Sub Sistema Contabilidad Financiera

Transcripción

1 CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO AL USUARIO. Sub Sistema Contabilidad Financiera Datos Generales: Número de horas: Pre Requisito: Carácter: Obligatorio

2 Introducción El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitación necesaria a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema PROYECTO RORAIMA. En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los procesos que conforman a cada Sub Sistema a fin de cumplir con los objetivos establecidos. Descripción General En primer lugar definiremos a PROYECTO RORAIMA como: Sistema de Información Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa, Financiera y Recursos Humanos de Empresas, Institutos de Educación y Entes Autónomos del Estado PROYECTO RORAIMA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de Datos que integren procedimientos administrativos, manuales y automatizados, para asegurar, un flujo de información adecuado, actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de la organización con el fin de mejorar la gestión administrativa, financiera y no financiera de Institutos o Entes Autónomos Está compuesto por los siguientes Sub Sistemas:

3 Sub-Sistema de Contabilidad Financiera. El Sub-sistema de Contabilidad Financiera es el corazón del Sistema conjuntamente con Presupuesto. Tiene como función procesar tanto las transacciones del Tesoro como las referentes a los bienes, derechos y obligaciones de una Institución en particular, tal como lo establece su Publicación o Gaceta respectiva. Este módulo mantiene la base de datos que servirá de referencia y control a todas las aplicaciones del PROYECTO RORAIMA. El procesamiento de estos datos es en línea, lo que permite la actualización y consulta inmediata de los archivos, de esta manera, el Sub-sistema integral genera información para ejercer el control efectivo y real de la situación contable, vital para cualquier toma de decisiones. En sí se busca recoger en un idioma uniforme las transacciones administrativas y financieras que realiza día a día una organización o institución apoyándose en las cuentas contables, para generar información necesaria para la toma de decisiones y medición de resultados de gestión. Estas cuentas contables deben estructurarse y elaborarse, siguiendo normas además de las de los principios generalmente aceptados, por normas del estado como lo es el plan de cuentas patrimoniales de la contabilidad pública, emitido por la Oficina de Contabilidad Pública (ONCOP) a través del programa de modernización de la administración financiera del estado, dependiente del Ministerio de Finanzas.

4 Procesos del Sub - sistema

5 Descripción de Procesos 1. Definiciones Específicas de la Institución: Tabla: CONTABA CONTABA1 Esta pantalla tiene dos funciones al momento de realizar el Registro: Definir el formato/estructura de la cuenta contable, donde como mínimo se debe definir el exigido por la ley (ONCOP). Es de aclarar que este al igual que todos los códigos que se estructuren en el Sistema son parametrizables. Definir el inicio y cierre del ejercicio fiscal, con sus 12 periodos. Es practica común que en las instituciones del estado los ejercicios sean igual que los años calendarios pero de todas maneras esto también es parametrizable.

6 2. Catálogo de Cuentas: Tabla: CONTABB CONTABB1 En este proceso se crean todas y cada unas de cuentas contables, respetando la estructura lógica, que hemos denominado teoría de la escalera donde no podemos crear cuentas de movimientos sin crear su respectiva cuenta totalizadora y decretarla como tal, para esto se hacen ejemplos de la teoría de la escalera y conversamos acerca de la relación de las cuentas padres y sus hijos. Una vez explicado esto entramos en materia con este módulo. Al Registrar una Cuenta Contable tomemos en cuenta que: El código obedece a la estructura lógica de la cuenta, y hay que crear cuantas cuentas como niveles sean necesarios para poder llegar a la cuenta de movimiento.

7 La descripción es el nombre que se le asigna a la cuenta contable según el criterio del contador, apoyado en el plan único de cuentas o plan de cuentas contables. La cuenta será cargable si y solo si esta sujeta a recibir asientos o registros contables directamente en ella, si por el contrario es una cuenta totalizadora, deberá ser registrada como no cargable. El tipo de saldo resume la naturaleza de la cuenta si es deudora o acreedora, independientemente de que ya se haya parametrizado los grupos de cuentas contables. En este módulo también se muestra a niveles de saldos los movimientos de las cuentas, resume por periodos los respectivos movimientos deudores y acreedores de cada una de las cuentas así como también muestra el saldo del periodo y el saldo acumulado. Vale la pena destacar que los saldos acreedores serán mostrados con un signo negativo. En este módulo se puede aperturar cuentas en cualquier momento siempre y cuando se respete la teoría de la escalera. Para Modificar una cuenta contable debemos tener en cuenta que solo se podrá modificar los saldos iniciales de las mismas mientras la etapa de definición esté abierta y sean cuentas de último nivel. Para modificar una cuenta contable debemos: Seleccionar del catálogo (foto) la cuenta contable a modificar. Ingresar nuevo Monto Actual Realizar click en (foto) para guardar la nueva información

8 Para Eliminar una cuenta contable debe igualmente estar la etapa de definición abierta y ser una cuenta de último nivel, además dicha cuenta no debe estar asociada a ningún movimiento contable. Para eliminarla: Seleccionar del catalogo la cuenta a eliminar Pulsar (foto) El sistema seguidamente mostraŕa un mensaje de confirmación Confirmar que se desea eliminar cuenta 3. Tipos de Cuentas:

9 Tabla: CONTABA CONTABA1 Este proceso se encarga de definir los dígitos por los cuales comenzaran los grupos de cuentas contables, esto con el fin de parametrizar las operaciones aritméticas que elabora el Sistema, por lo que hay que hablar de las naturalezas de las cuentas: Las cuentas Deudoras son las que aumentan al registrarles asientos por el debe. Las Cuentas Acreedoras aumentan al registrarles asientos por el haber. Dicho proceso tiene una sola función importantísima, definir la cuenta contable donde se registrará el resultado corriente del ejercicio actual así como el resultado de ejercicios de años anteriores, esta definición es vital para la elaboración correcta de los estados financieros. También es importante tener en cuenta la ecuación patrimonial ampliada: activo=pasivo+capital+ingresos-gastos

10 4. Comprobantes Contables: Tabla: CONTABC CONTABC1 Desde este módulo se elaboran todos los comprobantes contables que no se generan automáticamente desde los otros módulos, y es aquí también donde se revisan y editan (de ser necesarios) todos los comprobantes contables que muestran información de la empresa. Para Registrar un comprobante que no se ha generado desde otro Sub - sistema: Ingresar el Número de Comprobante Ingresar la Fecha en la que se está generando el comprobante Ingresar la Descripción que haga referencia al comprobante. Generar los asientos, los cuales son movimientos del comprobante donde se detalla la afectación contable Una vez registrado el comprobante, éste se coloca en estatus DIFERIDO Para Modificar un Comprobante, éste debe estar en estatus DIFERIDO, si está en dicho estatus: Seleccionamos del catálogo el Número de Comprobante a modificar Verificamos el Comprobante y realizamos la modificación determinada Realizamos click en (foto) para guardar la modificación Una vez guardados los cambios consultamos nuevamente el Comprobante anteriormente modificado y se podrá observar los cambios realizados y que el estatus del comprobante ha cambiado a ACTUALIZADO y ahora los estados financieros si están afectados por los movimientos contentivos de estos comprobantes. Si al momento de consultar y verificar un Comprobante no es necesario realizar alguna modificación se realiza click en (foto) para que dicho comprobante igualmente cambie el estatus a ACTUALIZADO. estatus del comprobante será DIFERIDO cuando se genere o se elabore, en este estatus no afecta los estados financieros; ACTUALIZADO significa que el comprobante ha sido revisado, ahora los estados financieros si

11 Para Eliminar un comprobante desde el presente Sub sistema es importante destacar que solo se eliminará lógicamente al cambiar al estatus ANULADO. Al eliminar un comprobante se verifica: Si un Comprobante está en estatus DIFERIDO: Realizar click en (foto) El sistema verifica si se desea eliminar el comprobante Al confirmar la eliminación, automáticamente el comprobante cambia a estatus ANULADO Para eliminarlo físicamente se debe realizar a través del módulo Eliminar Comprobantes Anulados Si un comprobante se encuentra en estatus ACTUALIZADO: Realizar click en (foto) El sistema verifica si se desea eliminar y reversar el comprobante

12 Al confirmar la eliminación, automáticamente el comprobante cambia a estatus REVERSADO Seguidamente se realiza click nuevamente en (foto) El sistema verifica si se desea eliminar el comprobante Al confirmar la eliminación automáticamente el comprobante cambia a estatus de ANULADO Al encontrarse en estatus ANULADO ya se puede proceder a eliminar el comprobante físicamente en el Sub sistema Eliminar Comprobantes Anulados REVERSO DIFERIDO ACTUALIZADO ANULADO ELIMINAR 5. Actualizar Comprobantes: Tabla: CONTABAC CONTABC1 Tiene como función actualizar los comprobantes de manera rápida y expedita, seleccionando los comprobantes diferidos que se desean actualizar y hacerlo en lotes, la ventaja es que el proceso es un poco mas rápido pero existe la posibilidad de que se actualice algún comprobante si haber sido revisado.

13 6. Cierre de Período: Tabla: CONTABA1 Una vez cerrado el período ya no se podrá generar ni actualizar comprobantes contables en la fecha de un periodo determinado, esto con el fin de preservar la información que ya ha sido revisada y garantizar la calidad de la misma.

14 7. Cierre del Ejercicio: En este proceso se genera el asiento de cierre del ejercicio, se deben tener todos los periodos cerrados y comprobantes actualizados para poder proceder a realizar el Cierre del Ejercicio. Reportes: 1. Catalogo de cuentas: Muestra códigos, descripción, naturaleza, y cargable o no de las cuentas contables. 2. Diario de comprobantes: Muestra en un reporte los distintos comprobantes según el criterio de selección. 3. Resumen de comprobantes: Muestra fecha, tipo, descripción, estatus y monto de los comprobantes según el criterio de selección. 4. Resumen de diario: Muestra código, descripción, saldo anterior, movimiento deudor, movimiento acreedor, saldo actualizado de cada una de las cuentas contables. 5. Balance de comprobación: Muestra código, descripción, saldo anterior, movimiento deudor, movimiento acreedor, saldo actualizado de cada una de las cuentas contables mostrado como estado financiero con un gran total de los movimientos deudores y acreedores donde podremos evidenciar el cuadre de la contabilidad haciendo uso de la teoría contable de la partida doble.

15 6. Balance General: Muestra las cuentas reales y sus saldos actuales en forma de balance haciendo el uso de la ecuación patrimonial para el cuadre de la contabilidad. 7. Estado de resultado: Muestra las cuentas nominales y sus saldos para representar según la ecuación patrimonial si hubo utilidad o no. 8. Comprobante individual: Muestra el detalle de cada comprobante contable por pagina separado según el criterio de selección. Mantenimiento 1. Eliminar Comprobantes Anulados: Proceso en el que se eliminan todos aquellos comprobantes que se encuentran solo en estatus de Anulados, para ello solo se deben seleccionar dichos comprobantes anulados que se desean eliminar. 2. Cerrar Etapa de Definición: Tabla: CONTABA Este proceso es utilizado para no alterar los saldos iniciales de las cuentas contables, es necesario para poder generar o elaborar los comprobantes contables, una vez cerrada la etapa de definición los saldos no podrán ser modificados.

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