Organizándose con Microsoft Outlook

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1 Organizándose con Microsoft Outlook Objetivo: Identificar herramientas para organizar los correos electrónicos, administrar tiempos por medio de la agenda y comunicarse con los demás. Destrezas técnicas a dominar: Configuración de cuentas de correo Creación de carpetas Contactos Listas de distribución Firmas Reglas Redacción de correos Archivos adjuntos Licda. María Cristina Pérez 1

2 Configuración de cuentas de correo Existen varios lugares en los que se pueden crear cuentas de correo electrónico, algunas de ellas se pueden revisar todo el tiempo en línea, otras hay que configurarlas para poder hacerlo en una computadora fija y otras tienen ambas cualidades. Para poder configurar Outlook como administrador de una de ellas, se debe especificar ciertos datos que los proporciona el proveedor del servicio de la cuenta, como Hotmail, Gmail, Intelnet, etc. Para empezar este proceso es necesario abrir MS Outlook y seguir estos pasos: 1. Ir al menú Herramientas. 2. Seleccionar la opción Cuentas de correo electrónico. 3. Seleccionar la opción para agregar una nueva cuenta de correo electrónico. Licda. María Cristina Pérez 2

3 4. Seleccionar el tipo de servidor que tiene el proveedor, en la mayoría de casos se utiliza el POP3 (Post Office Protocol) que utilizan los clientes locales de correo para obtener los mensajes de correo electrónico almacenados en un servidor remoto. 5. Ingresar la información personal y la del proveedor de la cuenta. Normalmente estos datos se encuentran en la página Web de quien da el servicio. En el caso de Gmail, los datos son los siguientes: Información del usuario: Su nombre: Ingresar su nombre como quiere que se muestre en el campo De: cuando envíe mensajes. Dirección de correo electrónico: Ingresar la dirección de correo de gmail completa, Información del servidor: Servidor de correo entrante (POP3): pop.gmail.com Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.gmail.com Información de inicio de sesión: Nombre del usuario: Ingresar su usuario de Gmail, Contraseña: Ingresar su contraseña de Gmail (se puede chequear la opción para que recuerde la contraseña en esa computadora) Es recomendable hacer las pruebas de la cuenta para verificar que toda la información fue ingresada correctamente. Licda. María Cristina Pérez 3

4 Ejemplo: Usuario: informatica1url Contraseña: tallerinfo Hacer clic en el botón Más configuraciones y en la pestaña de Servidor de salida, chequear la opción Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación y en la pestaña Avanzados ingresar los servidores correspondientes (POP3: 995 y SMTP: 465) Licda. María Cristina Pérez 4

5 6. Hacer clic en el botón Siguiente y luego en Finalizar Una vez terminado este proceso, todos los mensajes nuevos se encontrarán en la carpeta Bandeja de entrada, siempre y cuando se haga clic en el botón Enviar y recibir de la barra de herramientas. Creación de carpetas Para almacenar los mensajes de correo electrónico de forma organizada, se pueden crear carpetas en la bandeja de entrada. El procedimiento es el siguiente: 1. Ubicarse en la Bandeja de entrada. 2. Mostrar la lista desplegable del botón Nuevo. 3. Seleccionar Carpeta. 4. Ingresar el nombre de la carpeta que se quiera, es importante verificar que el contenido de la carpeta sea Elementos de correo y elementos para exponer para que sí almacene lo que se quiere. También aquí se puede definir la ubicación de la carpeta, si se quiere dentro de Bandeja de entrada, eso es lo que debe estar seleccionado. Licda. María Cristina Pérez 5

6 5. Una vez creada, aparecerá en la lista de carpetas y se podrán arrastrar de la Bandeja de entrada a ella los correos que se quieran almacenar ahí. Se pueden crear la cantidad de carpetas que cada uno considere necesarias, incluyendo carpetas dentro de otras carpetas. Contactos Los contactos se pueden organizar muy bien en Outlook, llenando una ficha para cada uno y aplicando ciertos criterios para poder visualizarlos después. 1. Moverse a la carpeta de Contactos en el panel que se encuentra a mano izquierda. 2. Hacer clic en el botón Nuevo 3. Llenar la ficha con los datos de la persona, verificar las opciones de la pestaña Detalles, ya que se encuentra la opción del cumpleaños, que automáticamente se agregará al calendario. Licda. María Cristina Pérez 6

7 4. Después de ingresar los datos, hacer clic en el botón Guardar y cerrar. Una vez creado un contacto, se puede crear otro en base a ese, tomando en cuenta que la información organizacional será la misma. Para poder hacer eso, se debe: 1. Seleccionar el contacto base. 2. Ir al menú Acciones. 3. Seleccionar la opción Nuevo contacto de la misma organización 4. Verificar que los campos que estén relacionados con la organización estén iguales que los del contacto base. 5. Ingresar la información personal del contacto. Los contactos también se pueden almacenar, así como los mensajes de correo, por carpetas. El proceso es el mismo, pero esta vez se debe asegurar que el contenido de la carpeta será Elementos de contacto y que se almacenará en la carpeta Contactos. Aquí se pueden agregar los contactos del mismo grupo. Licda. María Cristina Pérez 7

8 Listas de distribución Las listas de distribución son utilizadas para agrupar contactos que han sido previamente guardados y a los que se les suele enviar el mismo mensaje, para no seleccionar a cada uno de ellos en cada mensaje. Se hacen de la siguiente manera: 1. Mostar la lista desplegable del botón Nuevo. 2. Seleccionar la opción Lista de distribución. 3. En la ventana de la Lista de distribución, hacer clic en el botón Seleccionar integrantes para poder agregarlos a la lista, tomar en cuenta en qué carpeta están almacenados. Seleccionar a los integrantes deseados y hacer clic en Integrantes. Al terminar de agregar a los integrantes, hacer clic en Aceptar. Licda. María Cristina Pérez 8

9 4. Ingresar el nombre de la lista, al terminar hacer clic en el botón Guardar y cerrar. Esta lista ya estará disponible para cuando se escriban los correos, se podrá seleccionar y automáticamente incluirá a todos sus integrantes. Firmas Se pueden crear varias firmas, lo más usual es crear una para los mensajes nuevos y otra para los mensajes que se responderán, éstas aparecerán automáticamente en el cuerpo del mensaje según la acción elegida (nuevo o responder). Para esto se debe: 1. Ir al menú Herramientas. 2. Seleccionar Opciones. 3. En la pestaña Formato de correo hacer clic en el botón Firmas. Licda. María Cristina Pérez 9

10 4. Hacer clic en el botón Nuevo. 5. Ingresar el nombre de la nueva firma y en qué se basará para crearla. Hacer clic en Siguiente. 6. Ingresar el texto deseado y hacer los cambios de fuente, color, tamaño, estilo del mismo, haciendo clic en Fuente. Al terminar, hacer clic en Aceptar. 7. Si se desea crear otra firma, hacer clic en Nuevo, de lo contrario, hacer clic en Aceptar. 8. En la ventana activa, seleccionar el nombre de la firma que se desea para los correos nuevos y para las respuestas o reenvíos, puede ser la misma para las dos opciones. Luego de esto, hacer clic en Aceptar. Licda. María Cristina Pérez 10

11 Reglas Las reglas sirven, entre otras opciones, para definir el destino de los correos cuando cumplan con una condición; esta condición puede ser la dirección de correo electrónico de quien lo envía, palabras específicas en el asunto, etc. Los pasos a seguir son: 1. Ir al menú Herramientas. 2. Seleccionar Reglas y alertas. 3. Hacer clic en el botón Nueva regla para definir una nueva regla. 4. Iniciar la regla desde una plantilla e ir seleccionando las opciones deseadas, por ejemplo en el Paso 1: Mover a una carpeta los mensajes de una persona y en el Paso 2: seleccionar la persona y a la carpeta en donde se quieren almacenar. Hacer clic en Siguiente. Licda. María Cristina Pérez 11

12 5. En el siguiente paso, comprobar que estén seleccionadas las opciones deseadas. Hacer clic en Siguiente. 6. En el siguiente paso, seleccionar la acción a tomar con el mensaje que cumpla con el criterio especificado. Hacer clic en Siguiente. 7. En el siguiente paso se pueden determinar excepciones para la regla, seleccionar una de ellas en caso aplique. Licda. María Cristina Pérez 12

13 8. Para terminar de configura esta regla, se le debe dar un nombre, además se puede decidir si se quiere que empiece a funcionar la regla y si se le quiere aplicar a los mensajes que ya se encuentran en las Carpetas personales. Hacer clic en Finalizar y luego en Aceptar. Redacción de correos Los correos se pueden redactar creando uno nuevo, respondiendo algún correo recibido o reenviando un recibido o enviado, en cualquiera de los casos, se encuentran las mismas opciones. En el caso de querer hacer un correo nuevo, se debe: 1. Seleccionar Mensaje de la lista desplegable del botón Nuevo. 2. Para definir a los destinatarios existen varias opciones, las cuales se pueden combinar para lograr el resultado deseado, éstas son: a) Escribir las direcciones de a quien se le enviará b) Seleccionarlas de la libreta de direcciones, haciendo clic en el botón Para, en donde también se mostrarán las opciones de CC (copia carbón) y CCO (copia carbón oculta); al terminar de seleccionar a los destinatarios, hacer clic en el botón Aceptar. c) También se puede seleccionar una lista de distribución de las creadas con anterioridad, haciendo clic en el botón Para y buscando la lista, ésta no aparecerá detallada, sin embargo, el mensaje será enviado a todos los integrantes de la lista. 3. Ingresar el asunto del mensaje, el tema general para que los destinatarios tengan una idea del contenido del mensaje. Licda. María Cristina Pérez 13

14 4. Escribir el cuerpo del mensaje, lo que se le quiere comunicar a los destinatarios. 5. Presionar el botón Enviar para que el mensaje sea trasladado a la bandeja de salida. 6. Presionar el botón Enviar y recibir para enviar los mensajes de la bandeja de salida y recibir los mensajes que le hayan sido enviados en la bandeja de entrada. Archivos adjuntos Si se desea incluir un archivo adjunto, que puede ser uno de Word (.doc) o de Excel (.xls), etc., después de haber seguido los pasos necesarios para la redacción de un menaje nuevo o respuesta, se puede hacer de cualquiera de las siguientes formas: Barra de menú: 1. Ir al menú Insertar. 2. Seleccionar la opción Archivo. 3. Ubicar el archivo deseado y seleccionarlo. 4. Hacer un clic en el botón Insertar. Barra de herramientas: 1. Hacer clic en el Clip de la barra de herramientas Estándar. 2. Ubicar el archivo deseado y seleccionarlo. 3. Hacer un clic en el botón Insertar. Licda. María Cristina Pérez 14

15 Explorador de Windows o Mi PC: 1. Abrir el explorador de Windows (ctrl. + E) o Mi PC. 2. Ubicar el archivo que se desea adjuntar. 3. Arrastrar el archivo al correo que se está escribiendo. Licda. María Cristina Pérez 15

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