SIIGO Pyme. Costeo en Batch. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Costeo en Batch Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Costo? 3. Qué es Costeo? 4. Qué es Costeo en Batch? 5. Cuáles son las Características del Proceso de Costeo en Batch? 6. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el Proceso de Costeo en Batch? 7. Cuál es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Costeo Mensual Batch? 8. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso en Batch? 9. Cuál es el Efecto del Sistema de Costeo en Batch en el Proceso de Facturación?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de Costeo en Batch, como es su ejecución y contabilización

4 COSTEO EN BATCH Qué es Costo? El costo es el gasto económico que representa la fabricación y/o comercialización de un producto. Al determinar el costo, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio). El costo de un producto puede estar formado por: El precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa empleada en su producción, el precio de la mano de obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa, el costo de amortización de la maquinaria y de los edificios y por último el beneficio o utilidad establecida por la empresa al momento de realizar la venta de un bien Qué es Costeo? Es un proceso por medio del cual teniendo en cuenta algunas variables (mano de obra directa e indirecta, costos directos e indirectos de fabricación, entre otros) se le asigna el valor del costo a un bien Qué es Costeo en Batch? El sistema de Costeo en Batch en el momento de realizar el documento (Nota de Remisión, Factura de Venta o Nota de Salida) solamente descarga unidades del inventario mas no valores, permitiendo de esta manera realizar salidas de inventarios con saldos negativos y al final de cada mes, mediante un proceso denominado Costeo en Batch, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercancía haciendo las causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores más las entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades más las entradas en cantidades generando así el costo promedio ponderado de las mercancías.

5 Ejemplo. Al realizar el Proceso de Costeo el programa calcula el costo del producto de la siguiente manera: Saldo Inicial $ + Entradas $ Costo Promedio = Saldo Inicial Q + Entradas Q $ $ Costo Promedio = $ Costo Promedio = Costo Promedio = $ Para el Costeo en Batch el programa toma en cuenta el saldo inicial, mas las compras que se realicen en el periodo y lo divide en las unidades totales para hallar el costo promedio. Cuáles son las Características del Proceso de Costeo en Batch? Las características fundamentales del proceso de costeo en Batch son: Se pueden realizar salidas de mercancía con saldos negativos en los inventarios sin dañar el costo promedio del producto; es decir no es necesario disponer de la mercancía para realizar el proceso de facturación. Toda salida de inventarios se debe registrar solo en cantidades no en valores. El orden de ingreso de los documentos contables no afecta el costo de los productos (se pueden primero ingresar las ventas dejar el inventario en rojo y luego registrar las compras). Toda transacción que se registre no contabiliza inmediatamente el costo de los productos. Se pueden repasar, modificar o borrar documentos contables. Este proceso de costeo permite realizar procesos de ajuste de inventarios en cantidades o valores del costo promedio antes de ejecutar el proceso de costeo.

6 El proceso de costeo se debe ejecutar el último día del mes y en este momento se obtendrá el costo de los productos. El informe de Valorización de Saldos, solo se podrá obtener con valores reales al final del mes, una vez se ejecute y termine la contabilización el Proceso de Costeo. Se recomienda que mientras se está ejecutando el proceso de costeo, ningún usuario ingrese al programa o se encuentre trabajando en el sistema; el proceso demora dependiendo del nivel de información y la capacidad del equipo donde se ejecute el proceso. El Proceso de costeo genera contabilizaciones en Documentos Tipo L, en caso de ser necesario realizar ajustes al inventario después de correr el proceso de costeo en Batch es necesario borrar los documentos de costo realizar los documentos de ajuste y volver a ejecutar el costeo mensual Después de ejecutar el proceso de costeo NO se deben borrar documentos contables de ajustes, esto altera la información de inventarios en valores o cantidades dependiendo el tipo de ajuste realizado Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el Proceso de Costeo en Batch? Antes de ejecutar el proceso de costeo se debe revisar: 1. Registro de Control: a. Se debe digitar el código de la bodega y centro de costos principal que maneja la empresa y en caso que el usuario haya definido ubicaciones y subcentros de costos estos también se deben digitar allí: En caso que la empresa tenga creadas ubicaciones y/o sub centro de costos y no digitar estos códigos en el registro de control al momento de ejecutar el proceso de costeo se pueden presentar inconsistencias que impedirán la culminación correcta del proceso

7 b. Debe estar marcado el tipo de Costeo que maneje la empresa, en este caso Costeo en Batch. Para el Costeo en Batch a las tres preguntas se debe responder NO, para ello las casillas se deben dejar en blanco 2. Definición de Documentos a. Tener definido los documentos Tipo L; en este sistema de costeo se recomienda tener tres documentos: Uno para contabilizar los procesos de ajustes necesarios antes del proceso de costeo Uno para contabilizar el proceso de costeo de las Notas de Producción (Solo cuando estas se manejan) Uno para contabilizar el proceso de costeo en Batch de los documentos que afectan las salidas de inventarios (Remisión Facturas Nota de Salida)

8 b. Verificar que los documentos contables que descarguen los inventarios este marcado en su definición la casilla Actualiza Inventario 3. Elaboración de Documentos: Digitar completamente la información, es decir se deben ingresar todos los documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de Entrada, Notas de Devolución etc.). No es necesario que sea en orden cronológico 4. Revisión de Inconsistencias: Revisar que no se presenten inconsistencias en la información; para ello se recomienda revisar: a. No deben existir en el inventario cantidades de producto en negativo,

9 Se recomienda revisar el informe por Bodegas de Saldos por Renglón, el cual reporta por cada una de las bodegas el saldo en cantidades de cada producto b. No deben existir en el inventario valores de producto en negativo c. No se deben registrar entradas de mercancía sin valor Ejemplo. Cuando se realizan notas de devolución y es el primer movimiento del producto el sistema pregunta costo, cuando no es el primer movimiento no hace la pregunta de asignación de costo. d. No se deben encontrar cantidades de producto en cero pero con valores sean estos positivos o negativos Se recomienda generar el informe de Valorización de Saldos Generales a cinco decimales; este no se genera por Bodegas 5. Realizar Ajustes: En caso de presentar inconsistencias se deben realizar los ajustes y/o cuadre de inventarios dentro del movimiento de inventarios; se debe corregir, completar y valorizar la información, a través de la elaboración de Notas de ajuste (Cantidades y Valores). Cuál es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Costeo Mensual Batch? La ruta para realizar el proceso de costeo mensual Batch es: Inventarios Administración de Costeo Mensual Batch

10 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso en Batch? Para ejecutar el proceso de Costeo en Batch se debe ingresar al sistema con clave de Administrador el último día calendario del mes; de igual forma se recomienda que ningún otro usuario ingrese a la empresa o se encuentre ejecutando otros procesos Al momento de ingresar a ejecutar el proceso de Costeo en Batch el sistema habilita la siguiente ventana: 1. Informes: En esta opción se pueden visualizar para cada uno de los productos con que documentos se calcularon los costos en un mes determinado. Este informe permite seleccionar un producto específico, un rango o todos los productos que maneje la empresa. La presentación del informe es:

11 Este informe se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel y solo tiene en cuenta los documentos que dan salida a los productos 2. Promedios: Genera un informe el cual presenta mes por mes el costo promedio que ha obtenido cada producto. Este informe presenta estos valores únicamente para los meses en los cuales se ha ejecutado el proceso de costeo mensual. Este informe se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel 3. Ejecuta: Opción en la cual se realiza la contabilización del proceso de costeo; allí se habilita un recuadro con un mensaje información de los pasos a tener en cuenta antes de ejecutar el proceso de costeo: Luego el sistema habilita la siguiente ventana:

12 Promedio al Mes: Anterior: El sistema aplica el costo tomando el promedio que trae el producto el mes anterior Presente: El sistema aplica el costo tomando el promedio que trae el producto el mes anterior más el movimiento del mes que se está costeando Mes del Costeo: Campo de dos caracteres numéricos, para digitar el mes del cual se ejecutara el proceso de costeo Comprobantes:

13 Se deben asignar los Tipos de Documentos L previamente definidos; el primero de ellos para costear las Notas de Producción y el segundo para costear los otros documentos en general. En caso de no manejar Notas de Producción; se puede asignar el mismo Tipo de Documento L en las dos casillas. Desea Costear a un Nit: Al NO seleccionar el campo el sistema toma Nit por Nit en los cuales se contabilizaron los documentos que dan salida al inventario y genera el costo por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un Nit genérico el cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo), de seleccionar el campo el sistema acumula el costo a un solo Nit. Esta marcación tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de Estadísticas de Ventas. Generalmente NO se selecciona esta casilla y luego de sebe asignar un Nit. Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la ejecución del proceso de costeo, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del tercero

14 Por ser un proceso interno de la empresa se recomienda digitar el Nit de la empresa Centro de Costo: Al NO seleccionar el campo el sistema toma centro de costo por centro de costo y genera el costo de ventas por cada uno de ellos (sin embargo el sistema solicita un centro de costo genérico el cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo), de seleccionar el campo el sistema acumula el valor del costo de ventas a un solo centro de costo. Esta marcación tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de Estadísticas de Ventas. Generalmente NO se selecciona esta casilla y luego se debe asignar el Centro de Costos principal, de igual forma este código puede ser consultado o creado directamente en la ejecución del proceso de costeo solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos; en él se realizara la contabilización del documento.

15 Generalmente NO se selecciona esta casilla y luego se asigna el Centro de Costos principal y si el centro de costos maneja subcentro se habilita también esta casilla para digitar el principal Vendedor: Al NO seleccionar el campo el sistema toma vendedor por vendedor en los cuales se contabilizaron los documentos que dan salida al inventario y genera el costo de ventas por cada uno de ellos, de lo contrario al seleccionar el campo el sistema acumula el valor del costo de ventas a un vendedor especifico. Esta marcación tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de Estadísticas de Ventas. Generalmente no se selecciona esta casilla, pero en caso de marcarla el sistema solicita un vendedor, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del proceso de costeo; para ello al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono permite realizar la creación el cual

16 Bodega: Al NO seleccionar el campo el sistema toma bodega por bodega en las cuales se contabilizaron los documentos que dan salida al inventario y genera el costo de ventas por cada una de ellas, de lo contrario al seleccionar el campo el sistema acumula el valor del costo de ventas a una sola bodega. Esta marcación tiene efecto en el Modulo de Ventas en los Informes de Estadísticas de Ventas. Generalmente no se selecciona esta casilla, pero en caso de marcarla el sistema solicita una bodega, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del proceso de costeo; para ello al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono permite realizar la creación el cual

17 Si la Bodega seleccionada maneja ubicaciones se habilita también esta casilla para digitar la principal A continuación el sistema presenta el siguiente mensaje Informativo: Incluir Conteo Físico: Al marcar esta opción el programa cambia la forma de contabilización del proceso de costeo; permitiendo contabilizar la cuenta de inventarios contra la cuenta de utilidad o perdida digitada por el usuario en el proceso de conteo físico.

18 Al marcar esta opción: El sistema solicita el tipo de comprobante (Tipo L) con el cual se contabilizaron los ajustes del conteo físico y adicionalmente dos cuentas contables, una de utilidad y otra de pérdida en las que se contabilizará el valor del ajuste. Si en el proceso de CONTEO FISICO se indicó llevar el ajuste contra la cuenta de costos de inventarios, NO se debe marcar la opción de incluir conteo físico en este proceso, ya que el sistema tomara automáticamente los comprobantes de conteo físico y lo valorizara en las cuentas de costo de inventario NO marcar la opción: El sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de ventas Moneda: Se debe ingresar el código de la moneda en la cual se desea ejecutar el proceso de costeo. Se recomienda siempre ejecutar el proceso de costeo en moneda local para ello solo se debe continuar con enter Desea Incluir Traslados: Al seleccionar esta opción el sistema valoriza los traslados entre bodegas los cuales no tienen efecto en el costo ya que al realizar estos traslados solamente sé está cambiando la mercancía de bodega. El efecto del costeo de las notas de traslado se puede visualizar a través del Informe Movimiento Detallado de Bodegas Consolida Productos: Al seleccionar esta opción el sistema permite en el momento de la consolidación del proceso de costeo, realizar un acumulado por producto; es decir solo genera un solo registro por un producto que se contabilizo en varias facturas

19 Ejemplo. DOCUMENTO PRODUCTO VALOR Factura F Televisor 45 $ Factura F Televisor 45 $ Factura F Televisor 45 $ Factura F Televisor 45 $ TOTAL $ a. Al marcar la opción: El sistema solo realiza un registro contable por producto independiente de los documentos que lo afectaron El registro contable queda de la siguiente manera: 14nnnnnnnn Televisor 45 $ nnnnnnnn Televisor 45 $ b. Al NO marcar la opción: El sistema genera un registro por cada uno de los documentos que dieron salida al producto, teniendo en cuenta los datos anteriores se contabilizarían cuatro registros. Seguro: Al seleccionar esta opción el sistema inicia el proceso de costeo y para ello inicia mostrando el siguiente mensaje informativo En caso que se encuentren productos con cantidades y/o valores negativos el programa los detecta, lo informa como se visualiza en la siguiente ventana:

20 Permite generar un informe por pantalla, impreso o en Excel de cuáles son los productos que contienen estas inconsistencias La presentación del Informe se visualizara de la siguiente forma: El objetivo de este listado es poder reportar algunas inconsistencias en los saldos de inventarios; con esta información el usuario puede revisar los productos específicos y realizar las correcciones necesarias antes de ejecutar el proceso de costeo. Cuando las inconsistencias se corrigen se inicia nuevamente el proceso de Costeo en Batch Al no presentar inconsistencias el proceso de costeo, presenta el siguiente mensaje: La presentación del Informe es:

21 El objetivo de este listado es informar al usuario el costo que el sistema asigno a cada uno de los productos antes de realizar la contabilización de los documentos El sistema confirma la continuación del proceso de costeo Al aceptar el sistema inicia en forma automática el proceso de contabilización de los documentos Tipo L

22 Si se tienen Notas de Producción el sistema realiza primero su correspondiente costeo, ya que de este documento se generan los costos de los productos en proceso y productos terminados que se manejan en las Facturas de Venta, Remisiones o Notas de Salida. Es decir la contabilización del proceso de costeo se divide en dos partes: 1. Contabiliza el costo de las Notas de Producción en caso de utilizarlas 2. Luego contabiliza el costo en las Facturas de Venta, Remisión, Nota de Salida según corresponda Al momento de terminar el proceso el sistema informa mediante el siguiente mensaje:

23 El proceso de costeo en Batch, genera la siguiente contabilización: Débito : Cuenta de Costo (61) Crédito: Cuenta de Inventarios (14) Cuál es el Efecto del Sistema de Costeo en Batch en el Proceso de Facturación? Cuando se maneja Costeo en Batch al momento de realizar una Nota de Remisión, Factura de Venta o Nota de Salida, el programa solo descarga el inventario en cantidades, pero no contabiliza el costo de ventas. El valor del costo nunca se verá en la impresión del documento

24 Ejemplo: Al revisar la contabilización de la Factura de Venta cuando esta sea la que descarga los inventarios; el sistema afecta la cuenta 14nnnn con valores cero y contabilización crédito Tener en cuenta que es diferente el Precio de Venta al Costo de Venta El programa realiza el cálculo automático y contabilización de los costos de ventas solamente a final de mes cuando se corre un proceso de COSTEO MENSUAL; su contabilización se realizar en el documento Tipo L En el Informe de Movimiento de Inventarios se puede visualizar el documento Tipo L que costeo cada uno de los Documentos que le dieron salida al inventario y el costo de ventas que le fue asignado La contabilización del Documento Tipo L de Costeo

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