SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES ACADÉMICAS DE LA UNEFA (SISAU) MANUAL DEL DOCENTE. Versión 1.0

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1 SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES ACADÉMICAS DE LA UNEFA (SISAU) MANUAL DEL DOCENTE Versión 1.0 SAN FERNANDO, MARZO DE 2015

2 ÌNDICE Acceso al sistema... 3 Registro de datos personales... 4 Registro de Notas... 8 Obtener listado de Estudiantes... 9 Registrar el Plan de Evaluación Registro de notas por corte Editar notas Agregar Inasistencias Imprimir Acta Preliminar Confirmar evaluación Imprimir Notas definitivas Registro de Notas de Filosofía, Ética y Valores de la UNEFA - CINU Cambio de Clave Salida del Sistema Por María Katiuska Ojeda Ojeda. Esta obra está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License. 2/28

3 Acceso al Sistema Actualmente el sistema SISAU, se encuentra en fase de implementación y prueba, por lo tanto solo se podrá acceder desde la intranet del núcleo; se tiene previsto poder hacerlo a futuro por vía web. Para iniciar sesión debe abrir un navegador de internet preferiblemente Mozilla Firefox y en la barra de dirección ubicada en la parte superior debe colocar lo siguiente: Posteriormente proceda a identificarse como usuario del mismo con su respectiva contraseña, tal como se muestra en la siguiente imagen: Figura N 1. Pantalla inicial de acceso al sistema El tipo de documento por defecto esta en V de Venezolano, también aparece en la lista Pasaporte o Extranjero. En usuario coloque el número de su cédula de identidad o pasaporte; la clave por defecto es del 1 al 6, la cual deberá cambiar cuando inicie sesión por primera vez. Una vez colocado el usuario y la clave correcta haga clic en Conectar. En caso de no poder acceder le aparecerá el mensaje Usuario y/o clave incorrecta, intente de nuevo!. Verifique con el coordinador de carrera si está registrado en el sistema 3/28

4 de lo contrario no podrá acceder. Si está registrado debe verificar que está escribiendo correctamente el usuario y la clave, tenga en cuenta si está activada la tecla Mayúsculas. En caso de tener asignada varias funciones podrá tener varios roles como usuario, una vez identificado en el sistema se mostraran los diferentes privilegios de conexión que posea; tales roles pueden ser estudiante, docente y unefa. Cada uno tiene un menú asociado de acuerdo al nivel de acceso requerido. Por ejemplo, un profesor puede ser estudiante de postgrado y docente de pregrado a la vez; mientras que un coordinador de carrera puede tener rol de docente y de unefa. El usuario unefa permite hacer tareas administrativas de acuerdo a su nivel de acceso, mientras que los docentes y estudiantes podrán registrar información académica. Figura N 2. Acceso con varios roles de usuario En caso de aparecer la pantalla anterior, Ud. deberá seleccionar el rol docente para acceder a las tareas propias de esta sesión. Registro de datos personales Al acceder al sistema por primera vez este le pedirá que registre sus datos personales, 4/28

5 debe especificar allí su nombre completo, fecha de nacimiento, estado civil, nacionalidad, país y ciudad de nacimiento, dirección y teléfono. Ver figuras de la 3 a la 7. Figura N 3. Registro de datos personales Para registrar la fecha de nacimiento haga clic en el objeto calendario (icono ubicado al lado del mencionado campo) y seleccione el año, mes y día correspondiente. Figura Nº 4. Registro de fecha de nacimiento 5/28

6 Para la dirección debe seleccionar de la lista el estado, municipio, parroquia y sector donde habita, además debe especificar un punto de referencia, el tipo de vía si es avenida o calle, indicando el nombre de la misma. Colocar el número de la casa (Ejem: 3, 14), si no tiene coloca S/N. Figura Nº 5. Selección de datos referentes al lugar donde habita 6/28

7 Figura Nº 6. Campo que especifica punto de referencia de la dirección donde habita y teléfonos. Es importante destacar que todos los campos con * son obligatorios, por lo tanto si están en blanco genera un mensaje de advertencia y no guardará la información hasta tanto se complete. Al finalizar haga clic en la opción Guardar y aparecerá la ventana de la figura 7. Figura Nº 7. Mensaje al guardar los datos correctamente 7/28

8 Registro de Notas Para realizar esta tarea debe acceder a la opción Carga Académica ubicada en el menú de la parte izquierda. Allí podrá visualizar la lista de secciones que tiene asignadas en el período actual. Ver figura Nº 8. Figura Nº 8. Carga académica del período actual. En caso de que el docente no tenga secciones asignadas se mostrará un mensaje como el de la figura 9. Figura Nº 9. Mensaje al docente por secciones no asignadas 8/28

9 Por cada sección asignada podrá realizar las siguientes acciones: Obtener listado de Estudiantes Registrar el Plan de Evaluación Notas Definitivas Reparación Obtener listado de Estudiantes Para obtener el listado de estudiantes inscritos en cada sección, deberá hacer clic en el siguiente icono. El listado emitido es un documento pdf que podrá ser descargado y guardado al computador o en un disco de almacenamiento externo (memoria usb o pendrive), el cual podrá ser utilizado posteriormente por el docente para el control de sus estudiantes, en caso de que un estudiante no aparezca en el listado debe informar al Coordinador de Carrera con el fin de verificar la inscripción. Una vez que se descargue el listado debe ubicar el archivo en la carpeta de descargas o haciendo clic en el icono respectivo ubicado en la parte superior derecha del navegador, tal como se muestra en la figura 10. Otras formas de descarga aparecen en las paginas 21, 25 y 26. Figura Nº 10. Paso para buscar el listado pdf descargado 9/28

10 Registrar el Plan de Evaluación Antes de proceder a registrar las notas el docente debe registrar información de las evaluaciones planificadas por cada corte. Para esto debe hacer click en el icono de la opción Carga Académica, luego proceda a registrar las evaluaciones correspondientes a cada corte, ver figura 11. Figura 11. Registro del plan de evaluación Observe que hay un porcentaje máximo permitido por cada corte, por lo tanto el sistema no le permitirá registrar un porcentaje mayor, de ser éste el caso debe ajustar el plan de evaluación de la sección. Para agregar una evaluación haga clic en el icono y seleccione de la lista el tipo de evaluación, la fecha, la semana académica correspondiente, porcentaje y tema a evaluar. La fecha de la evaluación debe seleccionarla del calendario que aparece al hacer clic en el campo indicado, asimismo debe tomar en cuenta que la semana debe coincidir con las 10/28

11 especificadas para el corte, de lo contrario dará un error y no permitirá guardar. Ver figuras 12 y 13. También se debe cerciorar del porcentaje asignado de manera que la sumatoria de las evaluaciones sea igual a lo establecido en el corte. Al completar la información haga clic en Guardar. Figura 12. Registro de evaluaciones por corte 11/28

12 Figura 13. Asignación de fecha de la evaluación Una vez guardada la información de cada evaluación se activarán tres opciones: eliminar, editar y agregar notas. Para eliminar una evaluación haga clic en el icono mientras que para editarla utilice la siguiente opción:. Al hacer clic en eliminar, automáticamente se borra la información de la evaluación, por lo tanto sea precavido al utilizar esta opción ya que una vez eliminada no se puede deshacer la acción y en caso de error involuntario tendrá que volver a registrarla. Tenga en cuenta que una vez que registre notas en una evaluación ya no podrá ser eliminada. Observe que si desea regresar a las opciones anteriores, puede hacerlo a través del menú de opciones ubicado en la parte superior de la pantalla actual del sistema. Ver figura /28

13 Figura 14. Opciones para regresar a una acción anterior. Registro de notas por corte. Desde el plan de evaluación podrá acceder a la opción agregar notas, para reflejar la calificación obtenida por cada estudiante, se le mostrará información de la sección y de la evaluación a cargar con el respectivo listado de estudiantes inscritos, allí debe seleccionar la calificación obtenida por cada uno de estos; en caso de que el estudiante no asistió a la evaluación se deja en cero y posteriormente deberá registrarle las inasistencias en horas académicas correspondiente a esa sesión. Debe registrar las notas de todos los alumnos para luego proceder a guardar. Ver figuras 15 y /28

14 Figura 15. Opción que permite registrar la nota de los estudiantes. Figura 16. Registro de la calificación obtenida en la evaluación 14/28

15 Figura 17. Cambio de acciones al registrar notas Observe en la figura 17 que para la evaluación registrada, una vez guardadas las notas cambian las acciones en el plan de evaluación, por lo tanto, solo podrá verlas, editarlas o confirmarlas. Editar notas En caso de ser necesario modificar una nota, puede hacerlo a través de la opción Ver y editar Notas, accediendo por el icono de cada evaluación registrada siempre y cuando no se hayan confirmado, ya que una vez confirmadas esta opción se desactiva por lo que para realizar cualquier modificación tendrá que hacer el procedimiento académico a través del coordinador de carrera con los debidos soportes que avalen el cambio. Al acceder a la opción se le presentará un listado de los estudiantes inscritos con la nota registrada tal como se muestra en la figura 18. Haga clic en la acción de edición para modificarla y luego Guarde los cambios. 15/28

16 Figura 18. Modificación de notas Agregar Inasistencias Luego que registre las notas de los estudiantes debe cargar las inasistencias correspondientes a cada semana del corte, reflejadas en horas académicas, no en sesiones de clase, por ejemplo: para el CINU la materia Matemática tiene 6 horas en cada sesión y cada semana tiene tres sesiones de clase, si el estudiante faltó una sola vez durante la semana entonces se le reflejaran 6 horas de inasistencia, de lo contrario si faltó toda la semana ( 3 veces), se registraran 18 horas. Para ello desde el Plan de evaluación haga clic en la opción para agregar inasistencias, Ver figura 19. Recuerde que con un 25% de inasistencia se reprueba la materia. Además, en semestre para aquellas asignaturas que contengan horas de laboratorio si reprueban el laboratorio no tendrán derecho a recuperación. 16/28

17 Figura 19. Registro de Inasistencias En caso de olvidar registrar las inasistencias, al tratar de emitir el acta preliminar el sistema enviará el mensaje de advertencia que aparece en la figura 20. Figura 20. mensaje por inasistencias no registradas A continuación se presentará una lista de las semanas del corte y la acción para agregar las inasistencias, la cual posteriormente ofrecerá la acción disponible para edición. Ver Figura /28

18 Figura 21. Opción para agregar inasistencias Debe seleccionar la semana a registrar, luego aparecerá una lista de todos los estudiantes inscritos en la sección, con una lista desplegable al lado para seleccionar el numero de inasistencias permitidas por semana, recuerde que debe reflejarlas en horas académicas. En caso de no tener inasistencia queda en cero. Por último, debe hacer clic en Guardar para finalizar el proceso. En la figura 22 se puede observar este procedimiento. 18/28

19 Figura 22. Registro de inasistencia. Antes de confirmar revise bien las inasistencias y los reprobados por esta causa, a fin de evitar posibles errores de transcripción. Debe tener en cuenta el caso de aquellos estudiantes que tienen faltas justificadas ya que las inasistencias pudieran reprobarle la materia. Ante cualquier duda consulte con el Coordinador de Carrera. Imprimir Acta Preliminar Una vez que haya cargado al menos una evaluación se podrá visualizar un acta preliminar a través del tercer icono del menú Carga Académica, tal como se muestra en la figura 23. Luego se accede a la opción Notas Definitivas, con la salvedad de que mientras no estén confirmado el 100% de las evaluaciones solo se podrá imprimir el acta preliminar mediante la opción Calcular Notas Preliminares. (Figura 24). 19/28

20 Figura 23. Menú Carga Académica Figura 24. Calcular Notas Preliminares 20/28

21 Una vez realizado el cálculo aparece la pantalla de la figura 25 con la opción para imprimir el acta. Haga clic en la opción Imprimir Acta preliminar para descargar el archivo doc.pdf, luego acceda a la carpeta Descargas para ubicar el archivo generado (Figura 26); tenga en cuenta que en descargas sucesivas se le agregara un numero al nombre después de doc, ejemplo: doc6.pdf Clic aquí para ver el archivo descargado Figura 25. Opción que permite descargar el acta en archivo pdf Figura 26. Ubicación del archivo en la Carpeta de Descargas 21/28

22 Una vez descargado el archivo puede imprimirlo, enviarlo a su correo o simplemente guardarlo en la memoria usb (pendrive). El acta descargada contiene las evaluaciones registradas hasta el momento, ver figura 27. Figura 27. Acta Preliminar en archivo pdf generado Confirmar evaluación Desde la opción de carga académica, una vez ubicado en el plan de evaluación de la sección, tal como se muestra en la figura 17, seleccione la acción de confirmar la cual está ubicada en la parte derecha. Tenga en cuenta que debe haber registrado las inasistencias para poder confirmar las notas del corte, de lo contrario aparecerá el mensaje de la figura 20. Al proceder a confirmar aparecerá el siguiente mensaje: Tenga en cuenta que una vez confirmada la evaluación no podrá realizar modificaciones de notas, en caso de ser necesario deberá hacer su solicitud en la oficina de Secretaría del Núcleo., si todo esta bien 22/28

23 proceda a aceptar, le aparecerá el mensaje de Evaluación Confirmada Exitosamente y puede observar que desaparece esta opción del plan de evaluación para las evaluaciones confirmadas, solo quedara la opción Ver notas y no se podrá realizar modificaciones a menos que sean autorizadas por el Consejo de Núcleo. Imprimir Notas definitivas Después de registrar y confirmar el 100% de las evaluaciones con las respectivas inasistencias por cortes, se podrá generar el acta definitiva de la sección accediendo a través del tercer icono (Notas Definitivas ) del menú Carga Académica, tal como se muestra en la figura 23. Luego se accede a la opción Calcular Nota Definitiva. (Figura 28 ). Debe esperar unos minutos mientras se totaliza el acta, luego verá la figura 29 con el mensaje que indica que las notas se calcularon con éxito. Luego podrá imprimir el acta definitiva, tal como se puede observar en la figura 30. Al hacer clic en esta opción se abrirán dos ventanas en el navegador, una en blanco y otra con el nombre DEFINITIVA, en esta ultima podrá observar y descargar el acta final. Ver figuras 31 y 32. Figura 28. Opción para calcular el acta definitiva 23/28

24 Figura 29. Mensaje de cálculo de notas exitoso Figura 30. Opción para imprimir acta final 24/28

25 Clic aquí Figura 31. Descarga del Acta Definitiva Figura 32. Opción para guardar el acta en la computadora. Esta opción para descargar el acta también se puede realizar con el procedimiento explicado en la página 21, figuras 25 y /28

26 Cabe destacar que esta opción varía de acuerdo al navegador, en algunos casos el archivo descargado se muestra en la parte inferior izquierda, tal como lo muestra la figura 33. Se recomienda usar Navegador Mozilla Firefox. Clic aquí para ver el archivo pdf descargado Figura 33. Opción alternativa para guardar el archivo descargado Registro de Notas de Filosofía, Ética y Valores de la UNEFA - CINU Existe un caso especial para la asignatura Filosofía, Ética y Valores correspondiente al CINU, ya que la misma tiene dos profesores asignados, uno para la teoría y el otro para la práctica. Ambos docentes podrán registrar sus notas por separado, pero solo el de la teoría podrá emitir el acta definitiva debido a que tiene el mayor porcentaje de evaluación a su cargo. Asimismo, será quien consignara el acta final con el 100% evaluado incluyendo las evaluaciones de Defensa Integral. 26/28

27 Cambiar Clave El docente tiene la responsabilidad de cambiar la contraseña predeterminada al ingresar al sistema por primera vez, ya que debe asegurarse que ninguna otra persona pueda acceder al sistema y realizar modificaciones con su usuario. Se recomienda colocar una clave que contenga letras, números y al menos un carácter especial; esta debe ser memorizada y fácil de recordar por usted pero difícil de adivinar por otra persona. Para proceder al cambio haga clic en la opción Cambiar clave en la parte superior derecha de la pantalla, allí deberá colocar la contraseña actual y la nueva clave la cual debe confirmar. Ver figura 34. Por último, haga clic en actualizar para guardar los cambios y se mostrará el mensaje Clave ha sido cambiada. Figura 34. Modificación de contraseña Salida del Sistema Cada vez que vaya a abandonar el sistema es conveniente cerrar la sesión a fin de evitar que otras personas accedan con su usuario; para esto debe hacer clic en la opción Desconectar ubicada en la parte superior derecha de la pantalla. Ver figura 35. Al final le mostrará el mensaje: Sesión cerrada correctamente. Cabe resaltar, que el sistema lo desconectará automáticamente si su sesión permanece inactiva por mucho tiempo, si esto sucede podrá volver a acceder transcurridos 5 minutos. 27/28

28 Figura 35. Opción para salir del sistema SISAU: SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES ACADÉMICAS DE LA UNEFA Líder de Proyecto: Ing. Josue Bolívar Colaboradores: Ing. María Katiuska Ojeda Ing. Pablo Pulido T.S.U Javier Fonseca /28

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