuentas de Resultado para el sistema toma aquellas cuentas contables que en Tipo estén marcada como Ingreso o Egreso Naturaleza: Se debe seleccionar la naturaleza de la cuenta según el criterio contable (Debito y Crédito).

15 Característica: Esta opción se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas se vea reflejado en los informes tributarios de IVA del módulo del Auditor. Cuenta alterna: Este campo se utiliza para poder llevar un paralelo entre el Plan Único de Cuentas y otros códigos contables con los cuales se tengan que presentar en otro país o cuando la empresa sea filial de una casa matriz

16 extranjera. Se debe digitar el código contable y el nombre como este catalogada la entidad a la cual se quieran enviar los informes Cuenta de Bancos: Se define la información del banco que la empresa tenga a su nombre. Importante: Las cuentas contables a las cuales se les debe marcar esta opción son las cuentas de bancos

17 Se debe digitar la siguiente información: Identificación de la Entidad: Es el NIT del Banco. Debe estar previamente creado por la opción: Contabilidad Parámetros y Apertura de Terceros y dejarlo definido como tipo de tercero Otros. Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opción: Contabilidad Parámetros y Apertura de Terceros, marcando que maneja sucursales. Numero cuenta corriente: Del banco que se asigno Nro. Cheque Inicial Nro. Cheque Final: En esta opción se indica el rango del numero de cheque de la chequera que asigno el banco utilizará. Esta información se verá reflejado en la elaboración del comprobante de egreso. Importante: Si una cuenta ya posee movimiento no es posible eliminarla El Plan Único de Cuentas es posible copiarlo a una empresa nueva, la información la maneja el Z03NNNN y Z03NNNN.idx, donde NNNN corresponde al año de información. Posterior a copiar los archivos es necesario correr el Proceso de Recuperación Total en la nueva empresa.