PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

Transcripción

1 PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

2 INICIO IBM QUICKR IBM Quickr es un software de colaboración en equipos, el cual permite compartir archivos e información de forma instantánea y directa entre los usuarios de la red PUCV. Además a través de esta plataforma los usuarios podrán crear espacios (Lugares), que faciliten la generación de información. QUÉ ES UN LUGAR(ES)? Los Lugares son espacios colaborativos que permiten compartir y generar contenido y se clasifican en: Lugar estándar para equipos_ Esta opción permite a los miembros del equipo trabajar juntos por Internet o una intranet. Tiene soporte para foros de equipo, agenda de equipo, seguimiento de tareas, conversaciones, notificación, etc. Blog_ Esta opción permite a los miembros del equipo comunicar ideas en un blog propio. Recopilar una lista de blogs, compartir imágenes y vínculos entre artículos. Ver artículos en un calendario o por archivo mensual. ÍNDICE QUÉ ES UN LUGAR(ES)? CÓMO CREAR LUGAR(ES)? CÓMO INGRESAR A UNO DE MIS LUGARES? CÓMO AGREGAR MIEMBROS DE LA RED PUCV? LUGAR ESTÁNDAR PARA EQUIPOS CÓMO COMPARTIR ARCHIVOS? Opción 1: desde Internet Opción 2: desde el explorador de Window Opción 3: desde IBM Notes Opción 4: desde un documento Office CÓMO CONECTAR EL EQUIPO A LOS LUGARES DE QUICKR? CÓMO MODIFICAR LOS ARCHIVOS COMPARTIDOS? CÓMO ENVIAR ENLACE DIRECTO AL LUGAR? Wiki_ Esta opción permite a los miembros del equipo colaborar con otros para escribir y editar contenido. Crear vínculos entre el contenido y el registro histórico. Utilizar tareas y agendas para organizar el proceso de creación. Para poder utilizar cualquiera de estas herramientas, en primera instancia, deberá crear el espacio, luego determinar quiénes y con qué rol participarán en él. CÓMO CREAR LUGAR(ES)? Para crear un Lugar(es) deberá realizar los siguientes pasos: (1) Abrir el Navegador Web predeterminado en su equipo, y, en la barra de búsqueda, escribir la siguiente dirección: colabora.pucv.cl. Nota: Se recomienda utilizar Firefox. Siendo otros navegadores compatibles, Google Chorme o Internet Explore. (2) En la nueva página presionar el link Iniciar sesión. 3_

3 (3) Inmediatamente aparecerá el siguiente formulario, donde deberá ingresar en: User name_ Todo lo que se encuentra antes del correo institucional del usuario. Password_ La contraseña de IBM Notes del usuario. (5) Presionar el botón Crear un lugar, ubicado en la esquina superior izquierdo de la pantalla. Acción que despliega la siguiente ventana: (4) Presionar el botón Sign in para continuar. Esta acción disponibilizará la sesión personal del usuario, tal como muestra la siguiente figura: (6) Elegir una de las clasificaciones de Lugares, lo cual desplegará el siguiente formulario, donde deberá: En (A), ingresar el nombre por el cual quedará registrado el Lugar. En (B), escribir una breve descripción sobre lo que contendrá este espacio. En (C), NO completar debido a que la información de este campo es auto-generado, al ingresar el nombre del Lugar. En (D), ingresar todo lo que se encuentra antes del correo institucional del usuario (USER Name). 4_ 5_

4 En (E), ingresar la contraseña que el usuario utiliza para acceder a la plataforma IBM Notes. En (F), Marcar la opción, si desea que alguna persona externa a red PUCV utilice este espacio. Esto debe realizarse en el equipo que utilizará el usuario externo para acceder al Lugar. En (G), Marcar la opción si desea recibir un correo electrónico confirmando la información de esta página. CÓMO AGREGAR MIEMBROS DE LA RED PUCV? Independiente del tipo de Lugar que este utilizando (Wiki, Blog, etc.), los miembros se agregan de a uno y se les determina inmediatamente el rol que tendrán dentro del sitio. Para ello, realizar los siguientes pasos: (1) Abrir el Lugar que desea desde la lista Mis Lugares, que corresponden a los Lugares que ya han sido creados. (2) Presionar la opción Miembros, ubicado en la barra lateral izquierda de la página de Inicio de este, independiente del tipo de Lugar abierto. (7) Para finalizar presionar el botón Crear. Se le notificará que el Lugar ha sido creado, a través de un mensaje. CÓMO INGRESAR A UNO DE MIS LUGARES? Para ingresar a cualquiera de los espacios (Lugares) creados, hacer doble clic sobre él, con lo cual accederá al a la página de inicio del Lugar. (3) En la nueva ventana, presionar el botón Añadir miembros. 6_ 7_

5 (8) Marcar la opción Enviar una invitación a los nuevos usuarios que tengan correo electrónico, para informar al miembro sobre la inclusión en el Lugar. (9) Al finalizar presionar el botón Aceptar. (4) Una vez dentro, seleccionar la pestaña de acuerdo al rol del miembro que desea agregar. Podrá elegir entre: Lector_ Esta opción permite que el participante sólo pueda leer el contenido del Lugar. Autor_ Esta opción permite que el participante pueda leer y editar el contenido del Lugar. Editor_ Esta opción permite que el participante pueda leer y editar, incluido contenidos de terceros, en el Lugar. Gestor_ Esta opción permite que el participante pueda leer y editar el contenido, personalizar el Lugar y controlar la pertenencia. Propietario_ Esta opción permite que el participante pueda leer y editar el contenido, personalizar el Lugar y controlar la pertenencia de todas las salas. LUGAR ESTÁNDAR PARA EQUIPOS Un Lugar estándar para equipos permite a los miembros del equipo trabajar en conjunto por internet o intranet. Además tiene soporte para foros de equipo, agenda de equipo, seguimiento de tareas, conversaciones, notificación, etc. Al ingresar a un Lugar Estándar para equipos se encontrará con la siguiente pantalla principal: (5) Marcar la opción Persona desde la parte inferior de la ventana. (6) Ingresar las iniciales del nombre del miembro, acción que desplegará una lista con los integrantes de la red PUCV cuyo nombre comience con las iniciales ingresadas. (7) Seleccionar al miembro deseado. CÓMO COMPARTIR ARCHIVOS? Opción 1: desde internet (1) Abrir el Navegador Web predeterminado en su equipo, y, en la barra de búsqueda, escribir la siguiente dirección: colabora.pucv.cl. 8_ 9_

6 Nota: Se recomienda utilizar Firefox. Siendo otros navegadores compatibles, Google Chorme o Internet Explore. (4) Presionar el botón Sign in para continuar. Esta acción disponibilizará la sesión personal del usuario, tal como muestra la siguiente figura: (2) En la nueva página presionar el link Iniciar sesión. (5) Hacer doble clic sobre el Lugar que desea, desde la lista que dispone. Automáticamente se desplegará la página de inicio del Lugar. (3) Inmediatamente aparecerá el siguiente formulario, donde deberá ingresar en: User name_ Todo lo que se encuentra antes del correo institucional del usuario. Password_ La contraseña de IBM Notes del usuario. (6) Presionar la opción Biblioteca, ubicado en la barra lateral izquierda de la pantalla. 10_ 11_

7 (7) En la nueva ventana, presionar el botón Subir, lo cual permitirá acceder al siguiente formulario, donde deberá: En (A) presionar el botón Seleccionar archivos para acceder al explorador de Windows y buscar el archivo que desea compartir. Cuando haya finalizado presionar el botón Abrir de la ventana emergente. En (B), se ofrecerá una opción de nombre, de acuerdo al que posea el archivo que este subiendo, el cual podrá modificar si desea. En (C), agregar una descripción del contenido del archivo. En (D), determinar el acceso que tendrán los miembros del Lugar en el archivo en específico. En (E), personalizar la apariencia del archivo. En (F), marcar la opción Enviar Notificación, si desea que se envíe el link de acceso, a través de un correo electrónico, a los miembros que tienen acceso al archivo. (8) Para finalizar presionar el botón Guardar e incorporar. Esta acción cargar el archivo en el listado de la Biblioteca. Opción 2: Desde el Explorador de Windows Quickr permite que desde su explorador de Windows pueda generar y compartir información. Para ello se necesita, en primera instancia, configurar el acceso a los distintos Lugares. Una vez realizada la conexión, dependerá del tipo de archivo a compartir, el procedimiento a realizar, estos puede ser: a. Archivos de Imágenes (1) Hacer clic derecho sobre el archivo a compartir. Automáticamente, se desplegará un menú de opciones. (2) Seleccionar Lugares. (3) Presionar la opción Añadir a lugar. 12_ 13_

8 (5) Para continuar presionar el botón Aceptar. Automáticamente, se desplegará la ventana de configuración del archivo, tal como muestra la siguiente imagen: (4) En la nueva ventana, seleccionar el Lugar al cual desea subir el archivo. Nota: Puede que al realizar esta acción se le solicite ingresar la contraseña de IBM Notes, para verificar que tenga acceso a dicho sitio (6) Personalizar el documento y presionar el botón Finalizar. 14_ 15_

9 b. Otros tipos de Archivos (1) Seleccionar el archivo a compartir. (3) Personalizar el documento y presionar el botón Finalizar. Opción 3: desde IBM Notes Quickr permite almacenar y compartir los anexos de los correos recibidos en los Lugares ya creados. Para ello realizar los siguientes pasos: (1) Seleccionar el correo, que contiene el anexo a compartir, desde la Bandeja de Entrada en IBM Notes. (2) Presionar el ícono para acceder al menú desplegable. (3) Seleccionar Guardar anexos en un lugar. (2) Mover el archivo hasta la carpeta del Lugar donde desea almacenarla. Automáticamente, se desplegará la ventana de personalización del archivo. (4) En la nueva ventana, seleccionar el Lugar al cual desea subir el archivo. Nota: Puede que al realizar esta acción se le solicite ingresar la contraseña de IBM Notes, para verificar que tenga acceso a dicho sitio. 16_ 17_

10 (6) Personalizar el documento y presionar el botón Finalizar. Inmediatamente, quedará el archivo disponible en el Lugar. (5) Para continuar presionar el botón Aceptar. Automáticamente, se desplegará la ventana de configuración del archivo, tal como muestra la siguiente imagen: Opción 4: desde un documento Office Quickr permite que desde cualquier documento de Office se pueda almacenar en Lugares. Para ello realizar los siguientes pasos desde el documento abierto: (1) Seleccionar la pestaña Lugares, ubicada en la barra de herramientas de la aplicación. (2) Presionar el botón Añadir al Lugar de la barra de herramientas. (3) En la nueva ventana, seleccionar el Lugar el cual desea subir el archivo. Nota: Puede que al realizar esta acción se le solicite ingresar la contraseña de IBM Notes, para verificar que tenga acceso a dicho sitio. 18_ 19_

11 CÓMO CONECTAR EL EQUIPO A LOS LUGARES DE QUICKR? (4) Para continuar presionar el botón Aceptar. Automáticamente, se desplegará la ventana de configuración del archivo, tal como muestra la siguiente imagen: (1) Hacer clic derecho sobre el ícono de Lugares, ubicado en la barra de tareas de su escritorio. (2) Seleccionar Añadir lugares desde la lista que se desplegará con la acción anterior. (5) Personalizar el documento y presionar el botón Finalizar. Se notificará a través del siguiente cuadro de diálogo que se ha almacenado el documento satisfactoriamente. (3) En la siguiente ventana ingresar en: Servidor_ colabora.pucv.cl ID de usuario_ Todo lo que se encuentra antes del correo institucional del usuario. Password_ La contraseña de IBM Notes del usuario. 20_ 21_

12 (4) Al finalizar presionar el botón Siguiente. Esta acción desplegará una ventana con el listado de Lugares Estándar para equipos existentes, tal como muestra la siguiente figura: CÓMO MODIFICAR LOS ARCHIVOS COMPARTIDOS? Para modificar los archivos compartidos podrá abrirlos desde: El sitio colabora.pucv.cl El panel de Lugares en IBM Notes. El panel de Lugares en el Explorador de Windows. (5) Seleccionar aquellos Lugares con los cuales trabajará desde el equipo (6) Al finalizar presionar el botón Finalizar. Inmediatamente los Lugares que seleccionó, quedarán disponibles como otra fuente de almacenamiento del equipo, por lo cual podrá acceder a los archivos que se encuentran en el sitio y agregar nuevos. Los archivos que aquí se encuentran, están disponibles para todos los miembros del sitio, por lo cual al momento de ingresar a un archivo automáticamente se inhabilita en Quickr, para que los otros usuarios no puedan acceder a él, mientras se realizan los cambios. Una vez que haya finalizado, presionar el botón Guardar y cerrar el archivo para volver habilitarlo a los demás miembros. En el caso que este trabajando en Word o Excel, podrá habilitar el documento al presionar botón Incorporar, desde la Barra de Herramientas de la pestaña Lugares. Y inhabilitarlo al presionar el botón Extraer desde la Barra de Herramientas. Automáticamente, se desplegará un cuadro de diálogo que notificará que fue extraído exitosamente. 22_ 23_

13 (5) Para finalizar presionar el botón Aceptar. Automáticamente, se insertará el enlace en el mensaje, tal como muestra la siguiente figura: CÓMO ENVIAR ENLACES DIRECTOS DE LUGARES A OTROS CONTACTOS? Una vez creado el Lugar y almacenado los archivos a compartir, podrá enviar a través de IBM Notes un vinculo que permitirá que otros puedan acceder directamente a ellos. Para lo cual realizar los siguientes pasos: (1) Abrir IBM Notes. (2) Crear un Nuevo mensaje, con las direcciones de correo electrónico de los miembros a los cuales les enviará el link. (3) Presionar el ícono, ubicado en la barra de acción del mensaje. (4) En la nueva ventana, seleccionar de que archivo o Lugar desea enviar un enlace de acceso. 24_

14 RECURSOS DE AYUDA APOYO PROCEDIMENTAL Correo electrónico: Mesa de ayuda: (032) APOYO TÉCNICO Correo soporte usuarios: Soporte DSIC (call center): (032) Soporte DSIC (curauma): (032) GUÍA GENERAL DE APOYO sitio web: - Descargas de manuales y videos tutoriales. - Preguntas frecuentes. DSIC DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES Avenida Brasil 2950 Valparaíso, Chile Teléfono: (32) Correo: dsic@ucv.cl Web: