SIIGO VENDEDOR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION DEFINICION DE DOCUMENTOS Y SALDOS INICIALES

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1 SIIGO Versión 5.1 VENDEDOR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION DEFINICION DE DOCUMENTOS Y SALDOS INICIALES 3

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION DEFINICION DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS Factura De Venta Otros Datos De La Factura Registro De Compras Comprobante De Egreso Recibo De Caja Devolución De Factura GENERADOR DE DOCUMENTOS...Error! Bookmark not defined. 3. SALDOS INICIALES SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE SALDOS INICIALES CARTERA SALDOS INICIALES INVENTARIO SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES CONSULTA DE COMPROBANTES...49 TALLER...52

3 INTRODUCCION El proceso de parametrización de los documentos es uno de los ejes centrales en la implementación del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de la implementación, así como la obtención de informes útiles y exactos. Además en la cartilla que presentamos a continuación nos permitirá conocer como es el proceso de definición de documentos preimpresos o tipografiados con el fin de maximizar la utilización del mismo y poder imprimir sobre la papelería del propio usuario. Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima información y además oportuna.

4 1. DEFINICION DE DOCUMENTOS Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria Tipo de documento: SIIGO cuenta con 13 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el Tipo De Documento que se está trabajando. La ruta para definir cada uno de estos documentos es: Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Definición de documentos Parámetros Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Parametros Pareametros de Documentos F

5 1.1. DOCUMENTOS A Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera. C Nota Credito: Documento que permite tener control contable de las notas credito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual. D Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancias de la empresa hacia los proveedores. E Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura. F Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a la autorización dada por la DIAN. G Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. H Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc.

6 J Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancías o devolución de facturas. L Notas: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nómina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc. N- Nota Interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas internas de contabilidad. O Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la transformación de materia prima a producto terminado. P Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo. R Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos realizados por parte de los clientes. S Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va a ser facturada. T Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a otra. V Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos de la empresa Z Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las solicitudes de mercancías hechas por los clientes U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancías o devolución de las compras realizadas. Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en SIIGO, se tomarán los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen.

7 1.1.1 Factura De Venta El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria. Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo, y tener consecutivos independientes. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura, permite digitar hasta 12 caracteres. Numeración Inicial. El número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el que no se desee utilizar más el documento.

8 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco. Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que se requieren capturar dentro de un comprobante; es posible definir máximo 300 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se requiere en página completa tamaño carta; N si se desea en media página; ó M si se desea en las formas Minerva de comercialización genérica. Número de Copias. Número de copias que se desean en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título. Título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar o impresión con el formato genérico que presenta el Sistema. Leyenda. Se marca la casilla si se requiere que en la impresión de un documento estándar o con el prototipo que presenta por defecto el Sistema, se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento; en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción, se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica Esta factura se asemeja

9 Usa Generador.. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realiza en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima. Al marcar la opción, se indica que una vez se termine de digitar el documento sea guardado en el Sistema y luego realice el trabajo de impresión. Redondea cifras. Se marca la casilla si se requiere que los registros sean aproximados al peso. Actualiza el Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario). Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos o cuotas, se asigna el número de plazos o cuotas máximos que puede utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos. Desc. en Producto. Seleccione la casilla si en el proceso de facturación genera descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta. Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le sea practicada. RECUERDE La cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la definición de la Devolución de Ventas (J), para que no disminuya la base para el cálculo del IVA Devuelto.

10 Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la factura de venta (Pedido Cotización Remisión). Este cruce permite traer la información que se ha capturado en un documento anterior. Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía: Pedido Cotización Remisión - Factura de Venta La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se podrán cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa. Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce. Ctas ICA: Anticipo. Se digita la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que sea practicada. Para el PUC comercial, la cuenta es Ctas ICA: Retenido. Se registra la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se practique; en la facturación no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es Cta Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden definir tres cargos y tres descuentos:

11 En la columna de Descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo el anticipo de retención en la fuente, este descuento va necesariamente en la tercera casilla de descuento. En las líneas 1 y 2 correspondientes a Cargos se pueden definir como mayor valor de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. IMPORTANTE Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios Otros Datos De La Factura Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.unitario (S/D/U). Si la impresión es estándar con el prototipo ya definido por el sistema se selecciona la forma como muestra impreso los descuentos. Imp.Stand (Si se tiene definido descuento en producto, en la impresión coloca el valor de neto únicamente), Dsc.x item (En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de la factura), dsc.unitario (Genera impreso el valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado. Numeración Autorizada DIAN. Se registra el número de autorización para facturación de la DIAN, para que sea impreso en la factura de tipo estándar, como requisito legal de la factura.

12 Numeración Autorizada. Numeración autorizada así: en la primera casilla el prefijo de la factura, en la segunda casilla la numeración desde y en la tercera la numeración hasta. Fecha Autorización. Se registra la fecha en la cual fue autorizada la facturación. Recalcula IVA en el Total. Seleccione el campo si en el proceso de facturación quiere asignar manualmente el valor del IVA. Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección teléfonos). No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por la opción de previos solicite siempre la impresora.

13 Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema: Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Finalmente, es posible digitar un mensaje fijo para la factura, en el momento de la impresión.

14 1.1.3 Registro De Compras Dentro los documentos tipo P se pueden definir hasta 999 comprobantes diferentes, que pueden ser utilizados para las diferentes compras de inventarios, compras de activos fijos y demás causaciones que representen una deuda adquirida con un tercero. Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo, y tener consecutivos independientes. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Permite trabajar hasta 12 caracteres Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco. Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el que no se desee utilizar más el documento.

15 Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que es necesario capturar dentro de un comprobante; se pueden definir máximo 300 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema por defecto, seleccione S si se quiere en una página completa tamaño carta; N si se desea en media página. Número de Copias. Número de copias que se desea generar en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso. Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar o del prototipo que presenta el Sistema por defecto.

16 Leyenda. Se marca la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de Nombre de la empresa Nit, en el encabezado del documento. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima. Al seleccionar la casilla se indica que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Redondea cifras. En caso de necesitar que los registros de un documento sean aproximados al peso. Número de Vencimientos. Si se establece una política de pagos a cuotas o plazos con el proveedor, es posible establecer el número máximo de los mismos con esta opción. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos. Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de compra. RECUERDE La cuenta contable de Retención el la Fuente debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de compra. Imp. Certificado. Seleccione la casilla si quiere que una vez se realice una contabilización genere el certificado de retención de ese documento. IVA a Rég. Simplif. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000. ICA Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000. Cta. Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000. Cuenta Reteiva Beneficio DIAN: Se digita la cuenta a la cual se llevará el registro de Retención del Impuesto a las Ventas con Beneficio DIAN del 50%. Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la compra.

17 En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera casilla). En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por la opción de previos solicite siempre la impresora. Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

18 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales Comprobante De Egreso El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso, solo de definirá un tipo.

19 Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Máximo de 12 caracteres. Numeración Inicial. Número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nro. Automática. Seleccione la casilla si se desea que la numeración sea generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en blanco. Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el que no se desee utilizar más el documento.

20 Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que se requiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 990 ítems. Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa tamaño carta; N si se desea en media página ó M si se desea en las formas Minerva de comercialización genérica. Número de Copias. Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso. Título. Título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar o del prototipo que presenta por defecto el sistema. Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la compañía en el caso de otros documentos traerá otras datos básicos de cada uno. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima. Se selecciona la casilla si se desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Redondea cifras. Al seleccionar la casilla, el sistema aproxima al peso los registros del documento. Cuenta Banco. El código de la cuenta del Banco que más utilice para girar, este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de egreso. No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por la opción de previos solicite siempre la impresora.

21 Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema: Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales Recibo De Caja El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de clientes. Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definirá un tipo de recibo.

22 Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Máximo 12 caracteres. Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nro. Automática. Se selecciona la casilla si se desea que la numeración sea generada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en blanco. Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el que no se desee utilizar más el documento.

23 Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que se requiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 990 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Pág. Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que presenta el sistema por defecto, se selecciona S si se requiere en una página completa tamaño carta; N si se desea en media página ó M si se desea en las formas Minerva de comercialización genérica. Número de Copias. Número de copias que desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso. Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda. Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO es realizada a nivel estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima. Al seleccionar la casilla, se indica si se desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso Cuenta Caja. Código contable de la caja en la cual se requiere dejar registrado el ingreso. Este código se puede modificar en la elaboración del recibo de caja. Cuenta Interés Mora. Código contable de la cuenta donde se grabarán los valores por concepto de interés por mora. No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por la opción de previos solicite siempre la impresora.

24 Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema: Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales Devolución De Factura Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la salida de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en compras. Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos parámetros de la Factura de venta.

25 Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Máximo 12 caracteres. Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere iniciar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el que no se desee utilizar más el documento. Nro. Automática. Se selecciona la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deja en blanco. Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 300 ítems.

26 Pág.Comp. (S/N). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa tamaño carta, N si se desea en media página. Número de Copias. Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso. Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda. Si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit, Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Lo imprime en el encabezado del documento. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima. Si se requiere que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Redondea cifras. Se selecciona la casilla si se requiere que los registros de un documento sean aproximados al peso. Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen.

27 RECUERDE La cuenta contable de la Retención en la Fuente debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la definición de la Devolución de Ventas (J), para que no disminuya la base para el cálculo del IVA Devuelto. Ctas. ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es Ctas. ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es Cta. Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que maneja en la Factura de Venta. En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla). En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y

28 cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios. No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por la opción de previos solicite siempre la impresora. Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema: Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

29 1.1.7 Devolución De Compras Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la salida de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en compras. Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos parámetros de la Factura de venta. Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Máximo 12 caracteres. Numeración Inicial. Número desde el cual se requiere iniciar el consecutivo de comprobantes. Documento Inactivo: Se debe parametrizar dicha opción en el caso en el que no se desee utilizar más el documento.

30 Nro. Automática. Se selecciona la casilla si se desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deja en blanco. Número de Ítems. Número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 300 ítems. Pág.Comp. (S/N). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa tamaño carta, N si se desea en media página. Número de Copias. Número de copias que se desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso. Título. Título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. Leyenda. Si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit, Código Actividad

31 económica, tipo de contribuyente. Lo imprime en el encabezado del documento. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima. Si se requiere que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Redondea cifras. Se selecciona la casilla si se requiere que los registros de un documento sean aproximados al peso. Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. RECUERDE La cuenta contable de la Retención en la Fuente debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la definición de la Devolución de Ventas (J), para que no disminuya la base para el cálculo del IVA Devuelto. Ctas. ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es Ctas. ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es Cta. Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que maneja en la Factura de Venta.

32 En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla). En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios. No Solicita Confirmación de Impresora por Previos: Se debe marcar esta opción siempre y cuando no se desee que al imprimir el documento por la opción de previos solicite siempre la impresora. Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

33 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. 3. SALDOS INICIALES Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma. Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos: FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa. INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los saldos iniciales. DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES. RECUERDE: La ruta para definir los documentos es: Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Definición de documentos. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad parámetros Parametros de Documentos CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa la información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código y se denomina cuenta puente.

34 RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es: Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Administración de cuentas contables Apertura. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Parametros Apertura de Cuentas IMPORTANTE: Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible, Cartera, Inventarios y Proveedores. 3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras. Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por: Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes.

35 Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Procesos Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes. El sistema presenta tres opciones: Procesados Resumido Entrada. Los dos primeros son informes auxiliares de los documentos elaborados; la opción Entrada permite digitar, verificar, modificar y/o borrar cada uno de los documentos.

36 Inmediatamente el sistema solicitará algunos datos de carácter general que es necesario incluirlos, los cuales son: TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L). NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999. NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento automáticamente, se debe digitar enter. FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales. SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos iniciales. CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial. CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará el movimiento contable, siempre y cuando la cuenta tenga la marcación de centro de costo. NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.

37 RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros. DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo. VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance Inicial. El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta.

38 RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen parte del Balance General. IMPORTANTE: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.

39 CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente. RECUERDE: La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.

40 Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla 3.2 SALDOS INICIALES CARTERA Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Procesos Generacion de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.

41 RECUERDE: Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Procesos Generacion de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L Otros, y con el código 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)

42 TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE FACTURA O DOCUMENTO NUMERO DE VENCIMIENTO Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este detallada como por cobrar. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código

43 Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla 3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Procesos Generacion de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto. Una vez se tiene toda esta información, se debe ingresar a la opción de Entrada de Comprobantes:

44 Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento tipo L - Otros, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se afectara y la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo Unitario y al Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo. Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga el módulo de Inventarios instalado y el código contable en su creación esté amarrado a una tabla de inventarios o a la apertura de líneas y grupos. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código

45 Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las cantidades. RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla y para buscar en cualquier opción utilizaremos la tecla, (búsqueda alfabética), (búsqueda numérica). 3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Procesos Generacion de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de

46 vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)

47 TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE FACTURA O DOCUMENTO NUMERO DE VENCIMIENTO Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este detallada como por pagar. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código

48 Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento. Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla 3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera: Comprobante del disponible Comprobantes de deudores Comprobantes de obligaciones Financieras Comprobantes de Cuentas por Pagar Comprobantes de Inventarios Comprobante de Propiedad Planta y Equipo Comprobante de impuestos por pagar Comprobante de Cuentas de Patrimonio Comprobante de Ajustes por inflación Caja Bancos Corporaciones Clientes Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retención en la Fuente Pagares Carta de Crédito Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes Saldos por Bodega Valor Histórico Activos Valor de la Depreciación Retefuente Impuesto a las ventas Capital Social Utilidad del ejercicio Activo no monetarios Pasivo no monetarios Patrimonio Cuentas de resultado Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos. Comprobante de Cuentas de Ingresos Comprobante de Cuentas de Egresos

49 Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de 2006 los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1 de FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración. En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos 4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo de: Ruta Menu Tipo Explorador: Contabilidad Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes. Ruta Menu Nuevo: Contabilidad Procesos Generacion de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Y llamar el tipo de comprobante a consultar. En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.

50 IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el. ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente. BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente. RECUERDE: Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado. Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones: REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem. UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.

51 Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados. \

52 TALLER DEFINICION DE DOCUMENTOS Y SALDOS INICIALES SIIGO VENDEDOR WINDOWS 3

53 5. PORTAL DE CLIENTES Acceso a Actualizaciones Ubíquese en el escritorio del equipo y de clic al icono y allí ingrese por el portal de clientes para acceso a la página Digite su usuario y clave de acuerdo a la que le fue asignada por el Asesor en la Sesion 2, teniendo en cuenta que User Name corresponde a su serial y Password a su clave. Una vez allí, a modo de prueba ingrese por la opción de Actualizaciones, escoja Actualización Parcial leea las instrucciones que aparecen a continuacion y paso seguido genere dicha actualizacion cualquier inquietud consulte al Asesor de Servicios.