SIIGO WINDOWS. Interface - Exportaciones. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Interface - Exportaciones Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación Proceso de Exportaciones Qué es una exportación? 4. Proceso de exportación contabilidad 4.1 Características y valores de contabilidad 4.2 Características y valores por centro de costo 4.3 Movimiento contable 4.4 Valores de las cuentas de ajuste por inflación 4.5 Movimiento por cuenta alterna 4.6 Saldo terceros por centro de costo 4.7 Catalogo de terceros 4.8 Definición de interfaces por modelos 4.9 Generación de interfaces por modelos 5. Proceso de exportación de cuentas por cobrar 5.1 Cuentas por cobrar por tipo de documento 6. Proceso de exportación de gestión de recaudos 6.1 Observación y seguimiento por nit, fecha 6.2 Motivos de cartera 6.3 Documentos pendientes de motivos 7. Proceso de exportación cuentas por pagar 7.1 Cuentas por pagar por tipo de documento Otras exportaciones 8. Exportación de inventarios 8.1 Características y valores de productos: 8.2 Saldos por bodegas 8.3 Requerimientos de materia prima 8.4 Movimiento de clasificaciones 9. Exportación de activos fijos 9.1 Características y valores de activos fijos 9.2 Activos fijos exportación dinámica 10. Exportación de presupuesto 10.1 Contable 10.2 Inventario 11. Exportación de documentos extracontables 11.1 Orden de pedido 11.2 Orden de compra 11.3 Cotizaciones 12. Exportación de ventas 12.1 Ventas por Vendedor 12.2 Recaudos por vendedor 12.3 Productos por factura 13. Exportación de gestión de clientes 13.1 Prospectos 13.2 Contactos 13.3 Seguimientos 13.4 Cotizaciones / ventas 14. Exportación de nomina 14.1 Empleados 14.2 Acumulados de nomina 14.3 Novedades de nomina

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de generación de archivos planos o archivos en Excel directamente desde el software con el fin de realizar revisiones sobre la parametrización e información contable y administrativa digitada en el sistema de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

4 PROCESO DE EXPORTACIONES 1. Qué es una Exportación? En SIIGO una exportación es el proceso mediante el cual se extrae la información de los catálogos de SIIGO con un formato específico para la validación o utilización según las necesidades del usuario. SIIGO permite generar esta información en dos formatos uno es *.XLS, el cual corresponde a archivos de Excel según el formato estándar de SIIGO; es decir, el que se ve en cualquier exportación dentro del programa y el otro es el formato PRN el cual queda guardado dentro de la SIIWIXX, donde XX corresponde al número de la empresa, este formato se puede ver y editar por cualquier programa editor de texto como notepad, Word, e incluso Excel. Siempre se encuentran diferenciados por dos botones La carpeta significa que será enviado a un Archivo en PRN y las barras de colores que se exportara a Excel, en donde debe ser guardo por el usuario 2. PROCESO DE EXPORTACION CONTABILIDAD 2.1 Características y Valores de Contabilidad: Muestra la información a nivel general de la contabilidad, genera un detallado mes a mes del movimiento de cada cuenta contable y sus características (si se genera a un nivel, grupo o cuenta no aplica pues no puede agrupar las características de las cuentas contenidas sino que muestra las del grupo contable), no se visualiza información detallada sino general Los datos los toma de los archivos Z03AAA, Z09AAAA y Z08AAAA. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones Contabilidad - Características y Valores de Contabilidad Al seleccionar la opción el sistema muestra una ventana de definición de archivo, en esta es necesario indicar el número de la empresa de la cual se va a generar la exportación y seleccionar los campos que se desean ver

5 El sistema solicita para su generación la siguiente información Empresa: Corresponde al número de la empresa de donde se desea generar la exportación, para que el proceso sea más ágil siempre se recomienda generarlo desde la empresa donde se desea la información. Identificación de La Cuenta: En esta sección se debe escoger las características que se desean visualizar de las cuentas contables, como código contable, si es tercera o si es detallada entre otros. Movimiento de la Cuenta: En esta opción se marcan las características del movimiento que se desean visualizar como por ejemplo, fecha del último movimiento, si es D o C, saldo actual y anterior a la fecha de generación entre otros Ajustes Por Inflación: Esta opción aplica solo cuando se maneje ajuste por inflación a los inventarios, diferidos para que mostrara cuales cuentas tenían estas características El informe muestra la siguiente información en su generación en la opción de Excel 2.2 Características y Valores por Centro de Costo: Este informe muestra los acumulados de las cuentas contables por centro de costo, trae la información

6 contenida en el Z28AAAA que es el archivo consolidado de centro de costos y formulación de presupuesto. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones Contabilidad - Características Y Valores Por Centro De Costo Al seleccionar la opción el sistema pregunta si desea generar los saldos de inventario, esto genera la interfaz por cada centro de costo En esta ventana el sistema pregunta lo que se desea ver en el informe y lo hace desde el 1 de enero hasta la fecha de generación de la interfaz

7 Al marcar exportar el sistema realiza el proceso y luego muestra Este informe se genera directamente en un archivo PRN, el cual queda guardado en la ruta de la empresa (Ej. SIIWIXX donde XX corresponde a la empresa donde se genero el informe), con el nombre CN28100G.prn. Al abrirlo muestra la siguiente información: Si no se marca la opción de generar saldos de inventario, pasa a la definición del archivo en la opción de identificación de Centro de costo, en la cual se marcan los campos que se desean ver en la interfaz Luego de seleccionar los campos el sistema pregunta si desea seleccionar la cuenta contable o centro de costo con el correspondiente rango para la generación del informe

8 Si se marca la opción de cuenta muestra la siguiente ventana: Si se marca centro de costo muestra la siguiente ventana:

9 Luego de seleccionar la forma de visualización el sistema genera el archivo en *.PRN dentro de la empresa donde se genero (Ej. SIIWIXX donde XX corresponde al número de la empresa) o a Excel de manera directa por el icono 2.3 Movimiento Contable: Esta interfaz muestra el contenido del movimiento de manera detallada registro a registro según el rango de cuentas y de fechas asignado, trae la información de principalmente de archivo Z09AAAA que es el de Movimiento Comprobantes contables, la ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones Contabilidad - Movimiento Contable El sistema pregunta si desea generar resumen de cuentas de inventarios

10 Al marcar la opción muestra la ventana de selección de campos que se desean visualizar, el rango de cuentas y el rango de fechas del cual se desea que muestre el informe de las cuentas de inventario, recuerde que esta opción solo muestra las cuentas que se encuentran con movimiento en las tablas de inventario La visualización del informe en Excel es así:

11 Si no se marca la opción de Genera Resumen por Cuenta de Inventarios el sistema continua con la siguiente ventana, en la cual permite seleccionar las opciones que se desean visualizar en la identificación del movimiento, en esta sección se marcan los campos principales de los registros contables guardados en los archivos de la empresa. Luego de la selección pregunta la opción del filtro, para ubicar de manera más fácil el movimiento que se necesita, permite generar por: Tipo de Documento, Cuenta, Fechas y Numero Tipo Documento: Muestra el filtro para seleccionar el tipo de comprobante específico del que se desea verificar el movimiento

12 Cuenta: Permite seleccionar el nivel de la cuenta contable por el cual se desea generar el interfaz. (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar o Subauxiliar), esto agrupa la información y no es detallada dependiendo de la opción seleccionada Fechas: Permite seleccionar el rango de fechas del cual se desea generar el informe de movimiento

13 Número: Hace referencia al Nit digitado en el movimiento En la exportación a Excel el informe muestra la siguiente información, recuerde que esta depende de los campos seleccionados y del filtro colocado 2.4 Cuentas de Ajuste por Inflación: Este informe muestra las cuentas marcadas como ajustables en la definición de cuentas contables, esta interfaz no permite seleccionar ningún campo. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Valores de las Cuentas de Ajustes por Inflación

14 El sistema solo muestra la ruta donde se va a crear la interfaz y si se va a exportar a Excel o si se va a llevar a un archivo en PRN, El informe muestra la cuenta, el nombre de la cuenta, la fecha del último movimiento, el saldo anterior, el movimiento debito y crédito y el saldo nuevo 2.5 Movimiento por Cuenta Alterna: Este informe muestra el movimiento de las cuentas que en su definición tengan la característica de cuenta alterna, no permite selección de ningún campo, la información la trae del archivo Z03AAAA que es el maestro de cuentas contables, la ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones Contabilidad - Movimiento por Cuenta Alterna.

15 El sistema muestra si desea exportar a Excel o a archivo PRN La información contenida en esta interfaz es la cuenta y su descripción, el saldo anterior, el movimiento mes a mes y nuevo saldo 2.6 Saldos Terceros por Centro de Costo: Este informe muestra la información detalla por cada tercero y por cada centro de costo contenida en los saldos de tercero y en el movimiento. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Saldos Terceros por Centro de Costo El sistema muestra el filtro de selección de los campos que se desean visualizar en el informe, luego de marcarlos se debe hacer clic en el botón exportar, esto creara un archivo en la empresa SIIWIXX, donde XX corresponde al número de la empresa

16 Este informe solo permite ser exportado a PRN, luego de hacer clic en el botón exportar, el sistema muestra la ruta y el nombre del archivo, la ruta siempre es la empresa desde donde se genero el informe y el nombre es CN26100Gprn para que se validen los datos exportados Al verificar en el Excel, muestra los datos de la cuenta y su nombre, el centro y subcentro de costo, el NIT la sucursal y el nombre y por último el saldo.

17 2.7 Catalogo De Terceros: Esta interfaz trae la información incluida en la apertura de terceros, la información la lee del archivo Z08AAAA. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Catalogo de Terceros. El sistema muestra una ventana de selección de empresa donde se digita el numero de la empresa y se selecciona la opción del catalogo de terceros.

18 Luego de este filtro el sistema pregunta si desea el informe con sucursales y el ordenamiento de la misma, si lo desea numérico o alfabético El sistema da la opción de exportación a Excel o a archivo PRN, el informe muestra todos los parámetros definidos en el catalogo de terceros. La interfaz en Excel se ve así: 2.8 Definición De Interfaces Por Modelos: Esta es una herramienta de diseño en la cual el sistema lee la información directa de los archivos de información de SIIGO lo que permite tener información adicional a la contenida en los catálogos como fecha real de elaboración de documento u hora de elaboración. La generación de la interfaz permite realizar verificaciones de información de acuerdo a los datos que se seleccione en ella, esta información la genera el sistema con los datos originales en el momento en que se ingreso la información, el sistema permite generar hasta 9999 modelos diferentes. La ruta para su elaboración es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Definición de Interfaces por Modelos

19 Al seleccionar el sistema muestra un ventana inicial donde se debe seleccionar el tipo de información que se desea generar, se pueden crear interfaces dinámicas de Cuentas, NIT, Acumulados De Centro De Costo, Acumulados De Bodegas, Productos, Activos, Acumulados De Nomina, Acumulados De Terceros, Detalle, Documentos Extracontables Y Documentos Contables, EDI, Ean14, Encabezado De Ordenes De Producción, Detalle De Ordenes De Producción, Cierre De Ordenes De Producción Y Movimiento De Ordenes De Producción. Luego de la selección de la interfaz, el sistema muestra la ventana de definición en esta pregunta Código: Este es el número de interfaz a crear, recuerde que máximo se pueden crear Nombre: Descripción del modelo a parametrizar, este debe tener máximo 50 caracteres Campo: Seleccione los datos que se necesiten visualizar en la interfaz, se puede desplazar con la flecha hacia abajo o hacia arriba y con doble clic del mouse se habilita S para que el sistema en el informe presente dicho campo. Importante: La letra S significa que se verá en la interfaz, por lo tanto la letra N significa que no se verá ese campo.

20 Para terminar la selección de campos haga clic en la bandera roja o en F1 del teclado y luego en ESC o en la puerta para cerrar la opción. 2.9 Generación de Interfaces por Modelos: En esta opción el sistema permite exportar la definición de las interfaces dinámicas diseñadas en el campo anterior, tenga en cuenta que si no ha diseñado ninguna interfaz esta opción no va a ser funcional. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Generación de Interface por Modelos Al marcar la opción el sistema despliega una ventana en la cual se selecciona el archivo sobre el cual se desea generar la interfaz.

21 Luego muestra la ventana de generación de interfaces En esta pantalla se seleccionan los siguientes filtros los cuales simplifican la creación de la interfaz para que esta sea más exacta, en los campos tenemos: Código de la interface: Corresponde al número asignado en diseño anterior si digita uno inexistente el sistema se lo informara con un mensaje de código no existe Rango mes/día: El sistema muestra por defecto el día de generación de la interface valide la fecha que desea o en caso contrario su interfaz saldrá incompleta o sin información.

22 Documentos: Sirve para indicar el tipo de comprobante y el número cuando se desea uno en especial, en caso de no seleccionar muestra todos los documentos que afecten la selección de todo el año. Tercero: Es un filtro especifico en caso de no seleccionarlo muestra todos los terceros que afecten el diseño, en caso de generar la interfaz sin relación a terceros también pide estos campos peo no afectan la selección Cuenta: En caso de no asignar ninguna cuenta el sistema muestra todas las cuentas al máximo nivel de cada una (subauxiliar) Producto y Centro de Costo: Es un filtro especifico en caso de no seleccionar toma todos los creados Archivo: Se debe digitar la ruta donde se va a dejar grabado el archivo y el nombre del mismo, este debe tener extensión *.PRN El proceso de generación después de asignar los filtros que se deseen es automático, el sistema solo confirma por medio de una ventana emergente si está seguro o no de generar la interfaz. Al marcar SI el programa en la parte inferior inicia un contador del proceso

23 Al finalizar el proceso el programa muestra una ventana de confirmación de generación de la interfaz en conjunto con la ruta donde fue genera. El formato PRN se puede ver en un editor de texto como Notepad, Wordpad o Excel. Importante: El tiempo de generación de la interfaz depende de la cantidad de información. Si el archivo plano lo desea abrir en Excel tenga en cuenta que en office XP el limite son filas por 256 columnas y en office 2010 el límite es de filas por columnas. Al abrirlo el archivo plano en notepad se vera de la siguiente forma dependiendo de los parámetros seleccionados:

24 O al abrirlo en Excel haciendo la correcta delimitación de columnas y campos parametrizados se verá así: 3 PROCESO DE EXPORTACION DE CUENTAS POR COBRAR 3.1 Cuentas por Cobrar por Tipo de Documento: Este informe muestra el contenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o sin corte para ver los documentos a un límite específico. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Cuentas por Cobrar - Cuentas por cobrar por Tipo de Documento Al marcar la opción el sistema muestra una ventana para que se indique si se desea o no un corte anterior, esto causara que muestre la información hasta una fecha específica indicada por el usuario Luego el sistema muestra la información que se desea incluir en la interfaz, para seleccionar cada campo se hace clic con el mouse sobre cada opción que se desee

25 Después de la selección de campos el sistema pregunta si se desea la presentación por NIT o por Tipo de Documento. Tipo Documento: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la selección del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla Nit: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la selección del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

26 El sistema permite la exportación a Excel o a un archivo plano en PRN, el sistema en las dos opciones trae la misma información como se visualiza en la siguiente pantalla: 4 PROCESO DE EXPORTACION DE GESTION DE RECAUDOS 4.1 Observación y Seguimiento Por Nit, Fecha: Genera la información parametrizada en el modulo de gestión de recaudos en la ruta de tablas en los campos, la ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Gestión de Recaudo - Observación Y Seguimiento Por NIT, Fecha Al marcar la opción el sistema pregunta si desea verificar las observaciones o los seguimientos

27 Observaciones: el sistema muestra la ventana de selección de campos de exportación donde se deben seleccionar los campo que se requieren generar en la interfaz Al seleccionar cada opción el programa muestra algunos filtros. El sistema permite la exportación a Excel o PRN, y contiene la información definida con anterioridad.

28 Seguimientos: El sistema muestra las mismas ventanas de filtros (NIT, fecha de observación o por asesor de recaudo) y lo que varía son los campos de selección Este informe muestra los campos definidos en la pantalla anterior

29 4. 2 Motivos de cartera: Trae la información parametrizada en el modulo de Gestión de Recaudos / Parámetros / Motivos de Cartera, la ruta para la generación de la interfaz es: Interface Exportaciones - Gestión de recaudos - Motivos de Cartera Al marcar la opción el sistema pregunta el tipo de filtro por el cual se desea generar el archivo plano, esta interfaz es fija no muestra campos de selección, dependiendo del filtro muestra el código y nombre del motivo junto a el NIT, fecha o cobrador según sea el caso 4.3 Documentos Pendientes De Motivos: Esta archivo plano muestra todos los documentos que afectaron cuentas por cobrar y que no tienen asociado ningún proceso en el modulo de Gestión de Clientes. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Gestión de recaudos - Documentos Pendientes de Motivos

30 Al seleccionar la opción el sistema muestra la opción por la cual se desea filtrar, genera la opción de NIT, motivo o cobrador, no permite selección de campos es decir que esta es fija. El informe muestra: el NIT, el nombre del tercero y la sucursal, el comprobante y el numero, la fecha del documento, el valor de la factura, el saldo, el cobrador, el motivo, la descripción y observación por ultimo la cuenta contable; el informe se puede exportar a Excel o a PRN la visualización del informe es así en Excel:

31 5 PROCESO DE EXPORTACION DE CUENTAS POR PAGAR 5.1 Cuentas por Pagar por Tipo de Documento: En este archivo plano se visualiza la información contenida en el archivo Z07AAAA que es el archivo encargado del detalle de las Cuentas por Pagar. La ruta para su exportación es: Interface - Exportaciones - Cuentas por Pagar - Cuentas por Pagar por Tipo de Documento Al marcar la opción el sistema pregunta si desea generar la información con corte o no y luego pasa a la ventana de selección de campos como se visualiza a continuación: Estos corresponden a los campos que se van a visualizar en el archivo plano y por ultimo pregunta silos desea generar por NIT o por tipo de documento Por cualquiera de las dos opciones el sistema muestra un filtro para seleccionar que desea visualizar en específico para facilitar la exportación, el sistema da la opción de:

32 Este informe contiene la información según se definan los parámetros anteriormente mencionados, el programa lo permite exportar en Excel o en PRN según la necesidad del cliente, en Excel se ve así: OTRAS EXPORTACIONES 6 EXPORTACION DE INVENTARIOS 6.1 Características y Valores de Productos: Esta interfaz genera el contenido del catalogo de inventarios y de catalogo de saldos de inventario. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios - Características y valores de productos

33 Al marcar la opción el sistema trae una ventana donde se debe digitar el mes de corte, si los movimientos o productos son creados en una fecha superior a la del corte no se verán en esta exportación. Luego de esta selección el sistema trae la ventana de parámetros de inventarios, en la cual se marcan las opciones de los datos que se desean ver en la exportación, se pueden marcar todos los campos. Si se tiene el modulo de clasificaciones o seriales el sistema pregunta si desea o no incluirlos. El sistema pregunta como desea que sea el filtro principal de la exportación, se puede realizar por código, descripción o referencia.

34 Por ultimo solicia el estado de los inventarios que son: Activos, Inactivos o Todos, según la necesidad de la exportacion La exportacion muestra la siguiente informacion, teniendo en cuenta los campos marcados: 6.2 Saldos Por Bodegas: Esta exportación trae la información contenida en los archivos de saldos por bodegas, el catalogo de inventarios y movimiento. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios - Saldos por Bodega

35 Al seleccionar la opción el sistema muestra la ventana solicitando digitar el mes de corte Esta interfaz no permite seleccionar que campos se desean visualizar sino que estos son datos fijos, en los filtros pregunta el rango de productos, de bodegas y si desea excluir los productos con valores ceros, esta marcación hace que el sistema no muestre los productos sin saldo ni movimiento Este informe permite ser exportado a Excel o a archivo PRN. El archivo plano muestra producto, referencia, descripción, bodega, ubicación, saldo, consumo, última fecha compra, última fecha de venta, valor unitario, valor compra, si maneja reserva, inventario mínimo y máximo, su exportación en Excel se ve así:

36 6.3 Requerimientos De Materia Prima: Esta exportación muestra los productos empleados en el proceso de producción, solo trae los productos empleados en el proceso de inventarios de requerimientos de materia prima. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios - Requerimientos de Materia Prima El sistema solo pregunta el rango de productos sobre el cual se desea ver la interfaz. Luego de esto el programa permite exportarlo a Excel o a archivo PRN y contiene los siguientes datos: producto, descripción, productos que son materia prima, descripción de productos y cantidad. Su visualización en Excel es así:

37 6.4 Movimiento De Clasificaciones: Esta exportación solo funciona cuando se tiene el modulo de clasificaciones instalado, en caso contrario el botón no realizara ninguna acción. La ruta para esta exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Inventarios - Movimiento de Clasificaciones A continuación el sistema habilita una ventana de selección de campos, en la cual se marcan las opciones que se desean visualizar, se pueden marcar todas sin inconveniente, adicional pregunta el rango de documentos y de fechas sobre el cual se desea generar la exportación

38 El sistema permite exportar a Excel o a archivo PRN, en Excel el sistema muestra la siguiente información cuando se marcan todos los campos

39 7 EXPORTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 7.2 Características y Valores de Activos Fijos: Esta exportación lee los catálogos de activos fijos y los de movimiento, no permite seleccionar campos a visualizar sino que estos son fijos, si no se tiene el modulo el sistema en este botón no realizara ningún proceso, su ruta de exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Activos fijos - Características y Valores de Activos Fijos El sistema pregunta le filtro sobre que activos se desea generar la exportación, permite enviar a Excel o a archivo PRN El informe muestra la información del catalogo de activos fijos, cuenta contable, cuenta depreciación, cuenta contable de depreciación, cuenta de ajuste activo, cuenta ajuste depreciación, cuenta gastos en Excel se ve así:

40 7.2 Activos Fijos Exportación Dinámica: Esta es una exportación, en la cual el sistema lee la información del catalogo de activos y la lleva a un archivo plano en PRN, su ruta de exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Activos Fijos - Activos Fijos Exportación Dinámica El sistema muestra una ventana desde la cual se seleccionan los campos que se desean visualizar, para seleccionar el campo se debe hacer doble clic con él y este se marca con una S, no se da clic y el sistema deja en N que significa que no se exportara. El sistema permite enviarlo a Excel o a archivo PRN. Después de marcar los campos que se desean exportar se marca F1 o la bandera de la parte superior izquierda, el sistema pregunta el rango de activos que de desean tener en cuenta en la exportación, si se pasa con ENTER los dos campos significa que se exportaran todos luego pregunta la ruta donde se desea dejar guardado el archivo en caso que se vaya a enviar a PRN

41 El informe muestra los campos seleccionados en la definición anterior, muestra la siguiente información: activo, descripción, responsable y sucursal, fecha de compra, código de barras, valor inicial del activo, valor inicial de depreciación, valor inicial de ajuste del activo, valor inicial de ajuste de depreciación, valor activo, valor depreciación, valor ajuste de activo (este es por cada mes), ubicación, serial, centro de costo y sub-centro, en Excel muestra los siguiente datos, dependiendo de las marcaciones realizadas: 8 EXPORTACION DE PRESUPUESTO 8.1 Contable: Esta interfaz muestra la parametrización de la formulación contable realizada en el modulo de Presupuesto, permite exportarse a Excel o a archivo PRN. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Presupuesto - Contable

42 Al marcar la opción el sistema pregunta si desea presentación general o por centro de costos, esto depende de cómo se haya realizado la parametrización del presupuesto por parte del usuario Luego pregunta el mes en el hasta el que desea realizar el cierre de presupuesto

43 Por último pregunta el rango de cuentas Al igual que el nivel de las mismas sobre el cual se desea generar el informe Este informe lo genera mes a mes desde enero hasta el mes de cierre digitado, en caso de no tener parametrizado el presupuesto el sistema genera un mensaje de No hay datos para presentar. El sistema en Excel muestra la siguiente información en su exportación a Excel:

44 8.2 Inventario: Esta interfaz muestra la parametrización de la formulación contable realizada en el modulo de Presupuesto. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Presupuesto Inventario El sistema permite exportar a Excel o a PRN, no permite la selección de ningún campo, estos son fijos Esta exportación contiene la siguiente información: el producto, la descripción, cantidad y valor presupuestado mes a mes, genera lo siguiente al ser exportado a Excel. 9 EXPORTACION DE DOCUMENTOS EXTRACONTABLES 9.1 Orden de Pedido: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Pedidos, muestra los movimientos de los documentos tipo Z, discriminando los pedidos pendientes de entrega o entregados de manera parcial. La ruta de generación es: Otras Exportaciones / Documentos Extracontables / Ordenes de Pedido

45 Al marcar la opción el sistema pregunta Todos: Permite seleccionar un rango de números de documentos Z Único: Solo permite seleccionar un documento Z A continuación se habilita la ventana de exportación a archivo PRN o a Excel, La información que muestra es: tipo, comprobante y numero, secuencia, descripción, fecha del comprobante, centro y sub centro de costo, identificador, digito de verificación, sucursal, nombre del tercero, producto, descripción del movimiento, referencia, valor unitario, cantidad pedida, valor pedido, fecha de entrega pactada, cantidad entregada, valor de venta, fecha de entrega, bodega, ubicación, vendedor, ciudad, zona, entre otros. En Excel se ve así:

46 9.2 Orden de Compras: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Orden de Compra, muestra los movimientos de los documentos tipo Y, generando los documentos pendientes de entrega o entregados de manera parcial. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Documentos Extracontables - Órdenes de compra Al marcar la opción el sistema pregunta si todos o único Todos: Permite seleccionar un rango de números de documentos Y Único: Solo permite seleccionar un documento Y

47 A continuación se habilita la ventana de exportación a archivo PRN o a Excel, Esta exportación muestra los mismos campos de la exportación de orden de pedido teniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues se recibe información, así se ve la exportación en Excel: 9.3 Cotizaciones: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Ventas, muestra los movimientos de los documentos tipo V, generando información de los documentos pendientes de entrega o entregados de manera parcial. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Documentos Extracontables Cotizaciones

48 Al marcar la opción el sistema pregunta si todos o único Todos: Permite seleccionar un rango de números de documentos Y Único: Solo permite seleccionar un documento Y A continuación se habilita la ventana de exportación a archivo PRN o a Excel, Esta exportación muestra los mismos campos de la exportación de orden de pedido y orden de compra, así se ve la exportación en Excel

49 10 EXPORTACION DE VENTAS 10.1 Ventas Por Vendedor: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo ventas, el informe muestra los acumulados de ventas por vendedor. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Ventas - Ventas por Vendedor El sistema permite hacer la exportación por línea o por producto dependiendo de las necesidades del cliente, luego de seleccionar el sistema informa que tipos de documentos serán tenidos en cuenta.

50 A continuación solicita el rango de fechas del que se desea el informe Luego pregunta el rango de los vendedores Y los documentos Tipo L que el cliente desea que se tengan en cuenta en la exportación

51 El sistema permite exportar a PRN o a Excel, contiene los siguientes datos: código del vendedor, código del producto, nombre del producto, cantidad y valor por cada mes, en Excel se ve así: 10.2 Recaudos Por Vendedor: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo ventas, este informe muestra los acumulados de recaudo por vendedor del año. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Ventas - Recaudo por Vendedor El sistema permite la selección de algunos campos de información referente al recaudo, luego de marcar lo que se desea visualizar, el sistema pregunta el rango de cuentas que se desean tener en cuenta.

52 Permite seleccionar la forma de presentación del informe si es por vendedor o por fecha de los comprobantes Y el rango de vendedores que se deben tener en cuenta para la exportación, si se deja la opción de 9999 significa que saldrán todos los vendedores

53 Por último habilita una pantalla para seleccionar el documento tipo R sobre el cual se desea generar el informe. Importante: El sistema no permite seleccionar varios tipos de documentos tipo R, eso significa que se debe generar un informe por cada tipo de documento R que se tenga parametrizado en el sistema Este informe se puede enviar a Excel o a archivo PRN, su contenido depende de los campos marcados en la selección, si se marcan todos los campos muestra lo siguiente:

54 10.3 Productos Por Facturas: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo ventas, este informe muestra secuencia a secuencia de cada documento tipo F, que genero salida de inventario con el cliente, el producto y el vendedor. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones Ventas - Productos por Factura Al marcar la opción el sistema pregunta el rango de fechas en que se desea generar el informe, este no permite seleccionar que campos se van a visualizar son campos fijos Luego pregunta el rango de productos sobre el cual se desean generar las facturas

55 Esta exportación se puede generar a Excel o a archivo PRN, muestra los siguientes campos: el producto, el vendedor, el tipo, comprobante, numero y secuencia del documento, el NIT y nombre del tercero, el valor, la fecha el centro de costo y si aplica el sub-centro la cantidad y por último el valor unitario, en Excel se ve así: 11 EXPORTACIÓN DE GESTIÓN DE CLIENTES 11.1 Prospectos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Gestión de Clientes y genera la información de los prospectos que fueron creados en el catalogo de prospectos. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Gestión De Clientes - Prospectos

56 El sistema muestra los campos que se van a exportar, si el cliente desea el campo no muestre todos los valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opción y el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parámetro, luego se hace clic en el botón siguiente el cual está identificado por los símbolos: >> La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el usuario

57 Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta de la empresa donde se genero el informe 11.2 Contactos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Gestión de Clientes y genera toda la información del catalogo de los contactos creados en el modulo. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Gestión De Clientes - Contactos

58 El proceso de generación es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los campos que se van a exportar, si el cliente desea el informe no muestre todos los valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opción y el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parámetro, luego se hace clic en el botón siguiente el cual está identificado por los símbolos: >>. La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el usuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta de la empresa donde se genero el informe 11.3 Seguimientos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Gestión de Clientes y genera toda la información de los seguimientos asignados a los clientes. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Gestión De Clientes Seguimientos El proceso de generación es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los campos que se van a exportar, si el cliente desea el informe no muestre todos los valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opción y el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parámetro, luego se hace clic en el botón siguiente el cual está identificado por los símbolos: >>. La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el usuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta dela empresa donde se genero el informe 11.4 Cotizaciones / Ventas: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de Gestión de Clientes y genera la información del proceso de cotizaciones y venta asignado a los vendedores. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Gestión De Clientes - / Cotizaciones / Ventas

59 El proceso de generación es igual al de prospectos, no puede exportase a Excel. Importante: Si algunos de los campos solicitados por la exportación de interfaces de gestión de clientes no esta parametrizado no se puede generar la interfaz, es obligatorio que esté completamente parametrizado el modulo por la opción de parametrización general y parametrización de gestión 12 EXPORTACIÓN DE NOMINA 12.1 Empleados: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de solo Nomina, esta interfaz muestra los campos del catalogo de empleados. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Nomina Empleados Al marcar la opción el sistema muestra la ventana de selección de campos del catalogo, debido a la alta cantidad de datos de la hoja de vida del empleado, esta ventana de selección sale dos veces cada una con datos diferentes, en cualquier momento al dar F1 o bandera roja con el mouse en la esquina superior el sistema cambia a la siguiente opción

60 Luego el sistema pregunta el método de organización de la exportación Alfabético: La cual organizará según el nombre del empleado Numérico: El cual lo organizara por la cedula de ciudadanía del empleado Adicional pregunta si en la exportación desea o no mostrar los empleados marcados como retirados, el sistema permite mostrar esta exportacion en archivo PRN o en Excel y su contenido depende de los campos marcados en las dos primeras ventas de selección, al exportarlo a excel se ve asi:

61 12.2 Acumulados de Nomina: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de solo Nomina, muestra los datos de novedades, acumulados de seguridad social, pagos parciales. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones Nomina - Acumulados de Nomina Esta interfaz no permite la selección de ningún campo, muestra el año y el mes del cual se desean ver los acumulados por empleado y muestra la ventana de ordenamiento alfabético o numérico y la de incluir los empleados retirados. Tiene la opción de seleccionar si desea todos los conceptos o solo los que están marcados como salario en la apertura de conceptos

62 El informe permite ser exportado a Excel o a PRN, y muestra concepto a concepto el valor acumulado por tercero, solo muestra los conceptos activos, al ver en Excel el sistema muestra la siguiente información: 12.2 Novedades De Nomina: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de solo Nomina, muestra las novedades cargados a cada empleado ya sea de manera manual o por cargue automático de novedades. La ruta para su exportación es: Interface - Otras Exportaciones - Nomina - Acumulados de Nomina

63 El sistema pregunta el numero de la nomina sobre la cual se desea conocer las novedades cargadas Permite ser exportado a Excel o a archivo PRN, muestra empleado a empleado incluido en la nomina los siguientes campos: identificación del empleado, centro y sub centro de costo, nombre empleado, concepto de nomina, cantidad, descripción y valor. Importante: Esta exportación aplica solo para el Modulo de Nomina SIN Recursos Humanos, este último tiene sus propias interfaces de exportación