Figura 1 Abrir nueva hoja de cálculo

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1 1. DISEÑO DE UNA HOJA Para abrir una hoja de cálculo existente en el espacio de trabajo del usuario, debe ir al menú Archivo > Abrir, o bien desde el botón Abrir archivo de la barra de herramientas, o utilizar la combinación de teclas CTRL + O. Con esto se muestra el cuadro de diálogo Abrir, desde donde debe seleccionar el archivo y luego presionar el botón Abrir. Figura 1 Abrir nueva hoja de cálculo Si se quiere crear una hoja de cálculo nueva, se debe acceder a la opción Nuevo del menú Archivo y seleccionar Hoja de cálculo 1

2 Figura 2 Hojas de cálculo abiertas Cuando se tiene más de una hoja de cálculo abierta, se puede acceder a ellas a través de la barra de tareas, donde se encuentran visibles. Para pasar de una hoja de cálculo a otra sólo debe pulsar sobre la ventana minimizada en dicha barra, o a través del menú Ventana y presionar sobre el nombre del archivo que quiere visualizar. Para guardar una hoja de cálculo a la que se le ha realizado modificaciones, debe presionar Guardar en la barra de herramientas o desde el menú Archivo. Para utilizar un nombre o ubicación diferente, debe seleccionar la opción Guardar como. Figura 3 Guardar como También tiene la posibilidad de guardar la hoja de cálculo en un formato distinto, para esto, debe seleccionar el formato requerido en la lista Tipo de archivo del cuadro de dialogo Guardar como. Por defecto todas las hojas de cálculo creadas con OpenOffice Calc se guardan en el formato propio de OpenOffice Calc es Open Document Format Hoja de cálculo y tiene la extensión ".ods". 2

3 Figura 4 Guardar como Si tiene más de un documento abierto aparecerá en el menú Archivo la opción Guardar todo, que permitirá guardar todas las hojas de cálculo abiertas de una sola vez. También puede cerrar todos los archivos de una vez, incluida la aplicación Calc, y salir completamente. Para ello debe dirigirse a la opción Terminar del menú Archivo. 1.1.Nombres de Rangos Calc permite agrupar un número cualquiera de celdas con el afán de facilitar operaciones. La manera de formar estos grupos es asignarles un nombre que bien puede definir alguna característica del grupo o cualquier detalle significativo. El procedimiento para nombrar un rango es el siguiente: Defina el rango de celdas que requiera agrupar seleccionándolas con clic izquierdo y arrastre hasta sombrear la totalidad de celdas que comprenda el rango. Vaya al menú Insertar > Nombres > Definir, también es posible utilizar el atajo Ctrl + F3 3

4 Figura 5 Definir nombre Calc mostrará el cuadro de diálogo Definir Nombres Utilice el primer renglón para asignar un nombre al rango En caso de tener nombres ya definidos Calc los muestra en el cuadro central del diálogo El campo Asignado a, muestra el rango en cuestión Para finalizar pulse en el botón Aceptar Calc hace posible utilizar los nombres de rangos como elementos numéricos al momento de realizar una operación. 1.2.Validación de datos Calc permite definir las entradas que son válidas para cada celda. Las entradas no válidas en una celda se rechazarán. La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con los métodos de arrastrar y colocar o copiar y pegar, la regla de validez no surte efecto. La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con los métodos de arrastrar y colocar o copiar y pegar, la regla de validez no surte efecto. En cualquier momento puede seleccionar Herramientas > Detective y elegir el comando Marcar datos incorrectos para ver las celdas que contienen valores que no son válidos. Trabajar con la validez del contenido de celdas 1. Seleccione las celdas para las que desea definir una regla de validez. 4

5 2. Elija Datos > Validez. 3. En la ficha Criterios, especifique las condiciones de los valores nuevos que se insertan en celdas. 4. En el campo Permitir, seleccione una opción. 5. Si selecciona Números enteros, no se permiten valores del tipo "12,5". Al elegir Fecha, los datos de las fechas pueden especificarse en formato local o como fecha serie. Asimismo, la condición Hora permite especificar valores del tipo "12:00" o números de hora serie. La condición Longitud de texto establece que las celdas sólo pueden contener texto. Seleccione Lista para insertar una lista de entradas válidas. 1. Seleccione la condición siguiente en Datos. Se podrán seleccionar otras opciones en función de lo que se elija. Tras establecer las condiciones para la validez de celdas, las otras dos fichas sirven para crear cuadros de mensaje: 1. Escriba el título y el texto de la Ayuda emergente, que se muestra al seleccionar la celda, en la ficha Ayuda de entrada. 2. En la ficha Mensaje de error seleccione la acción que deba realizarse en caso de error. Si selecciona la acción Detener no se aceptan las entradas incorrectas y se conserva el contenido anterior de las celdas. Seleccione Aviso o Información para ver en pantalla un diálogo en el que poder aceptar o cancelar la entrada. Si selecciona Macro, puede utilizar el botón Buscar para especificar la macro que se debe ejecutar en caso de error. Para que se vea en pantalla el mensaje de error, seleccione Mostrar mensaje de error al introducir valores incorrectos. 1.3.Formato Condicional Elija Formateado condicional para definir estilos de formato en función de ciertas condiciones. Si ya se ha asignado un estilo a una celda, ésta permanece sin cambios. A continuación se evalúa el estilo especificado aquí. Se pueden especificar tres condiciones que tienen en cuenta el contenido de las celdas, sean valores o fórmulas. Las condiciones se evalúan de 1 a 3. Si la condición 1 coincide con la condición, se utiliza el estilo definido. En caso contrario se evalúa la condición 2 y se utiliza el estilo definido para ella. Si esta condición no se cumple, se evalúa la condición 3. 5

6 Para acceder a este comando vaya al menú Formato > Formato condicional. Figura 6 Formato condicional Para aplicar formato condicionado, debe habilitar la función Cálculo automático. Seleccione Herramientas > Contenido de las celdas > Calcular automáticamente (aparece una marca de verificación junto al comando cuando la función de cálculo automático está activada). Figura 7 Cálculo automático Condición 1/2/3 - Marque los cuadros correspondientes a cada una de las condiciones y escriba la condición. Pulse en Aceptar para cerrar el diálogo. Valor de la celda/fórmula - Especifica si el formateado condicional depende de un valor de celda o de una fórmula. Si selecciona una fórmula como referencia, el cuadro Condición de valor de celda se mostrará a la derecha del cuadro Valor de celda/fórmula. Si la condición es La fórmula es, escriba una referencia de celda. Si la referencia 6

7 de celda tiene un valor distinto de cero, la condición se cumple. Condición de valor de celda - Elija un parámetro para el formato que se debe aplicar a las celdas seleccionadas. Estilo de celda - Permite seleccionar el estilo que debe aplicarse cuando se cumple la condición. Campo de parámetro - Escriba una referencia, valor o fórmula en el campo del parámetro o en ambos parámetros si ha seleccionado una condición que los requiera. También puede especificar fórmulas con referencias relativas. - De este modo se completa la condición. Esta podría tener, por ejemplo, la forma siguiente: Valor de celda igual a 0: Estilo de celda Valor cero. Este ejemplo requiere haber definido previamente un estilo de celda con el nombre Valor cero, que destaca este tipo de valores. Valor de celda entre $B$20 y $B$21: Estilo de celda Resultado; este ejemplo requiere que las celdas B20 y B21 contengan los valores máximos correspondientes y que exista el estilo de celda Resultado. Fórmula SUMA ($A$1:$A$5)=10: Estilo de celda Resultado; las celdas seleccionadas se formatean con el estilo resultado cuando la suma de los contenidos de las celdas entre A1 y A5 es igual a 10. Reducir/Aumentar - Pulse en el icono Reducir para disminuir el diálogo al tamaño del campo de entrada. Esto facilita el marcar la referencia requerida en la hoja. El icono se convierte automáticamente en Maximizar. Pulse para restaurar el tamaño original del diálogo. - El diálogo se minimiza de forma automática al presionar sobre la tabla con el botón izquierdo del ratón y definir un área. Al soltar el botón del ratón, el diálogo se muestra de nuevo en su tamaño completo y el área definida con el ratón se destaca en el documento con un borde azul. 1.4.Protección de celdas, hojas y libros La función de revisión está disponible en OpenOffice para documentos de texto y de hoja de cálculo. Para proteger los cambios hechos en un documento seleccione Editar > Modificaciones > Proteger grabación. Si desea desactivar la función, aceptar o rechazar los cambios, debe escribir en primer lugar la contraseña. 7

8 Figura 8 Proteger grabación Active el comando Proteger grabación. Verá aparecer el diálogo Contraseña. Introduzca una contraseña de cinco caracteres como mínimo y confírmela. Presione en Aceptar. OpenOffice ofrece varias opciones para proteger datos en una hoja de cálculo. El contenido y el formato de las celdas se puede proteger de los cambios. La estructura de la hoja de cálculo se puede proteger de cambios, por ejemplo la cantidad, los nombres y el orden de las hojas. 1. Seleccione las celdas para las que desee especificar las opciones de protección de celdas. 2. Seleccione Formato > Celda y haga clic en la ficha Protección de celda. Figura 9 Formato celda 3. Seleccione las opciones de protección deseadas. Seleccione Protegida para impedir que se realicen cambios en el contenido y el formato de una celda. Seleccione Ocultar fórmulas para ocultar y proteger las fórmulas contra cambios. Seleccione Ocultar para la impresión para ocultar las celdas protegidas en el documento impreso. Las celdas no se ocultan en pantalla. 8

9 Figura 10 Formato de celda / protección de celda 4. Haga clic en Aceptar. 5. Aplique las opciones de protección. Para proteger las celdas de cambios, visualización o impresión según los valores establecidos en el diálogo Formato > Celdas, seleccione Herramientas > Proteger documento > Hoja. Para proteger la estructura del documento e impedir la modificación, por ejemplo, de la cantidad, los nombres y el orden de las hojas, seleccione Herramientas > Proteger documento > Documento. Figura 11 Proteger documento / hoja 6. (Opcional) Introduzca una contraseña. Figura 12 Ventana de contraseña 1.5.Inserción de notas 9

10 Cada celda puede contener una nota que podrá crear a través del comando Insertar > Nota... Un pequeño cuadrado color rojo en la celda indicará la presencia de una nota, el llamado Indicador de nota. Figura 13 Indicador de nota La nota se muestra al situar el puntero del ratón sobre la celda, siempre que tenga activada la opción Ayuda > Ayuda emergente o Ayuda > Ayuda activa. Si selecciona la celda, podrá activar en el menú contextual el comando Mostrar nota. De esa manera la nota permanecerá siempre visible hasta que desactive el comando Mostrar nota del menú contextual de la celda. Figura 14 Muestra de nota Para editar una nota permanentemente visible, pulse simplemente dentro de ella. Si elimina todo el texto de la nota, la nota desaparecerá. Mueva o cambie el tamaño de cada nota a su conveniencia. Aplique formato a cada nota especificando el color de fondo, la transparencia, el estilo de borde y la alineación del texto. Elija los comandos en el menú contextual de la nota. 1

11 Figura 15 Ventana de opciones OpenOffice Para mostrar u ocultar el indicador de notas, elija Herramientas > Opciones > OpenOffice Calc > Ver, y marque o desmarque la casilla de verificación Indicador de notas. Para mostrar una ayuda emergente de una celda seleccionada, utilice Datos > Validez > Ayuda de entrada. Figura 16 Validez ayuda de entrada 1

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