Índice HERRAMIENTA DE COMPRAS Instalación de la aplicación: Uso de la Aplicación Visor de Transacciones: Ingreso al Sistema...

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2 Índice Contenido HERRAMIENTA DE COMPRAS... 4 Instalación de la aplicación:... 4 Uso de la Aplicación Visor de Transacciones:... 8 Ingreso al Sistema... 8 Configuración de Permisos... 8 Menú Principal Módulo de Modificador de compras y retenciones Modificar Compras Buscar Proveedor Seleccionar un Proveedor Consulta Compra Proveedor Modificar de Retenciones de IVA Buscar Proveedor... Seleccionar un Proveedor Consulta Retencion de IVA Proveedor Modificar de Retenciones de ISRL Buscar Proveedor Seleccionar un Proveedor Consulta Consulta de ISRL Proveedor Modulo de Unificador de Retenciones Retenciones de IVA Cambiar el Correlativo... 21

3 Buscar Proveedor Seleccionar un Proveedor Consulta Retencion de IVA Proveedor Retenciones de ISRL Buscar Proveedor Seleccionar un Proveedor Consulta Retencion de ISRL Proveedor Modulo de Creación de XML y TXT de retenciones Retenciones de IVA Filtro Sucursal Consulta Retencion de IVA Retenciones de ISRL Filtro Sucursal Agregar Nómina Consulta Retencion de IVA Proceso para Desinstalar la Aplicación... 37

4 HERRAMIENTA DE COMPRAS Es un conjunto de aplicaciones necesarias para todo el proceso de elaboración de Libro de Ventas, Retención de IVA, Retención de ISLR. Permite la modificación de fecha de compras y anulación de estos documentos, unificación de Retenciones de IVA (con su Nota de Crédito), Retención de ISLR (con información de Nómina), elaboración de archivos electrónicos de Retención IVA (TXT) e Retención de ISLR (XML). Instalación de la aplicación: Descargar la aplicación del siguiente link: Se ejecuta el archivo descargado y muestra la siguiente imagen. Hacer clic en el botón siguiente. 4

5 En esta sección se va a seleccionar la ruta donde se va a guardar la instalación de la aplicación. NOTA: si se tiene una sola partición del disco duro se deja la ruta por defecto, si posee 2 particiones, se recomienda colocarla en la segunda partición y quedaría de la siguiente manera D:\saint\saintsoporte\. Adicionalmente tienen que seleccionar la opción de Para todos los usuarios para que cualquier usuario ingrese al sistema pueda usar la aplicación. Se presiona el botón de Siguiente y muestra la ventana de Confirmación. 5

6 Hacer clic en el botón de Siguiente e inicia la instalación de la aplicación, una vez que finaliza de instalar muestra la siguiente ventana que indica Instalación Completada. Hacer clic en el botón de Cerrar. Al ejecutar la aplicación por primera vez les muestra un mensaje de error de Conexión donde indica que no se estableció conexión con la base de datos. Al seleccionar el botón de Aceptar, muestra una ventana de configuración. 6

7 En la ventana de Conexión se llena la información correcta para conectarse con la base de datos SQL Server, se realiza de la siguiente manera: o 1. Seleccione o escriba un nombre de servidor: Aquí se va a colocar el nombre del servidor en donde se encuentra la base de datos creada, ejemplo: PRUEBA-PC\MSSQL. o 2. Escriba la información para iniciar sesión en el servidor: aquí se va a seleccionar la opción de Usar un nombre de usuario y una contraseña específicos, se colocan los datos validos, luego se selecciona el check de Permitir guardar contraseña. o 3. Seleccione la base de datos del servidor: aquí se selecciona el nombre de la base de datos al cual se va a utilizar en la aplicación. o Se selecciona el botón de Probar conexión para verificar que la configuración se realizó exitosamente. 7

8 Uso de la Aplicación Visor de Transacciones: Ingreso al Sistema Configuración de Permisos Para realizar la configuración de los permisos de los usuarios se coloca el usuario y contraseña del administrador, al colocar los datos le va a mostrar el la opción de configuración. Se selecciona la opción de Configuración y muestra la siguiente ventana. 8

9 En el campo código, se va a colocar el código del usuario registrado, al presionar la tecla Enter, en el campo Descripción muestra la información del código relacionado. Luego en Permisos se selecciona los check de la función que va a tener el usuario y se selecciona el botón de Guardar y muestra el siguiente mensaje. El permiso Modificar Correlativos RET solo se le asigna al administrador de la aplicación ya que esta permisología permite modificar los correlativos de retenciones tanto de IVA como de ISLR y la misma solo se utiliza una sola vez cuando se está instalando la aplicación. Para agregar un nuevo usuario, este debe estar creado en Saint, luego ingresar con el administrador y seleccionar las permisologías que va a tener el usuario registrado. Para acceder a la aplicación debe de ejecutar la aplicación y en el login coloca el usuario y la contraseña y se presiona el botón de Aceptar. 9

10 En el campo de Código del usuario se coloca el código del usuario registrado en sistema. En el campo Clave de acceso se coloca la clave del usuario que va acceder a la aplicación. Menú Principal El menú principal cuenta con los siguientes 3 módulos: Modificador de Compras y retenciones. Unificador de retenciones. Creación de XML y TXT de retenciones. 10

11 Módulo de Modificador de compras y retenciones Este modulo permite modificar las compras (Numero de Control, Tipo de Operación, Fecha de Factura de Compra) o anular las compras y las retenciones, si se desea anular una compra tiene que realizarse un proceso de devolución de compras (el mismo no debe contener, devoluciones parciales, notas de créditos asociadas ni pagos parciales). Modificar Compras Buscar Proveedor Para buscar a un Proveedor se presiona el botón F1 y muestra la siguiente pantalla. En el campo de Buscar se puede realizar la búsqueda mediante el Código, Descripción o RIF: o Búsqueda realizada por Código. 11

12 o Búsqueda realizada por Descripción. o Búsqueda realizada por RIF. Seleccionar un Proveedor Al buscar el proveedor y si se desea seleccionarlo, se debe hacer doble clic en la descripción del proveedor y lo muestra de la siguiente manera. 12

13 Datos del Proveedor consultado Consulta Compra Proveedor Una vez que se realiza la búsqueda del proveedor, ahora se realiza la búsqueda de las facturas asociadas a ese proveedor, para eso se selecciona un rango de una fecha en especifico al que se quiere realizar la consulta, el rango de fecha tiene que ser del mismo mes y luego se le da al botón de Aceptar. Detalle de la Compra Compra Consultada En la imagen anterior muestra la compra consultado y en el panel derecho muestra el detalle de la compra En el campo Número asociado al número de control impreso en el documento de compra. 13

14 En la Fecha de Posteo es la fecha en que se guarda la transacción al momento de ser cargada en el sistema (la misma no puede ser modificada). En la Fecha Fac. Compra se puede modificar colocando la fecha que tiene el documento de compra impresa. En la F. de Vencimiento se puede modificar, va asociada a la fecha de vencimiento de la factura de compra cuando se carga en el sistema En el campo Número de control se puede modificar, va asociado al número de control impreso en el documento de compra. En el campo Nro. de Reverso se alimenta del Nº de devolución efectuado en el sistema administrativo, el mismo es requerido para poder realizar la anulación de la compra. En el campo Operación se puede modificar si la opción esta activan dentro del sistema y se utiliza la misma. En el check de Libro de IVA se destilda o tilda para que la transacción aparezca o no en el Libro de Compas IVA (Requiere de un Formato especial). El botón de Anular este botón permite anular la compra siempre y cuando exista una devolución de la compra (el mismo no debe contener, devoluciones parciales, notas de créditos asociadas ni pagos parciales). El botón de Aceptar se utiliza para guardar los cambios realizados a la compra. El botón de Cancelar se utiliza para cancelar los cambios realizados a la compra. 14

15 Modificar de Retenciones de IVA Buscar Proveedor Para buscar a un Proveedor se presiona el botón F1 y muestra la siguiente pantalla. En el campo de Buscar se puede realizar la búsqueda mediante el Código, Descripción o RIF: o Búsqueda realizada por Código. 15

16 o Búsqueda realizada por Descripción. o Búsqueda realizada por RIF. Seleccionar un Proveedor Al buscar el proveedor y si se desea seleccionarlo, se debe hacer doble clic en la descripción del proveedor y lo muestra de la siguiente manera. Datos del Proveedor consultado Consulta Retencion de IVA Proveedor Una vez que se realiza la búsqueda del proveedor, ahora se realiza la búsqueda de las facturas asociadas a ese proveedor, para eso se selecciona 16

17 un rango de una fecha en especifico al que se quiere realizar la consulta, el rango de fecha tiene que ser del mismo mes y luego se le da al botón de Aceptar. Detalle de la Retención de IVA Retención IVA Consultada En la imagen anterior muestra la compra consultado y en el panel derecho muestra el detalle de la compra En la Fecha de Posteo es la fecha en que se desea guardar la transacción que falta por procesar. En el campo Operación se selecciona a que sucursal se le aplica la retención del IVA. El botón de Aceptar se utiliza para guardar los cambios realizados a las retenciones de IVA. El botón de Cancelar se utiliza para cancelar los cambios realizados a las retenciones de IVA. Modificar de Retenciones de ISRL 17

18 Buscar Proveedor Para buscar a un Proveedor se presiona el botón F1 y muestra la siguiente pantalla. En el campo de Buscar se puede realizar la búsqueda mediante el Código, Descripción o RIF: o Búsqueda realizada por Código. o Búsqueda realizada por Descripción. 18

19 o Búsqueda realizada por RIF. Seleccionar un Proveedor Al buscar el proveedor y si se desea seleccionarlo, se debe hacer doble clic en la descripción del proveedor y lo muestra de la siguiente manera. Datos del Proveedor consultado Consulta Consulta de ISRL Proveedor Una vez que se realiza la búsqueda del proveedor, ahora se realiza la búsqueda de las facturas asociadas a ese proveedor, para eso se selecciona un rango de una fecha en especifico al que se quiere realizar la consulta, el 19

20 rango de fecha tiene que ser del mismo mes y luego se le da al botón de Aceptar. Detalle de la Retención de ISRL Retención de ISRL Consultada En la imagen anterior muestra la compra consultado y en el panel derecho muestra el detalle de la compra En la Fecha de Posteo es la fecha en que se desea guardar la transacción que falta por procesar. En el campo Operación se selecciona a que empresa se le aplica la retención del ISRL. El botón de Anular no se permite anular las retenciones de ISRL. El botón de Aceptar se utiliza para guardar los cambios realizados a las retenciones de ISRL. El botón de Cancelar se utiliza para cancelar los cambios realizados a las retenciones de ISRL. 20

21 Modulo de Unificador de Retenciones Este modulo permite procesar las retenciones de IVA y las retenciones de ISRL. Retenciones de IVA En la Fecha Desde Hasta es el filtro que se utiliza para ver las operaciones, este filtro es usado en un periodo quincenal para las retenciones de IVA y ménsula para las retenciones de ISLR, en el caso de que se realice un cierre de mes tardío (después de la fecha final de mes) se debe colocar en la Fecha Hasta el ultimo día que se realizó la transacción. Ejem En la Fecha de Posteo es la fecha en que se desea guardar las transacciones procesadas. Cambiar el Correlativo Para cambiar el correlativo se debe de hacer doble clic en el campo Próximo Nº y se edita el número de correlativo, esto se realiza la primera vez que se configura la aplicación y solo lo puede realizar el que tenga permisología para modificar los correlativos. 21

22 Nro. Correlativo Existen 2 formas de procesar las retenciones, una por proveedor si es necesario entregar una retención antes de la finalización del periodo normal o al final del periodo se realiza una impresión completa de las retenciones. Para el primer caso el proceso es el siguiente: Buscar Proveedor Para buscar a un Proveedor se presiona el botón F1 y muestra la siguiente pantalla. En el campo de Buscar se puede realizar la búsqueda mediante el Código, Descripción o RIF: o Búsqueda realizada por Código. 22

23 o Búsqueda realizada por Descripción. o Búsqueda realizada por RIF. Seleccionar un Proveedor Al buscar el proveedor y si se desea seleccionarlo, se debe hacer doble clic en la descripción del proveedor y lo muestra de la siguiente manera. 23

24 Datos del Proveedor Consulta Retencion de IVA Proveedor Para realizar la consulta de la Retención de IVA del Proveedor consultado se hace clic en el botón de Ver. 24

25 Retención IVA Consultada Proveedor Columna Retención muestra o las siglas N/A cuando no tiene código asociado de retención o el código de la retención asociada al proveedor después de procesada las retenciones. Columna Código muestra el Código o RIF del proveedor. Columna Descripción muestra la descripción del proveedor. Columna Nro. muestra la cantidad de facturas cargadas del proveedor en ese periodo. Columna Base es el monto total de la factura. 25

26 Columna Monto muestra el monto de la retención según el monto total de la factura. Para procesar las retenciones del IVA se hace clic en el botón de Procesar. Para procesar las retenciones de todos los proveedores se tilda ver, para llamar las transacciones luego se le da procesar y las mismas se imprimen siguiendo la explicación anterior Retenciones de ISRL En la Fecha Desde Hasta es el filtro que se utiliza para ver las operaciones, este filtro es usado en un periodo mensual, en el caso de que se realice un cierre de mes tardío (después de la fecha final de mes) se debe colocar en la Fecha Hasta el último día que se realizó la transacción. 26

27 En la Fecha de Posteo es la fecha en que se desea guardar la transacción que falta por procesar. Existen 2 formas de procesar las retenciones, una por proveedor si es necesario entregar una retención antes de la finalización del periodo normal o al final del periodo se realiza una impresión completa de las retenciones. Para el primer caso el proceso es el siguiente: Buscar Proveedor Para buscar a un Proveedor se presiona el botón F1 y muestra la siguiente pantalla. En el campo de Buscar se puede realizar la búsqueda mediante el Código, Descripción o RIF: o Búsqueda realizada por Código. o Búsqueda realizada por Descripción. 27

28 o Búsqueda realizada por RIF. Seleccionar un Proveedor Al buscar el proveedor y si se desea seleccionarlo, se debe hacer doble clic en la descripción del proveedor y lo muestra de la siguiente manera. Datos del Proveedor 28

29 Consulta Retencion de ISRL Proveedor Para realizar la consulta de la Retención de ISRL del Proveedor consultado se hace clic en el botón de Ver. Retención ISRL Consultada Proveedor Columna Retención muestra o las siglas N/A cuando no tiene código asociado de retención o el código de la retención asociada al proveedor después de procesada las retenciones. Columna Código muestra el Código o RIF del proveedor. Columna Descripción muestra la descripción del proveedor. Columna Nro. muestra la cantidad de facturas cargadas del proveedor en ese periodo. Columna Base es el monto total de la factura. Columna Monto muestra el monto de la retención según el monto total de la factura. Para procesar las retenciones del IVA se hace clic en el botón de Procesar. Para procesar las retenciones de todos los proveedores se tilda ver, para llamar las transacciones luego se le da procesar y las mismas se imprimen siguiendo la explicación anterior 29

30 Modulo de Creación de XML y TXT de retenciones. Retenciones de IVA La Fecha Desde Hasta es el filtro que se utiliza para ver las operaciones en una fecha determinada Filtro Sucursal Este se utiliza de manera informativa para poder verificar si se maneja (tipo de operaciones como sucursales) cual es el monto de declaración por cada una de las sucursales. Consulta Retencion de IVA Para realizar la consulta de la Retención de IVA del Proveedor consultado se hace clic en el botón de Ver. 30

31 Columna Fecha muestra la fecha en la que se proceso el comprobante de retención. Columna RIF muestra el RIF del proveedor. Columna Descripción muestra la descripción del proveedor. Columna Factura muestra el código de la factura. Columna Nro. Retención muestra el número de retención asignada por la aplicación. Columna Tip. Es el tipo de retención. Columna Monto es el valor total de la retención de IVA efectuada a la factura. Columna %Ret es porcentaje de la retención del IVA aplicado a la factura. El botón de Crear TXT permite crear un archivo TXT de las retenciones de IVA. 31

32 El botón de Abrir permite ver y abrir el archivo TXT creado de las retenciones de IVA la cual se almacenan en una carpeta que crea automatico la aplicación cuando se ejecuta la aplicacion. 32

33 Retenciones de ISRL En la Fecha Desde Hasta es el filtro que se utiliza para ver las operaciones en una fecha determinada Filtro Sucursal Este se utiliza de manera informativa para poder verificar si se maneja (tipo de operaciones como sucursales) cual es el monto de declaración por cada una de las sucursales. 33

34 Agregar Nómina En las Retenciones de ISRL se puede agregar las retenciones realizadas al personal utilizando el botón Nómina ubicada en el botón izquierdo (No existe conexión con el sistema gestión de pago o nomina de Saint). Para agregar las retenciones al personal se realizan los siguientes pasos: Al hacer clic en el botón Nómina muestra la siguiente ventana Campo RIF: se coloca el RIF del personal al que se le va agregar la retención. Campo Nombre: se coloca el nombre del personal relacionado al RIF colocado en el campo anterior. Campo Salario: es el monto del salario del personal. Campo Retención %: en este campo se agrega la cantidad del porcentaje que se va a obtener de las retenciones. Al completar todos los campo y si desea completar el procedimiento se hace clic en el botón Actualizar. Para cancelar la operación se hace clic en el botón Cancelar. Consulta Retencion de IVA Para realizar la consulta de la Retención de IVA del Proveedor consultado se hace clic en el botón de Ver. 34

35 Columna Fecha muestra la fecha en la que se proceso el comprobante de retención. Columna RIF muestra el RIF del proveedor. Columna Descripción muestra la descripción del proveedor. Columna Factura muestra el número de la factura a la cual se le aplico la retención. Columna Nro. Retención muestra el número de retención asignada por la aplicación. Columna COD. Es el tipo de retención. Columna Monto es el valor total de la factura. Columna %Ret es porcentaje de la retención de ISLR aplicado a la factura. El botón de Crear TXT permite crear un archivo TXT de las retenciones de IVA. 35

36 El botón de Abrir permite ver y abrir el archivo TXT creado de las retenciones de IVA la cual se almacenan en una carpeta que crea automático la aplicación cuando se ejecuta la aplicación. 36

37 Proceso para Desinstalar la Aplicación Para desinstalar la aplicación se debe ingresar al configurador con el usuario del administrador. Hacer clic en el botón Desinstalar y muestra un mensaje de confirmación. Al hacer clic en el botón de Aceptar la aplicación se cerrará y desinstalará todas las configuraciones internas de la aplicación. Luego se debe desinstalar la aplicación desde agregar y quitar programas en Windows para desinstalar completo la aplicación. NOTA: Para desinstalar la aplicación de Herramientas de compras de Windows primero se debe desinstalar a través del configurador. Si no se desinstala la aplicación Herramienta de compras de Windows al volver a ejecutarla el proceso interno se ejecuta de nuevo y se tendría que repetir los pasos de desinstalación 37

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