5.3. ANTICIPOS DE CAJA FIJA.

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1 5.3. ANTICIPOS DE CAJA FIJA. 1. INTRODUCCIÓN. El tratamiento contable de los anticipos de caja fija cambia sustancialmente con el nuevo sistema contable, configurándose ahora como fondos públicos y deben formar parte integrante de la tesorería de la Entidad hasta que el habilitado o cajero pague a los acreedores finales. La nueva instrucción de contabilidad los define como las provisiones de fondos de carácter no presupuestario y permanente que, para las atenciones corrientes de carácter periódico o repetitivo, tales como dietas, gastos de locomoción, material de oficina o inventariable, conservación y otros de similares características, se realicen a pagadurías, cajas y habilitaciones para al atención inmediata y posterior aplicación de los gastos al Presupuesto del año en que se realicen. Se ha desarrollado un módulo específico para la gestión y contabilización de los anticipos de caja fija. Las operaciones contables podrán ser consultadas en función de su naturaleza, desde la opción de consultas de las distintas áreas del presupuesto (Gastos / Extrapresupuestarios). 97

2 2. PROCESO: 1.- Definición del anticipo. 2.- Fases en la gestión, control y contabilización (Operaciones de Anticipos): Provisión inicial de fondos Pago a los acreedores finales Justificación Reposición de fondos DEFINICIÓN DEL ANTICIPO. Para definir el anticipo seleccionaremos la opción de definición de anticipos dentro del módulo de Anticipos de caja fija. Accederemos a esta pantalla. El número del anticipo, será el identificador para realizar el seguimiento del mismo, podrá ser un número secuencial que le asigne el ayuntamiento, o cualquier otro número de tres cifras que tenga un significado para el ayuntamiento. El concepto Extrapresupuestario a través del que vamos a contabilizar el anticipo tiene que estar asociado a la cuenta 5581, (en el modelo Simplificado a la cuenta 558), si no tenemos un concepto asociado a dicha cuenta debemos crearlo, al igual que un ordinal para anticipos asociado a la cuenta 5741 o 5751, (en el modelo Simplificado a la cuenta 574 o 575). La Cuenta Restringida del anticipo previamente deberá crearse desde la opción de Ordinales de Tesorería, seleccionando el tipo de ordinal Caja Restringida o Cuenta restringida. 98

3 Se pueden, previo aviso mediante un mensaje, crear varios ordinales de anticipos asociados a las mismas cuentas y, las cuentas de los ordinales de anticipos pueden asociarse tanto a cuentas 574 como FASES EN LA GESTIÓN, CONTROL Y CONTABILIZACIÓN: Se realizarán desde la opción de menú de anticipos de caja fija / operaciones de Anticipos Provisión inicial de fondos. Según la nueva instrucción, la provisión inicial de fondos se registrará como un movimiento interno de tesorería (desde la tesorería operativa de la entidad a la tesorería restringida de pagos), cargando la cuenta 5751 Cuentas restringidas de anticipos de caja fija, o 5741 Caja fija, con abono a la cuenta 571 Bancos e instituciones de crédito. Cuentas operativas o 570 Caja operativa. Operativamente: Desde la opción Operaciones del Anticipo, indicaremos: - Número de anticipo sobre el que vamos a realizar la operación, - Operación provisión inicial - Importe de la provisión. - Fecha. - Tercero (habilitado). - Ordinal de tesorería del ayuntamiento donde se cargará el importe ( del que se paga la provisión, es decir, tesorería operativa de la entidad, ordinal del que sacamos crédito para pasarlo posteriormente al ordinal de pagos restringidos). Y seleccionamos el botón de confirmar, lo que genera el asiento contable del movimiento interno de tesorería, lo que nos asegura con un mensaje de operación de provisión de fondos realizada. Igualmente se actuará si se pretende ampliar o modificar el importe del anticipo. 99

4 Pago a los acreedores finales. Los pagos que el cajero realice a los acreedores finales se registrarán cuando se produzcan o cuando determine la entidad local, siempre antes de la elaboración de la correspondiente cuenta justificativa. El registro se efectuará cargando la cuenta 5581 Provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación, con abono a la cuenta 5751 Cuentas restringidas de anticipos de caja fija o 5741 Caja fija. Operativamente: Desde la opción Operaciones del Anticipo, indicaremos:.- Número de anticipo sobre el que vamos a realizar la operación,.- Operación pago a los acreedores.- Importe del pago realizado: será el importe líquido de la factura..- Tercero, el proveedor final Y seleccionamos el botón de confirmar, lo que genera el asiento contable, lo que nos asegura con un mensaje de operación de pagos a acreedores realizada. Para el caso de pagos con IVA, en el campo importe introduciremos el total de la factura, la base más la cuota, es decir, el importe total. En la parte inferior de la pantalla podemos observar la situación del Anticipo, los campos se irán actualizando a medida que realicemos operaciones con ese anticipo, es decir, al realizar la operación de Provisión Inicial actualiza el campo de provisión inicial, etc. 100

5 Justificación. La aprobación de la cuenta justificativa producirá la imputación económica y presupuestaria de los gastos en ella incluidos y la reposición de los fondos al cajero. La imputación económica se registrará, generalmente, cargando la cuenta representativa del gasto económico y abonando la cuenta 5581 Provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación. La imputación presupuestaria se registrará cargando la cuenta 5585 Libramientos para provisiones de fondos, con abono a la cuenta 400 Acreedores por obligaciones reconocidas. Presupuesto de gastos corriente. Para poder recoger estos movimientos se han creado dos nuevas operaciones de gastos: (JACF) JUSTIFICACION ANTICIPO DE CAJA FIJA (DISPONIBLE) (JACF) JUSTIFICACION ANTICIPO DE CAJA FIJA (RETENIDO) Realizamos estas operaciones desde el menú de Gastos / Ejercicio Corriente, con una particularidad, en la pestaña de pago esta activado el tipo de Anticipo de caja fija y donde debemos seleccionar el anticipo obligatoriamente para que esa imputación económica se registre presupuestariamente. Cuando la justificación sea de un pago a acreedores con IVA, operaremos introduciendo el IVA en su campo correspondiente aplicándole el tipo que corresponda. Selección de Anticipo a justificar Esta operación actualiza el importe en el campo Importe Justificado. 101

6 Reposición de fondos La reposición de fondos se registrará cargando la cuenta 400 Acreedores por obligaciones reconocidas Presupuesto de gastos corriente con abono a la cuenta 571 Bancos e instituciones de crédito. Cuentas operativas o 570 Caja operativa y cargando la cuenta 5751 Cuentas restringidas de anticipos de caja fija o 5741 Caja fija, con abono a la cuenta 5585 Libramientos para provisiones de fondos. Para la reposición de fondos se ha creado otra operación: RACF REPOSICION DE FONDOS (ANTICIPO DE CAJA FIJA) Dicha operación obliga a recuperar otra operación que es la JACF. Realizamos estas operaciones desde el menú de Gastos / Ejercicio Corriente Cancelación del Anticipo. Como consecuencia de la cancelación del anticipo de caja fija, el cajero deberá reintegrar los fondos en su poder por razón del anticipo y presentar la oportuna cuenta justificativa. El reintegro de fondos por el cajero se registrará cargando la cuenta 571 Bancos e instituciones de crédito. Cuentas operativas o 570 Caja operativa, con abono a la cuenta Cuentas restringidas de anticipos de caja fija o Caja Fija. Para el reintegro por cancelación del Anticipo se ha creado otra operación: CACF CANCELACION (ANTICIPO DE CAJA FIJA) Dicha operación obliga a recuperar otra operación que es la JACF. Para cancelar definitivamente el anticipo además de realizar la referida operación será preciso que desde el módulo de Operaciones de Anticipo, se ejecute la opción de cancelación. 102

7 2.3. CONSULTAS. Para realizar cualquier consulta sobre el estado y situación de cada anticipo, podemos hacerlo desde la consulta de anticipos Veamos un pequeño esquema de la relación entre estas operaciones: Provisión inicial Movimiento Interno de Tesorería Ampliación Movimiento Interno de Tesorería Pago Acreedores Pago Extrapresupuestario (K) Cancelación Movimiento Interno de Tesorería Podemos ver estos movimientos tanto desde la consulta de operaciones de Extrapresupuestarios como desde la consulta de situación de concepto. 103

8 Las operaciones que se generan con imputación presupuestaria las podemos consultar desde la consulta de anticipos COMPROBACIONES. Una vez cancelado el anticipo podemos realizar las siguientes comprobaciones: Desde la opción de menú Contabilidad Financiera / Consultas de libro mayor de cuentas o grupos, podemos consultar la cuenta que lleva asociada el ordinal restringido, dicha cuenta debe estar saldada, el total Debe y el total Haber deben coincidir. Balance de Sumas y Saldos, desde Contabilidad Financiera / Balance de Sumas y Saldos, la cuenta asociada al ordinal también debe de tener saldo cero. Acta de Arqueo, el importe de cobros del ordinal de Anticipos debe coincidir con el debe de la cuenta asociada y el importe de pagos con el haber de la misma. Situación del anticipo, el pendiente de justificar deber ser cero, si no es así, en el listado de pendientes de pago aparecerán las justificaciones como pendientes de pago. 104

9 2.5. ESQUEMA RESUMEN. PROVISIÓN INICIAL MODIFICACIONES PAGO A ACREEDORES JUSTIFICACIÓN JACF REPOSICIÓN RACF CANCELACIÓN RACF CANCELACIÓN RACF 105

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