EDC Invoice V6. Guía de Migración a la versión 6. Diciembre 2010

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2 Contenido Contenido... 2 Consideraciones... 3 Previo... 3 Requerimientos Técnicos... 3 Restauración del sistema... 4 Respaldo de la Información... 4 Desinstalación del complemento... 5 Instalación de la versión Configuración de la aplicación... 6 Configuración de la Base de datos... 7 Pruebas... 7 Anexo... 9 Restauración del Sistema... 9 Reporte Mensual Rango Series Mensual Página 2 de 21

3 Consideraciones Se deben de tener en cuenta las siguientes consideraciones antes de empezar a realizar la migración a la versión Si se cuenta con una versión de EDC Invoice (1.1X o 1.2X), este proceso deberá de ser realizado por medio de un ejecutivo de migración de Levicom. 2. Si actualmente tu aplicación trabaja con Access y se requiere el cambio a SQL, este proceso deberá de ser realizado por medio de un ejecutivo de migración de Levicom. 3. Si se cuenta con una versión 1.3X o superior la migración se puede hacer por sus propios medios o por un ejecutivo de migración de Levicom. Revisiones Previas Antes de iniciar la instalación o actualización de la versión 6 del EDC Invoice se deben de tener en cuenta los siguientes conceptos Que el equipo donde se estará instalando la versión cumpla con todos los requerimientos (físicos) solicitados. Que el equipo cuente con todas las actualizaciones necesarias, que se encuentre actualizado (parches de seguridad), Windows Update debe de marcar que no se tienen descargas pendientes. Se debe de tener instalados las siguientes versiones del Net Framework (1.1, 2.0 y 3.5) Requerimientos Técnicos Para la migración de cualquiera de las versión de la aplicación a la versión 6 se deben de revisar que se cumplan con los requerimientos técnicos mínimos establecidos dependiendo de la siguiente regla Quien asigna los Folios (la aplicación EDC Invoice o el sistema administrativo ERP). a) Si el folio fiscal lo asigna EDC Invoice: Cuando el proceso de generación de CFDs es de modo manual, es decir cuando las facturas se generan desde la aplicación o cuando el sistema interno ERP genera un archivo plano sin el folio fiscal para ser consumido por EDC Invoice para construir el CFD, es importante que el equipo donde se instalará la aplicación cumpla con los siguientes requerimientos técnicos para el buen desempeño de la aplicación: Windows 2000, XP o 2003 server. Memoria en RAM de 1 GB Disco Duro 1 GB Libre NET Framework 1.1, 2.0 y 3.5 Conexión a internet Servicio SMTP para notificaciones por correo (opcional- puede usar nuestro servicio de SMTP) Página 3 de 21

4 b) Si el folio fiscal lo asigna el ERP: Cuando el proceso de generación de CFDs es en modo automático, y el archivo plano generado por el ERP ya contiene el folio fiscal, es importante que cumpla con los siguientes requerimientos técnicos para el buen desempeño de la aplicación: Windows 2000, XP o 2003 server. Memoria en RAM de 1 GB Disco Duro 30 GB Libres IIS 6.0 ó 7.0 (viene en el Windows XP professional) NET Framework 1.1, 2.0 y 3.5 SQL 2000 o superior Conexión a internet Servicio SMTP para notificaciones por correo **Para resguardar información se recomienda hacerlo en un medio alterno Nota: La instalación del SQL debe de ser completa, con una autentificación mixta y de tener SQL 2000 o presentar la base de datos en otro equipo se debe de contar con el complemento Native Client en el equipo donde radicará la aplicación. 4. Se debe de revisar que la Configuración regional y de idioma del equipo donde se está instalando la versión, todas las opciones deben de estar con Español México. Opciones Regionales Idiomas Opciones Avanzadas Restauración del sistema Se recomiendo generar un punto de restauración del sistema en caso de que el equipo de cliente presente algún inconveniente durante la instalación o migración a la versión 6, por parches de seguridad o el sistema operativo (ver Anexo) Respaldo de la Información La información a respaldar de la carpeta de la aplicación con la que cuenta el cliente, es la siguiente: Respaldo de información (Requerida todas las versiones) Carpeta del Perfil del usuario (tiene el nombre del usuario con el que se ingresa a la aplicación) en caso de contar con ella. Archivos para la generación de la impresión de los comprobantes, en el caso de contar con un PDF general modificado, un avanzado o un especial. o Facturas.rpt, NCargo.rpt, NCredito.rpt (Retail) o FacturasAseg.rpt, NCargoAseg.rpt, NCreditoAseg.rpt (Aseguradora) Archivo Cadcre.cfg. Plantilla (archivo con extensión *.Ptl y *Pll ) en caso de contar con ellos Página 4 de 21

5 BD Access DataV1.mdb Archivo SQLconfig.cfg (en caso de contar con una versión 3 en adelante) Respaldo de información (Opcional a partir de la versión 3) Archivos Moneda.cfg Impuestos.cfg translevo.cfg Copias.txt Impresoras.txt StartAuto.txt Nota: En caso de requerirlo se puede hacer el respaldo de toda la carpeta de la versión EDCInvoice V X. En la versión del cliente se deben de revisar y tomar nota de la siguiente información Modo de generación de CFD.- Manual o automático. Usuarios.- Identificar el o los usuarios que se encuentran habilitados en la aplicación. Series.- Series que se encuentran registradas y definir cuáles son las que se encuentran activas (en la opción Administrador de Series y Folios ). Folios.- Rango de folios que se tienen en la aplicación y definir cuáles se encuentran disponibles tomando en cuenta el último folio utilizado o asignado de cada rango (en la opción Visualizador de Series y Folios ). Desinstalación del complemento Una vez realizado el respaldo y tomando nota de las indicaciones anteriores se debe de realizar la desinstalación del complemento versión del cliente. Se debe de desinstalar el siguiente programa desde el panel de control, en la opción Agregar o Quitar programas. 1. LevicomEdcInvoiceSetupArtifacts (a partir de la versión 4.9) Instalación de la versión 6 Se contará con 2 tipos de instaladores (Completo y Versión), se instalarán dependiendo de si se cuenta con una versión o si es un equipo limpio (sin versión previa) Instalador completo (Se instalará si el equipo no contiene una version previa) o Complemento de Access o Instalador de EDC Invoice V6 o Instalador de Xfile Página 5 de 21

6 o o Instalador de SDK de XML LevicomEdcInvoiceSetupArtifacts Instalador de la versión (se instalará si ya se cuenta con una version previa) o LevicomEdcInvoiceSetupArtifacts o Actualizador a la version 6 Configuración de la aplicación Nota: De estar utilizando la base anterior los puntos 4 y 5, solo se deben de revisar ya que la configuración se tiene. 1. Determinar con qué tipo de base de datos se estará usando la aplicación (SQL o Access) para definir la configuración del archivo SQLconfig.cfg en base al manual de configuración, de haber tenido una versión 3 en adelante solo se debe de sustituir con el archivo que fue respaldado. 2. Colocar la información respaldada del cliente (versión anterior) en la carpeta de la aplicación EDC Invoice V6. 3. Se debe de realizar la configuración del esquema con el que el cliente estará trabajando (por medio de un PACFD o por sus propios medios) desde del archivo Proxy.cfg ubicado en la carpeta de la aplicación, esta configuración se debe de realizar de la siguiente manera Para configurar el esquema de generación por medio de un proveedor autorizado (PACFD), se debe de colocar 1 en el primer y tercero campo del archivo para quedar de la siguiente manera 1 1 Para configurar el esquema de generación por sus propios medios, se debe de colocar 0 en el primer y tercero campo del archivo quedando de la siguiente manera: Realizar las siguientes configuraciones (Requeridas) a. Usuario para el ingreso a la aplicación (en este punto se deben de configurará los certificados y llaves que se tiene en producción) de usar la misma base de la versión anterior se debe de ingresar con el usuario que se configuro b. Cliente Levicom c. Administración de Series y folios (Series de Producción y de Test) 5. Revisar los siguientes configuraciones a. Requerida i. Tipo de Factura Página 6 de 21

7 b. Opcionales ii. Certificado de Prueba (Modo Manual o Automático) iii. Archivo Plano (Modo Manual (importación de archivo), Modo Automático) a. Modo Manual y Automático i. Directorio ii. Aplicar Redondeo a Cantidades iii. Calculo de Descuento en Cascada b. Modo Automático iv. Configuración de Alertas v. Cancela Erróneo vi. Selección Automática de Impresora vii. Control de Copias viii. Rutas especiales ix. Backup Configuración de la Base de datos 1. Si se cuenta con una versión 1.3X a la 2.14, se debe de colocar la base de datos (DataV1) del respaldo en la nueva carpeta de la aplicación (EDC Invoice V6). 2. Se debe de entrar a la aplicación EDCInvoiceV6.exe, con el usuario configurado (la aplicación hará los ajustes necesarios a la base de datos). 3. Se debe de cerrar la aplicación e ingresar a la base de datos (DataV1) a. Se debe de importar a Excel la tabla de ReporteMensual con el mismo nombre (ver anexo) b. Se debe de establecer el ultimo folio asignado por Serie o Rango de folios (ver anexo) 4. Se debe de guardar los cambios y cerrar la base Pruebas Se deben de realizar las siguientes pruebas para corroborar que la migración de la versión es correcta. Se deben de ver todos los registros que se tienen en el reporte mensual por ambiente, Emisor y fecha de generación del comprobante. Página 7 de 21

8 Debe de generar una impresión de un comprobante generado con la versión anterior De contar con el registro en el directorio se deben de poder visualizar. Se debe de generar una prueba de un comprobante en el modo de generación (Manual o Automático) en el que el cliente este trabajando, la misma se debe de ver publicada en el monitor de emisor del cliente en un tiempo no más a 10 min. Página 8 de 21

9 Anexo Restauración del Sistema En este apartado se describe cómo utilizar la herramienta Restaurar sistema para devolver el equipo a un estado anterior. La herramienta Restaurar sistema toma "instantáneas" de los archivos críticos del sistema y de algunos archivos de programa, almacenando esta información como puntos de restauración. Si el equipo no está funcionando correctamente, puede usar estos puntos de restauración para devolver su sistema operativo a un estado anterior, cuando el equipo estaba funcionando correctamente. También puede cambiar los scripts, archivos por lotes y otros tipos de archivos ejecutables en el equipo. Nota: El estaurar sistema no afecta a archivos personales como, por ejemplo, correo electrónico, documentos o fotos. Sólo puede restaurar archivos que haya eliminado si ha realizado copias de seguridad de esos archivos. Para acceder a la herramienta de Restaurar sistema debemos hacer clic en Inicio -> Programas -> Accesorios -> Herramientas del sistema -> Restaurar sistema. Se mostrará la siguiente pantalla Una vez en ella debemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opcion Crear punto de restauración, dar clic en Siguiente. 2. En la opcion "Crear un punto de restauración", se debe de nombrar el punto de restauración para futuras referencias, una vez nombrado dar clic en Crear. Página 9 de 21

10 3. Se mostrará la siguiente pantalla para indicar la generación del punto de restauración, dar clic en Inicio, se mostrará la pantalla principal. Fin de la generación del punto de restauración. Página 10 de 21

11 Reporte Mensual 1. Ingresar a la carpeta de la aplicación EDC Invoice V6, identifica e ingresa a la base de datos DataV1. 2. En la base seleccionar la tabla ReporteMensual Página 11 de 21

12 3. En el menú Datos externos selecciona la opción Exportación a una hoja de cálculo la información a Excel. 4. Se mostrará el asistente de exportación, en el se debe de indicar la ruta y el formato del archivo donde se estará colocando la información. Nombre de archivo.- se debe de indicar la ruta donde se depositará el archivo con la información exportada Formato.- se debe de indicar cual debe de ser la ext. del archivo (se debe de colocar como Libro de Excel Y se deben de habilitar las siguientes opciones Exportar datos con formato y diseño Abrir el archivo destino al finalizar la operación Página 12 de 21

13 5. En la siguiente pantalla se debe de dar clic en Cerrar 6. Al terminar la exportación se abrirá el archivo con la información de la base Página 13 de 21

14 En este archivo se debe de ubicar las siguientes columnas Tipo Envió.- se debe de indicar el ambiente en que se generaron cada uno de los comprobantes mediante los siguientes parámetros. T.- Para indicar que el comprobantes se genere en ambiente de Pruebas P.- Para indicar que los comprobantes se generaron en ambiente de Producción RFC_Emsior.- se debe de indicar el RFC del usuario con el que se generaron cada unos de los comprobantes SuperUsuario.- Se debe de indicar el nombre del usuario con el que se ingreso a la aplicación y se generaron cada uno de los comprobantes. Una vez ingresada esta información por cada uno de los comprobantes se debe de guardar con el nombre ReporteMensual Página 14 de 21

15 7. Se debe de ingresar a la base de datos DataV1, y seleccionar en el menú Datos externos la opción importar de Excel. Página 15 de 21

16 En el asistente que se despliega se debe de indicar la ruta donde se tiene guardado el archivo ReporteMensual y habilitar la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla, dar clic en Siguiente. En la siguiente pantalla se debe de habilitar la opción Primer fila contiene encabezados de columna, dar clic en Siguiente. Página 16 de 21

17 En la siguiente pantalla no se deben de hacer ningún cambio, dar clic en Siguiente. En esta pantalla se debe de seleccionar la opción Sin clave principal, dar clic en Siguiente. Página 17 de 21

18 En esta pantalla se debe de ver que en el texto en la opción Importar tabla sea ReporteMensual, dar clic en finalizar. Se mostrará el siguiente mensaje, dar clic en la opción Si y en la pantalla Cerrar. Página 18 de 21

19 Se debe de abrir la base y revisar que en la tabla ReporteMensual" la información este como en el archivo que se edito Página 19 de 21

20 Rango Series Mensual 1. Se debe de ingresar a la base de datos y seleccionar la tabla RangoSeries. 2. En ella se debe de identificar la columna UltimoFolio, en ella se debe de colocar el último folio asignado por cada una de las Series o Rango de folios que se tenga en cada ambiente. Página 20 de 21

21 3. Una vez indicado el último folio por Serie o rango de ellas se debe de guardar los cambios en la base y cerrarla, con esto se determinará el próximo folio que se debe de asignar. Página 21 de 21