Introducción a los sitios de SharePoint en Office 365

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1 Introducción a los sitios de SharePoint en Office 365 Universidad Central del Este

2 Contenido 1. QUÉ ES UN SITIO SHAREPOINT? CÓMO INGRESAR AL ÁREA DE SITIOS? DESCRIPCIÓN GENERAL DEL ÁREA DE SITIOS CÓMO CAMBIAR MI INFORMACIÓN PERSONAL? CÓMO SIGO A UNA PERSONA? CÓMO CREAR UN SITIO DE TIPO BLOG? CÓMO CREAR UN SITIO? DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS SECCIONES DE UN SITIO CÓMO COMPARTIR EL SITIO? CÓMO AGREGAR LA FACILIDAD DE RESUMEN DE PROYECTO? CÓMO AGREGAR UNA NUEVA TAREA? CÓMO AGREGAR UN EVENTO EN EL CALENDARIO? CÓMO AGREGAR LISTAS, BIBLIOTECAS Y OTRAS APLICACIONES? CÓMO CAMBIAR EL ESTILO DEL SITIO? CÓMO CAMBIAR LA MARCA DEL SITIO? CÓMO MANTENER EL CORREO ELECTRÓNICO EN EL CONTEXTO? CÓMO UTILIZAR EL BLOC DE NOTAS? CÓMO VER TODO EL CONTENIDO DEL SITIO? CÓMO UTILIZAR LA PAPELERA DE RECICLAJE? CÓMO ALIMENTAR EL SUMINISTRO DE NOTICIAS? CÓMO SUBIR UN DOCUMENTO A UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS?

3 1. Qué es un sitio SharePoint? Un sitio SharePoint es una herramienta que permite la colaboración y el trabajo en equipo de los usuarios de Office 365 permitiendo también compartir información con otros usuarios y además poder seguir la información que otros usuarios comparten. Entre muchas de las posibles aplicaciones que se pueden dar a un sitio SharePoint están: Coordinar proyectos trabajando en sitios cerrados. Debatir ideas. Compartir documentos y trabajar en ellos de forma conjunta Mantenerse en contacto con otras personas. Compartir material multimedia. Compartir ideas mediante blogs. Seguir sitios de otras personas para obtener conocimiento. Guardar información de contacto, documentos y otros recursos. Crear listas de noticias y compartirlas. 2. Cómo ingresar al área de sitios? 1. Ingrese a la plataforma Office 365 de la UCE mediante el siguiente vínculo office365.uce.edu.do 2. En la parte superior de la pantalla haga clic sobre los cuadros que aparecen en la parte de la derecha. 3. En la caja que aparece seleccione la opción Sitios. 3

4 4. Se muestra la página principal del área de sitios. 3. Descripción general del área de sitios 1. Permite regresar a la pantalla principal de Office Abre el menú de configuración del sitio SharePoint. 3. Abre el menú de ayuda. 4. Abre el menú de configuración personal y de personalización de la página. 5. Permite la creación de un nuevo sitio. 6. Caja de búsqueda de sitios- 7. Muestra los sitios destacados. Para el caso de los sitios públicos, en esta versión de Office 365 los mismos no están activados. 8. Sitios que el usuario actual sigue. 9. Sugerencias de sitios de otros usuarios para seguir. 4

5 4. Cómo cambiar mi información personal? 1. Haga clic sobre la opción Información personal. 2. Haga clic sobre la opción Modificar el perfil 3. Se muestra la pantalla de modificación del perfil: 5

6 1. Pestañas que permiten navegar entre las diferentes secciones del perfil. 2. Información detallada de la pestaña de perfil seleccionada, cambia dependiendo de la que se encuentre seleccionada. 3. Botón Guardar todo y cerrar. Importante: Algunos de los datos pueden ser públicos o privados dependiendo del nivel que se asigne y en algunos casos no se puede cambiar el nivel de acceso a los datos, tal como se muestra a continuación: 6

7 4. Cómo sigo a una persona? 1. Haga clic sobre la opción Información personal. 2. Haga clic sobre la opción Personas y luego sobre la opción Seguir a varias personas. 3. Digite el nombre de la personal, luego seleccione el nombre de la lista que se muestra, por último haga clic sobre el botón Seguir. 7

8 5. Cómo crear un sitio de tipo Blog? 1. Haga clic sobre la opción Información personal. 2. Haga clic sobre la opción Blog. 3. Se inicia la creación del sitio de blog. Mientras se está ejecutando este proceso no se debe cerrar la ventana del Explorador de Internet, una vez que el proceso termina se muestra el sitio. 8

9 4. Para acceder al sitio en cualquier ocasión el mismo se le mostrará cuando ingrese al área de sitios en la sección de Sitios que sigo. 9

10 6. Cómo crear un sitio? 1. Ubicado en la sección de sitios, haga clic sobre el botón Nuevo. 2. Digite el Nombre del sitio y luego haga clic sobre el botón Crear. 3. Se muestra la pantalla principal del sitio. 10

11 4. Para volver a ingresar al sitio el mismo se mostrará siempre en el área de Sitios que sigo. 7. Descripción general de las secciones de un sitio 1. Comparta su sitio. Permite compartir el sitio actual con otros usuarios de Office

12 2. Trabaja con fechas límite? Esta opción permite agregar un resumen de proyecto en la página principal del sitio y dos aplicaciones adicionales, una Lista de Tareas (con escala de tiempo) y una lista de tipo calendario. 3. Agregue listas, bibliotecas y otras. Esta opción permite agregar diferentes elementos a un sitio más adelante se entrará en detalle con respecto a esta opción. 4. Cuál es su estilo? Permite cambiar los colores y el tema del sitio. 5. Su sitio su marca. Permite cambiar el título, la descripción y el logo del sitio. 6. Mantener el correo electrónico en el contexto. Puede compartir el correo electrónico en el sitio y además también sincronizar documentos con Outlook. 1. Bloc de notas. Permite mantener un enlace directo con la aplicación One Note Online para guardar las notas personales. Se crea un Bloc de notas por cada sitio creado. 2. Documentos. Permite subir documentos al sitio, estos documentos se pueden compartir con otros usuarios y también se pueden trabajar colaborativamente usando las herramientas de Office. 3. Contenido del sitio. Muestra todo el contenido para un sitio específico, tales como listas, páginas y aplicaciones- 4. Papelera de reciclaje. Permite recuperar un documento o elemento eliminado. 12

13 1. Suministro de noticias. Permite ingresar noticias en un sitio determinado. 2. Documentos. Permite subir documentos al sitio, estos documentos se pueden compartir con otros usuarios y también se pueden trabajar colaborativamente usando las herramientas de Office. 3. Caja de búsqueda. Permite buscar información en un sitio específico. 8. Cómo compartir el sitio? 1. Para compartir el sitio haga clic sobre la opción Compartir su sitio. 2. Digite el nombre del usuario. 13

14 3. Haga clic sobre el botón Compartir, al realizar esta acción se le envía un correo electrónico al usuario con el cual se está compartiendo el sitio, con el vínculo y otra información útil. 9. Cómo agregar la facilidad de resumen de proyecto? 1. Haga clic sobre la opción Trabaja con fechas límite? 2. Haga clic sobre el botón Agregar tema. 14

15 3. Una vez terminado el proceso de creación se agregarán en la página principal del sitio 3 nuevos elementos, una vista de resumen de proyecto, un vínculo a la lista de tareas y una lista de tipo calendario con su respectivo vínculo. 10. Cómo agregar una nueva tarea? Importante: Para realizar esta tarea antes se debió agregar la facilidad de Resumen de proyecto en el sitio. 1. Haga clic sobre la opción Tareas 15

16 2. Haga clic sobre la opción Nueva tarea. 3. Digite los datos correspondientes, en el campo Asignado digite el nombre de la persona y luego haga clic sobre el botón Guardar. 4. Se mostrará la tarea en la lista de tareas. 16

17 5. Para agregar la tarea a la escala de tiempo realice el siguiente procedimiento: Haga clic sobre el cuadro que se muestra en la parte izquierda de la tarea. Haga clic sobre los tres puntos a la derecha del nombre de la tarea seleccionada. Haga clic sobre la opción Agregar a la escala de tiempo. Una vez realizados los pasos la tarea se mostrará en la línea del tiempo, tener en cuenta que la línea de tiempo muestra solo algunas de las tareas que están por vencer y no todas las tareas, conforme el tiempo pasa la línea de tiempo se va actualizando. 17

18 11. Cómo agregar un evento en el calendario? Importante: Para realizar esta tarea antes se debió agregar la facilidad de Resumen de proyecto en el sitio. 1. Haga clic sobre la opción Calendario. 2. Haga clic sobre el día en el cual desea agregar el evento. 3. Digite la información correspondiente. 18

19 4. Haga clic sobre el botón Guardar. 19

20 5. El evento se mostrará en el calendario. 20

21 12. Cómo agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones? 1. Haga clic sobre la opción Agregar listas bibliotecas y otras. 2. Se muestra la lista de todas las aplicaciones disponibles para un sitio SharePoint, en la parte inferior del nombre de cada aplicación aparece la opción Detalles de la aplicación, esta opción muestra más detalle de cada una de las aplicaciones, para agregar una aplicación simplemente haga clic sobre el nombre de la misma. Importante: Tener en cuenta que las aplicaciones se pueden buscar utilizando el buscador de aplicaciones. Las aplicaciones se muestran en lotes de 16 aplicaciones por página, en la parte inferior de la página se muestra un botón de siguiente para mostrar más aplicaciones. Para más información sobre las aplicaciones haga clic sobre el siguiente vínculo Información sobre aplicaciones 21

22 13. Cómo cambiar el estilo del sitio? 1. Haga clic sobre la opción Cuál es su estilo? 2. Haga clic sobre el tema que desean utilizar. 22

23 3. Se muestra la pantalla en la cual se pueden realizar distintos ajustes al tema seleccionado. Los cambios conforme se van seleccionando se van mostrando en la imagen del tema que se ubica en la parte derecha de la pantalla en una imagen que simula el aspecto final del sitio. Entre algunos de los cambios que se pueden realizar a un tema están: a. Cambiar el fondo: Cambia la imagen de fondo del sitio. b. Cambiar los colores: Cambia la paleta de colores del sitio, solo se pueden usar los que ya están predefinidos. 23

24 c. Diseño del sitio: Permite seleccionar entre dos tipos de diseño, Oslo y Seattle. d. Fuentes: Permite cambiar el tipo de letra que se mostrará en el sitio. 24

25 4. Una vez seleccionados los cambios haga clic sobre el botón Probar. Debe esperar a que el proceso finalice. 5. Se muestra la vista previa de los cambios seleccionados, en este momento aún se pueden echar atrás los cambios e intentar otras combinaciones, se muestran dos botones, Sí mantenlo, No, todavía queda un poco, uno permite devolverse y otro continuar. Haga clic sobre el botón Sí, mantenlo. Se le muestra el sitio con los cambios realizados, si desea cambiar de nuevo el tema del sitio realice todos los puntos descritos anteriormente de nuevo. 14. Cómo cambiar la marca del sitio? 1. Haga clic sobre la opción Su sitio, su marca. 2. En la pantalla que se muestra se puede cambiar: 25

26 1. El título del sitio. Únicamente se cambia el título visible para los usuarios del sitio sin cambiar la ruta del sitio- 2. La descripción del sitio. Se puede digitar una descripción corta del sitio, los datos digitados en esta sección ayudan para que el sitio sea visible al momento de realizar una búsqueda. 3. El logotipo del sitio. El logotipo del sitio es el que se muestra en la parte superior izquierda. 4. El texto alternativo del logotipo del sitio. Este texto es el que se muestra cuanto se posiciona el puntero del curso sobre el logotipo del sitio. 26

27 5. El nombre de la dirección URL del sitio. A diferencia del título del sitio para esta opción lo que se cambia es la dirección que se muestra en el Explorador de Internet, por ejemplo podríamos cambiar la ruta https://universidaduce.sharepoint.com/proyecto 02/ por https://universidaduce.sharepoint.com/proyecto final/, para este tipo de cambios se utiliza esta opción. 6. Una vez concluidos los cambios, haga clic sobre el botón Aceptar. 15. Cómo mantener el correo electrónico en el contexto? Esta opción lo que permite es agregar la aplicación Buzón del sitio. Con esta aplicación se creará una nueva cuenta de correo especial para el sitio en la que se agrega la aplicación esto con el fin de que todo lo referente a las comunicaciones del sitio queden registradas en la nueva cuenta de correo-para agregar la aplicación realice los siguientes pasos. 1. Haga clic sobre la opción Mantener el correo electrónico en el contexto. 2. Haga clic sobre el botón Agregar. 27

28 3. Una vez realizado el proceso de creación se muestra la aplicación en la lista de aplicaciones del sitio. Haga clic sobre la aplicación Buzón de sitio para iniciar la configuración del mismo (este proceso puede tardar algunos minutos). 4. Una vez configurada la aplicación se le mostrará el Outlook Web APP y la información de la cuenta de correo creada, a continuación se detallan algunos elementos: 1. Vínculo para volver al sitio principal. 2. Botón que permite la creación de un nuevo correo electrónico. 3. Correos electrónicos recibidos. 4. Detalle de los correos electrónicos recibidos. 28

29 Importante: Es importante que al crear la nueva aplicación se creó también una nueva cuenta de correo relacionada con el sitio, como notará en este caso se creó una cuenta de correo SMO- esta cuenta sería la cuenta oficial del sitio que se ha utilizado como ejemplo en este manual. En caso de que se instale la aplicación en otro sitio se debe verificar la cuenta de correo que fue creada observando el correo de bienvenida. La nueva cuenta de correo electrónico es accesible para todos los usuarios que sean parte del sitio por lo que las comunicaciones desde y hacia el sitio se pueden tener centralizadas. Esto implica que los integrantes del sitio pueden escribir y recibir correos utilizando la nueva cuenta siempre y cuando estén dentro del sitio y tengan como mínimo los permisos de colaboradores del sitio. Para acceder a la cuenta de correo desde el sitio se debe hacer clic sobre la opción Buzón o bien hacer clic sobre el botón Mantener el correo electrónico en el contexto. 29

30 16. Cómo utilizar el bloc de notas? 1. Haga clic sobre la opción Bloc de Notas. 2. Se le mostrará la página principal del bloc de notas el cual utiliza la tecnología de One Note Online, a continuación una descripción de la pantalla: 1. Vínculo que permite regresar a la página principal del sitio. 2. Nombre del Bloc de notas identificado con el nombre del sitio. 3. Barra de opciones de edición. 4. Caja de búsqueda. 5. Área para colocar el título de la página. 6. Área de secciones. 7. Área de páginas. 8. Área de contenido de la página. 30

31 Importante: Por defecto se crea un bloc de notas por sitio, cada bloc de notas es propio de un sitio específico y compartido con todos los colaboradores del mismo, la información ingresada por un colaborador es visible para el resto de colaboradores del sitio. 17. Cómo ver todo el contenido del sitio? En caso de que se cambie el diseño del sitio, algunas de las opciones podrían dejar de aparecer en la pantalla principal del sitio. También en algunos casos es necesario observar todas las aplicaciones que contiene un sitio instalado, para ver todo el contenido del sitio realice los siguientes pasos: 1. Haga clic sobre el botón con forma de tuerca. 2. Haga clic sobre la opción Contenidos del sitio. 3. Se mostrará la página principal de contenidos del sitio. 31

32 1. La opción Agregar aplicación, permite agregar nuevas aplicaciones. 2. Muestra la lista de aplicaciones instaladas en el sitio, al hacer clic sobre alguna de ellas nos muestra el contenido de la misma. 3. Muestra la lista de Subsitio e incluso nos permite crear nuevos Subsitios. 18. Cómo utilizar la papelera de reciclaje? La papelera de reciclaje nos permite rescatar elemento borrados por error tales como un ítem de una lista, un documento, una imagen, etc. Los elementos eliminados se mantienen en la papelera de reciclaje durante 30 días, luego de esos 30 días los mismos son eliminados automáticamente. Para restaurar un elemento eliminado realice los siguientes pasos: 1. Haga clic sobre la opción Papelera de reciclaje. 32

33 2. Haga clic sobre el cuadro que aparece al lado izquierdo del documento o ítem que desea restaurar. 3. Haga clic sobre el botón Restaurar selección. 4. Haga clic sobre el botón OK. 19. Cómo alimentar el suministro de noticias? El área de suministros de noticias permite agregar publicaciones en un sitio específico con el fin de dar a conocer un acontecimiento o crear una conversación de grupo. El uso del suministro de noticias es similar al utilizado en una red social donde se pueden agregar publicaciones y las persona pueden responder con algún comentario y además indicar que le gusta la publicación. El suministro de noticias va más allá que un simple manejador de publicaciones y permite poder iniciar una sesión de Lync con la persona que incluyó la publicación e incluso permite poder iniciar una conversación tipo Foro a partir de la publicación original. 33

34 A continuación una descripción general de la sección de Suministro de noticias. 1. Área donde se incluye el texto descriptivo de la publicación. 2. Botón que permite adjuntar fotografías a una publicación. 3. Botón para agregar la publicación a la lista de noticias. 4. Identificación del usuario que ingresó la publicación. 5. Imagen y texto descriptivo de la publicación. 6. Botón para responder con algún comentario a una publicación específica. 7. Botón Me gusta. 34

35 20. Cómo subir un documento a una biblioteca de documentos? 1. Haga clic sobre el botón Cargar. 2. Haga clic sobre el botón Buscar archivo (Choose Files), y ubique el archivo en su computadora. 3. Haga clic sobre el botón Abrir. 4. Haga clic sobre el botón Aceptar. 35

36 5. El documento se muestra en el área de documentos del sitio. Importante: Las bibliotecas de documentos permiten la edición y trabajo en equipo de un documento, cuando se hace clic sobre un documento de Office subido a una biblioteca se abre la extensión de Office 365 que permite la edición del documento en línea, también en caso que se desee se puede crear un documento en blanco desde la biblioteca de documentos y trabajarlo en línea. 36

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