SIIGO ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION GESTION DE TESORERIA

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1 SIIGO Versión 6.1 ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION GESTION DE TESORERIA 6

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION MODULO DE TESORERIA PARAMETRIZACION APERTURA DE TERCEROS ELABORACION DE DOCUMENTOS FLUJO DE CAJA PARÁMETROS Cajas Bancos Conceptos De Cobro Conceptos De Pago Impresión Definición De Cajas Impresión Definición De Bancos CHEQUES POSFECHADOS Histórico De Cheques Posfechados SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS Listado De Saldos Telefónicos De Bancos OTROS INGRESOS OTRAS OBLIGACIONES FLUJO DE CAJA LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE VENCIMIENTO PROGRAMACION DE PAGOS CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO PROGRAMACION DE PAGOS IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS CONTABILIZACION DE PAGOS INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS PAGOS ELECTRONICOS Definición Del Archivo Para Pago Electrónico Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico Pago Electrónico CAJA MENOR DEFINICION DE CAJAS MENORES RECIBOS DE CAJA MENOR GASTOS DE CAJA MENOR ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR BORRADO EN BLOQUE DESMARQUE DE DOCUMENTOS ASISTENTE DE CONCILIACION BANCARIA DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO LISTADO DEFINICION EXTRACTO BANCARIO INCORPORACION EXTRACTO BANCARIO... 66

3 6.4. CONCILIACION BANCARIA UTILITARIOS ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y PESIMISTA AL MOVIMIENTO... 70

4 INTRODUCCION Las tendencias económicas actuales requieren de la administración y uso eficiente del efectivo, lo que permiten evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para determinar el comportamiento futuro de la empresa. Por lo anterior, este manual ofrece una serie de herramientas que permiten obtener un manejo y administración eficaz de los recursos de efectivo que controla la empresa. Así mismo facilita las operaciones de pago con proveedores y genera informes que ayudan al área Financiera a tomar decisiones acertadas.

5 1. MODULO DE TESORERIA El modulo de tesorería es un módulo complementario de SIIGO, cuyo fin primordial es ofrecer de manera directa al usuario, de la información, el control, el análisis y comportamiento de los fondos que constituyen el efectivo de su compañía 2. PARAMETRIZACION Ruta Menú Nuevo: Administración parámetros parámetros generales Registro de Control Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización Registro De Control Se debe definir inicialmente en el Registro de Control el manejo de la fecha optimista y/o pesimista. La fecha optimista/pesimista en el módulo de Tesorería aplica para el manejo de clientes y proveedores y es diferente a la fecha de vencimiento que se digita en los registros de compra o factura de venta elaborados por SIIGO. Las fechas optimistas y pesimistas permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede efectuar el recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo disponible en caja.

6 Fecha Optimista de Pago/ Cobro: Corresponde a la fecha en la que se espera efectuar el recaudo o el pago. Fecha Pesimista de Pago/Cobro: Corresponde al tiempo máximo de recaudo o pago de los documentos tales como facturas de venta y compras elaborados por SIIGO APERTURA DE TERCEROS Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Apertura de Terceros Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Administración De Terceros - Apertura Cuando se cuenta con el módulo de Tesorería, el programa habilita dos campos en la apertura de los terceros que corresponden a los días optimistas y pesimistas que se pueden manejar de manera estándar para clientes y proveedores.

7 RECUERDE. Cuando el tercero tiene la clasificación de proveedor y se han asignado los días optimistas y pesimistas, el programa desplegará una ventana en la que solicitará los datos de un banco para asignarle a este proveedor. Esta opción únicamente aplica si se van a manejar pagos a los proveedores por medio electrónico, pero primero se deben crear los bancos, lo cual se explicará más adelante ELABORACION DE DOCUMENTOS Siempre que se elabore un documento por el módulo de documentos o entrada de comprobantes que afecte cuentas por cobrar o por pagar y solicite la fecha de vencimiento, solicitará adicionalmente la fecha optimista y pesimista siempre y cuando se tenga parametrizada en el Registro de Control y en la creación del Tercero. Estas fechas las mostrará el programa automáticamente con la posibilidad de ser modificadas y serán calculadas dependiendo de los días asignados a cada uno de los terceros.

8 3. FLUJO DE CAJA Tiene como objetivo mostrar un informe detallado del estado de efectivo de la empresa teniendo en cuenta para ello todos los Ingresos y Egresos que se pueden generar en un periodo de tiempo determinado. Para obtener este informe es necesario definir algunos parámetros dentro del módulo de Tesorería, los cuales se indican a continuación: 3.1. PARÁMETROS Cajas Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Parámetros Flujo de Caja Cajas Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Parámetros Definición De Cajas En esta opción se deben crear o definir todas las cajas generales que se manejen dentro de la empresa y que se quieren tener en cuenta en el flujo de Caja. El módulo de Tesorería permite crear hasta 999 cajas diferentes y es necesario digitar la siguiente información: Código: Código asignado para la identificación de la caja. Descripción: Nombre que se le dará a esta caja, el cual aparecerá en el informe de flujo de caja. Cuenta: Código de la cuenta contable asignado a esta caja, el cual se usará para mostrar la información el flujo de caja.

9 Estado: El estado Activo ocasionará que la caja sea relacionada en el informe de flujo de caja, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarla. Documento: Tipo L (otros) con el cual se realizará la contabilización de la programación de pagos en efectivo que se realiza por la opción: Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Programación de Pagos Contabilización Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación de Pagos Contabilización de Pagos. Luego de parametrizar la caja, aparece una ventana anexa en la cual se realiza la parametrización de cuentas contables adicionales utilizadas para aplicar descuentos y/o cargos (IVA, retención en la fuente) al valor a pagar en la opción: Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Programación de Pagos Programación de pagos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación de Pagos Programación de Pagos. Es posible párametrizar hasta cinco (5) cargos y cinco (5) descuentos con los siguientes datos: Descripción: Del cargo y / o descuento Cuenta contable: Del cargo y / o descuento. Se puede ubicar con ícono de búsqueda. Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Si la cuenta contable está marcada como RETENCION en su creación, arrastra el porcentaje asociado a la cuenta.

10 En primer lugar se parametrizan los cargos; una vez registrada la información anterior, con el ícono de grabar los descuentos. o F1, el sistema permite iniciar la creación de NOTA: Al igual que se realiza la parametrización de las cuentas de descuentos y cargos para las cajas también se realizará esta misma definición en la creación de bancos Bancos Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Parámetros - Flujo De Caja - Bancos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Parámetros Definición De Bancos A través de esta opción se definen o crean todos los Bancos de la empresa para el manejo del efectivo y los bancos de los proveedores para el pago a los mismos.

11 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Código: Código para identificación del banco en el módulo de Tesorería. Se recomienda asignar el mismo código establecido por la Superintendencia Bancaria. El programa permite crear hasta 999 bancos. Nombre: Descripción o nombre del banco que se esta c reando. Maneja Banco para la empresa: Esta opción se marca si el banco que se esta creando es de la empresa y se quiere tener en cuenta para el flujo de caja. En caso contrario se asumirá que el banco pertenece a un proveedor. Cuenta Contable: Se debe digitar la cuenta contable en la que se realizan todas contabilizaciones correspondientes a este banco.

12 Documento: documento tipo G (Egreso) ó L (otros), con el cual se realizará la contabilización de la programación de pagos en cheque o pago electrónico que se realiza por la opción: Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Programación de Pagos Contabilización Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación de Pagos Contabilización de Pagos Número del Cheque Inicial: Número del cheque con el cual se iniciara el conteo automático para realizar la Programación de Pagos cuando se realiza pago en cheque. Estado: Activo ocasionará que el banco sea relacionado en el informe de flujo de caja, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo. Luego de parametrizar el banco, aparece una ventana anexa en la cual se realiza la parametrización de cuentas contables adicionales utilizadas para aplicar descuentos y/o cargos (IVA, retención en la fuente) al valor a pagar en la opción: Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Programación de Pagos Programación de pagos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación de Pagos Programación de Pagos. Es posible párametrizar hasta cinco (5) cargos y cinco (5) descuentos con los siguientes datos: Descripción: Del cargo y / o descuento Cuenta contable: Del cargo y / o descuento. Se puede ubicar con icono de búsqueda. Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Si la cuenta contable está marcada como RETENCION en su creac ión, arrastra el porcentaje asociado a la cuenta. En primer lugar se parametrizan los cargos; una vez registrada la información anterior, con el icono de grabar de los descuentos. o F1, el sistema permite iniciar la creación

13 Usa en pago electrónico: Esta opción permite que se efectué el pago a los proveedores por medio electrónico a través de los bancos. Únicamente se marca este campo para los bancos que maneja la empresa. Una vez se ha marcado esta opción el programa habilitará las siguientes opciones que se deben definir para el manejo de los pagos electrónicos: Código Interno: Es el código asignado por la Superintendencia Bancaria. Oficina: Corresponde al código de la oficina donde se tiene la cuenta y es un campo de carácter informativo. Tipo de Cuenta: Ahorros o Corriente. Número de la cuenta: Corresponde al número de la cuenta asignada por el banco. Código Institución Financiera: Este es un dato de carácter informativo. Se diligencia únicamente si el banco requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico y esta debe ser suministrada por el banco. Nombre del Titular: Responsable o titular de la Cuenta. Identificación Titular: Nit o C.C. del responsable o titular de la cuenta, este debe ir sin puntos, comas y sin dígito de verificación. País y Ciudad. Se deben digitar los códigos del país y la ciudad en los que se efectuó la apertura de la cuenta. Estos deben estar previamente parametrizados. Genera Archivo Detallado o Agrupado: Si se escoge la opción detallado el programa generará el archivo del pago electrónico detallando la factura y el valor de cada una de ellas por proveedor. Si se escoge la opción de agrupar el programa genera el archivo de pago electrónico con el detalle de las facturas por proveedor, pero únicamente muestra un valor que

14 corresponde a la sumatoria de todas las facturas. Corporación : Se debe seleccionar del listado el banco correspondiente con el cual se generara el archivo plano RECUERDE. Una vez se han creado los bancos se puede ingresar a : Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Apertura de Terceros Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Administración de Terceros Apertura Se debe escoger a los proveedores a los cuales se les va a asignar un banco para el pago en medio electrónico. Al ingresar por esta opción el programa desplegará la siguiente pantalla y será necesario digitar la siguiente información. Código: Se debe asignar el código del banco creado para el proveedor. Se pueden consultar los bancos que ya se han creado con el icono de búsqueda.

15 Nombre: El programa lo trae automáticamente de acuerdo a la descripción que se haya asignado en la creación de los bancos. Código interno: Corresponde al código asignado por la Superintendencia Bancaria. Tipo de Cuenta: Se debe marcar si es de ahorros o corriente. Número de la Cuenta: Se debe digitar el número de la cuenta en la que se efectuarán los pagos de facturas a los proveedores. Documento Titular: En este campo de debe colocar el Nit del proveedor. Este Nit debe ir sin puntos, comas y sin dígito de verificación. Dígito de Verificación: En este campo se debe asignar el dígito de verificación del Nit. Nombre del Titular: Nombre del titular de la cuenta o proveedor. País: Código del país en el que el proveedor tiene la cuenta. Ciudad: Ciudad donde el proveedor tiene la cuenta. Siglas Departamento: Se deben colocar las siglas del Departamento en el que se tiene la cuenta. Para algunos bancos es de carácter informativo y para otros se requiere en la generación de los pagos electrónicos. El banco debe indicar si requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico.

16 Conceptos De Cobro Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Parámetros - Flujo de Caja - Conceptos de Cobro. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería - Flujo De Caja - Parámetros Conceptos De Cobro Son aquellos conceptos de ingresos que no están contabilizados y que se deben o se quieren tener en cuenta en el momento de generar el Flujo de caja. Para definirlos correctamente se deben asignar los siguientes parámetros: Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de cobro. Nombre: Descripción o nombre del Concepto. Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de flujo de caja de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo Conceptos De Pago Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería - Parámetros - Flujo de Caja - Conceptos de Pago Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo de Caja Parámetros -Conceptos De Pago Corresponden a aquellas erogaciones o pagos que debe realizar la empresa los cuales no están contabilizados, pero se deben tener en cuenta en el moment o de generar el flujo de caja.

17 Para crearlos es necesario definir los siguientes parámetros: Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de pago. Nombre: Descripción o nombre del Concepto. Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de Flujo de caja, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo Impresión Definición De Cajas Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Informes y Consultas Flujo de Caja Informe de Cajas Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Parámetros Impresión Definición De Cajas A través de esta opción se puede generar un informe que permite verificar la creación de cada una de las cajas y sus características principales, como son el código asignado, el nombre o descripción, el código contable y la descripción de la cuenta. Para generar este informe es necesario seleccionar el rango de las cajas creadas.

18 Impresión Definición De Bancos Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Informes y Consultas Flujo de Caja Informe de Bancos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Parámetros Impresión Definición De Bancos En este informe se pueden visualizar cada uno de los bancos creados y las características asignadas a cada uno de ellos. Para obtener este informe únicamente es necesario seleccionar el rango de los bancos creados y escoger si se quieren visualizar los activos, inactivos o todos CHEQUES POSFECHADOS Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería -Procesos Flujo de Caja Registro Cheques Posfechados. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja Cheques Posfechados - Entrada De Cheques Posfechados A través de esta opción se deben ingresar todos los cheques posfechados que han sido girados por la empresa y los que se han recibido de proveedores u otros terceros. Estos documentos serán reflejados en el Flujo de caja y para su registro requieren de la siguiente información:

19 Código Banco: Corresponde al asignado en el módulo de Tesorería. Número cheque: Se debe digitar el número consecutivo del cheque girado o recibido por la empresa. Fecha Cheque: En este campo se debe digitar la fecha de cobro o pago del cheque. Tipo de Documento: Escoger si el cheque es por cobrar o por pagar. Tercero: Corresponde al cliente o proveedor de quien se recibió o a quien se le giró el cheque. Documento: Se debe escoger el documento de compra o venta que se esta cancelando con el cheque posfechado, para que en el flujo de caja aparezca el cheque y el documento que se esta cancelando con el cheque. Valor: El programa por defecto trae el valor del documento escogido, pero se puede digitar un valor diferente. Fecha Optimista y Pesimista: Si se manejan días optimistas y pesimistas para este tercero, el programa calculará estas fechas automáticamente, en caso contrario será necesario digitarlas. Observaciones: Es un campo informativo y se utiliza para colocar alguna observación sobre el cheque posfechado, la cual se verá reflejada en el flujo de caja. Estado: Activo ocasionará que el cheque posfechado sea relacionado en el informe de Flujo de caja, Cancelado es únicamente a nivel informativo y este estado se reflejará en el informe del histórico de cheques posfechados.

20 Con el icono consulta donde se encuentran relacionados los cheques posfechados ya registrados en el sistema, para evitar doble digitación. También se puede ubicar en el menú de la opción en Búsqueda Cheques. Se pueden realizar ordenamientos en forma cronológica, numérica o alfabética. RECUERDE. Los cheques posfechados que se registren en esta opción se verán reflejados en el informe de Flujo de caja, pero no quedarán contabilizados Histórico De Cheques Posfechados Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Informes y Consultas Flujo de Caja Informe Cheques posfechados Registrados. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja Cheques Posfechados Impresión Histórico De Cheques Posfechados Este listado presenta toda la información de los cheques posfechados que fueron ingresados en el módulo de Tesorería en un periodo de tiempo determinado. Para obtener este informe es necesario seleccionar el rango de bancos, escoger si se desea ver con fecha real, optimista o pesimista, escoger el rango de fechas de los cheques ingresados, seleccionar los cheques activos, cancelados o todos y por último indicar si se quieren visualizar los cheques por cobrar o por pagar.

21 3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS Ruta Menú: Gestión de Tesorería Procesos Flujo de Caja Registro Saldos Telefónicos. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Saldos Telefónicos De Bancos Entrada De Saldos Telefónicos Esta opción permite ingresar los saldos telefónicos consultados para cada uno de los bancos que maneje la compañía y que previamente se crearon por el módulo de Tesorería. Adicionalmente permite que la información bancaria sea real en el momento de generar el flujo de caja, ya que en algunas ocasiones los saldos contables de las cuentas de bancos no coinciden con el saldo real suministrado por los bancos Listado De Saldos Telefónicos De Bancos Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Flujo de Caja Informe Saldos Telefónicos. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja Saldos Telefónicos De Bancos Listado Saldos Telefónicos Este informe presenta un resumen del valor de los saldos telefónicos ingresado para cada uno de los bancos. Para generar este informe se debe seleccionar el rango de bancos y de fechas que se quieren consultar.

22 3.4. OTROS INGRESOS Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Flujo de Caja Registro Otros ingresos. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Otros Ingresos Entrada De Otros Ingresos A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de ingresos que no están contabilizados, pero que se deben tener en cuenta en la generación del flujo de caja para obtener información real sobre los recursos que recibirá la empresa en un periodo de tiempo determinado y es necesario ingresar los siguientes datos: Con.: En este campo se debe digitar el código del concepto de cobro o de ingresos que se creó en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono de búsqueda o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas

23 y con la tecla de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los conceptos. Fecha de Cobro: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará el cobro o se recibirá el ingreso. Cliente: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero de quien se recibirán los ingresos. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden llamar todos los terceros creados. Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar. Descripción del Cobro: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones para detallar el concepto de cobro. Esta descripción se podrá visualizar en el flujo de caja. Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de cobro escogido. Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de ingresos relacionados no se quieran tener en cuenta dentro del Flujo de Caja, en este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo. Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar toda la información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional para que queden grabados dentro del módulo de Tesorería. Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que permitirá crear conceptos fijos de ingresos, los cuales son recibidos por la empresa con determinada periodicidad.

24 Adicionalmente el sistema permite realizar la captura de cheques posfechados por cada concepto de ingreso y / o obligación a incluir en el Flujo de Caja. El sistema solicita los siguientes campos para diligenciar la información de las cheques posfechados: Banco: Banco del Cliente Número de cheque: Se puede digitar la parte literal (letras) del cheque Fecha: Fecha de canje del cheque Valor: Valor del cheque En caso de ser una programación automática de pagos se define por cada cuota, el cheque respectivo y su valor.

25 NOTA: La información de los cheques posfechados se ve reflejada en la pantalla de digitación de los ingresos y/o gastos, en los listados respectivos referentes a estas opciones y en el Flujo de Caja. RECUERDE. Estos conceptos de ingresos aparecerán en todos los informes de flujo de caja sin necesidad de volver a generarlos y se pueden eliminar cuando se desee OTRAS OBLIGACIONES Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Flujo de Caja Registro Otros Obligaciones. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja Otras Obligaciones Entrada De Otras Obligaciones A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de pago u otras obligaciones que no están causados en la contabilidad, pero que se deben tener en cuenta en la generación del Flujo de caja. para obtener información real sobre los recursos que debe comprometer la empresa en un periodo de tiempo determinado y será necesario ingresar los siguientes datos: Con.: En este campo se debe ingresar el código del concepto de pago que fue creado en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono de búsqueda

26 o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas y con la tecla de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los conceptos. Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará el pago de la obligación. Proveedor: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero a quien se le realizará el pago de la obligación. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden llamar los proveedores y demás terceros. Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar. Descripción Pago: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones para detallar el concepto de pago o la obligación contraída. Esta descripción se podrá visualizar en el momento de generar el flujo de caja. Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de pago escogido. Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de pago relacionados no se quieren tener en cuenta dentro del flujo de caja, en este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo. NOTA: Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar toda la información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional para que queden grabados dentro del módulo de Tesorería. Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que permitirá crear conceptos fijos de pagos u obligaciones, los cuales son efectuados por la empresa con determinada periodicidad.

27 Adicionalmente el sistema permite realizar la captura de cheques posfechados por cada concepto de ingreso y / o obligación a incluir en el Flujo de Caja. El sistema solicita los siguientes campos para diligenciar la información de las cheques posfechados: Banco: Banco del Cliente Número de cheque: Se puede digitar la parte literal (letras) del cheque Fecha: Fecha de canje del cheque Valor: Valor del cheque En caso de ser una programación automática de pagos se define por cada cuota, el cheque respectivo y su valor. NOTA: La información de los cheques posfechados se ve reflejada en la pantalla de digitación de los ingresos y/o gastos, en los listados respectivos referentes a estas opciones y en el Flujo de Caja.

28 3.6. FLUJO DE CAJA Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Flujo de Caja - Flujo de Caja Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja Listado Flujo De Caja Flujo de Caja Esta es la última opción que se debe ejecutar para que el programa genere el informe del Flujo de Caja. En el se mostrará toda la información del efectivo que recibirá y comprometerá la empresa en el periodo de tiempo seleccionado. Para generar este informe se debe digitar la siguiente información: Fecha a Usar: En esta opción el programa permite generar el informe con la fecha real de las transacciones o de la información ingresada en el programa, o con la fecha optimista o pesimista si así se requiere, de acuerdo al escenario que se quiera analizar y el que sea más apropiado para la empresa. A un Corte Específico: Si se marca esta opción el programa tomará como fecha inicial la de ingreso a SIIGO y se podrá digitar la fecha final que corresponde a la fecha hasta la que se quiere generar el informa de Flujo de Caja. Si no se marca esta opción el programa permitirá escoger un periodo o rango de fechas para la generación del informe: Fecha Inicial: Fecha desde la cual se desea generar el informe del Flujo de Caja. Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener el informe de Flujo de Caja.

29 Informe Detallado: Si se marca esta opción el programa mostrará el saldo inicial de las cajas y los bancos y un detalle de los movimientos que tuvieron durante el periodo de tiempo escogido y el saldo final. Así mismo muestra en forma detallada los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que se vencen en el rango de fechas escogido. Datos de bancos con saldo telefónico: Como se explicó anteriormente, en el módulo de Tesorería se pueden capturar saldos telefónicos de bancos los cuales pueden ser tenidos en cuenta en el Flujo de Caja, si se marca esta opción, de lo contrario el programa tomará el saldo registrado en SIIGO. Destacado: Si selecciona esta opción el informe imprimirá algunos textos con negrilla. Una vez se hayan ingresado todos los datos se generará el siguiente informe: 3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE VENCIMIENTO Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Informes y Consultas Flujo de Caja Comparativo Fechas de Recaudo. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja Listado Comparativo Fechas De Recaudo Vs. Fechas De Vencimiento Con este informe se puede efectuar un análisis del tiempo que tarda la empresa en efectuar el recaudo de cartera frente a la fecha de vencimiento del documento. Para la generación de este informe es necesario seleccionar la fecha la fecha real, optimista o pesimista y escoger el rango de fechas del periodo que se desea analizar.

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31 4. PROGRAMACION DE PAGOS Tiene como objetivo organizar, administrar y generar los pagos que deben realizarse a los proveedores en un periodo de tiempo determinado. Permite usar diferentes formas de organización del efectivo en la caja general y los bancos, de acuerdo a la disponibilidad con que cuente la empresa. Permite generar pagos electrónicos a los diferentes bancos con los cuales se pueden tener convenios para que ellos efectúen un abono a las cuentas de los proveedores y un retiro del efectivo a las cuentas bancarias de la empresa, de acuerdo a los valores definidos en la programación de pagos CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR A través de esta opción se pueden consultar y visualizar por pantalla los documentos por proveedor que están pendientes por pagar en un rango de fecha determinado. Para la generación de este informe se puede utilizar la fecha real, optimista o pesimista. Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Programación de Pagos - Consulta de Doc. Pendientes por Pagar. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación De Pagos Consulta de Documentos Pendientes Por Pagar

32 4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Programación de Pagos Informe de Doc. Pendientes por Pagar Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación De Pagos Impresión Documentos Pendientes De Pagos Al ingresar a esta opción se genera un informe impreso de los documentos que están pendientes por pagar en un rango de fecha determinado. Para generar este informe es necesario definir si se quiere obtener la información con fecha real, optimista o pesimista y se debe escoger el rango de fechas en el que se quieren ver el informe PROGRAMACION DE PAGOS Como su nombre lo indica, a través de esta opción se pueden generar diferentes programaciones de pagos con el fin de realizar una planeación adecuada del manejo de efectivo o recursos que comprometerá la empresa en el pago a sus proveedores. Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos -Programación de Pagos - Programación de Pagos Ruta Menú Tipo Explorador: RUTA: Tesorería Programación De Pagos Programación De Pagos Para realizar la programación es necesario ingresar la siguiente información.

33 Número de Programación: Las programaciones son los periodos de pago que maneja la empresa de acuerdo a las políticas internas. Se debe generar una programación por los pagos que se quieren efectuar. En este campo se debe digitar el número de la programación y se pueden definir hasta programaciones. Descripción: En este campo se debe digitar el nombre o descripción de la programación. Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que quedará registrado el pago de las facturas a proveedores. Corte con Fecha: Se debe seleccionar la opción de la fecha real, optimista o pesimista, de acuerdo a la forma como se quiera obtener el informe. Fecha Inicial: Fecha desde la cual se quieren tener en cuenta los documentos para efectuar la programación de pagos. Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener la generación de los pagos. Ordenado por: El informe permite seleccionar el orden; puede ser por fecha, cuenta, tercero, centro de costos cuenta, centro de costos tercero. Una vez dadas las condiciones de la programación, se podrán visualizar los diferentes pagos que se deben realizar.

34 Dando clic sobre este icono o doble clic sobre cualquiera de los documentos que se están visualizando el programa mostrará la siguiente pantalla: Esta opción permite generar la programación de pagos documento por documento y muestra información detallada del documento seleccionado y del proveedor. También permite digitar el valor a pagar, definir una observación que será tomada únicamente en los pagos electrónicos y seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja. Si se escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco.

35 Dando clic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla: A través de esta opción se puede generar la programación de pagos de forma general, es decir, que será para todos los documentos que se están visualizando en pantalla y por el valor correspondiente (o que tiene el documento en ese momento). Se podrá definir una observación que será tomada únicamente en los pagos electrónicos. Se debe seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja, si se escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco. Se implementó para cada detalle a programar el manejo de cuentas contables adicionales que permiten aplicar descuentos y / o cargos al valor programado. Es posible parametrizar hasta 5 cargos y 5 descuentos diferentes. Con base a la definición de cajas y bancos, el sistema calcula sobre el valor programado, las cifras correspondientes a los porcentajes indicados con anterioridad.

36 El valor calculado por el sistema puede ser modificado, o si es el correcto se valida con el ícono de grabar o F IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Programación de Pagos Informe Programación. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación De Pagos Impresión Programación De Pagos En este informe se pueden visualizar todos los documentos que fueron programados para pago, el nombre del proveedor, la forma de pago y el valor a pagar, y el valor de los descuentos y cargos adicionales. Para generar este informe únicamente se requiere digitar el número de la programación que se quiere obtener.

37 4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos Programación de Pagos Contabilización. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación De Pagos Contabilización De Pagos Una vez se han definido los pagos a realizar se pueden efectuar los registros contables correspondientes. Para realizar este proceso es necesario definir la siguiente información: Número de Programación: Se debe escoger el número de la programación que se quiere contabilizar. Con el icono de búsqueda se pueden consultar las programaciones existentes. Centro de Costo: Es un dato informativo y se puede seleccionar el centro de costo principal. Previamente se realiza la parametrización de los tipos de documentos con los cuales se realizarán los registros contables en las opciones: CAJAS Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Parámetros Flujo de Caja Cajas Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Parámetros Definición De Cajas BANCOS Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Parámetros - Flujo De Caja - Bancos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Flujo De Caja - Parámetros Definición De Bancos

38 De esta forma aplicar dichos documentos en el momento de contabilizar cada detalle para el caso en el que la agrupación se realice por el NIT del tercero y por tipo de documento. Igualmente al momento de contabilizar se mostrará una ventana la cual permite actualizar por cada banco la numeración de los cheques y del comprobante de egreso. De esta forma el sistema lleva un consecutivo automático, no solamente del comprobante de egreso, sino también del cheque. A través de este proceso el programa efectúa la contabilización de forma automática en el que se disminuye la cuenta de proveedores y disminuye la caja o los bancos dependiendo si el pago se efectuara en efectivo, cheque o medio electrónico INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Programación de Pagos Informe de Contabilización. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación De Pagos Informe de Contabilización de Pagos Este informe se genera con el fin de verificar la contabilización efectuada en la relación de los pagos generado a cada uno de los proveedores. Para obtenerlo es necesario digitar el número de la programación y el tipo de pago como efectivo, cheque, pago electrónico o todos.

39 4.7. PAGOS ELECTRONICOS Definición Del Archivo Para Pago Electrónico Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Parámetros - Programación de Pagos Definición archivo pago electrónico. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación De Pagos Pagos Electrónicos Definición Del Archivo Para Pago Electrónico Tiene como objetivo generar un archivo plano para el banco con la información del pago a proveedores a los cuales se les asignó la opción pago electrónico en la programación de pagos. El documento que contiene la información para el diseño del archivo plano debe ser solicitado al banco que presta el servicio de los pagos electrónicos. De acuerdo a la estructura del mismo, se deben diligenciar los siguientes campos:

40 Formato: Se debe asignar un código al archivo plano que se desea crear. Se pueden crear hasta 999 archivos planos. Relacionar con Bancos: Esta opción permite que el archivo plano de pago electrónico que se va a generar para un banco pueda ser utilizado para otros bancos siempre y cuando cumpla con las mismas especificaciones. Nombre del Archivo a Generar: Se debe indicar el nombre con el que se generará el archivo plano para el pago electrónico. Nombre Secundario: El diligenciamiento de este campo es opcional y se asigna un nombre en caso de que se requiera generar información adicional en el pago electrónico. Descripción: Se debe colocar una breve descripción sobre el formato que se va a definir. Es de carácter informativo Columna de: Corresponde a la posición inicial del campo que se va a definir. Columna a: Corresponde a la posición final del campo que se está parametrizando. Número de Registro: Este número de registro se debe asignar de acuerdo al instructivo que haya suministrado el banco para el diseño del archivo plano. En esta opción el programa presenta un rango de 1 a 5 y se debe escoger el que corresponda. Campo: Corresponde al código del campo que se debe definir en el archivo plano, de acuerdo al instructivo suministrado por el banco. Estos campos no están creados en SIIGO porque cada uno de los bancos maneja información diferente, por lo anterior será necesario crearlos dando clic sobre el icono El programa mostrará la siguiente pantalla para efectuar la creación de los campos.

41 Número Campo: En esta opción se debe asignar un código que identifique el campo. Este código es informativo y no aparecerá relacionado en el archivo plano. Descripción del Campo: Corresponde al nombre que se le va a asignar al campo. Tipo de Carácter: Se debe seleccionar si el campo es alfabético o alfanumérico. Formato: Esta opción únicamente aplica para la creación de la fecha y debe escoger el formato establecido en el instructivo del banco. Si el campo que se está definiendo no es de fecha se debe escoger la opción Nada. Longitud: Esta opción es de carácter informativo, ya que el programa toma la longitud real del los datos colocados en los campos Columna de y Columna a. Decimales: Si de acuerdo al instructivo suministrado por el banco se deben asignar decimales a los valores, se debe colocar el número de decimales, en caso contrario se debe dejar en ceros. Alineación: Se debe indicar la alineación de los campos: hacia la derecha o hacia la izquierda. Normalmente los campos numéricos se ubican hacia la derecha y los alfanuméricos hacia la izquierda, aunque pueden existir excepciones y en este caso se deben tener en cuenta las indicaciones del instructivo suministrado por el banco. Completar con Ceros: Los campos numéricos deben completarse con ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud del campo. Completar con Espacios: Los campos alfanuméricos deben completarse con espacios cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud del campo.

42 Campo SIIGO: Esta opción permite tomar información que se encuentra registrada en SIIGO y que se requiere para la definición del campo que se está parametrizando. Ej. Si el Nit de un proveedor ya está creado en SIIGO simplemente se debe ubicar el campo correspondiente utilizando el icono de búsqueda. Estos campos están creados y si se requieren deben ser solicitados a Informática y Gestión S.A. ya que no están incluidos dentro del software. Valor: Corresponde a datos numéricos que son fijos y que deben ir dentro del archivo de los medios magnéticos. Ej. El Nit de la empresa que genera los medios magnéticos. Equivalencia: Este campo es para buscar información que se encuentra registrada en SIIGO y que es equivalente a uno de los campos que se deben generar en el archivo plano. Ej. El banco solicita que si la cuenta del proveedor es de Ahorros marque 1 y si es corriente marque 2. Esta información se encuentra registrada en SIIGO a través de la creación de los bancos, pero aparece como A Ahorros y C Corriente. Con el icono de búsqueda se pueden buscar los campos de equivalencia. Una vez se ha escogido el campo el programa mostrará la siguiente pantalla para definir la equivalencia: Al utilizar equivalencia se debe tener encuentra como se representa en el software los campos ejemplo: Nit Cedula Numero único personal Cedula Extranjería Tarjeta Identidad Registro Civil N C U E T G

43 Pasaporte Tarjeta Extranjería Tipo Documento Extranjería P X D Para guardar la información, una vez se ha registrado la equivalencia, se puede con el icono Bandera o con la tecla de función F Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Programación de Pagos Lista Definición Archivo Pago Electrónico. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación de pagos -Pagos Electrónicos Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para el archivo del pago electrónico. Para obtenerlo se debe escoger el código del formato Pago Electrónico

44 Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos - Programación de Pagos Pago Electrónico. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Programación de pagos - Pagos Electrónicos Pago Electrónico En esta opción se genera el archivo plano para el banco de acuerdo a los parámetros y campos asignados en la definición del archivo. Para la generación del archivo se debe indicar el número de la programación y dar un clic sobre el botón Generación. El archivo queda ubicado en la carpeta SIIWINN donde NN es el número de la empresa en la que se está trabajando y se genera con el nombre asignado en la definición del pago electrónico. Una vez se ha generado el archivo plano el programa mostrará el siguiente mensaje informativo:

45 NOTA: Los Archivos Z57 y Z58 Contiene la información de la definición de los archivos planos para pagos electrónicos, estos los encontramos en la carpeta de SIIWINN (Donde NN es el numero de la empresa donde se esta trabajando) Z57 Definición de estructura Pago electrónico Z58 Tabla conceptos SIIGO De no presentar estas modificaciones es necesario actualizar los archivos Z022, J015, Z099T, J000, J015A, J015R, J018, J090, J091, J092, J075, J075C en Siigo Windows con extensiones gs y gnt.

46 5. CAJA MENOR Tiene como objeto administrar, organizar y controlar los diferentes fondos de caja menor que se manejan en la empresa DEFINICION DE CAJAS MENORES Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Parámetros Caja Menor - Definición De Caja Menor Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Definición De Cajas Menores Esta opción permite crear e identificar cada una de las cajas menores que se manejan dentro de la empresa, a través de los siguientes campos: Código: Código que se desee asignar a la caja menor, permite crear hasta 999 cajas menores. Descripción: Nombre o descripción de la caja menor. Responsable: No. de cédula de la persona que tiene a cargo la caja menor. Valor Base: Monto Asignado a la caja menor. Cuenta: Cuenta contable en la que se contabilizan todos los movimientos de la caja menor. Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al que pertenece la caja menor.

47 Alerta Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje mínimo que debe quedar en la caja para efectuar el reembolso. El programa automáticamente generará un aviso de alarma cuando se haya llegado a este porcentaje, en el momento de elaborar el recibo de caja menor. Alerta Días: En esta opción se generará una alerta cuando se cumpla el número de días para efectuar el reembolso de caja menor. Esta opción únicamente aplica si se efectúan los reembolsos de caja menor por el módulo de Tesorería. en el momento de elaborar el recibo de caja menor. Estado Caja: Activo indica que a la caja se le puede asignar cualquier movimiento e inactivo ocasionará lo contrario. IMPORTANTE: Después de crear la caja menor es necesario elaborar un documento tipo L, en el cual se realiza el registro de saldo del valor de la caja menor en débito De igual forma, se debe amarrar el número de la caja menor previamente creada en el módulo de Tesorería, el cual se puede buscar con

48 Y se cierra el documento haciendo un registro con la misma cuenta de caja menor en crédito: 5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Parámetros Caja Menor Definición de Comprobantes Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Definición De Comprobantes Recibos De Caja Menor En esta opción se deben parametrizar los recibos de caja menor que se requieren para el manejo y administración de las mismas.

49 Los recibos de caja menor serán documentos tipo X y será necesario definir la siguiente información: Comprobante: Número del comprobante que se utilizará para elaborar los recibos de caja menor. Se pueden definir hasta 999 tipos de comprobantes o recibos de caja menor. Descripción: Nombre o descripción del recibo de caja menor. Número Inicial: Corresponde al número desde el que se desean controlar los consecutivos de caja menor. Numeración Automática: Se marcará esta opción si se quiere que el sistema controle de forma automática los consecutivos del recibo que se esta definiendo. Comprobante Gasto (L): En este campo se debe digitar el documento tipo L (Otros) en el que se contabilizarán los gastos de caja menor. Comprobante Egreso (G): En este campo se debe indicar el Documento tipo G (Comprobante de Egreso) en el que se efectuarán las contabilizaciones de los reembolsos de caja menor. Página Completa: Para que en la impresión de los recibos de caja, el sistema permita hacerlo en hoja carta, caso contrario, media carta.

50 RECUERDE. Los documentos tipo L y G se deben definir por : Ruta Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros Definición de Documentos. Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad Definición de Documentos GASTOS DE CAJA MENOR Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Parámetros Caja Menor Definición de Conceptos de Gasto. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Definición Conceptos De Gasto Para Caja Menor A través de esta opción se deben crear los diferentes conceptos de gastos que se realizan por caja menor. Para ello es necesario definir la siguiente información: Código: Se debe asignar un código para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de gastos por caja menor. Descripción: Se debe asignar un nombre o descripción al concepto o gasto que se generará por caja menor. Cuenta: Corresponde al código de la cuenta contable en la que se efectuará la contabilización de los movimientos por este concepto. Naturaleza: Seleccionar si es débito o crédito.

51 Estado Concepto: Activo permite utilizar el concepto en la elaboración de los recibos de caja menor ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos Caja Menor Recibos de Caja Menor. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Elaboración De Recibos De Caja Menor A través de esta opción se efectuará la captura de los recibos de caja menor provisionales o definitivos: Comprobante X: En este campo se debe ingresar el número del comprobante definido para caja menor. Dando clic sobre el icono de búsqueda se pueden visualizar os recibos que han sido creados. Consecutivo: Se debe digitar el consecutivo que corresponde al recibo de caja menor o presionando Enter el programa lo traerá automáticamente. Nit: En este campo se debe ingresar el Nit del tercero a quien se le entrego el dinero de caja menor Después de ingresar el Nit el programa mostrará la siguiente pantalla para ingresar los conceptos por los que se generaron los gastos de caja menor utilizando los siguientes datos:

52 Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto del gasto que se está ejecutando. Con el icono de búsqueda se pueden visualizar los conceptos que han sido previamente creados. Descripción: En este campo se debe asignar la descripción o detalle del gasto que se está efectuando. Naturaleza: Indicar si el movimiento que se está efectuando es débito o crédito. Valor: Digitar el valor del gasto que se esta efectuando. Centro de Costo: Indicar el centro de costo que al que se le debe cargar el gasto de caja menor. El centro de costo lo solicita únicamente si la cuenta que esta relacionada con el concepto de caja menor que se esta registrando esta marcada como si centros del costo. El programa permite ingresar varios conceptos de caja menor por cada uno de los recibos que se elaboren los cuales se graban con el icono bandera. Una vez se han guardado los conceptos correspondientes al recibo de caja menor el programa habilita las siguientes opciones para indicar si el recibo es provisional, definitivo o se debe anular. Se debe escoger la opción pertinente. La opción de contabilizado únicamente la marcará cuando los gastos que se encuentren relacionados en el recibo de caja menor estén efectivamente contabilizados. Este proceso se describe más adelante.

53 Una vez se ha marcado alguna de estas opciones el programa mostrará el siguiente mensaje: Si esta seguro de que la información es correcta y desea guardar el documento debe seleccionar la opción SI. En este momento, el sistema permite realizar impresión o vista preliminar de los recibos de caja: La impresión la realiza en formato estándar:

54 Cuando los recibos de caja menor han sido guardados como provisionales y se desean dejar como definitivos es necesario ingresar por la opción de elaboración de recibos de caja menor, llamar el consecutivo del recibo, repasarlo y escoger la opción Definitivo. Cuando se ingresa por la opción de elaboración de recibos de caja menor y se llama un recibo que ya esta elaborado como provisional o definitivo con éste icono se pueden insertar mas registros. Cuando se esté elaborando un recibo de caja menor y el saldo sea inferior al porcentaje definido en la creación de la caja menor el programa mostrará el siguiente mensaje, pero permitirá la elaboración del recibo, siempre y cuando el valor no exceda el saldo existente en la caja INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Caja Menor Informe de Cuadre de Caja Menor.

55 Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Informe De Cuadre De Caja Menor Este informe permite efectuar una verificación detallada de los movimientos que se han efectuado en cada una de las cajas menores y es una herramienta para realizar los cuadres de caja menor. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Caja Menor Informe de Cuadre de Caja Menor Resumido. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Informe De Cuadre De Caja Menor Resumido Este informe permite hacer una revisión rápida del el estado en el que se encuentra la caja menor. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos.

56 5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Caja Menor Lista Movimiento De Caja Menor. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Lista Movimiento De Caja Menor Este informe sirve como auxiliar de caja menor y permite verificar el movimiento que se ha efectuado en un periodo de tiempo determinado. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Caja Menor Lista Movimiento De Caja Menor Resumido. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Lista Movimiento De Caja Menor Resumido Como su nombre lo indica, este informe muestra de forma resumida los movimientos efectuados en la caja menor en un periodo de tiempo determinado. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos.

57 5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos Caja Menor Contabilización Recibos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Contabilización Recibos De Caja Menor Esta opción permite generar la contabilización de los recibos de caja menor y si se desea también se puede generar automáticamente el reembolso de caja menor. Para ello será necesario ingresar la siguiente información: Caja: Corresponde al código de la caja menor a la que se realizarán las contabilizaciones. Con el icono de búsquedas se puede visualizar y seleccionar la caja correspondiente. Desde/Hasta: Se debe seleccionar el rango de fechas en los que se quieren hacer las contabilizaciones de los gastos de caja menor. Comprobante: Rango de tipos de comprobante X. Número desde / hasta: Rango de números de consecutivo que se desean contabilizar. Tipo de Contabilización:

58 o o o Reembolso: Si se escoge ésta opción, los gastos de caja menor quedarán registrados en un documento tipo G el cual fue seleccionado en la definición de los comprobantes o recibos de caja menor. Así mismo se generará el reembolso de caja menor. Gasto: En esta opción se contabilizarán únicamente los gastos de caja menor en un documento tipo L definido en la creación de los comprobantes de caja menor. Gasto y Reembolso: A través de esta opción se efectuarán las contabilizaciones de los gastos de caja menor en un documento tipo L y el reembolso en un documento tipo G. Una vez se ha ejecutado este proceso los recibos de caja menor no podrán ser modificados y en la elaboración de los mismos aparecerá marcada la opción de contabilizado. En la contabilización de recibos de caja menor, al seleccionar la opción REEMBOLSO, el sistema solicita el código del banco y el número del cheque con los cuales se realizará el valor crédito destinado a la caja menor, para registrarlo en el comprobante de egreso en forma automática: Adicionalmente en la contabilización de los gastos, el sistema permite hacerla de manera DETALLADA o CONSOLIDADA.

59 NOTA: Si al realizar un documento G desde el modulo de documentos se presenta el mensaje (El valor digitado esta superando la base permitida) se debe revisar el valor base creado en la definición de caja menor por la Ruta Tesorería - caja menor - definición de cajas menores y compararlo con la cifra digitada en el documento G, este no debe superar al monto establecido en la parametrización del recibo de caja menor 5.10 BORRADO EN BLOQUE Es posible realizar un borrado en bloque de los documentos tipo X no contabilizados, a través de esta opción: Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos Caja Menor Borrado en Bloque Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Borrado en Bloque Este proceso se realiza con el fin de reversar los registros generados en ellos.

60 Se indica cual de los documentos de comprobante se requiere borrar, haciendo doble clic sobre él: Luego se indica el rango de número de documentos que se desea borrar : Una vez indicado, el sistema genera el siguiente mensaje: Y finalmente genera el borrado en bloque de los documentos relacionados.

61 5.11 DESMARQUE DE DOCUMENTOS En el momento en el cual sea necesario reversar la contabilización de los documentos tipo X, y realizar modificaciones sobre ellos, se deben desmarcar a través de esta opción: Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Procesos Caja Menor Desmarque de Documentos Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Caja Menor Desmarque de Documentos El sistema borra el documento o documentos contable asociados (L) y desmarque los respectivos recibos de caja menor dejándolos como DEFINITIVOS para que puedan ser modificados y se puedan volver a contabilizar. Para esto es necesario, indica cuál es el tipo de comprobante que se requiere para esta operación: Una vez indicado, se registran el rango de consecutivo de documentos a desmarcar, y se hace un check sobre la casilla ESTA SEGURO:

62 El sistema genera un informe indicando los documentos que fueron desmarcados:

63 6. ASISTENTE DE CONCILIACION BANCARIA Tiene como objetivo la generación de un comparativo de las contabilizaciones que se han efectuado en las cuentas de bancos de la empresa contra los registros bancarios informados por los bancos a través del extracto DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Parámetros Conciliación Bancaria Definición archivo Conciliación Bancaria. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Asistente Conciliación Bancaria Definición Archivo Extracto Bancario. Esta opción permite definir la estructura del archivo plano del extracto bancario que generan cada uno de los bancos, para posteriormente incluir esta información en SIIGO. Para definir el archivo del extracto bancario correctamente es necesario que el banco suministre la información pertinente a cerca de la estructura del archivo plano. Una vez se tiene esta información es necesario ingresar los siguientes datos. Banco: Se debe digitar el código del banco del cual se va a definir el extracto. Camino y Nombre del Archivo a Leer: Con el icono de los puntos se puede buscar la RUTA en la que se encuentra el archivo plano del extracto bancario.

64 Columna de: Corresponde a la posición inicial en la que se encuentra el campo que se va a definir. Columna a: Corresponde a la posición final en del campo que se está parametrizando. Campos: Se debe seleccionar el tipo de campo de acuerdo a la estructura del archivo plano del extracto bancario. o Valor: Se debe escoger esta opción para el campo que corresponde al valor de la transacción. Cuando se marca este campo el programa habilita otra opción para indicar si este campo maneja decimales. o Fecha: Se selecciona esta opción cuando el campo que se está definiendo corresponde a la fecha de la transacción. Posteriormente el programa habilita el campo que está frente a la opción de fecha para seleccionar el tipo de formato que contiene el archivo plano del extracto. o Equivalencia: Se marcará esta opción cuando el campo del extracto bancario que se está definiendo tenga un documento equivalente en Siigo. Si es una consignación o depósito, el documento equivalente en Siigo será un documento tipo L Otros y si es un cheque será un documento tipo G Comprobantes de egreso. Una vez se marca la opción de equivalencia el programa habilita el campo que está frente a la opción, para determinar si el campo en el archivo plano es numérico o alfanumérico. Dando chic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla en la que se debe definir la equivalencia.

65 Equivalencia: Corresponde al código asignado por el banco para identificar esta transacción. Este código aparece relacionado en el extracto bancario. Descripción: Nombre que se quiere dar a la equivalencia para su identificación en Siigo. Documento Siigo: Se debe escoger el tipo de documento de Siigo que es equivalente a la transacción que aparece en el extracto o o Observación: Se marca esta opción cuando se está definiendo el campo que corresponde a la observación de la transacción. No aplica: Se marca esta opción cuando dentro del archivo plano del extracto se encuentra un campo que no es de valor, fecha, equivalencia u observación. En este caso de deben diligenciar los campos Columna de y Columna a, pero se marcará la opción no aplica LISTADO DEFINICION EXTRACTO BANCARIO Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Parámetros Conciliación Bancaria Listado Definición Extracto Bancario. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Asistente Conciliación Bancaria Listado Definición Extracto Bancario A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para el extracto bancario. Para obtenerlo se debe escoger el código del banco.

66 6.3. INCORPORACION EXTRACTO BANCARIO Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Procesos Conciliación Bancaria Incorporar Extracto Bancario. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Asistente De Conciliación Bancaria Incorporación Extracto Bancario A través de esta opción el programa permite incorporar a Siigo la información del extracto bancario. Para ello es necesario escoger el código del banco y dar clic sobre el botón Incorporación.

67 Una vez se ha incorporado la información el programa mostrará el siguiente mensaje: 6.4. CONCILIACION BANCARIA Ruta Menú Nuevo: Gestion de Tesorería Informes y Consultas Conciliación Bancaria Conciliación Bancaria. Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Asistente Conciliación Bancaria Asistente Conciliación Bancaria Este informe presenta la conciliación de cada una de las partidas del extracto bancario y los registros contables efectuados en la cuenta del banco. Para obtener este informe se debe escoger el código del banco a conciliar y el rango de fechas objeto de la conciliación. Este informe tiene como objetivo presentar los documentos incorporados por extracto bancario y relacionarlos con los documentos registrados en Siigo, esto lo realiza por medio de las equivalencias de documentos parametrizados a los conceptos equivalentes del extracto.

68 PROCESO PARA GENERACION DEL INFORME Para obtener la información usada para el informe se debe hacer lo siguiente: 1. Verificación de Extracto Vs. Movimiento y/ o Verificación del Movimiento vs. Extracto. 1. Obtener la información de la tabla Extracto Bancario correspondiente a los conceptos y documentos equivalentes incorporados teniendo en cuenta el rango de fecha solicitado en la interfase. 2. Por cada documento se debe buscar en el movimiento contable el siguiente a. El Tipo y Comprobante del incorporado por el extracto bancario b. Que corresponda a la misma fecha del incorporado por el extracto bancario c. Que corresponda al mismo valor del incorporado por el extracto bancario 3. Si se encuentra un documento que cumpla estas características se debe imprimir la información siguiente FECHA Fecha del documento incorporado del extracto

69 CONCEPTO Código enviado e incorporado del extracto. OBSERVACION Observación enviada e incorporado del extracto. VALOR Valor enviado e incorporado del extracto. DOCUMENTO Tipo, Comprobante, número y secuencia del documento encontrado y que corresponde al incorporado del extracto FECHA Fecha del documento contable. VALOR Valor del documento contable. DESCRIPCION Descripción del movimiento del documento contable. 4. Si no se encuentra se debe imprimir la información siguiente FECHA Fecha del documento incorporado del extracto CONCEPTO Código enviado e incorporado del extracto. OBSERVACION Observación enviada e incorporado del extracto. VALOR Valor enviado e incorporado del extracto. DOCUMENTO Tipo, Comprobante FECHA En Blanco VALOR En Blanco DESCRIPCION ** PARTIDA NO CONSOLIDADA ** 5. Se repite el proceso hasta evaluar todos los documentos incorporados por el extracto

70 7. UTILITARIOS En esta opción se ejecutará un proceso para asignar fechas optimistas y pesimistas a los documentos en los que se afectaron las cuentas de clientes y proveedores. Estas fechas serán asignadas de forma general y se debe ingresar la siguiente información: 7.1. ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y PESIMISTA AL MOVIMIENTO Ruta Menú Nuevo: Gestión de Tesorería Parámetros Programación de Pagos - Asignación de fechas a movimiento Ruta Menú Tipo Explorador: Tesorería Utilitarios Asigna Fecha Optimista Y Pesimista Al Movimiento Esta opción permite asignar una fecha optimista y pesimista a los documentos que ya se han elaborado y en los que se efectuó una contabilización a las cuentas de proveedores y clientes. Para ejecutar este proceso se debe digitar la siguiente información: Cuenta: Se debe digitar la cuenta de clientes o proveedores para que el programa haga la lectura de los documentos en las que se afectaron contablemente estas cuentas y les asigne la fecha optimista y pesimista. Días Optimista/Días Pesimista: Número de días que se van a tomar para la asignación de fechas optimistas y pesimistas. Una vez se ha marcado la opción Esta seguro el programa ejecutará el siguiente proceso, en que asigna fechas optimistas y pesimistas al movimiento que se ha efectuado a cada uno de los terceros.

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