MANUAL DE USUARIO DE CUENTAS DE CORREO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DE CUENTAS DE CORREO Existen dos formas de consultar el correo, por Interfaz Web (Webmail), la cual se realiza desde un navegador de Internet, o mediante un cliente de Correo, tal como Microsoft Outlook o Outlook Express. El presente manual muestra la forma de consultar las cuentas en cada una de estas herramientas. 1. WEBMAIL 1.1 CÓMO INGRESAR VÍA WEB? Para ingresar a su cuenta de correo vía Web; se debe utilizar un programa llamado Browser o Navegador de Internet, entre los más comunes están Internet Explorer, Mozilla Firefox y Opera. Los pasos a seguir son: 1. Abrir el Navegador 2. En el campo Address o dirección escribir: donde sudominio.com equivale al dominio de su empresa. Se despliega la siguiente ventana: Página 1

2 3. En el campo Dirección de se debe incluir el nombre completo de la cuenta, esto es, con de forma tal que quede con la sintaxis: (Ejemplo: En el campo Contraseña se debe incluir la contraseña asignada. 4. Luego se debe hacer clic sobre el botón Login, así podrá ingresar a la aplicación del correo. Una vez identificada la cuenta y la contraseña, se ingresa a la casilla de correo personal. Aparecerá la siguiente pantalla: Esta es la pantalla principal del programa de correo y muestra el espacio que tiene disponible en su buzón y en el almacenamiento virtual. A continuación se explica una a una las opciones: Contactos: Permite visualizar su libreta de direcciones. Calendario: A través de este acceso puede ver su agenda electrónica y crear/modificar compromisos. Redactar mensaje: Le permite crear nuevos mensajes de correo electrónico. Página 2

3 Acciones de carpeta: Opción que le permite Crear, Modificar, Eliminar, Mover, Vaciar una carpeta, Crear subcarpetas y observar las propiedades. Utilizar la Versión Clásica: Le permite cambiar la versión de Webmail Página Principal: Lo ubica en la pantalla inicial de Webmail. Opciones: Es donde puede realizar cambios a la configuración de Webmail. Ayuda: con esta opción se puede obtener una guía en el manejo de su cuenta de correo electrónico. Cerrar sesión: al dar clic sobre esta instrucción saldrá de su cuenta de correo y podrá ingresar a otra cuenta de correo electrónico que desee. 1.2 ACCEDER A LA BANDEJA DE ENTRADA Para acceder a su bandeja de entrada debe hacer clic sobre la carpeta con dicho nombre, de esta manera se desplegará una ventana como ésta: Podrá hacer uso del panel de lectura que le permitirá observar la lista de mensajes y su contenido desde una sola pantalla así: Página 3

4 1.3 CREAR UN MENSAJE NUEVO Para crear un mensaje nuevo, seleccione el icono Redactar el cual cargará la siguiente la siguiente pantalla: Página 4

5 A continuación se describen los campos que componen el mensaje nuevo: Para: Este campo identifica la dirección de correo a quien va dirigido el mensaje. CC: Con copia. CCO: Con copia oculta. Asunto: Breve descripción del tema del mensaje. Adjunto: En este campo se debe incluir la ubicación del archivo que se desee enviar adjunto al mensaje. Texto: Es el cuadro principal donde se escribe el contenido del mensaje a enviar. Enviar: Inicia proceso de envío de mensaje de correo electrónico. Guardar Borrador: Le permite archivar una copia de un mensaje que vaya a enviar para posterior edición. Cancelar: Le permite cancelar la redacción de un mensaje. IMPORTANTE: seleccione la opción Guardar copia en carpeta de enviados si desea guardar una copia del mensaje enviado, de lo contrario Página 5

6 omítala, LOS MENSAJES ENVIADOS GUARDADOS RESTAN ESPACIO DISPONIBLE A LA CUENTA. Si desea que esta opción aparezca marcada y los mensajes se guarden automáticamente a la bandeja de enviados por favor siga los pasos a continuación: 1. Clic en Opciones 2. Clic en Preferencias 3. Seleccione la opción si en Guardar mensajes enviados 4. Clic en Guardar y luego en OK. 1.4 BORRAR UN MENSAJE Para borrar un mensaje, seleccione el mensaje de la bandeja y presione la opción Eliminar ubicada en la parte superior de la bandeja de entrada. Si desea eliminar más de un mensaje a la vez, debe seleccionar cada uno de los mensajes la casilla y mantener presionada la tecla Control. Página 6

7 1.5 CAMBIO DE CONTRASEÑA Para cambiar la contraseña de la cuenta, debemos ir a la Pestaña Opciones y posteriormente en el submenú desplegado a la izquierda de la pantalla, hacer clic en la opción contraseña, se despliega la siguiente ventana: Allí se deben diligenciar los campos, todos son obligatorios, y debe tener muy presentes la pregunta de contraseña y respuesta en caso de olvido. Finalmente debe presionar el botón Guardar y en la ventana que aparece al final, hacer clic en Aceptar. 1.6 CAMBIO DE NOMBRE PARA MOSTRAR Para cambiar el nombre para mostrar de la cuenta, debemos ir a la Pestaña Opciones y posteriormente en el submenú desplegado a la izquierda de la pantalla, hacer clic en la opción Perfil Personal, se despliega la siguiente ventana: Página 7

8 Deberá diligenciar los campos que desee cambiar y hacer clic en Guardar. 2. ALMACENAMIENTO VIRTUAL En este espacio usted contará con 250 MB disponibles para almacenar archivos de su preferencia. Podrá encontrar el almacenamiento virtual en la pestaña ubicada en la parte izquierda de la pantalla: Página 8

9 Al hacer clic sobre ella podrá visualizar la siguiente ventana: Página 9

10 A continuación se describen las opciones que podrá encontrar en esta ventana: Acciones de carpeta: Opción que le permite Crear, Modificar, Eliminar, Mover, Vaciar una carpeta, Crear subcarpetas y observar las propiedades. Upload: a través de esta opción usted podrá subir los archivos para almacenarlos en su espacio virtual. Download: Le permite descargar archivos desde su espacio virtual hacia su Computador. Send: Es la opción para enviar a través de un mensaje de correo electrónico el archivo que usted desee y que previamente haya sido subido al espacio virtual. Delete: Permite borrar archivos. Move: Sirve para mover archivos de una carpeta a otra. Rename: Opción para cambiar el nombre a los archivos. Página 10

11 2.1 COMO SUBIR UN ARCHIVO AL ESPACIO VIRTUAL Para subir un archivo a su espacio virtual debe seguir los pasos a continuación: 1. Clic en Upload 2. Clic en el botón Examinar 3. Seleccione de su computador el archivo que desea cargar. 4. Clic en Abrir 5. Clic en Upload Una vez cargado el archivo le aparecerá en el espacio virtual así: Página 11

12 3. ACCESO AL CORREO A TRAVÉS DE UN CLIENTE DE CORREO El acceso a través de un cliente de correo puede llevarse a cabo por ejemplo a través de Microsoft Outlook, Outlook Express o Mozilla Thunderbird. Previamente es necesario realizar la configuración de cada cuenta de correo, sin embargo la utilización en los tres casos es básicamente la misma; las opciones varían de acuerdo con el software utilizado. 2.1 CONFIGURACIÓN EN OUTLOOK EXPRESS: En la barra de herramientas, seleccione Herramientas y en el despliegue, seleccione Cuentas. Se abrirá la ventana llamada Cuentas de Internet, en la cual debe seleccionar la pestaña Correo, y dando clic sobre Agregar y luego Correo... podrá dar inicio a la configuración de la cuenta de correo deseada: Inicialmente aparecerá la ventana donde debe ingresar el nombre a mostrar. Después de escribirlo, debe dar clic en Siguiente. Página 12

13 Ahora debe ingresar en el campo Dirección de correo electrónico la cuenta de correo que desea configurar y hacer clic en Siguiente. Página 13

14 En el siguiente paso se pregunta el tipo de Servidor de correo entrante, por defecto viene seleccionada la opción POP3, debe dejarse de esta forma. En este punto es necesario ingresar las direcciones de los servidores de correo entrante y saliente (POP3 y SMTP). La información para estos campos es la siguiente: POP3: pop1.publicar.com SMTP: smtp1.publicar.com La siguiente imagen muestra cómo debe quedar esta configuración: (una vez hecho este procedimiento, se debe hacer clic en Siguiente) Página 14

15 El siguiente paso es ingresar la dirección de la cuenta de correo que se está configurando y su respectiva contraseña. Es importante que habilite la opción Recordar Contraseña. (Importante: NO habilite la opción Iniciar sesión usando autenticación de contraseña segura (SPA) ) Al hacer clic en Siguiente le aparecerá una ventana donde se le informa que ha ingresado toda la información correctamente. En este punto debe hacer clic en Finalizar, lo cual lo llevará nuevamente a la ventana Cuentas de Internet Allí, debe seleccionarse la cuenta recién configurada y hacer clic en Propiedades, lo cual despliega la siguiente ventana: Página 15

16 Allí debe hacerse clic sobre la pestaña denominada Servidores y verificar que la información sea correcta, es decir, que el servidor de correo entrante (POP3) sea: pop1.publicar.com y servidor de correo saliente (SMTP) sea: smtp1.publicar.com y que en el campo Nombre de Cuenta se encuentre escrita la cuenta de correo completa, es decir, que por ejemplo tenga la forma: gerencia@sudominio.com IMPORTANTE: Es indispensable habilitar la opción Mi servidor requiere autenticación para que pueda establecer conexión con el servidor. Luego de esto, se debe hacer clic en Aplicar y posteriormente en Aceptar, se volverá a la ventana Cuentas de Internet, en esta ventana se debe hacer clic en Cerrar y se llegará a la bandeja de entrada de Outlook Express en donde debe dar clic sobre Enviar y Recibir para visualizar los mensajes que tenga en el servidor. Página 16

17 2.2 CONFIGURACIÓN EN MICROSOFT OUTLOOK: Sobre la barra de herramientas, haga clic en Herramientas y luego en Cuentas de Correo Electrónico, se desplegará la siguiente ventana, en la que se debe seleccionar la opción Agregar una cuenta de correo electrónico, posteriormente se debe hacer clic en Siguiente. Allí es necesario seleccionar el tipo de servidor POP3 y hacer clic en siguiente : Página 17

18 A continuación se deberá ingresar la información relacionada con su cuenta de correo. Los campos que debe llenar son los siguientes: Su Nombre: es el nombre con el que las personas van a recibir sus mensajes. Dirección de Correo: debe escribir la dirección de correo electrónico completa que desea configurar (Ejemplo: gerencia@sudominio.com) Servidor de Correo entrante (POP3): debe escribir pop1.publicar.com Servidor de Correo Saliente (SMTP): debe escribir smtp1.publicar.com Nombre de usuario: debe escribir el nombre de su cuenta (Ejemplo: gerencia@sudominio.com) Contraseña: debe escribir la contraseña de su cuenta de correo. Página 18

19 IMPORTANTE: Es indispensable habilitar la opción Mi servidor requiere autenticación para que pueda establecer conexión con el servidor, para ello nos vamos al botón Mas Configuraciones de la parte inferior derecha, que despliega la siguiente ventana: Página 19

20 Allí nos vamos a la segunda pestaña Servidores y seleccionamos la opción Mi servidor Requiere autenticación, lo demás no se modifica: Hacemos clic en Aceptar luego en siguiente y allí parecerá una nueva ventana donde se le informa que ha ingresado correctamente toda la información necesaria para la configuración de su cuenta, aquí debe hacerse clic en Finalizar Página 20

21 Al volver a la bandeja de entrada, es necesario que dé clic sobre el icono Enviar y Recibir para que pueda descargar los mensajes que le han sido enviados a su cuenta de correo electrónico. Página 21