SIIGO WINDOWS. Definición de Documentos Modulo Cajero. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Definición de Documentos Modulo Cajero Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Documentos? 3. Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? 4. Cuál es la Ruta Para Definir Documentos? 5. Cuál es la Funcionalidad que Tiene Cada uno de los Documentos? 6. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos? 6.1 Factura de Venta (Documento Tipo F) Qué es Actualización en Línea? Qué es Actualización en Batch? Qué es Actualización Rápida? 6.2 Ingreso (Documento Tipo I) 6.3 Retiro (Documento Tipo R) 6.4 Devolución (Documento Tipo D) Qué es Actualización en Línea? Qué es Actualización en Batch? Qué es Actualización Rápida? 7. Qué es Activar Documentos en las Cajas? 8. Cómo se realiza la Activación de Documentos en las Cajas?

3 Presentación Este documento explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar en el momento de definir los documentos contables que se pueden elaborar en el modulo de cajero; algunos de estos parámetros se definen de acuerdo a las necesidades de cada organización.

4 DEFINICION DE DOCUMENTOS MODULO CAJERO Qué son Documentos? Los documentos son soportes de transacciones realizadas por el ente económico, para ello los documentos son soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa. Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? El objetivo de manejar las transacciones por documentos, es organizar la información contable de la empresa, utilizando formatos y cuentas contables propias para cada uno de ellos. Cuál es la Ruta Para Definir Documentos? La ruta para definir documentos es: Administración de Punto de Venta Parametrización- Parametrización de Cajas - Documentos Al ingresar a la opción de Documentos, el sistema habilita dos opciones:

5 Parámetros: En esta opción se definen los documentos que se utilizaran en el punto de venta. Caja: En esta opción se asigna a cada una de las cajas que tenga instaladas el cliente, el tipo y numero de documentos que pueden elaborar Al seleccionar Parámetros el sistema despliega una ventana con los documentos que maneja SIIGO Cajero, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento y su correspondiente nombre. Cuál es la Funcionalidad que Tiene Cada uno de los Documentos? La funcionalidad de cada tipo de documento es: F Facturas: Es un documento que respalda la realización de una operación económica de intercambio de bienes y servicios. I Ingreso: Es un documento en donde se registra cualquier ingreso de dinero diferente a la facturación. Ejemplo:

6 Ingreso de dinero por mercancía apartada o Anticipos. R Retiro: Es un documento que se utiliza para registrar las salidas de dinero. Ejemplo: Compra de papelería, Pago de servicios, Prestamos a Empleados. D Devolución: Es un documento que se utiliza para registrar las devoluciones de mercancías, derivadas de cambios de mercancía, devoluciones de productos parciales o devoluciones de productos totales. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos? La definición de documentos consiste en el establecimiento de los parámetros bajo los cuales se realizaran los registros contables en el Cajero. A continuación se explicara la definición de cada uno de estos documentos: 1. Factura de Venta (Documento Tipo F): Al ingresar a la opción se habilita la siguiente ventana: En la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo: Letra que identifica al documento que se va a definir; no es posible cambiarlo ni diligenciarlo.

7 Comprobante. Campo numérico, en donde se pueden definir hasta 999 diferentes tipos de Facturas. Es recomendable crear diferentes tipos de facturas en el caso de manejar diferentes puntos de venta con diferentes resoluciones o diferentes establecimientos etc. Descripción: Campo alfanumérico en donde se puede asignar un nombre que identifique la factura. Ejemplo. F-001 Factura Caja Uno, F-002 factura Caja Dos Numeración Inicial: Campo numérico en donde se debe digitar el numero del consecutivo con el cual se va a iniciar el comprobante. Prefactura Nro: Campo numérico en donde se debe digitar el número del consecutivo de la prefactura, (usualmente el consecutivo debe ser el mismo de la numeración de la factura, aunque en algunos casos este también puede ser diferente). La prefactura es una opción del sistema que se utiliza para guardar provisionalmente una factura sin necesidad de que esta quede actualizada. Tipos de Actualización: Esta opción corresponde a la forma en que se va a contabilizar la información registrada en el cajero a la contabilidad. Existen actualmente tres formas: Actualización en Línea (L) Actualización en Batch (B) y Actualización Rápida (R). Actualiza el archivo INV-BOD Qué es Actualización en Línea?

8 Al elegir la ACTUALIZACION EN LINEA, el sistema actualizara automáticamente y en tiempo real todas las facturas elaboradas por el punto de venta a la contabilidad. Por esta razón el sistema solicita el tipo de factura de SIIGO (en lo posible debe coincidir con el número de la factura del Cajero) donde se va a actualizar la información. Este tipo de actualización la deben manejar aquellas empresas que desean realizar la contabilización en tiempo real y con el mismo consecutivo del cajero en SIIGO. Si el consecutivo de la contabilidad no coincide con el SIIGO Cajero el sistema genera el siguiente mensaje: Qué es Actualización en Batch? Al elegir esta opción el sistema NO contabiliza de forma automática y en tiempo real las facturas realizadas en el cajero a la contabilidad, este proceso se realiza al final del día cuando de ejecute la opción ENVIO DE MOVIMIENTO. Este tipo de actualización la deben utilizar las empresas que manejan altos niveles de información y que necesitan registrar la contabilización de las facturas realizadas en el cajero en un comprobante de contabilidad.

9 Qué es Actualización Rápida? Al elegir esta opción el sistema NO contabiliza de forma automática y en tiempo real las facturas realizadas en el cajero a la contabilidad, este proceso se realiza al final del día cuando de ejecute la opción ENVIO DE MOVIMIENTO, sin embargo si actualiza en línea las unidades del inventario. A continuación se muestra en cuadro comparativo de cada uno de los métodos: Método Actualización Actualización en Contabilidad Línea Batch Rápida Actualización en tiempo real con Contabilidad Actualización por Lotes al final del día Actualización por Lotes al final del día Queda registrado en la contabilidad en una Factura Queda registrado en la contabilidad en un documento L Queda registrado en contabilidad en un documento L Actualización del Inventario Actualiza el inventario en Línea No actualiza el inventario en línea Actualiza solo saldos de inventario pero NO el movimiento Titulo: Es un campo alfanumérico en donde se debe digitar el nombre del documento que saldrá en la impresión. Con IVA: Se debe marcar la opción en caso que la empresa maneje productos gravados con una tarifa del impuesto a las ventas, en caso contrario no se debe marcar. Al seleccionar esta opción el sistema habilita una nueva pantalla en donde se debe digitar la descripción o nombre del impuesto (ejemplo I.V.A) y la cuenta contable donde se realizara su causación.

10 IVA Incluido: Este campo solo se habilita si se marco el campo anterior Con IVA y se debe marcar la opción en caso que los precios de venta de los productos tengan incluido el valor del IVA, en caso contrario el sistema asumirá que al precio de venta le hace falta el impuesto a las ventas. Ejemplo: Descripción Con IVA Incluido Sin IVA Incluido Precio de Venta $ 1,160, $ 1,160, Valor Bruto $ 1,000, $ 1,160, IVA $ 160, $ 185, Valor Neto $ 1,160, $ 1,345, Descuentos: Se debe seleccionar la opción en caso que se manejen descuentos al elaborar la Factura de Venta. El sistema permite crear hasta tres descuentos para lo cual solicita la descripción y cuenta contable donde se realizara la contabilización.

11 Si se maneja retención en la fuente en la Factura de venta, se debe parametrizar la cuenta de retención en el tercer descuento, en caso de no manejar este impuesto, este campo se puede utilizar para otro tipo de descuento Descuento por Producto: Seleccionar si se necesita aplicar un descuento por cada uno de los productos facturados, caso contrario se debe dejar en blanco. Al no seleccionar Descuento por Producto, el sistema permite manejar un descuento general y no individual en la factura. Cargos: Marcar la opción en caso que se manejen cargos (fletes, domicilios, etc.) al elaborar la Factura de Venta. El sistema permite crear hasta dos cargos para lo cual solicita la descripción y cuenta contable donde se realizara la contabilización. El sistema pregunta si el cargo es gravado con el impuesto a las ventas, en caso de responder afirmativamente el sistema aplicara al cargo la tarifa de IVA correspondiente, Ejemplo: No Gravado: Cargo por Transporte $ Si Gravado: Cargo por Transporte: $ IVA 16% = $ Cargo por Producto: Se debe marcar la opción si se maneja un cargo por cada uno de los productos facturados, caso contrario se debe dejar en blanco para que se maneje un cargo general y no individual en la factura de venta.

12 Cantidad: Se debe marcar la opción si se desea que cada vez que se elabore una factura el sistema solicite la cantidad de productos a vender, caso contrario el sistema automáticamente asume que la cantidad a vender es uno. Contabiliza cargos y Descuentos por producto: Al marcar la opción el sistema contabiliza los descuentos y cargos parametrizados en las cuentas contables asignadas, en caso contrario el sistema toma los descuentos como un menor valor del ingreso y no realiza la contabilización en la cuenta contable asignada en el descuento. Este campo se habilita solo si se marcaron las casillas de descuentos y/o cargos por producto. Valor Unitario: Se debe marcar la opción solo si se desea que cada vez que se elabore una factura el sistema solicite el valor unitario, caso contrario el sistema tomara el valor de la lista de precios asignada al producto. Redondea Cifras: Marcar la opción en el caso que no se necesite manejar decimales en los valores de la factura, caso contrario se debe dejar en blanco. Número de Copias: Campo numérico en donde se debe digitar el número de copias que se requieren salgan impresas del documento. Clientes: Esta campo se marca cuando el usuario requiere en forma obligatoria que al momento de elaborar el documento el sistema solicite la identificación del tercero (cliente). En caso de no seleccionar la opción, el sistema preguntara un NIT genérico al cual se le realizara la contabilización. Centro de Costos: Este campo solo se habilita al momento de digitar un Nit genérico, allí se debe digitar él número del Centro de Costo que maneje el Punto de Venta.

13 En este campo se debe asociar el mismo centro de costos que se definió en los parámetros iníciales El Centro de Costo es una área de responsabilidad de la empresa, el cual debe estar previamente creado por el administrador del sistema, ya que su creación NO es posible realizarla desde el punto de venta solo desde SIIGO. Son ejemplos de centros de costo: Código Descripción 1 Zona Norte 2 Zona Sur 3 Zona Centro Vendedores: Al marcar la opción el sistema al elaborar la factura de venta preguntara el código del vendedor, caso contrario, es decir al dejar en blanco el sistema enviara todo el movimiento a un vendedor genérico. Número de Ítems: Se debe digitar el número máximo de ítems o filas que se requieren capturar dentro de la factura de venta. Se pueden definir máximo 250 ítems. Producto, Referencia, código de Barras: Se debe seleccionar la opción más utilizada para realizar la búsqueda de productos en la elaboración de la factura de venta. Esta opción tiene como finalidad agilizar el proceso de facturación facilitando la consulta de los bienes o servicios. Mensaje: El sistema permite digitar un mensaje fijo para la factura, el cual saldrá impreso al final del documento. Ejemplo: Gracias por Su compra o Estamos para atenderlo

14 Leyenda: El sistema permite incluir observaciones y mensajes que saldrán impresos en la parte inferior de la factura. Permite incluir hasta 16 registros. Ejemplo: Nuestra empresa tiene el gusto de atenderlos Cualquier inconformidad por favor enviar un correo a siigoservicios@siigo.com Imprime Valor del IVA: Esta opción se activa únicamente cuando se ha marcado previamente la opción Con IVA, tiene como finalidad que la impresión en la Factura de Venta se discrimine del valor del IVA generado. Cuenta Retención Descuento Tres: Esta opción se activa únicamente cuando se ha marcado previamente la opción de Descuentos. Para realizar correctamente el cálculo de retención en la fuente, esta cuenta debe estar previamente definida en el tercer descuento. Imprime Valor sin IVA: Al marcar esta opción, en la impresión de la Factura de venta saldrá impreso el Valor bruto o valor antes de IVA. Ejemplo: Valor Bruto $ 1,000, IVA 16% $ 160, Valor Neto $ 1,160,000.00

15 Valor Base/ IVA: Valor Base/ IVA: Se debe seleccionar la forma en que se quiere ver reflejado en la factura de venta el IVA; las opciones son: 1. Vlr Base Gravable: El programa imprime en la factura de venta la base gravable sobre la cual el programa calculo el IVA. 2. Vlr IVA Gravable: El programa imprime en la factura de venta el valor del IVA gravable. Número de Vencimientos: Se selecciona si el punto de venta genera facturación a plazos o a crédito, allí se debe asignar el número de cuotas máximas que es posible utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 99 vencimientos; solo aplica si el usuario adquirió el módulo de Cuentas por Cobrar en el cajero. Régimen Común: Se debe digitar el Número de la resolución con la cual la DIAN autorizo a la empresa, con el fin de que aparezca impreso en la Factura de Venta. Usa Generador: Esta opción se selecciona si el usuario maneja un formato de impresión en tirilla y es necesario realizar su definición, al NO marcar la opción el sistema realiza la impresión con el formato estándar. Máximo de Productos Deseados: Se debe digitar el número máximo de productos que se desean manejar en la factura, siempre y cuando no exceda al número de ítems utilizados. Imprime Prefactura: Al marcar esta opción el sistema en la elaboración de la Factura de Venta permite enviar a impresión la prefactura, caso contrario únicamente imprime la Factura de Venta. La prefactura es una opción del sistema que se utiliza para guardar provisionalmente una factura sin necesidad que esta quede actualizada.

16 Título: Esta ventana se visualiza solamente al seleccionar la opción de Imprime Prefactura, en este campo se debe digitar el titulo con el cual se visualizara la impresión de la prefectura. Ejemplo: Estado de Cuenta Comanda - Sitio de Consumo, etc. Imprime Prefactura Resumida: Al marcar esta casilla el sistema imprime la prefactura únicamente con los siguientes datos: Fecha Titulo Descripción Cantidad Valor En caso de no seleccionar esta casilla, el sistema asumirá el mismo formato utilizado en la factura de venta.

17 Cuentas ICA: Anticipo: Aquí se debe digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el impuesto de anticipo de ICA, en caso que se maneje. Si no se realiza la causación de este impuesto, se puede dejar en blanco con la Función de F9. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Cuentas ICA: Retenido: Aquí se debe digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el impuesto de retención de ICA, en caso que se maneje. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Cuenta Retención IVA: Aquí se debe digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el impuesto de anticipo de IVA, en caso que se maneje. Si no se realiza la causación de este impuesto, se puede dejar en blanco con la Función de F9. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa.

18 Número de Autorización de la DIAN: Se debe digitar el número de resolución mediante la cual la DIAN autoriza el número de la facturación para que sea impreso, si se maneja formato de impresión estándar. Este número debe ser suministrado por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Numeración Autorizada: Este ítem está compuesto por tres casillas, en el primer campo se debe asignar el Prefijo de la Facturación autorizada, en el segundo campo el Consecutivo Inicial y en el tercero el Consecutivo Final. Este número debe ser suministrado por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Fecha de autorización: Fecha en la cual la DIAN emitió la resolución de la facturación. Recalcula IVA Total: Se marca esta opción si es necesario que al finalizar la factura el sistema recalcule nuevamente el valor del impuesto a las ventas, esto sucede cuando al terminar la elaboración de factura se realiza algún descuento que afecte la base del impuesto. Esta opción no se visualiza si el sistema maneja IVA diferencial. Imprime productos en cero: Marcar la opción si es necesario facturar productos con precio de venta en ceros, esta opción generalmente se utiliza para descargar productos del inventario cuando corresponden a obsequios o promociones.

19 Actualiza e Imprime: Definir esta opción cuando sea necesario que al elaborar la factura el sistema actualice el documento y después lo envié a la impresora, caso contrario el sistema primero emite la impresión y luego actualiza y contabiliza la factura. Maneja lista de Precios del tercero: Al marcar esta opción el sistema tomara en cuenta la lista de precios asociada al cliente en la creación de terceros, caso contrario el sistema tomara la lista de precios asociada al producto. Imprime el Nombre de la Empresa a Dos líneas: Seleccionar la opción cuando el nombre de la empresa sea extenso y no se logre la impresión en una sola línea utilizando una impresora pos, caso contrario imprime el nombre en una línea.

20 Utiliza cantidades de producto con cinco decimales: Con esta opción el sistema permite manejar las cantidades del producto con cinco decimales, caso contrario lo maneja solo con dos decimales. Utiliza precio unitario con cinco decimales: Con esta opción el sistema permite manejar los precios unitarios con cinco decimales, caso contrario lo maneja solo con dos decimales. Muestra Prefacturas en todas las cajas: Al seleccionar esta opción el sistema permite visualizar las prefacturas en todas las cajas que se encuentren instaladas en red, caso contrario únicamente se podrá visualizar en la caja que se creó la prefactura. Utiliza Supervisor de Cajas: Esta opción es utilizada cuando se desea asignar a una persona con rango de supervisor que pueda realizar Devoluciones o cambios en la factura de venta. Tipos de Impresión: Corresponde a las formas en que se puede definir la impresión del documento, estas son:

21 En Línea: El sistema realizara la impresión de la devolución al mismo tiempo que se están registrando los productos. Estándar: El sistema solo realiza la impresión de la devolución una vez se haya terminado y actualizado. 2. Ingreso (Documento Tipo I): Al ingresar a la opción se habilita la siguiente ventana: En la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo: Letra que identifica al documento que se va a definir; no es posible cambiarlo ni diligenciarlo Comprobante. Campo numérico, en donde se pueden definir hasta 999 diferentes tipos de ingresos. Es recomendable crear diferentes tipos de ingresos en el caso de manejar diferentes puntos de venta. Descripción: Campo alfanumérico en donde se puede asignar un nombre que identifique el ingreso. Ejemplo. I-001 Ingresos por Bonos Numeración Inicial: Campo numérico en donde se debe digitar el número del consecutivo con el cual se va a iniciar el comprobante. Actualiza en Línea: Al seleccionar la opción el sistema actualizara automáticamente y en línea todos los comprobantes de ingresos elaborados en el punto de venta a contabilidad, por ende pide el tipo de Recibo de Caja de SIIGO donde va actualizar.

22 Con el icono de los binoculares o la tecla de función F2, es posible consultar los recibos de caja definidos en contabilidad. Al no seleccionar la opción, el sistema no contabiliza en línea los comprobantes de Ingresos elaborados por el punto de venta, solo lo hace al final del día cuando de ejecute la opción de ENVIO DE MOVIMIENTO. Título: En este campo se debe digitar el titulo con el cual se visualizara la impresión del documento. Cuenta: Se debe digitar la cuenta contable (de naturaleza crédito), donde se contabilizara el ingreso. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Usa Generador: Esta opción se selecciona si el usuario maneja un formato de impresión en tirilla y es necesario realizar su definición, al NO marcar la opción el sistema realiza la impresión con el formato estándar. Nro de Copias: Campo numérico en donde se debe digitar el número de copias que se requieren salgan impresas del documento.

23 3. Retiro (Documento Tipo R): Al ingresar a la opción se habilita la siguiente ventana: En la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo: Letra que identifica al documento que se va a definir; no es posible cambiarlo ni diligenciarlo Comprobante. Campo numérico, en donde se pueden definir hasta 999 diferentes tipos de retiros. Es recomendable crear diferentes tipos de retiros en el caso de manejar diferentes puntos de venta. Descripción: Campo alfanumérico en donde se puede asignar un nombre que identifique el retiro. Ejemplo. R-001 Retiros por compra de Papelería Numeración Inicial: Campo numérico en donde se debe digitar el numero del consecutivo con el cual se va a iniciar el comprobante. Actualiza en Línea: Al seleccionar la opción el sistema actualizara automáticamente y en línea todas los comprobantes de retiro elaborados en el punto de venta a contabilidad, por ende pide el tipo de documento L de SIIGO donde va actualizar.

24 Con el icono de los binoculares o la tecla de función F2, permite consultar los documentos Tipo L definidos en contabilidad. Al no seleccionar la opción, el sistema no contabiliza en línea los comprobantes de retiro elaborados por el punto de venta, solo lo hace al final del día cuando de ejecute la opción de ENVIO DE MOVIMIENTO. Título: En este campo se debe digitar el titulo con el cual se visualizara la impresión del documento. Cuenta: Se debe digitar la cuenta contable (de naturaleza debito), donde se contabilizara el retiro. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Usa Generador: Esta opción se selecciona si el usuario maneja un formato de impresión en tirilla y es necesario realizar su definición, al NO marcar la opción el sistema realiza la impresión con el formato estándar. Nro de Copias: Campo numérico en donde se debe digitar el número de copias que se requieren salgan impresas del documento. 4. Devolución (Documento Tipo D): La Parametrización del documento Devolución, debe tener exactamente los mismos parámetros de la Factura de Venta ya que este sirve para contabilizar las Devoluciones en venta y los cambios de productos.

25 Al ingresar a la opción se habilita la siguiente ventana: En la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo: Letra que identifica al documento que se va a definir; no es posible cambiarlo ni diligenciarlo Comprobante. Campo numérico, en donde se pueden definir hasta 999 diferentes tipos de devoluciones. Es recomendable crear diferentes tipos de devoluciones en el caso de manejar diferentes puntos de venta. Descripción: Campo alfanumérico en donde se puede asignar un nombre que identifique la devolución. Ejemplo. D-001 Devolución Caja Uno, D-002 Devolución Caja Dos Numeración Inicial: Campo numérico en donde se debe digitar el numero del consecutivo con el cual se va a iniciar el comprobante.

26 Tipos de Actualización: Esta opción corresponde a la forma en que se va a contabilizar la información registrada en el cajero a la contabilidad. Existen actualmente tres formas: Actualización en Línea (L) Actualización en Batch (B) y Actualización Rápida (R). Actualiza el archivo INV-BOD Qué es Actualización en Línea? Al elegir la ACTUALIZACIÓN EN LINEA, el sistema actualizara automáticamente y en tiempo real todas las devoluciones elaboradas por el punto de venta en la contabilidad. Por esta razón el sistema solicita el tipo de Nota de Devolución de SIIGO (en lo posible debe coincidir con el número de comprobante del Cajero) donde se va a actualizar la información. Este tipo de actualización la deben manejar aquellas empresas que desean realizar la contabilización en tiempo real y con el mismo consecutivo del cajero en SIIGO. Si el consecutivo de la contabilidad no coincide con el SIIGO Cajero el sistema genera el siguiente mensaje:

27 Qué es Actualización en Batch? Al elegir esta opción el sistema NO contabiliza de forma automática y en tiempo real las devoluciones realizadas en el cajero a la contabilidad, este proceso se realiza al final del día cuando de ejecute la opción ENVIO DE MOVIMIENTO. Este tipo de actualización la deben utilizar las empresas que manejan altos niveles de información y que necesitan registrar la contabilización de las devoluciones realizadas en el cajero en un comprobante de contabilidad. Qué es Actualización Rápida? Al elegir esta opción el sistema NO contabiliza de forma automática y en tiempo real las devoluciones realizadas en el cajero a la contabilidad, este proceso se realiza al final del día cuando de ejecute una opción de ENVIO DE MOVIMIENTO, sin embargo si actualiza en línea las unidades del inventario. A continuación se muestra en cuadro comparativo de cada uno de los métodos:

28 Método Actualización Actualización en Contabilidad Línea Batch Rápida Actualización en tiempo real con la Contabilidad Actualización por Lotes al final del día Actualización por Lotes al final del día Queda registrado en la contabilidad en una Nota de Devolución Queda registrado en la contabilidad en un documento L Queda registrado en la contabilidad en un documento L Actualización del Inventario Actualiza el inventario en Línea No actualiza el inventario en línea Actualiza solo saldos de inventario en un documento J mas NO movimiento Titulo: Es un campo alfanumérico en donde se debe digitar el nombre del documento que saldrá en la impresión. Con IVA: Se debe marcar la opción en caso que la empresa maneje productos gravados con una tarifa del impuesto a las ventas, en caso contrario no se debe marcar. Al seleccionar esta opción el sistema habilita una nueva pantalla en donde se debe digitar la descripción o nombre del impuesto (ejemplo I.V.A) y la cuenta contable donde se realizara su causación. IVA Incluido: Este campo solo se habilita si se marco el campo anterior Con IVA y se debe marcar la opción en caso que los precios de venta de los productos tengan incluido el valor del IVA, en caso contrario el sistema asumirá que al precio de venta le hace falta el impuesto a las ventas. Ejemplo: Descripción Con IVA Incluido Sin IVA Incluido Precio de Venta $ 1,160, $ 1,160, Valor Bruto $ 1,000, $ 1,160, IVA $ 160, $ 185, Valor Neto $ 1,160, $ 1,345,600.00

29 Descuentos: Se debe seleccionar la opción en caso que se manejen descuentos al elaborar la Devolución. El sistema permite crear hasta tres descuentos para lo cual solicita la descripción y cuenta contable donde se realizara la contabilización. Si se maneja retención en la fuente en la Devolución, se debe parametrizar la cuenta de retención en el tercer descuento, en caso de no manejar este impuesto, este campo se puede utilizar para otro tipo de descuento Descuento por Producto: Seleccionar si se necesita aplicar un descuento por cada uno de los productos registrados en la devolución, caso contrario se deja en blanco Al no seleccionar Descuento por Producto, el sistema permite manejar un descuento general y no individual en la factura. Cargos: Marcar la opción en caso que se manejen cargos (fletes, domicilios, etc.) al elaborar la Devolución. El sistema permite crear hasta dos cargos para lo cual solicita la descripción y cuenta contable donde se realizara la contabilización.

30 El sistema pregunta si el cargo es gravado con el impuesto a las ventas, en caso de responder afirmativamente el sistema aplicara al cargo la tarifa de IVA correspondiente, Ejemplo: No Gravado: Cargo por Transporte $ Si Gravado: Cargo por Transporte: $ IVA 16% = $ Cargo por Producto: Se debe marcar la opción si se maneja un cargo por cada uno de los productos facturados, caso contrario se debe dejar en blanco para que se maneje un cargo general y no individual para la factura. Cantidad: Se debe marcar la opción si se desea que cada vez que se elabore una devolución el sistema solicite la cantidad de producto a devolver, caso contrario el sistema automáticamente asume que la cantidad a devolver es uno. Contabiliza cargos y Descuentos por producto: Al marcar la opción el sistema contabiliza los descuentos y cargos parametrizados en las cuentas contables asignadas, en caso contrario el sistema toma los descuentos como un menor valor del ingreso y no realiza la contabilización en la cuenta contable asignada en el descuento. Este campo se habilita solo si se marcaron las casillas de descuentos y/o cargos por producto. Valor Unitario: Se debe marcar la opción solo si se desea que cada vez que se elabore una devolución el sistema solicite el valor unitario, caso contrario el sistema tomara el valor de la lista de precios asignada al producto.

31 Redondea Cifras: Marcar la opción en el caso que no se necesite manejar decimales en los valores de la devolución, caso contrario si se manejan decimales se debe dejar en blanco. Número de Copias: Campo numérico en donde se debe digitar el número de copias que se requieren salgan impresas del documento. Clientes: Esta campo se marca cuando el usuario requiere en forma obligatoria que al momento de elaborar el documento el sistema solicite la identificación del tercero (cliente). En caso de no seleccionar la opción, el sistema preguntara un NIT genérico al cual se le realizara la contabilización. Centro de Costos: Este campo solo se habilita al momento de digitar un Nit genérico, allí se debe digitar él número del Centro de Costo que maneje el Punto de Venta. En este campo se debe asociar el mismo centro de costos que se definió en los parámetros iníciales. El Centro de Costo es una área de responsabilidad de la empresa, el cual debe estar previamente creado por el administrador del sistema, ya que su creación NO es posible realizarla desde el punto de venta solo desde SIIGO. Son ejemplos de centros de costo: Código Descripción 1 Zona Norte 2 Zona Sur 3 Zona Centro

32 Vendedores: Al marcar la opción el sistema al elaborar la devolución preguntara el código del vendedor, caso contrario, es decir al dejar en blanco el sistema enviara todo el movimiento a un vendedor genérico. Número de Ítems: Se debe digitar el número máximo de ítems o filas que se requieren capturar dentro de la devolución. Se pueden definir máximo 250 ítems. Producto, Referencia, código de Barras: Se debe seleccionar la opción más utilizada de búsqueda de productos en la elaboración de la devolución. Esta opción tiene como finalidad agilizar el proceso de consulta de productos. Mensaje: El sistema permite digitar un mensaje fijo para la factura, el cual saldrá impreso al final del documento. Ejemplo: Gracias por Su compra o Estamos para atenderlo

33 Leyenda: El sistema permite incluir observaciones y mensajes que saldrán impresos en la parte inferior de la factura. Permite incluir hasta 16 registros. Ejemplo: Nuestra empresa tiene el gusto de atenderlos Cualquier inconformidad por favor enviar un correo a siigoservicios@siigo.com Imprime Valor del IVA: Esta opción se activa únicamente cuando se ha marcado previamente la opción Con IVA, tiene como finalidad la impresión en la devolución del valor del IVA generado. Caso contrario no se habilita la opción. Cuenta Retención Descuento Tres: Esta opción se activa únicamente cuando se ha marcado previamente en la opción de Descuentos. Para realizar correctamente el cálculo de retención en la fuente, esta cuenta debe estar previamente definida en el tercer descuento. Imprime Valor sin IVA: Al marcar esta opción, en la impresión de la devolución saldrá impreso el Valor bruto o valor antes de IVA. Ejemplo: Valor Bruto $ 1,000, IVA 16% $ 160, Valor Neto $ 1,160, Valor Base/ IVA: Se debe seleccionar la forma en que se quiere ver reflejado en la devolución el IVA. Al responder: 1. Vlr Base Gravable: El programa imprime en la devolución la base gravable sobre la cual el programa calculo el IVA. 2. Vlr IVA Gravable: El programa imprime en la devolución el valor del IVA gravable. Número de Vencimientos: Se selecciona si el punto de venta genera facturación a plazos o a crédito, allí se debe asignar el número de cuotas máximas que es posible utilizar en el proceso de facturación.

34 Esta opción permite manejar hasta 99 vencimientos; solo aplica si el usuario adquirió el módulo de Cuentas por Cobrar en el cajero. Régimen Común: Se debe digitar el Número de la resolución con la cual autorizo la DIAN a la empresa, con el fin de que aparezca impreso. Usa Generador: Esta opción se selecciona si el usuario maneja un formato de impresión en formato de tirilla y es necesario realizar su definición, al NO marcar la opción el sistema realiza la impresión con el formato estándar. Máximo de Productos Deseados: Se debe digitar el número máximo de productos que se desean manejar en la devolución, siempre y cuando no exceda al número de ítems utilizados. Cuentas ICA: Anticipo: Aquí se debe digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el impuesto de anticipo de ICA, en caso que se maneje. Si no se realiza la causación de este impuesto, se puede dejar en blanco con la Función de F9. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa.

35 Cuentas ICA: Retenido: Aquí se debe digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el impuesto de retención de ICA, en caso que se maneje. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Cuenta Retención IVA: Aquí se debe digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el impuesto de anticipo de IVA, en caso que se maneje. Si no se realiza la causación de este impuesto, se puede dejar en blanco con la Función de F9. Esta cuenta debe ser suministrada por el Contador, Revisor Fiscal o Director de Contabilidad de la empresa. Recalcula IVA Total: Se marca esta opción si es necesario que al finalizar la devolución el sistema recalcule nuevamente el valor del impuesto a las ventas, esto sucede cuando al terminar la elaboración de la devolución se realiza algún descuento que afecte la base del impuesto. Esta opción no se visualiza si el sistema maneja la opción de IVA diferencial. Imprime productos en cero: Marcar la opción si es necesario realizar devoluciones de productos con precio de venta en ceros. Actualiza e Imprime: Definir esta opción cuando sea necesario que al elaborar la devolución el sistema actualice el documento y después lo envié a la

36 impresora, caso contrario el sistema primero emite la impresión y luego actualiza y contabiliza el documento. Maneja lista de Precios del tercero: Al marcar esta opción el sistema tomara en cuenta la lista de precios asociada al cliente en la creación de terceros, caso contrario el sistema tomara la lista de precios asociada al producto. Imprime el Nombre de la Empresa a Dos líneas: Seleccionar la opción cuando el nombre de la empresa sea extenso y no se logre la impresión en una sola línea, utilizando una impresora pos, caso contrario imprime el nombre en una línea.

37 Utiliza cantidades de producto con cinco decimales: Con esta opción el sistema permite manejar las cantidades del producto con cinco decimales, caso contrario lo maneja solo con dos decimales. Utiliza precio unitario con cinco decimales: Con esta opción el sistema permite manejar los precios unitarios con cinco decimales, caso contrario lo maneja solo con dos decimales. Muestra Prefacturas en todas las cajas: Al seleccionar esta opción el sistema permite visualizar las prefacturas en todas las cajas que se encuentren instaladas en red, caso contrario únicamente se podrá visualizar en la caja que se creó la prefactura. Utiliza Supervisor de Cajas: esta opción es utilizada cuando se desea asignar a una persona con rango de supervisor que pueda realizar Devoluciones o cambios en la factura de venta. Tipos de Impresión: Corresponde a las formas en que se puede definir la impresión del documento, estas son:

38 En Línea el sistema realizara la impresión de la devolución al mismo tiempo que se están registrando los productos. Estándar el sistema solo realiza la impresión de la devolución una vez se haya terminado y actualizado. Qué es Activar Documentos en las Cajas? Activar documentos es una opción que tiene el sistema, la cual permite asignar cada uno de los documentos (Facturas, Devoluciones, Ingresos y Retiros) a cada una de las cajas, su objetivo es permitir que en cada caja solo se puedan visualizar los documentos asignados a ella. Cómo se realiza la Activación de Documentos en las Cajas? Para realizar el proceso de asignación de documentos a las cajas se debe ingresar por la ruta: Administración de Punto de Venta Parametrización Parametrización cajas Documentos Caja. Caja Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

39 En la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Caja: Digitar el número de la caja en la cual se asignaran documentos Tipo de Documento: Se debe asignar el documento que se desea activar (Facturas, Devoluciones, Ingresos o Retiros) Activa Documento: Esta opción permite que el sistema pueda elaborar el documento que se asignó a la caja correspondiente, en caso contrario no lo permitirá elaborar y restringirá esta opción. Se deben activar la totalidad de los documentos ya que de lo contrario el sistema no los permitirá elaborar en el punto de caja