SIIGO Pyme. Modulo Auditor. Cartilla

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1 SIIGO Pyme Modulo Auditor Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Informes? 3. Qué son Informes de Auditor? 4. Cuál es la Ruta para Generar los Informes del Módulo de Auditor? 5. Cuáles son los Tipos de Informes que maneja el Módulo de Auditor? 5.1 Auditoria de Impuestos Control sobre IVA Control sobre ICA 5.2 Análisis Financiero Comparativo Estado Financiero Análisis de Ajustes por Inflación Control de Cuentas Contables 5.3 Auditoria de Registros Análisis de Documentos Análisis de Terceros Otros 5.4 Auditoria de Cartera Análisis de Cruces Indicadores de Cartera 5.5 Auditoria de Obligaciones Análisis de Cruces Indicadores de Proveedores 5.6 Auditoria de Inventarios Análisis de Productos Análisis de Pedidos Análisis de Compras 5.7 Auditoria de Activos Fijos Auditoria 5.8 Auditoria de Presupuesto Auditoria de Presupuesto

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes con que cuenta el programa en el Modulo Auditor, los cuales permiten realizar verificaciones y auditorías a partir de los parámetros, algunos procesos y contabilización de documentos contables y algunos extracontables.

4 MÓDULO AUDITOR Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer las características y/o el estado de un parámetro, también permiten conocer una actividad, movimiento o proceso ejecutado y dependiendo de los datos que presente el listado este servirá de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué son Informes de Auditor? Los informes del modulo Auditor son listados que permiten evaluar y auditar ciertos parámetros o datos a partir de la información o documentos contables y algunos extracontables digitados previamente en el programa. Algunas de las características principales de los informes del Módulo Auditor son: Perspicaz: Entrega datos para descubrir dolos en el registro de la información, bien sea por intención u omisión. Analítico: Permite interpretar más rápidamente la información, al comparar los Estados Financieros (Balance, Estado de Resultados y otros) Controlador: Audita el registro de las transacciones. Amigable: No requiere de conocimientos en sistemas, ni computadores, ni en la operatividad del SIIGO para utilizarse. Ágil: Presenta información al instante después de haber realizado los registros en SIIGO. Cuál es la Ruta para Generar los Informes del Módulo Auditor? La ruta para generar los Informes del Módulo Auditor es: Auditor, allí se habilitan las opciones de Impuestos Contabilidad y Otros Módulos; dentro de cada una de ellas se despliega un menú con cada uno de los grupos en que se clasifican los listados.

5 Cuáles son los Tipos de Informes que maneja el Modulo Auditor? El modulo Auditor ofrece algunos informes los cuales se clasifican de acuerdo a algunos procesos y módulos a saber: 1. Auditoria de Impuestos 2. Análisis Financiero 3. Auditoria de Registros 4. Auditoria de Cartera 5. Auditoria de Obligaciones 6. Auditoria de Inventarios 7. Auditoria de Activos Fijos 8. Auditoria de Presupuesto A continuación se describen cada uno de ellos 1. Informes de Impuestos: Estos listados reportan los saldos generales a nivel de los impuestos de IVA e ICA para compras y ventas, por mes o rango de meses. Al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana: Los informes que allí se pueden generar son: a. Control sobre IVA: Presenta los informes de saldos generales para Ventas y Compras, discriminando cual fue el valor base de cálculo de IVA y el valor total del IVA calculado para un mes o rango de meses; en este ítem el sistema hablita las siguientes opciones: Acumulado de Ventas por Periodo: Para su generación el sistema solicita el rango de meses del cual se desea conocer la información, permite

6 incluir alguna cuenta contable que se utilizó para el cálculo de IVA diferente a la asignada en la definición de la Factura de Venta. Importante: Este informe se puede enviar por vista preliminar o impresora Acumulado de Compras por Periodo: Para su generación el sistema solicita un rango de meses del cual se desea conocer la información, permite incluir alguna cuenta contable que se utilizó para el cálculo de IVA diferente a la asignada en la definición de la Factura de Compra, al igual se deben asignar las cuentas de proveedores y caja asociadas a las formas de pago utilizadas en las compras. Importante: Este informe se puede enviar por vista preliminar o impresora b. Control sobre ICA: Presenta informes los cuales discriminan todos los documentos que dieron entrada y salida al inventario; tengan o no cálculo de ICA, en un rango de tiempo determinado, detallando el valor del documento y el valor del ICA en caso de aplicar; en este ítem el sistema hablita las siguientes opciones: ICA por Ventas: Para su generación el sistema solicita un rango de fechas (mes día), permite incluir la cuenta contable que se utilizó en la forma de pago al manejar ventas de contado. Este informe se puede generar por pantalla, impreso o Excel.

7 ICA por Compras: Para su generación el sistema solicita un rango de fechas (mes día), un rango o todos los terceros, permite incluir la cuenta contable que se utilizó en la forma de pago al manejar compras de contado. Este informe se puede enviar a Vista Preliminar o Impreso. 2. Análisis Financiero: Estos listados reportan la parte financiera de la organización, permiten analizar aspectos relacionados con los Estados Financieros básicos, interpretar y dar una visión global y/o específica de la situación de la empresa en un período de tiempo determinado. Al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana:

8 Las opciones que allí se presentan son: a. Comparativo Estado Financiero b. Auditoria de Ajustes por Inflación c. Control de Cuentas Contables A continuación se describen cada uno de ellos: a. Comparativo Estado Financiero: En esta opción se generan los Informes Comparativos de algunos estados financieros, los cuales se visualizan en la siguiente ventana: Balance General: Al momento de generar este informe comparativo se habilita la siguiente ventana: En ella el sistema solicita confirmación si se desea el informe comparativo y las fechas de comparación, (esto se puede hacer en el mismo año o años diferentes), también solicita el nivel en que se desea visualizar la cuenta contable (grupo cuenta subcuenta auxiliar o subauxiliar), por ultimo solicita la cuenta de utilidad y perdida del ejercicio. El informe se puede generar en vista preliminar o impreso.

9 Estado de Flujo de Efectivo: Al momento de ingresar a esta opción, el sistema permite definir si el estado financiero se genera por el Método Directo e Indirecto, para ello se habilita la siguiente ventana: Marcando cualquiera de las anteriores opciones el sistema habilita la siguiente ventana de selección La opción de modifica permite asociar las cuentas contables que hacen parte de cada concepto o rubro contable de acuerdo a las necesidades de cada empresa, en la opción de ejecuta se genera el estado financiero. El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel.

10 Estado de Cambios en la Situación Patrimonial: Al momento de generar este informe se habilita la siguiente ventana: La opción de modifica permite asociar las cuentas contables que hacen parte de cada concepto o rubro contable de acuerdo a las necesidades de cada empresa, y en la opción de ejecuta se genera el estado financiero. El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel.

11 Estado de Resultados: Al momento de generar este informe comparativo se habilita la siguiente ventana: En ella el sistema solicita confirmación si se desea el informe comparativo y las fechas de comparación, (esto se puede hacer en el mismo año o años diferentes), el nivel de presentación de la cuenta contable (grupo cuenta subcuenta auxiliar o subauxiliar). El informe se puede generar en vista preliminar o impreso.

12 Cambio Situación Financiera: Al momento de generar este informe se habilita la siguiente ventana: La opción de modifica permite asociar las cuentas contables que hacen parte de cada concepto o rubro contable de acuerdo a las necesidades de cada empresa y en la opción de ejecuta se genera el estado financiero. El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel.

13 b. Análisis de Ajuste por Inflación: En esta opción se pueden visualizar las cuentas contables marcadas como ajustables, discriminando el valor de la base de cálculo, el valor calculado del PAAG y un porcentaje de participación de los ajustes por inflación en cada una de esas cuentas. Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se determina que los estados financieros no deben ajustarse por inflación c. Auditoria Cuentas Contables: Opción que Administra y controla todo lo correspondiente a las cuentas contables y su manejo. Los informes y procesos que allí se generan son: Bloqueo de Cuentas a una fecha determinada Cuenta debito con movimiento crédito Cuenta crédito con movimiento debito Listado de cuentas por escogencia Cuentas sin movimiento a N días Informe de Cuentas bloqueadas Importante: Estos listados se pueden generar impresos o en vista preliminar A continuación se describen cada uno de ellos: Bloqueo de Cuentas a una fecha determinada: Esta opción se utiliza para proteger una cuenta contable contra el borrado o adición de información a una fecha determinada; generalmente se utiliza después que el movimiento de la cuenta contable se encuentra auditado. El objetivo de digitar la fecha es permitir de esa fecha hacia adelante seguir ingresando movimiento.

14 Importante: Una cuenta contable se puede desbloquear cuando el administrador lo considere necesario; para realizar el desbloqueo se utiliza la tela de función F9 o el icono la parte superior de la ventana. que se encuentra en Cuenta debito con movimiento crédito: Listado que reporta el movimiento crédito de aquellas cuentas contables marcadas en el catálogo con naturaleza debito; para su generación el sistema solicita un rango de fechas y un rango de cuentas contables a tener en cuenta. Cuenta crédito con movimiento debito: Listado que reporta el movimiento debito de aquellas cuentas contables marcadas en el catálogo con naturaleza crédito; para su generación el sistema solicita un rango de fechas y un rango de cuentas contables a tener en cuenta.

15 Listado de cuentas por escogencia: Listado que permite conocer las cuentas contables a las cuales se les han definido algunas características específicas en la creación del catálogo de cuentas

16 Importante: Es posible seleccionar solo una, varias o todas las características. Cuentas sin movimiento a N días: Listado que reporta a que cuentas contables no se les ha registrado movimiento en un número de días determinado. Cuentas bloqueadas: Listado que reporta aquellas cuentas que han sido bloqueadas, detallando la fecha de bloqueo para no ingresar más movimiento. 3. Auditoria de Registros Estos listados reportan algunas características específicas o movimiento relacionado con documentos, terceros y parámetros generales. Al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana:

17 Las opciones que allí se presentan son: a. Análisis de Documentos b. Análisis de Terceros c. Otros A continuación se describen cada uno de ellos: a. Análisis de Documentos: Opción que Administra y controla todo lo referente a los documentos contables definidos en el sistema Los informes que allí se generan son: Consecutivo sin grabar anulado Documento creados versus utilizados Numero de Documentos ítems Diarios y Anuales Documentos Borrados Documentos Borrados por periodos Documentos por Utilizar Relación de documentos e ítems por clave Importante: Estos listados se pueden generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos:

18 Consecutivo sin grabar anulado: Listado que reporta en un rango de tiempo y por tipo de documento cuantos documentos han sido borrados, cuantos anulados o cuantos se encuentran sin grabar. Documentos creados versus utilizados: El listado reporta todos los documentos que se encuentran previamente definidos en el sistema, discriminando si se marcó el uso de generador, si están a página completa o media página, si maneja numeración automática y si durante el año han sido o no utilizados. Numero de Documentos ítems Diarios y Anuales: Listado que reporta por cada uno de los días del mes: los tipos de documento que han tenido movimiento, el total de documentos elaborados por cada uno de ellos y el total de ítems registrados.

19 Importante: Para generar el listado el sistema lee el mes de ingreso al programa. Documentos Borrados: Listado que reporta todos los documentos que han sido borrados, desde el primer día del año hasta el día de ingreso al sistema; el sistema reporta el Tipo y numero de documento borrado, que clave lo borro y la fecha en que fue borrado. Importante: La fecha que reporta este informe, es la fecha de maquina NO la fecha de ingreso al programa. Documentos Borrados por periodos: Este listado presenta el listado de los documentos que fueron borrados, para su generación el sistema solicita un rango de fechas (mes día), el cual corresponde a la fecha en que fueron grabados los documentos.

20 Importante: La fecha que reporta este informe, es la fecha de la maquina al momento de borrar el documento NO la fecha con que se ingreso al programa. Documentos por Utilizar: Listado que presenta todos los documentos definidos en el sistema y el rango o consecutivo de ellos que no han sido gravados o que no se ha contabilizado movimiento en ellos Relación de documentos e ítems por clave: Reporte que presenta por clave de usuario, los tipos de documentos contabilizados, el número de ítems registrados en todos ellos, cuántos de ellos se encuentran activos, cuantos anulados y cuantos borrados.

21 b. Análisis de Terceros: Opción que Administra y controla todo lo referente a los terceros creados previamente en el sistema. Los informes que allí se presentan son: Nits sin Movimiento a N días Nits con Movimientos a determinada cuantía Nits por vendedor Nits por lista de precios Importante: Estos listados se puede generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos: Nits sin movimiento a N días: Listado que reporta los terceros a los cuales no se les ha registrado movimiento en un número determinado de días Nits con Movimientos a determinada cuantía: Listado que reporta a que terceros se les ha registrado movimiento superior a un valor que se digite al momento de la generación, discriminando el tipo y número del documento, al igual que la naturaleza del movimiento

22 Nits por vendedor: Listado que discrimina por cada uno de los vendedores que tiene creados la empresa cada uno de los terceros que tiene asociados Nits por lista de precios: Listado que discrimina por cada uno de las listas de precios que maneja la empresa, cada uno de los terceros que las manejan c. Otros: Informes que discriminan algunos parámetros definidos en el sistema y si estos tienen o no movimiento. Los informes que allí se presentan son: Informe de claves y Nombres Centros de costos creados versus usados Bodegas creadas versus usadas

23 Importante: Estos listados se puede generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos: Informe de claves y Nombres: Listado que presenta el código y el nombre de todas las claves definidas en el sistema, detallando por cada una de ellas a que modulo tiene acceso y a cual no; de igual forma discrimina algunos parámetros en especial procesos que se pueden realizar con los documentos Centros de costos creados versus usados: Listado que discrimina todos los centros de costos que se han creado en la empresa y si tienen o no movimiento contabilizado. Bodegas creadas versus usadas: Listado que discrimina todas las bodegas que se han creado en la empresa y si tienen o no movimiento contabilizado.

24 4. Auditoria de Cartera Para generar estos listados es necesario que cuentas contables de clientes estén detalladas por Cobrar y tengan movimiento. En este grupo se generan informes que permite obtener un control sobre los clientes, sus deudas, las veces que ha estado en mora, sus movimientos incorrectos, etc.; al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana: Las opciones que allí se presentan son: a. Análisis de Cruces b. Indicadores de Cartera A continuación se describen cada uno de ellos: a. Análisis de Cruces: Este informe permite verificar que documentos no fueron cruzados correctamente al momento de contabilizar cuentas contables detalladas por Cobrar, para esto el programa toma todos los s Facturas de Venta, Notas Crédito); para su generación el sistema solicita el rango de fechas a tener en cuenta en el informe.

25 b. Indicadores de Cartera: El sistema permite la generación de algunos indicadores como son: Promedio de mora por cliente Clientes con Descuento y porcentaje en ventas Clientes sin Movimiento a N días Número de Clientes en mora y sin mora Clientes que nunca han tenido mora Análisis de Pagos por Cliente Importante: Estos listados se puede generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos: Promedio de Mora por Cliente: Este informe se genera a una fecha de corte y por rango de terceros, donde muestra el valor total por mora que presentaron los clientes en cada uno de los meses. El programa calcula un promedio de acuerdo con la sumatoria de los valores en mora dividido por la cantidad de facturas en mora. Clientes con descuento y porcentaje en ventas: Este informe presenta mes a mes la cantidad de clientes a los que se les aplicaron descuentos en las ventas. Este informe permite visualizar el valor de las ventas, el porcentaje y valor de descuento. Clientes sin Movimiento a N días: Este informe genera un detalle de los clientes a los que NO se les han efectuado ventas en un periodo determinado de tiempo. Para generar estos informes es necesario definir el número de días y el rango de terceros a analizar. Número de clientes en mora o sin mora: Este informe muestra el total de los clientes que tiene actualmente la compañía y que porcentaje de este total están en mora y que porcentaje están sin mora. Clientes que nunca han tenido mora: Como su nombre lo indica este informe genera una relación de los clientes que nunca han estado en mora con la empresa. Esta información se genera a una fecha de corte y por rango de terceros Análisis de pagos por Cliente: Este informe muestra por cada uno de los terceros, todos los recibos de caja que lo han afectado informando el número del documento, la fecha y el valor del recaudo realizado 5. Auditoria de Obligaciones Para generar estos listados es necesario que cuentas contables de proveedores estén detalladas por Pagar y tengan movimiento. En este grupo se generan informes que permite obtener un control sobre los proveedores, sus transacciones, sus movimientos incorrectos, etc.; al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana:

26 Las opciones que allí se presentan son: a. Análisis de Cruces b. Indicadores de Proveedores A continuación se describen cada uno de ellos: a. Análisis de Cruces: Este informe permite verificar que documentos no fueron cruzados correctamente al momento de elaborar documentos donde se encuentren cuentas contables detalladas por Pagar, para esto el programa toma todos los documentos que intervienen en el proceso de compras (Comprobantes de Egreso, Registro de Compras, Notas Débito). b. Indicadores de Proveedores: El sistema permite la generación de algunos indicadores como son: Proveedores con Descuento Proveedor sin Movimiento a N días Cantidad de Proveedores en mora y sin mora Numero monto máximo de mora Importante: Estos listados se puede generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos: Proveedores con descuento: Consulta que se puede generar por pantalla o impreso; donde discrimina la cantidad de proveedores con descuentos y porcentajes en cada uno de los meses del año. Proveedor sin Movimiento a N días: El sistema genera un informe en el cual muestra en un número determinado días con que proveedores la empresa no han tenido transacciones comerciales. Para esto el sistema solicita el número de días y rango de proveedores

27 Cantidad de Proveedores en mora o sin mora: Este informe toma el total de los proveedores que tiene actualmente la compañía y que porcentaje de este total está en mora y que porcentaje esta sin mora Numero monto máximo de mora: En esta opción el sistema genera un informe donde discrimina el Nit y nombre de los proveedores, el número de veces que se le ha comprado, valor máximo de mora que ha tenido la empresa con el proveedor y número de días. 6. Auditoria de Inventarios Para la generación de estos informes es necesario tener cuentas contables marcadas como inventarios, costos y ventas, para esto es necesario que estas se encuentren asociadas en la apertura de líneas y grupos (tablas de inventarios); de igual forma es necesario haber creado productos y que tengan movimiento; al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana: Las opciones que allí se presentan son: a. Análisis de Productos b. Análisis de Pedidos c. Análisis de Compras A continuación se describen cada uno de ellos: a. Análisis de Productos: El sistema permite la generación de los siguiente informes: Puntos de servicio y puntos de consumo Producto factura por encima o debajo del precio de venta Variación de costo en un producto Producto con descuento Costo promedio versus último precio de compra

28 A continuación se realiza una explicación de cada uno de ellos Puntos de Servicio y Puntos de Consumo: Este informe permite visualizar los productos catalogados como servicios y los productos catalogados como consumos; discrimina el saldo y valor unitario de cada producto Producto Factura por Encima o Debajo del precio de venta: Este informe indica cuales son los productos que han sido vendidos por encima o por debajo del precio de venta. Adicionalmente muestra los documentos utilizados en la compra. Variación de costo en un producto: En este informe se puede analizar la variación del costo que ha sufrido uno o varios productos de un mes a otro Producto con Descuento: Este informe muestra una relación de los productos que se han vendido con descuento en un periodo de tiempo determinado

29 Costo Promedio Versus Último precio de compra: Este informe presenta un comparativo entre el costo promedio del producto y el último precio de compra, reflejando la diferencia entre estos dos. b. Análisis de Pedidos: Para la generación de estos informes es necesario haber elaborado ordenes de pedido (Documento Tipo Z), los listados que se pueden generar en este opción son: Pedidos insatisfechos a N días Pedidos excedidos versus solicitado A continuación se describen cada uno de ellos: Pedidos Insatisfechos a N días: Este informe genera un listado de todos los pedidos que estén pendientes por despachar a un número de días determinado Pedidos excedidos versus solicitado: Este informe genera un listado de todos los pedidos que cruzan con la cotización y que aumentan el número de unidades cotizadas c. Análisis de Compra: Para la generación de estos informes es necesario haber elaborado órdenes de compra (Documento Tipo Y), los listados que se pueden generar en este opción son: Compras insatisfechos a N días Compras por debajo de lo solicitado

30 A continuación se describen cada uno de ellos: Compras Insatisfechos a N días: Este informe genera un listado de las órdenes de compra que están pendientes por recibir en un número de días determinado. Órdenes de compra por debajo de lo solicitado: Este informe genera un listado de todas las órdenes de compra que se han grabado indicando el número de unidades que hacen falta recibir. 7. Auditoria de Activos Fijos Para la generación de estos informes es necesario tener cuentas contables marcadas como activos y depreciación, para esto es necesario que estas se encuentren asociadas en la apertura de grupos (tablas de activos fijos); de igual forma es necesario haber creado catálogos de activos y que tengan movimiento; al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana: Se encuentra la opción de: a. Auditoria: Dentro de esta opción se habilitan los siguientes ítems: Número de Veces a depreciar pendientes Número de empleados retirados con activos a cargo

31 A continuación se describen cada uno de ellos: Número de veces a depreciar pendientes: Listado que presenta todos los activos fijos, detallando el número de veces que le falta por depreciar o cumplir su vida útil a cada uno de ellos Numero empleados retirados con activos a cargo: Este informe permite ver los activos fijos que tienen asignados como responsables empleados que ya no trabajan en la compañía. En este informe el programa muestra el código y la descripción del activo y el Nit que lo tiene a cargo. 8. Auditoria de Presupuesto Para la generación de estos informes es necesario haber definido el presupuesto; al seleccionar esta opción se habilita la siguiente ventana: En la cual se habilitan las siguientes opciones: a. Partidas Ejecutadas no presupuestadas b. Mayor Ejecución versus presupuesto c. Menor Ejecución versus presupuesto

32 A continuación se explica cada una de ellas a. Partidas Ejecutadas no presupuestadas: Listado que reporta los valores de la ejecución presupuestal y el presupuesto acumulado de todas o un rango de cuentas contables en un mes específico que haya sido presupuestado. b. Mayor ejecución versus presupuestado: Listado que reporta aquellas cuentas que han superado en un porcentaje dado el valor de lo presupuestado, en un mes específico. c. Menor ejecución versus presupuesto: Listado que reporta aquellas cuentas que se han ejecutado y no han cumplido en un porcentaje dado el valor de lo presupuestado, en un mes específico.