Bóveda Fiscal Integradora Guía de Usuario

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1 Bóveda Fiscal Integradora Guía de Usuario

2 Índice Usuarios...4 Roles...4 Permisos...5 Actores...5 Historial de Actividades...5 Log del Sistema...6 Panel de Control de Documentos...6 Historial de Actividades...7 Reporte Genérico de Documentos...7 Reporte Genérico de Documentos No Identificados...8 Periodos...8 Carga Masiva de Proveedores...8 Carga Manual de CFDI...9 Reporte de Documentos con Error...9 Validaciones:...10 Reporte de Documentos Proveedor...10 Centinela de Importación de Documentos...10 Demonio de Validación...11 Demonio de Notificaciones...11 Cliente FTP...11 Carga Catalogo SAT...11 Generar Catalogo...12 Balanzas...13 Reporte de Póliza...13

3 Qué es la Bóveda Fiscal Integradora? La Bóveda Fiscal Integradora (BFI) es un repositorio y monitor de procesamiento de documentos electrónicos. Contiene un módulo adicional para manejo de Comprobantes Fiscales Digitales del gobierno mexicano. Sistema contable con matriz de conversión. Recepción y emisión de documentos. Ilustración 1: Página de Inicio

4 Usuarios En la Bóveda Fiscal Integradora es requerido ingresar con un usuario dado de alta previamente en el sistema. Con este usuario se podrá realizar diferentes actividades en el portal. Ilustración 2: Icono Usuarios Los usuarios contienen un nombre y el RFC de la empresa a la que representa. Roles Los roles existen para cada uno de los usuarios, cada uno de ellos pertenece a un tipo de rol para diferenciar la clase de usuarios. En la Bóveda Fiscal Integradora soporta estos tipos de usuarios. Ilustración 3: Icono de Roles Se puede crear roles a los existentes para asignar otras tareas o agregarles otras que no tenga. Ejemplo: Administrador Usuario proveedor

5 Usuario interno Permisos A los permisos se le asignan las actividades a los roles registrados, de la misma manera modificar los roles creados por un usuario. Ilustración 4: Icono de Permisos Actores Los actores es la relación que existe entre las tareas asignadas y los usuarios registrados para que tengan una actividad en el portal. Ilustración 5: Icono de Actores Historial de Actividades La tarea Historial de actividades nos permitirá revisar toda actividad realizada por cada usuario, esta comprende desde que el usuario inicia la sesión hasta que la finaliza.

6 No todos los usuarios tienen esta tarea habilitada. Por lo general la tienen asignada los usuarios con el rol de Auditor. Ilustración 6: Icono de Actividades Log del Sistema La tarea de Log del sistema nos permite visualizar toda actividad en el sistema desde su arranque, inicio de procesos en segundo plano, errores en tiempo de ejecución, actividades de usuarios. Ilustración 7: Icono de Log Panel de Control de Documentos La Bóveda Fiscal Integradora nos facilita la búsqueda de los documentos que se hayan cargado de manera correcta o con error. Muestra una gráfica con los detalles de los documentos emitidos y recibidos. Ilustración 8: Icono de Panel de Control de documentos

7 Historial de Actividades La tarea de Historial de Actividades nos permite revisar todo el registro de actividades de los usuarios, estos registros van desde que usuario Inicio sesión, realizo consultas de usuarios, documentos, si elimino alguna empresa, consulto un documento en específico, su IP, etc. Ilustración 9: Icono Historial de actividades Reporte Genérico de Documentos El reporte genérico de Documentos es un reporte de todos los documentos que se encuentran guardados en la base de datos de la Bóveda Fiscal Integradora, en el cual se detallan todos los documentos, desde el nombre del documento, tipo de documento, RFC de la empresa, fecha y hora de creación y total del documento. Ilustración 10: Icono de Documentos Reporte Genérico de Documentos No Identificados Cuando un documento no es aceptado por el portal es enviado a un espacio de trabajo llamado

8 Documentos No Identificados. Estos documentos no aparecen en el reporte de documentos debido a que no cumplen con las reglas de aceptación de documentos. Ilustración 11: Icono de Documentos no identificados Periodos Para un mejor control de la información la Bóveda Fiscal Integradora se divide en periodos. Cada periodo contiene la información anual, con esto aseguramos que no tenga extraviada la información y que de igual forma se pueden crear respaldos constantes. El portal permite crear un nuevos periodos, abrirlos y cerrar los mismos. Ilustración 12: Icono de Periodos Carga Masiva de Proveedores El portal tiene la capacidad de cargar a múltiples proveedores desde un mismo archivo de texto. Estos archivos deben contener una estructura apropiada para su carga. Ilustración 13: Icono Carga Masiva de Proveedores

9 Carga Manual de CFDI Una de las actividades que realiza el proveedor es cargar manualmente sus CFDI desde el portal. Cada uno de los CFDI son en formato XML y contienen una estructura basada en los requisitos del SAT. Ilustración 14: Icono Carga manual de CFDI Actualmente se contemplan otros formatos para la carga tales como: Electronic Data Interchange (EDI). Reporte de Documentos con Error En ocasiones erróneamente se llega a subir documentos incorrectos, sea cual sea la causa. Los documentos no identificados se encarga de mostrar los documentos que por alguna razón no se cargaron correctamente mostrando un detalle especifico. Ilustración 15: Icono Documentos no identificados Validaciones: Validación aritmética Validación contra XSD

10 Validación de certificado Reporte de Documentos Proveedor El reporte de documentos Proveedor es un reporte de todos los documentos que ha subido el proveedor. Ilustración 16: Icono Importar Documento Proveedor Centinela de Importación de Documentos Cuando se tiene que cargar de manera automática un determinado numero de documentos se tiene la función de un Centinela que es un programa que revisa constantemente una carpeta, de tal forma que si encuentra un archivo XML lo toma y lo incorpora al proceso de validación de manera automática. Demonio de Validación Dentro de la Bóveda Fiscal Integradora contiene un proceso de validación que revisa los archivos marcados como pendientes y los manda al proceso de validación de documentos recibidos.

11 Demonio de Notificaciones El proceso de Notificaciones es un programa que toma los archivos que se han recibido y manda un mensaje al correo que tenga configurado el usuario, para notificar de la recepción exitosa de su documento en el proceso de validación, a su vez toma aquellos documentos que el proceso de validación ya haya cambiado su estatus a Valido o Invalido, notifica del resultado de la validación. Cliente FTP El módulo de Cliente FTP que incorpora la Bóveda Fiscal Integradora permite la descarga de archivos desde servidores FTP así como la carga de respuesta para los mismos. Ilustración 17: Icono Nodos FTP Carga Catalogo SAT Esta opción nos permitirá cargar el catalogo que el SAT coloca dentro del Anexo 24 para la contabilidad electrónica, dentro de este catálogo se encontrara el código agrupador, descripción, y nivel de las cuentas que el SAT requiere. Este catálogo puede cambiar cada que se publique una nueva versión del anexo 24, y es necesario actualizarlo dentro del portal. El tipo de archivo que se podrá subir es un txt separado por pipes [ ]. Ilustración 18: Icono Cargar Catalogo SAT

12 Generar Catalogo En caso de ser necesario el cliente puede crear su propio catalogo con sus propias reglas. En ese apartado se pueden subir catálogos por mes y año permitiendo un control sobre los mismos. Ilustración 19: Icono Generar Catalogo Acciones Generar Catalogo: Detalles del catalogo: Muestra el contenido del catalogo. Usar como plantilla: Se utilizara el catalogo como predeterminado. Generar XML de catalogo: Descarga el catalogo en formato XML Cargar acuse: Cargar un archivo XML Balanzas La balanza es una lista de todos los saldos, deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad. En la Bóveda Fiscal Integradora se podrán cargar diversas balanzas y realizar las operaciones requeridas por el usuario. Ilustración 20: Icono Balanzas

13 Acciones de las Balanzas Detalle de la balanza: Se describe el contenido de la balanza. Archivos de balanzas: Muestra como esta conformado la balanza. Cargar acuse: Opción de cargar acuse. Descargar zip: Descargar una balanza en XML comprimido en un zip. Balanzas complementarias: Se carga una balanza en txt separado por pipes [ ]. Simulador de balanzas. Reporte de Póliza La Bóveda Fiscal Integradora tiene la capacidad de cargar múltiples pólizas divido por mes y año. Ilustración 21: Icono Reporte de Pólizas Acciones con Pólizas: Borrar póliza: Antes debe de tener un estatus de revisión. Aprobar póliza: Debe de estar completa y se pueden tener varias aprobadas. Descargar en zip: Se descarga en formato zip con todas las pólizas correspondientes al mes. Detalle de la póliza: Se muestra el detalle de la póliza, transacción y comprobante.

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