PROCESO DE CAPACITACION SALDOS INICIALES, PRESUPUESTOS E INFORMES CARTILLA

Transcripción

1 SIIGO Contador Versión 5.1 PROCESO DE CAPACITACION SALDOS INICIALES, PRESUPUESTOS E INFORMES CARTILLA No 2 Diciembre

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION SALDOS INICIALES SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE SALDOS INICIALES CARTERA OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES CONSULTA DE COMPROBANTES BORRADO EN BLOQUE ADMINISTRACION DEL P.U.C MOVIMIENTO GENERAL ADMINISTRACION CENTRO DE COSTO AJUSTES POR INFLACIÓN PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN PAAG AJUSTES AL DIFERIDO RUTA: CONTADOR AJUSTES POR INFLACIÓN AJUSTE AL DIFERIDO PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO INFORMES GENERALES INFORMES OFICIALES. RUTA: CONTADOR INFORMES GENERALES INFORMES OFICIALES LIBRO DIARIO RUTA: Contador - Informes Generales Informes Oficiales Libro Diario LIBRO MAYOR RUTA: Contador - Informes Generales Informes Oficiales Libro Mayor LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES INFORMES FINANCIEROS BALANCE DE COMPROBACION BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS AUDITOR CONTROL DE RETENCION CERTIFICADOS DE RETENCION RUTA: Auditor Control de Retención Certificados BASES DE RETENCION POR PERIODOS RUTA: AUDITOR CONTROL DE RETENCIÓN BASE DE RETENCIÓN POR PERIODOS IMPRESIÓN LIQUIDACION DE RETENCION INFORMES DEL GERENTE ANALISIS DE CUENTAS SALDOS BANCARIOS RUTA: GERENTE SALDOS BANCARIOS CARTERA ACTUALIZA A 05 COLUMNAS INFORME A 05 COLUMNAS A UN CORTE ANTERIOR DE LO CONTRARIO ENTER CARTERA POR TERCEROS CARTERA POR CUENTA PRESUPUESTO

3 8.1. FORMULACION CONTABLE PROYECCIÓN DEL PRESUPUESTO INCREMENTO DEL PRESUPUESTO Rango Meses EJECUCIÓN RUTA: PRESUPUESTO EJECUCIÓN CUENTAS POR PAGAR ACTUALIZA A 05 COLUMNAS INFORME A 05 COLUMNAS A UN CORTE ANTERIOR SALDOS POR TERCEROS SALDOS POR CUENTA PROCESO DE RECUPERACION CIERRES ANUAL CIERRES PARCIALES RUTA: CIERRE ANUAL CIERRE DEFINITIVO RUTA: CIERRE ANUAL CONSOLIDACIONES RUTA: CONTADOR - OPCIONES DEL ADMINISTRADOR CAPTURADOR DE DATOS GENERACION DE ARCHIVOS OPCIONES DEL MENU INCORPORACION DE DATOS GRABAR MOVIMIENTO DATOS DEL DOCUMENTO OPCIONES DETALLE DEL MOVIMIENTO EXPORTACION DE DATOS IMPORTACION DE DATOS PROCEDIMIENTO PARA RECONSTRUIR ARCHIVOS REBUILD

4 1. INTRODUCCION En esta sesión trataremos el tema de los saldos iniciales tomados de la contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima y oportuna información. Después de tener toda la parametrización y saldos iniciales listos podemos ingresar a elaborar el presupuesto contable, con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de gestión y administración. Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener información oportuna, manejando y administrando eficientemente los recursos de la empresa. 2. SALDOS INICIALES Ruta: Contador Control de comprobantes Entrada de comprobantes Fecha. Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa. Información Discrímada. Se debe tener la información discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los saldos iniciales. Documento. Se debe definir un documento tipo L, el cual, se codifica con el numero 999 y se denomina Saldos iniciales. Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma. Debemos tener en cuenta los siguientes requisitos: RECUERDE: La ruta para definir los documentos es Contador Opciones Administrador Definición de Documentos. Cuenta Puente. Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código y se denomina cuenta puente al terminar de digitar los saldos esta debe quedar con saldo Cero. RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es Contador Administración del P.U.C Apertura de cuentas contables Apertura plan de Cuentas. Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible, Cartera y Proveedores SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y 4

5 puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras. Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por la Ruta: Contador Control de comprobantes Entrada de comprobantes Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es necesario incluirlos, los cuales son: Tipo de Documento. Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L). Número de Tipo de Documento. En esta opción se escogerá el

6 Número de Comprobante. Para llevar el consecutivo del documento automáticamente, se debe digitar enter. Vendedor. Este dato es informativo. Fecha. Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales. Secuencia. Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos iniciales por cada ítem digitado. Cuenta. Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial. Centro de Costo. Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará el movimiento contable. Subcentro de Costo. Se incluirá el código del subcentro de costo en donde se afectara el movimiento contable, de acuerdo al tipo de presupuesto ya sea ordinario o extraordinario. Nit. Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta. RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros. Debito o Crédito. Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. Descripción. Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo. Valor. Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance Inicial. 6

7 El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta. RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen parte del Balance General. 7

8 NOTA: El sistema permite en la opción de Descripción, digitar la tecla F2 con el fin de repetir la descripción inmediatamente anterior. Cuenta Puente. SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente Importante. La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial. Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla 8

9 2.2. SALDOS INICIALES CARTERA Ruta: Contador Control de comprobantes Entrada de comprobantes Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las facturas de cada Cliente con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. 9

10 Recuerde. Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Contador Control de comprobantes Entrada de comprobantes. Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento). RECUERDE. Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta esta detallada como por Cobrar y si Tercero. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código

11 Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura, vencimiento por vencimiento. Recuerde. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla En cualquier opción utilizaremos la tecla, Búsqueda alfabética, búsqueda numérica. SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES Ruta: Contador Control de comprobantes Entrada de comprobantes. Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Para el ingreso de saldos iniciales de cuentas por pagar, se debe utilizar un documento tipo L Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible y clientes, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de 11

12 documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento) RECUERDE. Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta esta detallada como por Pagar y si Tercero. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código

13 Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, proveedor por proveedor, factura por factura y vencimiento por vencimiento. Recuerde. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla Búsqueda alfabética, Búsqueda numérica 2.3. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera: Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos. Comprobante de Cuentas de Ingresos Comprobante de Cuentas de Egresos 13

14 Importante. Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en Diciembre 31 del 2005, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en Enero 1 de FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES La entrada de comprobantes permite al usuario ingresar a elaborar, consultar, anular o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración. En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables CONSULTA DE COMPROBANTES Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al modulo Contador Control de comprobantes Entrada de comprobantes y llamar el tipo de comprobante a consultar. En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son Anula, Borra ó Ignora. Importante. Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado. Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones: 14

15 Ignora. Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el. Anula. Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente y los mantiene en el consecutivo de documentos con este atributo. Borra. Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea en su valor, cuenta, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente. Registro a Registro. Permite repasar el comprobante desde la primera secuencia hasta la última secuencia del comprobante realizando modificaciones en cada uno de ellas si es necesario. Uno en Especial. Esta opción es utilizada cuando se conoce el número de la secuencia del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante. RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados. INFORME DE CONSECUTIVO DE COMPROBANTES Ruta. Contador Control de Comprobantes Informe de Comprobantes Consecutivo de Comprobantes. Comprobante. Digite el Tipo de Documento que desea el informe. Rango de Días. Digite el Mes y día, desde y hasta el cual desea el informe. Rango de Comprobantes. Digite el número de comprobante desde y hasta cual desea el informe. 15

16 Rango de Cuentas. Digite cuenta desde y hasta cual desea el informe. Salto de página por tipo de Comprobante. Selecciónelo solo en el caso si desea que el sistema le imprima página por cada tipo de comprobante. Importante. En el informe la columna Valor del documento muestra, la Suma debitos + Créditos. Este informe se puede generar impreso, en vista preliminar y enviar a Excel BORRADO EN BLOQUE Ruta: Contador Control de Comprobantes Borrado comprobantes en Bloques En caso de seleccionar la opción Borrado en Bloque aparecerá: Comprobante. Se debe seleccionar el tipo de comprobante que necesita borrar Numero Desde. Numero inicial de consecutivo de los comprobantes a borrar. Numero Hasta. Numero final de consecutivo de los comprobantes a borrar. 16

17 Luego aparecerán secuencial mente los documentos borrados, así como los que no estén catalogados (No están grabados en el sistema). Esta opción presenta también los documentos que se encuentran catalogados como diferidos en lo referente al campo de saldo diferido ADMINISTRACION DEL P.U.C. RUTA: Contador Administración del P.U.C - Plan de Cuentas En caso de escoger la opción Impreso, aparecerá: Seleccione Alfabético si desea el informe ordenado por la Descripción de la Cuenta ó Numérico, si desea el informe impreso ordenado por el Código de la Cuenta. Si seleccionó la opción Alfabético, digite la descripción desde y hasta la cual requiere el reporte. Digite las cuentas de las cuales requiere el informe, con ENTER las ubica todas. Seleccione si requiere el informe de todas las cuentas del (PUC), si lo desea sólo con las utilizadas. Seleccione con clic si desea el informe con cuentas de contrapartida, de lo contrario ENTER. Permite generar el informe impreso, Excel y vista preliminar Este informe lista el plan de cuentas en el orden escogido con o sin auxiliares de acuerdo a lo escogido y muestra los siguientes campos: Informe NUMÉRICO Código del Grupo de Cuentas Código de la Cuenta Código de la Subcuenta Código de la Cuenta Auxiliar Descripción del Grupo de Cuentas 17

18 Descripción de la Cuenta Descripción de la Subcuenta Descripción de la Cuenta Auxiliar (Opcional) Detalle (Por Cobrar o Por Pagar). Si tiene aplicación en Centros de Costos Si va a tener Acumulación en Terceros ó si es una cuenta de Retención en la Fuente. Si es una cuenta ajustable por Paag ó Acuerdo. Si es de Retención en la Fuente el porcentaje de Retención a aplicar. Si maneja moneda extranjera Informe ALFABETICO Código de la Cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta y Auxiliar). Descripción de la Cuenta Auxiliar. Detalle (Por Cobrar o Por Pagar) Si la cuenta tiene aplicación en Centros de Costos. Si va a tener acumulación en Terceros o Si es una cuenta de Retención en la Fuente. Si es una cuenta ajustable por Paag ó Acuerdo. Tipo de Cuenta Si maneja Moneda Extranjera Si es de Retención en la Fuente el porcentaje de Retención a aplicar. 18

19 3.4. MOVIMIENTO GENERAL RUTA: Contador Administración del P.U.C - Movimiento General Seleccione reporte impreso o por pantalla. En ambos casos le mostrará el mensaje: Desea que muestre la Descripción del Movimiento á la Caracterización de la Cuenta 19

20 Seleccione Caracterización, se muestra el nombre si la cuenta es de terceros, caso contrario mostrará la descripción con la que se grabó el comprobante. Digite el periodo (MM/DD) desde y hasta el cual va a consultar, digite el número de la cuenta a consultar (10 dígitos, a nivel sub-auxiliar si existe), paso seguido aparecerá su descripción y el saldo correspondiente a el mes inmediatamente anterior, a su derecha, en caso de no existir aparecerá el mensaje CUENTA NO EXISTE, digite ENTER e intente nuevamente. Luego de marcar el rango de período pregunta si desea el informe ordenado Por Fecha o Documento; seleccione con clic la opción. Digite cuenta desde y hasta la cual quiere imprimir los movimientos Indique si desea imprimir el informe en carro ancho o angosto (132 Columnas), en el informe de carro ancho se pueden imprimir mayor número de caracteres para algunos datos del informe. Digite S o N si quiere imprimir en las facturas el prefijo dado por la DIAN Seleccione (*) si quiere imprimir todos los tipos de comprobantes, de lo contrario digite la letra del comprobante que quiere imprimir; si selecciona una letra especifica con (*) imprime todos los comprobantes de este tipo de lo contrario, con la letra S puede seleccionar que comprobantes del tipo Digitado quiere imprimir. Indique Si quiere o No imprimir las cuentas que no han tenido movimiento en el rango de fecha seleccionado Informe General: Este informe muestra un renglón por cada movimiento que ha tenido cada cuenta con la siguiente información: Tipo, Número y Secuencia del Documento. Fecha en que se actualizo. Nit si maneja terceros. Descripción. Producto, Bodega y Cantidad si es de inventarios, Código si es de Activos Fijos. Tipo, Número y Vencimiento si es cartera o proveedores 20

21 Base (Si es de Retención) ó Número de Cheque (Bancos) Centro de Costos Valor Débitos Valor Créditos Nuevo Saldo Totaliza por Cuenta 3.5. ADMINISTRACION CENTRO DE COSTO RUTA: Administración Centro de Costo Movimiento Por Centro de Costo Esta opción permite generar un informe detallado de las cuentas que están marcadas como centro de costo en su creación. El programa muestra, cuenta contable, centro de costo, tercero, detalle del movimiento, movimiento débito, movimiento crédito y saldo. Este informe permite auditar el movimiento de cada cuenta contable para analizar los diferentes movimientos realizados. Entrega un listado con el movimiento de todas las cuentas por centros de costo. Seleccione si desea trabajar con la descripción de la cuenta o con la caracterización. Digite fecha desde y hasta la cual desea Digite centro de costo desde y hasta el cual necesita el reporte. Digite cuenta desde y hasta el cual necesita en el reporte Seleccione si desea el informe con Sub-centros Digite si desea el reporte con sub-centros de costos. En caso afirmativo digite el sub-centros desde y hasta el cual requiere el informe. Digite S o N si quieres que el reporte salte página por cada uno de los centros de costos. Digite S o N si quiere o no que en el informe se incluyan centros de costo con un saldo inicial a enero pero que no tienen movimiento en el rango de fechas seleccionadas. Permite generar el informe impreso, Excel y vista preliminar 3.6. AJUSTES POR INFLACIÓN CAPTURA DE INDICES RUTA: Contador Ajustes Por Inflación - Captura de Índices Para poder ejecutar los procesos de ajuste por inflación a las cuentas de inventarios, activos fijos, diferidos y cuentas del patrimonio el primer día de cada mes, se deben ingresar los diferentes porcentajes del PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística). Se entiende por PAAG Mensual, el porcentaje de ajuste del mes, el cual es equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste. Una vez se ingresa a la opción, el sistema trae la siguiente ventana: PAAG: En esta opción se debe efectuar la captura del P.A.A.G (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses 21

22 finaliza la captura. De el año. Con la tecla de función F1 o con el icono ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el PAAG, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN PAAG RUTA: Contador Ajustes Por Inflación Ejecución del P.A.A.G A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferente a los diferidos. 22

23 Comprobante. En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo (A) Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG. Nit a Usar. En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual, debe estar previamente creado. Centro de Costo. Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa AJUSTES AL DIFERIDO RUTA: Contador Ajustes Por Inflación Ajuste al Diferido 23

24 Diferido. Se debe seleccionar desde que numero de diferido hasta que numero tomara el sistema para el calculo del ajuste por inflación, se aclara que el sistema solo tomara los del grupo 1710xx Comprobante para el diferido. Se debe seleccionar el tipo de comprobante y numero para realizar el P.A.A.G, debe crearse un documento tipo (A) asignado para los ajustes por inflación a los Diferidos PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO RUTA: Contador Ajustes Por Inflación Diferencia en Cambio El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente. Este proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación se debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio. Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes: 24

25 Comprobante. En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en Cambio. Centro de Costo. Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Nit a Usar. En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Recuerde. Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización de las cuentas contables. 4. INFORMES GENERALES 4.1. INFORMES OFICIALES. RUTA: Contador Informes Generales Informes Oficiales Mediante esta opción se puede generar uno a uno todos los informes oficiales que necesite para análisis y obligaciones de tipo legal LIBRO DIARIO RUTA: Contador - Informes Generales Informes Oficiales Libro Diario En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar cada mes. 25

26 Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas LIBRO MAYOR RUTA: Contador - Informes Generales Informes Oficiales Libro Mayor Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se quiere generar el libro. 26

27 LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES RUTA: Contador - Informes Generales Informes Oficiales Inventarios y Balances Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio. Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar. 27

28 NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES RUTA: Contador Informes Generales Informes Oficiales Numerador de Libros Oficiales Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco caracteres. 28

29 4.2. INFORMES FINANCIEROS BALANCE DE COMPROBACION RUTA: Contador Informes Generales Informes Financieros - Balance de Prueba Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto de las cuentas. Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las 29

30 cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Sub-auxiliar, etc) y el tipo de moneda en el que se quiere generar el informe BALANCE GENERAL RUTA: Contador Informes Generales Informes Financieros - Balance General El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio. Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a continuación: 1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos: Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes correspondiente el programa mostrará la siguiente pantalla: Grup Cta. Subcta Auxil SubAux. : Esta opción permite escoger el nivel al que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o se puede digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel. Después de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa mostrará la siguiente pantalla: Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la utilidad del ejercicio. Cuenta de Pérdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la pérdida del ejercicio. 30

31 Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el código de la cuenta no se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe marcar y posteriormente el programa generará el Balance General. han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar el informe a Excel. 2. Predeterminado: Si se escoge la opción de predeterminado el programa mostrará la siguiente pantalla: Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla: 31

32 En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el balance general. Selección de Cuentas: (Rango Inicial Rango Final) En este campo se debe digitar el código del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el concepto que se está visualizando en pantalla. Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los códigos seleccionados en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5 rangos por cada uno de los conceptos. Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que se definió en Modifica ESTADO DE RESULTADOS RUTA: Contador Informes Generales Informes Financieros - Estado de Resultados El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y gastos. Para la generación del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación: 1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de Resultado con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos: Nivel: Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar Subauxiliar: Esta opción permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados marcando la opción correspondiente. Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual se desea generar el Estado de Resultados. Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual se desea generar el estado de resultados. Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco. Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el Estado de Resultados. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar el informe a Excel. 32

33 2. Predeterminado: Si se escoge la opción de Predeterminado el programa mostrará la siguiente pantalla: Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla: 33

34 En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el Estado de Resultados. Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados Predeterminado se puede ingresar por la opción Ejecuta y generar el informe que se definió. 5. AUDITOR De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, legal y reglamentaria CONTROL DE RETENCION Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de retención para los terceros que se seleccionen. Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las bases, porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención. Es una buena herramienta para realizar la liquidación de la retención en la fuente, ofrece los siguientes informes: Bases y Certificados de Retención Base de Retención por periodos Impresión de Liquidación de Retención CERTIFICADOS DE RETENCION RUTA: Auditor Control de Retención Certificados Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento de su creación como Retención, en caso contrario el programa no generará los certificados. Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a continuación: Al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla: 34

35 Si se marca esta opción de certificados el programa mostrara la siguiente pantalla: Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención. Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención. NIT Desde. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará desde el NIT cero. Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde a la retención en la fuente GENERALES 35

36 NIT Hasta. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará el último NIT creado. Cuenta Desde. En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará desde la cuenta cero. Cuenta Hasta. En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará la última cruenta de retención. 36

37 Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción Con Firma el programa mostrará un campo en certificado para la firma. Fecha Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando Enter el programa tomará desde el mes uno (1). Fecha Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará el mes doce (12). Campos de fecha, pago de retención y numero de documento de pago. Estos campos se diligencian cuando la empresa hace el pago de retención, y el ente recaudador le suministra un número de documento. Estos datos deben salir en el certificado, para que conste que la retención practicada, si fue cancelada CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA Si se marca la opción de ICA el programa mostrará la siguiente pantalla: 37

38 38

39 Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención. Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención. NIT Inicial. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará desde el NIT cero. NIT Final. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará el último NIT creado. Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO. Tipo de Impresión Genérica. Si no se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva. Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción Con Firma el programa mostrará un campo en certificado para la firma. Rango de Meses Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando Enter el programa tomará desde el mes uno (1). Rango de Meses Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará el mes doce (12). 39

40 Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla: Cuentas ICA. En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados. Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla: Cuentas. En este campo se deben digitar las cuentas que maneje de manera provisional CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA Si se marca la opción de IVA el programa mostrará la siguiente pantalla: 40

41 Fecha de Emisión. En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retención. NIT Inicial. En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará desde el NIT cero. NIT Final. En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará el último NIT creado. Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO. Tipo de Impresión Genérica. Si se marca esta opción el programa generará los certificados de retención de ICA en el formato Minerva. Desea el Certificado con Firma o sin Firma. Si marca la opción Con Firma el programa mostrará un campo en certificado para la firma. Tipo de Descripción fija. toma el concepto de la operación que solicita mas adelante Tipo de Descripción de la cuenta. Imprimirá la descripción de la cuenta de reteiva. Rango de Meses Desde. En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando Enter el programa tomará desde el mes uno (1). Rango de Meses Hasta. En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando Enter el programa tomará el mes doce (12). Ciudad Emisión del Certificado. En este campo se debe digitar la Ciudad en la cual se esta generando el Certificado de Retención. Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla: 41

42 Cuentas IVA. En este campo se deben digitar las cuentas del IVA Descontable por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados. Si se digitan Subcuentas o auxiliares en ceros se acumulan los valores de las cuentas correspondientes al mismo nivel. Recuerde. Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365 Retención en la fuente, 2367 Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de Retención BASES DE RETENCION RUTA: Auditor Control de Retención Bases Informe de Bases gravables. De acuerdo a un grupo de cuentas, terceros y comprobantes, genera un informe con los siguientes campos: Cuenta Fecha Nit -Nombre Descripción de Movimiento Valor Base % de cálculo Valor del cálculo de Retención. 42

43 5.2. BASES DE RETENCION POR PERIODOS RUTA: Auditor Control de Retención Base de retención por periodos El sistema solicita el rango de meses para los cuales generara el informe. 43

44 5.3. IMPRESIÓN LIQUIDACION DE RETENCION RUTA: Auditor Control de Retención Impresión Liquidación de Retención Sistema solicita los datos básicos para impresión del formulario de retención en la fuente. 6. INFORMES DEL GERENTE En el modulo del gerente usted podrá generar los diferente informes, de acuerdo al movimiento que se ha digitado en los comprobantes, estos informes se desarrollan desde los mas genérico hasta lo mas especifico y detallado. 44

45 6.1. ANALISIS DE CUENTAS RUTA: Gerente Análisis de Cuentas A nivel de pantalla podemos escoger el informe que deseamos a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar y subauxiliar, esta escogencia la realizo con en icono con la tecla enter captura el nivel, seleccione la cuenta de la cual quiere verificar el movimiento que ha tenido en un rango de tiempo que usted puede seleccionar el mes inicial y final. Muestra el movimiento a nivel general que ha tenido la cuenta en cada mes de la sumatoria de debitos y créditos 45

46 Este informe también lo puede generar a nivel de grafica con el icono y hacer la diferentes presentaciones que tenga su hoja de calculo Excel SALDOS BANCARIOS RUTA: Gerente Saldos Bancarios Fecha de Corte: En este campo se debe digitar la fecha de corte con la cual sistema la que se van a generar los saldos. Saldo Telefónico: En este campo se debe digitar el saldo telefónico suministrado por la entidad bancaria. 46

47 Recuerde: El sistema traerá una a una las cuentas que se definieron en los parámetros de gerente. Sobre la cuenta al dar doble clic el sistema muestra detalladamente el movimiento de la misma. 7. CARTERA 7.1. ACTUALIZA A 05 COLUMNAS Ruta: Cartera Actualiza a 05 Columnas: Esta opción le permite parametrizar hasta 99 modelos de edades de cartera vencida y por vencer. Digite el Número del modelo a Actualizar, en caso que ya este creado aparece el nombre del modelo, de lo contrario aparece en pie de pantalla CREACION y permite crearlo, con ENTER, graba los rangos de Edades de Cartera ó regresa al menú anterior. Digite los Rangos de Días (Hasta 5) entre los cuales quiere ubicar las edades de los clientes, de tal manera que las cifras (días) de la derecha corresponden a la función menor y las de la izquierda a la función mayor que, observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas, es de anotar que éstos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser el mayor que el anterior, para cuentas vencidas use el signo menos (-). Digite el Número de Modelo a utilizar y el nombre del modelo requerido. Paso seguido aparece en pantalla el mensaje: 47

48 SI USTED CATALOGA UN RANGO MENOR QUE CERO, ESTA GENERANDO EL INFORME CON SALDOS VENCIDOS, CASO CONTRARIO GENERARA SALDOS POR VENCER INFORME A 05 COLUMNAS Ruta: Cartera Informe a 05 Columnas: Por esta opción se genera el informe de cartera de acuerdo al modelo diseñado en donde se determinar la cartera que esta vencida o por vencer en cada uno de los rangos. 48

49 Seleccione General o Detallada, luego preguntará el número del modelo a utilizar, seleccione con clic si desea el informe a un corte anterior, de lo contrario con ENTER. Con ENTER selecciona los rangos deseados y con TAB salta los rangos que no desea incluir. 49

50 Digite las cuentas desde y hasta donde va a imprimir, así mismo el rango de Nits, se debe seleccionar si se desea imprimir la cartera Morosa únicamente, Total si desea el total de la cartera. Seleccione los rangos de Sucursal y Centro de Costo, si desea el informe con Subcentro y digite el rango de los Subcentros, de lo contrario presione ENTER. El listado General muestra la información de todos los Clientes, de Cartera vencida, Cartera por Vencer en los rangos establecidos. El listado Detallado presenta la información de cada cliente con detalle de cada Factura de venta o recibo, con Cartera Vencida, Cartera por Vencer también en los rangos establecidos. Permite generarlo por vista preliminar, impreso ó Excel. 50

51 Este informe muestra las edades de cartera según los rangos establecidos, con la siguiente información: NIT del Cliente. Nombre del Cliente. Saldo en Cartera Saldo en Mora Primer rango y su valor correspondiente. Segundo rango y su valor correspondiente. Tercer rango y su valor correspondiente. Cuarto rango y su valor correspondiente. Quinto rango y su valor correspondiente A UN CORTE ANTERIOR DE LO CONTRARIO ENTER Seleccione con clic, si desea genera un corte de Fecha y (MMDD), de lo contrario ó ENTER, luego digite el NIT desde y hasta el cual desea el informe; con ENTER ubica todos los clientes. Paso seguido digite el código de la sucursal inicial y final, en caso de desear generar el informe con sucursales CARTERA POR TERCEROS En este informe se generan los saldos pendientes por pagar de los clientes por rango de cuentas, ordenado por nit o por cuenta. Donde se puede ver el saldo total y los valores o saldos de las facturas de los clientes CARTERA POR CUENTA Mediante esta opción se puede generar listados detallados por cada una de las cuentas especificas de los clientes que maneje la empresa, detallando uno a unos los terceros con los saldos y los documentos pendientes 51

52 8. PRESUPUESTO El proceso de presupuesto nos permite hacer una comparación entre los movimientos contables reales, esto quiere decir que es sobre las operaciones Comportamiento del negocio, controlando los objetivos preestablecidos a lograr por la empresa en cada periodo determinado, a través de una comparación de los movimientos proyectados versus los reales por cada uno de los meses. la compañía. Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos: 52

53 Cuenta. En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el icono la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO. se puede realizar 8.1. FORMULACION CONTABLE RUTA: Presupuesto - Formulación Contable Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los Centros de Costo y Subcentro de costos que maneja 53

54 CC-SCC. Este campo se habilitará si la cuenta contable que será presupuestada está marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso de utilizarse. Total Presupuesto. En este campo el programa solicita el valor total del presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la ubicado en el campo Total Presupuesto y el programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. tecla de función F2 o dar clic en el icono Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total anual del presupuesto de la cuenta, presionar Enter y posteriormente presionar la tecla de función F3 o dar clic en el icono para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año. RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio PROYECCIÓN DEL PRESUPUESTO Incremento. Debido al alza generalizada de los precios y del costo de vida, la inflación, la corrección monetaria o por políticas de la empresa, cualquier presupuesto está sujeto a modificaciones, lo que genera una nueva formulación de las cifras, por lo tanto los presupuestos deben ser incrementados según las necesidades, este se puede realizar según sea el caso en forma porcentual por valor con respecto a los meses actuales o el año anterior. Disminución. En algunas ocasiones, la situación de la economía o de algunas empresas hace que se generen disminuciones en las cifras de los presupuestos elaborados a comienzo de cada periodo fiscal, la disminución se realiza según sea el caso en forma porcentual por valor con respecto a los meses actuales o el año anterior INCREMENTO DEL PRESUPUESTO GENERAL RUTA: Presupuesto - Formulación Contable Incremento del Presupuesto General Centro de Costo. Este nos sirve para realizar la selección por un centro de costo específico o por todos los que tengan movimientos sobre una determinada 54