SIIGO WINDOWS. Parámetros Modulo de Seriales. Cartilla

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1 SIIGO WINDOWS Parámetros Modulo de Seriales Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Seriales? 3. Cómo se Instala el Modulo de Seriales? 4. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Seriales? 5. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Implementar el Modulo de Seriales? 6. Cuál es la Ruta para Crear Seriales? 7. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un Serial?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los aspectos a tener en cuenta y los parámetros necesarios que se deben definir en el sistema para implementar el manejo de Seriales en el Modulo de Inventarios.

4 PARAMETROS MÓDULO DE SERIALES Qué son Seriales? Los Seriales son un herramienta o complemento del Módulo de Inventarios que está destinado básicamente a controlar el movimiento de los productos a través de un código que identifica de forma única e irrepetible las características propias de cada producto genérico existente en el inventario; su objetivo es realizar un manejo independiente y detallado de cada uno de los seriales Entre las opciones que este módulo ofrece por cada uno de sus productos están: Auditorias y control de existencia de cantidades con respecto a la cantidad del producto genérico. Garantías de compra y venta de cada uno de los seriales. Movimiento histórico de cada serial; actualizándolo de manera independiente dentro del mismo módulo o automáticamente desde SIIGO; manejan una estrecha relación con la actualización de inventarios. Cómo se Instala el Modulo de Seriales? Después de verificar que se tiene instalado el módulo de Inventarios se debe: 1. Ubicar el archivo INSESP.EXE que se encuentra en el directorio de programas es decir en SIIGO Windows Ejemplos: Si el sistema operativo de la maquina esta en español el archivo se encuentra en la ruta: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles el archivo se encuentra en la ruta: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

5 2. Luego se debe ejecutar el archivo INSESP.EXE; para ello se presiona dobleclic y con ello el sistema habilita la siguiente pantalla permitiendo seleccionar la empresa en la cual se desea instalar el Modulo de Seriales El Modulo de Seriales se puede instalar en todas las empresas que se encuentren en el software o solamente en algunas de ellas 3. Después de definir la empresa en la cual se realizara el proceso, se debe seleccionar el modulo que se desea instalar, en este caso SERIALES

6 4. A continuación el sistema pregunta la fecha de instalación, corresponde a la fecha en la cual se va a iniciar el manejo de los seriales en el inventario Esta fecha NO corresponde a la fecha de saldos iníciales de la empresa 5. Luego el sistema solicita confirmación de la instalación del módulo; opción que se debe responder en forma afirmativa

7 6. A continuación el sistema pide confirmación si se controla IMEI en seriales IMEI (Número de Identificación de Celulares), este código debe ser único e irrepetible para cada celular Al seleccionar el campo el programa realiza automáticamente las marcaciones solicitando los datos en cada una de las opciones requeridas. Si se indica que NO, el sistema continúa con el manejo existente 7. En el momento de la instalación se puede seleccionar el rango de los productos que manejaran seriales

8 Se pueden seleccionar todos los productos o permite incluir varios rangos de productos 8. Al dar aceptar se habilita un mensaje informativo indicando el proceso a seguir, el cual corresponde a ingresar a SIIGO. 9. El primer ingreso a SIIGO después de instalado el modulo se recomienda hacerlos con clave de administrador, de esta forma el sistema regenera el menú permitiendo así la inclusión del nuevo módulo instalado Se debe ingresar al sistema con clave de administrador, para que el sistema regenere el menú y pueda incluir en el menú el nuevo módulo instalado. 10. Al momento de terminar el proceso de regenerar el menú, el Modulo de Seriales se visualiza como un módulo mas

9 Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Seriales? Los aspectos principales antes de empezar a manejar seriales son: 1. Tener instalado y parametrizado el Modulo de Inventarios 2. Realizar la adquisición del módulo de seriales, para que la licencia quede marcada con este modulo 3. El usuario de acuerdo a los productos que comercialice decidirá si maneja o no el código IMEI para los inventarios que sean celulares 4. No es necesario que todos los productos que tenga la empresa manejen seriales, este parámetro se puede asignar a uno o unos rangos de productos o a todo el inventario Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en el Sistema para Implementar el Modulo de Seriales? Los parámetros que se deben definir en el programa son: 1. Registro de Control: Ingresar por la ruta: Parametrizacion Registro de Control

10 a. Control de Seriales vs. Cantidad Digitada: Al no tener marcada esta opción el sistema permite al momento de elaborar un documento contable que afecte inventarios y al llamar producto que maneje seriales; asignar una cantidad de producto diferente al número de unidades de seriales Ejemplo. Se factura un celular y se pueden asignar dos o más seriales para un único celular; o viceversa se pueden facturar diez celulares y solo asignar un número de serial Se recomienda siempre seleccionar esta opción, con ello el sistema controla que el número de unidades de producto genérico sea el mismo número de seriales asignados b. Controla IMEI en Seriales: El IMEI es la identidad de un equipo móvil o celular; cuando la empresa vende equipos celulares debe asignar el IMEI de cada aparato, de igual forma en SIIGO el usuario es quien decide si lo utilizara o no El sistema habilita esta selección al momento de la instalación del módulo, en caso de no marcar esta opción en ese momento también es posible habilitar esta opción realizando la marcación en el registro de control

11 2. Catálogo de Productos: Ingresar por la ruta: Inventarios Catálogos Apertura de Productos En el catálogo de productos la casilla Utiliza Seriales debe estar marcada si en el momento de la instalación del módulo se asignaron esos productos en uno de los rangos. En caso que el producto no se haya incluido para manejar seriales al momento de la instalación, es posible al repasar cada uno de los productos asignar o cambiar la marcación 3. Definición de Documentos: Ingresar por la ruta: Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos

12 En la definición de los documentos contables que actualicen los saldos de inventario se habilita la opción para Actualizar Seriales la cual se debe marcar para tener un control de ellos 4. Apertura de Seriales: Ingresar por la ruta: Seriales Entrada Apertura de Seriales En esta opción se relaciona el ingreso de los seriales de manera independiente sin afectar las transacciones y movimientos del módulo de inventarios y se pueden consultar los seriales que fueron asignados con anterioridad a un producto Cuál es la Ruta para Crear Seriales? La ruta para realizar el ingreso de los seriales es: Seriales Entrada Apertura de Seriales

13 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un Serial? Al momento de crear un serial se habilita la siguiente ventana: Tipo de Documento: Se debe asignar el Tipo de Documento en el cual se registrara la transacción o el ingreso del serial En esta opción solo se puede contabilizar en los documentos Tipo C D E F H J L N O P S T Comprobante: Corresponde al número de documento definido previamente por el módulo de contabilidad para registrar el ingreso de seriales

14 Numero de Documento: Hace referencia al número consecutivo del documento, el cual se debe encontrar activo, si el documento no está contabilizado el sistema presentara el siguiente mensaje Secuencia del Documento: Corresponde al numero de la secuencia en el documento donde se cargara la información Si el documento relacionado existe o se encuentra contabilizado previamente el sistema cargará los datos del serial en él; verificando que ese documento esté afectando una cuenta contable que se encuentre marcada como inventarios Fecha de Movimiento: Es la fecha en la cual se registra la transacción; en este caso la fecha de ingreso de los seriales. La fecha debe diligenciarse en formato Año-Mes-Día. (AAAAMMDD).

15 Producto: Se debe realizar la búsqueda del producto; esta puede ser alfabética o numérica. En caso que el producto seleccionado no esté marcado en el catálogo de productos como usa seriales el sistema lo informara y pregunta si se desea o no incluir Si el producto NO estaba marcado en el catálogo como utiliza seriales, al momento de incluirlo por esta opción el producto queda marcado de forma automática en el catálogo como SI utiliza seriales Serial: Hace referencia a un campo alfanumérico de veinte y cinco posiciones, que corresponde al serial que se asigna al producto el cual se relacionara en el movimiento. A un solo producto se le puede asignar más de un solo serial Si el producto ya posee seriales, estos se pueden consultar con las teclas de búsqueda Código IMEI: Es un Número de Identificación de los Celulares el cual es único para cada aparato, consta de de quince posiciones numéricas. Solo se habilitara esta casilla si en la instalación del Módulo de Seriales o en el Registro de Control se definió que se utilizaría este código Debito / Crédito: Se debe asignar la naturaleza de la transacción que se está registrando en el documento. Se debe utilizar Débito para el ingreso y Crédito para las salidas de mercancías. Garantía (Días): Digitar el número de días de garantía que tiene el producto en toda transacción de compra o venta. Vencimiento: Hace referencia a la fecha de vencimiento de la garantía, el sistema la calcula en forma automática.

16 Para el cálculo el programa toma la fecha en la que se ingreso al sistema y suma el número de días digitado en el campo Garantía Nit: Se debe digitar, realizar la búsqueda o crear el tercero al cual se le registra la transacción; esto último (creación) se debe hacer al momento de realizar la búsqueda utilizando el icono Al ser un ingreso de saldos iníciales de seriales se digitara el Nit de la empresa por ser un proceso interno de la empresa Sucursal: En caso que el Nit al momento de la creación se haya marcado que maneja sucursales, aquí solicitara el código de la sucursal que se afectara; caso contrario no se habilitara esta casilla Bodega: Digitar el código de la bodega en la que se registrara el movimiento Ubicación: Esta casilla se habilita dependiendo del Tipo de SIIGO y si la bodega seleccionada maneja ubicaciones; se debe digitar el código de la ubicación en la que se registrara el movimiento

17 Cuando se ingresan varios seriales en un mismo producto; el sistema lee el saldo de unidades del inventario para de acuerdo a esa cantidad ingresar los seriales Ejemplo. 10 Unidades de saldo en el Inventario Máximo se pueden ingresar 10 seriales