POWER POINT. Iniciar PowerPoint

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1 POWER POINT Power Point es la herramienta de Microsoft Office para crear presentaciones que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Iniciar PowerPoint Coloque el cursor y dé clic sobre el botón Inicio. Se mostrará un menú. Aquí, al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computadora; busque Microsoft PowerPoint; dé clic sobre él y arrancará el programa. Al iniciar Power Point aparece una pantalla inicial como la que a continuación mostramos. La parte central de la ventana es donde se visualizan y crean las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación; es como la página de un libro Las barras La barra de Título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Al crear una presentación se le asigna el nombre provisional Presentación1, y cuando se guarda se le da el nombre deseado. La barra de Menús contiene todas las operaciones que permite realizar Power Point con las presentaciones, las cuales suelen estar agrupadas en menús desplegables. Por otro lado, la barra de Estado muestra el estado de la presentación: el número de la diapositiva y el número total de diapositivas, el tipo de diseño y el idioma. 1

2 El área de Esquema muestra los títulos de las diapositivas que se van creando con su número, e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si se selecciona la pestaña Diapositivas. Al elegir una diapositiva en el área de Esquema, aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla. En el Área de notas se añaden las notas de apoyo para realizar la presentación. Éstas no se ven en la presentación, pero si se lo indica expresamente es posible hacer que aparezcan al imprimir la presentación en papel. El Panel de tareas muestra las tareas más utilizadas en Power Point y las clasifica en secciones; por ejemplo: Crear una presentación nueva o abrir una presentación. El contenido del Panel de tareas va cambiando, según la tarea que se esté haciendo. Para cerrar PowerPoint, puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar de la barra de título. Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir. Si lo que se pretende es cerrar la Presentación actual, sin cerrar el programa: Hacer clic en el botón cerrar de la barra de Menús. Dar clic sobre el menú Archivo / Cerrar. En caso de no haber guardado los cambios efectuados en la presentación, el programa preguntará si se quieren guardar. Crear una presentación Power Point permite crear una presentación de formas distintas. A través del asistente, que es muy útil cuando los conocimientos sobre Power Point son escasos, porque guiará en todo el proceso de creación de la presentación; por medio de algunas de las plantillas que incorpora el propio Power Point; o a partir de plantillas propias. También se puede crear la presentación en base a una presentación en blanco. 2

3 Crear una presentación con el asistente Seleccionar la opción A partir del Asistente para autocontenido en la sección llamada Nueva Presentación del Panel de tareas. Si el Panel de tareas no está abierto, ir al menú Archivo / Nuevo. Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación. En la parte izquierda de la ventana hay un esquema de los pasos a realizar con el asistente; en este caso, el primer paso: Iniciar. En caso de querer salir del asistente pulsar el botón Cancelar, caso contrario pulsar el botón Siguiente > La segunda pantalla del asistente pide el tipo de presentación: PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Éstas se encuentran agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte central de la ventana, seleccionar el tema. Posteriormente, aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo, para el tema: Organización, se puede seleccionar la presentación Reunión de la organización. Con esto Power Point va a crear una presentación para una reunión, con un esquema y unas diapositivas predefinidas. Esta presentación requiere algunos retoques para personalizarla a las necesidades del usuario. Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente >. negro o en color o para diapositivas. Marcar la opción elegida y pulsar Siguiente >. En el último paso: Opciones de presentación, se pide el título de la presentación y también el texto que aparecerá en cada diapositiva; incluso, se puede activar la casilla de número de La fase Estilo de presentación, consiste en determinar cómo se impartirá luego la presentación. Power Point ofrece varias opciones: presentaciones que se visualicen utilizando una computadora (en pantalla), presentaciones que se vean en una página web; presentaciones para pasar a transparencias en blanco y 3

4 diapositiva para que en el pie de cada una aparezca su número. Una vez introducida toda la información necesaria pulsar Siguiente > o directamente ir a Finalizar para que el asistente genere la presentación. Así es como queda la presentación creada, lo único que queda por hacer es introducir el texto y las imágenes deseadas. Crear una presentación con una plantilla Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar la presentación. Únicamente hay que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo. Para crear una presentación con una plantilla siga los siguientes pasos: En el Panel de tareas de la sección Plantillas, seleccione la opción En mi PC..., como se muestra a la derecha. Si el Panel de tareas no está visible despliegue el menú Ver. Una vez seleccionada la opción En mi PC... aparecerá un cuadro de diálogo similar al que aparece a continuación. Seleccione la plantilla de diseño que más le guste. En la parte de la derecha, aparecerá una vista previa de la plantilla que ha seleccionado para que pueda elegir mejor. Una vez que haya encontrado la plantilla que más se adapte a sus gustos y pulse el botón Aceptar. 4

5 Al elegir la plantilla Mezclas se obtendrá la siguiente pantalla: Crear una presentación en blanco. Esta opción suele utilizarse cuando ninguna de las plantillas que incorpora Power Point se adapta a las necesidades del trabajo. En el Panel de tareas de la sección Nuevo seleccione la opción Presentación en blanco. Si el Panel de tareas no está visible, despliegue el menú Ver y seleccione la opción Panel de tareas. Así es como debe quedar una presentación en blanco. Tiene una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y un subtítulo. A partir de ahí, habrá que dar contenido a las diapositivas, añadir las que hagan falta y agregar otras opciones que se consideren necesarias. Para que pueda asignar a la nueva diapositiva uno de los diseños predefinidos vaya al menú Formato / Diseño de diapositiva y obtendrá una pantalla como la siguiente, con la opción seleccionada a la derecha. Es importante que cada cierto tiempo guarde los cambios realizados en la presentación para que en caso de que el sistema falle se pierdan los menos cambios posibles. Se guardará con la extensión ppt. 5

6 Tipos de vistas El saber manejar los tipos de vistas es muy importante, ya que va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final. Cualquiera de las vistas se pueden seleccionar desde los botones que aparecen en el extremo inferior izquierdo de la pantalla: Normal Clasificador Presentación Vista Normal Elija en el menú Ver / Normal para seleccionar esta vista. En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema, en el cual se puede seleccionar la diapositiva que se necesita visualizar; y, en la parte derecha, se muestra la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior, se encuentra el área de notas, donde se introducen diversas aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que más se utiliza, ya que en ella se puede insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y el diseño. Además, es la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva. Vista Clasificador de diapositivas Para ver las diapositivas en Vista Clasificador tiene que elegir la opción Ver / Vista Clasificador de diapositivas. Este tipo de vista muestra las diapositivas en 6

7 miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrá ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista se consigue una visión más global de la presentación. Permite la localización de una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar, eliminar u organizar las diapositivas. Vista Presentación con diapositivas Esta vista reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada. Con este tipo de vista se aprecian los efectos animados que se hayan insertado en las distintas diapositivas que forman la presentación. Para ver la diapositiva en esta vista seleccionar el menú Ver / Presentación con diapositivas. Para salir de la vista presentación, pulse la tecla Esc. Trabajar con diapositivas Después de crear una presentación se puede modificarla insertando, eliminando o copiando diapositivas. Insertar una nueva diapositiva Elija Insertar / Nueva diapositiva. Una vez realizado esto, podrá apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tiene una diapositiva seleccionada, inserte la nueva después de ésta. Para acabar la inserción de la diapositiva tendrá que seleccionar qué diseño quiere que tenga la nueva diapositiva y, para ello, tendrá que hacer clic sobre el diseño que quiera del Panel de tareas. Como puede apreciar en la imagen de la derecha, es posible elegir una diapositiva para introducir texto y, además, con un formato determinado; o escoger una diapositiva en blanco para añadirle lo que quiera o con objetos. Copiar una diapositiva Si está situado en la vista Normal, se aconseja seleccionar la pestaña de diapositiva del área de esquema, ya que será más fácil situarse en el lugar dónde se quiera copiar la diapositiva. Para copiar una diapositiva en una misma presentación puede hacerlo desde la barra de Menús, desplegando el menú Edición / Copiar. Posteriormente, seleccione la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y seleccione del menú Edición / Pegar. Si prefiere utilizar el menú Contextual, dé clic sobre la diapositiva que quiere copiar con el botón derecho (sabrá qué diapositiva tiene seleccionada, porque alrededor de ella aparece un marco negro). Cuando se despliegue el menú Contextual, seleccione la opción Copiar. Después dé clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último, seleccione del menú Contextual la opción Pegar. 7

8 Animaciones y transiciones En las presentaciones se utiliza mucho dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e, incluso, al texto para resaltar ciertos datos. Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo; a continuación elija la opción del menú Presentación / Personalizar animación. En el Panel de Tareas, al seleccionar algún elemento de la diapositiva, se activa el menú desplegable Agregar efecto, en el cual se puede seleccionar el efecto deseado, incluso, se puede elegir la trayectoria exacta del movimiento, seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Así también, es posible utilizar el botón Quitar para eliminar una animación que se haya aplicado a algún texto. En la lista desplegable Inicio, se puede seleccionar el evento que desencadenará la animación: Al hacer clic, etc. Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La velocidad puede ser controlada en casi todas las animaciones que se apliquen a un objeto. La lista que aparece debajo de Velocidad muestra las distintas animaciones que se hayan aplicado a los objetos de la diapositiva; el botón Reproducir muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones aplicadas. Transición de diapositiva La transición de diapositiva permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. Elija en el menú la opción Presentación / Transición de diapositiva. La primera lista que aparece es Aplicar a las Diapositivas Seleccionadas que permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos. En la lista Velocidad se puede indicar la velocidad de la transición entre una y otra diapositiva. A su vez, en la sección Diapositiva avanzada se puede indicar el evento para pasar de una diapositiva a la siguiente: hacer clic con el ratón o bien, especificar un tiempo de transición entre cada una de las diapositivas (1 minuto, 00:50 segundos, etc.). Si quiere aplicar estas características a todas las diapositivas, pulse el botón Aplicar a todas las diapositivas. Posteriormente, el botón Reproducir mostrará el resultado. 8

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