DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS PARA ACTIVOS FIJOS

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1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS PARA ACTIVOS FIJOS Qué son los Documentos? Los documentos son soportes de transacciones realizadas por el ente económico, en SIIGO se dividen en: A. Documentos Contables: Son soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa. B. Documentos Extracontables: Son soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios tipos de informes de estos documentos. Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? EL objetivo es organizar la información contable de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. De igual forma el objetivo de los documentos extracontables en el proceso de Activos Fijos es realizar solicitudes internas a la organización para su posterior compra, de estos documentos el sistema permite generar algunos informes. Cuál es la Ruta Para definir este documento? Para generarla definición de documentos se puede realizar con el buscador del menú en el icono o ingresar por la ruta Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos

2 Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento que se está trabajando y su correspondiente nombre. Qué funcionalidad tiene cada documento que afecta los procesos del módulo de activos fijos? La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación: DOCUMENTOS CONTABLES: P - Registro de Compras: Este documento se utiliza para contabilizar todas las compras de los activos fijos, se debe tener en cuenta que antes de efectuar el registro de compra, el activo fijo debe estar previamente creado. Importante: En la compra de activos el valor del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable. L - Documentos Notas: Documento contable que permite registrar contablemente los demás conceptos que no se encuentran definidos en los documentos que maneja SIIGO y cada uno de ellos se debe parametrizar un documento diferente; en el proceso de activos fijos se debe crear documentos para Saldos Iníciales Depreciaciones Ajustes por Inflación (Cuando Aplique), Dar de Baja, entre otros. DOCUMENTOS EXTRACONTABLES: I - Requisición: Este documento es utilizado para realizar solicitudes internas de los diferentes activos que se necesitan adquirir en la empresa al departamento de compras Solo aplica cuando se tiene el módulo de activos fijos M - Orden de Compra Activos Fijos: Este documento es utilizado para realizar la solicitud de la compra del activo fijo al proveedor. Debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada Solo aplica cuando se tiene el módulo de activos fijos

3 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos que afectan los Procesos de Activos Fijos? La definición de documentos consiste en el establecer los parámetros bajo los cuales se utilizarán cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus registros contables, extracontables, administrativos, etc. Al momento de ingresar al parametrizar los documentos se habilita la siguiente ventana: DOCUMENTOS CONTABLES: 1. Compras (Documento Tipo P): Se utiliza para registrar contablemente los valores del activo fijo adquirido por la empresa, afectando la correspondiente carga tributaria, los campos que se deben diligenciar son: Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo P (Compras)

4 Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes Importante: Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad. Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco

5 Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Formato de Impresión: se escoge el formato de impresión que desea la empresa de acuerdo a la galería Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

6 Cruza o.cmpra/n.ent/no Cruza/o.Activos (C/E/N/M): Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que cruzara con la compra, es decir, el documento que se debe elaborar antes de la compra (Orden de de Compra Nota de Entrada Orden de Compra Activos Fijos) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior. El tercer descuento es de retención en la fuente: Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente. Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples retención por Documento, en la definición de documentos no se habilitará este campo.

7 Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que se practique, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la compra como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. Maneja decimales: Nos presenta 2 opciones Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. DOCUMENTOS EXTRACONTABLES I-REQUISICION

8 Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo I (Requisición). Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad.

9 Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario. Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco. Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. El tercer descuento es de retención en la fuente: Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente. Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples retención por documento, en la definición de documentos no se habilitará este campo.

10 Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que se practique, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la compra como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. Maneja decimales: Nos presenta 2 opciones Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Cuál es la Ruta Para elaborar el documento de Requisiòn?

11 Para generarla definición de documentos se puede realizar con el buscador del menú en el icono o ingresar por la ruta Activos Fijos Manejo Documentos de Activos Requisiciones Elaboración de la Requisición. Al momento de ingresar al sistema a hacer este proceso se habilita la siguiente ventana: Una vez seleccionada la requisición el sistema trae la pantalla para elaborarla:

12 Allí debemos digitar: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la requisición. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, el icono de los binóculos permite consultarlos. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c. del tercero al cual se vaya a ingresar la Requisición. Importante: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el número de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya está creado se puede llamar el icono de los binóculos para consulta. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de la posible entrega del activo fijo por parte de nuestro proveedor. Vendedor: El sistema tare en forma automática el asociado en el catálogo de terceros. Muestra los datos del proveedor

13 Se abre la ventana de transacciones: Allí debemos digitar: Grupo Activo: Posición numérica que corresponde a los grupos o tablas de activos previamente creadas. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del Activo a solicitar. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Descuentos y Cargos: Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realizar el cálculo en forma automática de ellos. Importante: El listado presenta por cada Activo Fijo el Grupo Código y Descripción del Activo, el Valor en Libros, el Tipo y Número del documento, la fecha de elaboración y descripción del registro contable, el código de la cuenta y el centro de costos y sub-centro

14 Importante: Al momento de terminar de ingresar todos los Activos que se van a cotizar, es necesario grabar esos datos, esta labor se realiza con la tecla de función F1 o el icono de la bandera. El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones. Por último el sistema pregunta si el documento está correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la requisición si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

15 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla. Importante: El documento presenta el Código y Descripción del Activo, La Cantidad, El valor Unitario y el Valor Total de la Requisición.