MANUAL BÁSICO WEBMAIL

Transcripción

1 MANUAL BÁSICO WEBMAIL Procedimiento básico para el uso de nuevo webmail Servicio salud Maule, en esta guía se podrá conocer los aspectos básicos que permiten la utilización de la herramienta webmail.

2 Contenido LOGIN WEBMAIL... 2 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL WEBMAIL... 3 MENÚ CORREO REDACTAR UN CORREO GESTION DE CORREOS... 6 BUSCAR CORREOS RESPALDAR CARPETAS... 9 RESPONDER UN CORREO MENU AGENDA DIRECCIONES AGENDA COMPARTIR AGENDA TAREAS MENU MI CUENTA MENU MI CUENTA (ESPACIO) MENU MI CUENTA (REENVIOS) MENU OPCIONES SINCRONIZAR AGENDA CON OUTLOOK SINCRONIZAR AGENDA CON IPHONE SINCRONIZAR AGENDA CON BLACKBERRY

3 LOGIN WEBMAIL Para ingresar al webmail se debe ingresar a la siguiente dirección: con los parámetros que se indican en la figura. Luego de ingresar, el webmail presenta un resumen con la información de la cuenta. En la parte superior se visualiza el menú, el cual presenta las opciones de Correo, Agenda, Direcciones, Tareas, entre otras. 2

4 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL WEBMAIL En el menú correo se encuentras las opciones tales como Filtros, Redactar, Buscar. Este es el dashboard del web mail, esta pantalla presenta un resumen de la plataforma, correo, agenda, filtros, tareas y notas. Al hacer clic en cada opción se abre una interfaz de cada una de estas funciones. 3

5 MENÚ CORREO. Al hacer clic en el menú correo, muestra la interfaz de la bandeja de entrada. En la parte izquierda los directorios de la cuenta: Entrada, Borradores, Enviados y Papelera. Como se ve en la figura, en esta parte del menú, permite administrar la cuenta de correo, eliminar, redactar, cambiar de carpetas, crear carpetas, esta última acción se encuentra en la opción acciones de carpeta, (Acc. De carpeta). Para volver al menú principal se debe dar clic en el icono horde. 4

6 REDACTAR UN CORREO. Para redactar un correo se debe hacer clic directamente en el icono Redactar del menú, de esta forma se puede redactar un correo de forma rápida.. Tiene opciones de Acuse de recibo, Adjuntar archivos entre otras. Para adjuntar archivos se debe hacer clic en examinar y escoger los archivos. Además de indicar si se requiere que los adjuntos se guarden en los correos enviados. 5

7 GESTION DE CORREOS En la bandejas de correo, ya sea entrante saliente o cualquier carpeta que contenga correos, se pueden realizar diferentes acciones con los botones que aparecen en la parte superior y con el botón derecho sobre los mensajes. También se puede ordenar por remitente, fecha entre otros. Es importante señalar que para el traslado de correos entre carpetas solo basta con seleccionar estos, y luego arrastrar a la carpeta que se desea. De igual manera el menú del botón derecho permite realizar varias opciones, una de ellas puede ser marcar como leído, o dar un índice de importancia. Entre otras. 6

8 Además es posible cambiar el panel de lectura de forma vertical presionando la opción Otro 7

9 BUSCAR CORREOS. En la parte superior izquierda de cualquier bandeja de correos, se pueden buscar los correos que se desea ubicar. Solo es necesario escribir lo que se necesita localizar. En la figura se muestra la búsqueda realizada con los resultados obtenidos. 8

10 RESPALDAR CARPETAS El respaldo de correos se realiza por carpetas, si se desea respaldar una carpeta se debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la carpeta que se desea respaldar y elegir la opción Exportar->Mbox o Exportar->Zip 9

11 RESPONDER UN CORREO Por defecto el web mail, esta diseñado para responder de forma inmediata a todos los involucrados en el correo recibido. Si solo se desea responder al remitente es necesario especificarlo en el menú de la siguiente manera: O si se presiono el botón Responder se puede también elegir la opción solo al remitente: 10

12 MENU AGENDA En este menú es posible organizar las tareas darías, registrar eventos en la agenta. El menú consta de 4 opciones las que se explicaran dependiendo de la importancia. 11

13 DIRECCIONES. Como lo dice su nombre permite gestionar los contactos del webmail, permitiendo agregar datos de cada contacto como se muestra en la figura siguiente al agregar un contacto. Al seleccionar Añadir se despliega un formulario que permite ingresar los datos del contacto. 12

14 Una vez que los datos del contacto se han ingresado se pueden guardar con el botón añadir. Al presionar el botón buscar se despliega un formulario que permite buscar los contactos que están en la libreta de direcciones. También con la opción buscar se pueden buscar los contactos de la libreta de direcciones. 13

15 AGENDA La agenda del webmail, permite programar actividades y almacenarlas en un calendario que posee esta interfaz. Para agregar un evento se debe hacer clic en el icono de agenda. Una vez realizada esta acción se desplegara un calendario como se muestra en la siguiente figura. Para agregar un evento al calendario se debe seleccionar el día y realizar clic en el icono de cada día. Esto desplegara un formulario que permite programar la actividad a una hora especificada. Esta opción se muestra en la siguiente figura. En el formulario se deben ingresar los datos solicitados y luego presionar el botón guardar. 14

16 COMPARTIR AGENDA. La aplicación webmail permite compartir la agenda. Esta se puede compartir para dar acceso de lectura, modificación o control total. Para compartir la agenda se debe hacer clic en el icono del lápiz en el nombre de la agenda ubicada en la parte izquierda de la pantalla. Luego en la siguiente ventana se debe hacer clic en al hacer clic en el botón se abre la siguiente ventana donde se puede compartir la agenda en los modos antes mencionados. Después de seleccionar los permisos se debe guardar los cambios. 15

17 Para compartir la agenda con un usuario específico se debe escribir el usuario en el cuadro de texto de la sección Usuarios individuales y luego seleccionar el tipo de permiso, Si se desea dar acceso, los ítems deben ser seleccionados Conceder, Modificar, Leer, Mostrar según el nivel de acceso que se requiera, como se muestra en la figura: Al usuario que se le comparte la agenda en su agenda, esta le debe aparecer en el menú izquierdo en el ítem Agendas compartidas mostrando las agendas que son compartidas, en la figura se muestra lo indicado. 16

18 TAREAS En el menú tareas en el botón añadir se pueden agregar tareas, especificando nombre y los campos requeridos una vez realizado esto, se debe guardar. Por otra parte se pueden buscar las tareas que están creadas en la opción buscar del menú: Una vez que se ha ingresado al menú buscar tareas se deben completar los parámetros que se solicitan. 17

19 Análogamente con el menú notas, se pueden realizar las mismas operaciones. 18

20 MENU MI CUENTA. En este menú se puede administrar todos los de la cuenta del usuario, cambiar la contraseña, ver el espacio disponible, y configurar el re-envio de correos. 19

21 MENU MI CUENTA (CONTRASEÑA). Este opción como bien lo dice permite gestionar el cambio de contraseña. Para cambiar la contraseña se debe escribir la contraseña anterior, y luego en 2 oportunidades la nueva contraseña. Una vez realizado este procedimiento se debe presionar el botón Cambiar contraseña 20

22 MENU MI CUENTA (ESPACIO). Este parte del menú Mi cuenta permite visualizar el espacio disponible en la cuenta. En la siguiente figura se puede ver la información que despliega esta opción. En la parte superior derecha del web mail también se indica el espacio disponible. 21

23 MENU MI CUENTA (REENVIOS). Esta sección de configuración, permite establecer un mensaje de auto respuesta, en caso de que el usuario lo requiera, como también el de re-enviar sus correos a otros destinatarios s, además provee la opción de no recibir los correos, y solamente reenviarlos a los destinatarios que se especifiquen. Al activar la casilla Enviar auto-respuesta al remitente lo que hace el servidor de correo, es por cada que se recibe envía una auto respuesta, que puede ser personalizada como se ve en la figura. 22

24 Además si es necesario re-enviar los correos a otra cuenta, se debe seleccionar la opción renviar mensajes recibidos a las direcciones de la lista de re-envío, esta característica enviara una copia de correo a las direcciones que estén en la lista de direcciones, y además enviara una auto respuesta si la opción esta habilitada. La opción No recibir correos, solo renviar a lista y/o enviar auto respuesta permite configurar que s solamente los correos recibidos sean recibidos por los destinatarios que están en la lista, mas no la recepción en la cuenta, además si esta habilitada la opción de auto respuesta enviará la respuesta. 23

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26 MENU OPCIONES. En el menú opciones se encuentran las características personalizables para cada funcionalidad del webmail: Correo, Agenda, Direcciones, entre otras. Si bien estas opciones son múltiples, en este documento se revisan las más importantes que permiten el funcionamiento correcto de la aplicación. Cada ítem del menú OPCIONES, tiene impacto en cada una de las funcionalidades de la aplicación, por lo tanto aquí se describirán las más necesarias para el funcionamiento, ya que la mayoría de las opciones están pre configuradas. 25

27 En el menú OPCIONES->GLOBALES->INFORMACION PERSONAL: se configura los datos del usuario, Nombre completo, dirección de correo, etc. En el menú OPCIONES-> GLOBALES ->MOSTRAR OPCIONES: En este menú se personaliza la interfaz gráfica de la aplicación, el tema (por defecto es Silver Surfer), como se quiere ingresar a la aplicación, directamente al correo, direcciones, etc. Actualización del portal por defecto es cada 5 minutos entre otros. 26

28 En el menú OPCIONES-> AGENDA ->INTERFAZ DE USUARIO: permite la configuración de la agenda, vista de la agenda al inicio, primer día laboral, configurar el horario laboral, entre otras. En la figura se aprecia lo mencionado. 27

29 En el menú OPCIONES-> CORREO ->INFORMACION PERSONAL: Las opciones de correo están configuradas para que permitan el funcionamiento óptimo de la aplicación, de todas maneras se puede configurar algunos parámetros, como se muestran en la figura siguiente: 28

30 Es importante señalar, el método para agregar una firma, el procedimiento es el siguiente: Se debe ingresar a la siguiente URL para crear la firma: Luego de haber creado la firma se debe copiar el código fuente de la firma que se destaca en la figura. Luego en el menú de correo en información personal hay que realizar los pasos que se describen en la figura siguiente. 29

31 El primer paso es seleccionar Fuente HTML luego pegar el código generado en la pagina al cuadro de texto, como se indica en la figura. Una vez realizado el procedimiento la firma debe visualizar de la siguiente manera: 30

32 SINCRONIZAR AGENDA CON OUTLOOK. Antes de cualquier procedimiento se debe descargar la aplicación del siguiente link: La descarga comenzara automáticamente, solo es necesario dar la ruta para guardar el programa. 31

33 Comienza la instalación de funambol para Windows. Clic en NEXT. Aceptar los términos y dar clic en NEXT. 32

34 Clic en NEXT. Clic en NEXT. 33

35 INSTALL. Clic en Terminar la instalación para luego configurar. 34

36 En el menú TOOlS->OPCIONES se pueden configurar los parámetros de la aplicación. 35

37 Los parámetros de configuración son los siguientes: usuario, Password y location, que corresponde a: 36

38 Luego en la opción se debe seleccionar Calendar con esto se esta en condiciones de sincronizar el calendario de Outlook con la agenda del web mail. 37

39 Si aparece un icono en la sincronización la cuenta esta habilitada para sincronizar la agenda. 38

40 Para verificar la correcta instalación ir al menú complementos de Outlook, debe aparecer el siguiente icono. 39

41 SINCRONIZAR AGENDA CON IPHONE. Para sincronizar el Iphone con la agenda del web mail se deben seguir los siguientes pasos. Ir a ajustes en el icono que se ve en pantalla. Luego escoger la opción Correo, contactos, calendario. 40

42 Se debe añadir una cuenta, en la opcion Añadir cuenta del menu. Elegir la opcion Microsodt Exchange 41

43 Para configurar la agenda, se deben ingresar los datos solicitados como se muestran en la figura. Luego seleccionar Siguiente. Si los datos ingresados son correctos, la configuracion deberia confirmar los datos de la cuenta de la siguiente forma. Ver la figura. 42

44 Solo se debe habilitar la opcion calendarios, realizado esto se debe guardar la configuracion. Al agregar un evento se debe seleccionar el calendario de nombre CALENDAR, si es que existe más de un calendario. 43

45 SINCRONIZAR AGENDA CON BLACKBERRY. Para configurar la sincronización en los dispositivos BlackBerry, es necesario bajar una aplicación de nombre funmabol, que se puede bajar de Blackberry App World. Ingresar a BlackBerry App World. Seleccionar buscar. Buscar la aplicación Funambol 44

46 Descargar la aplicación. Descargando la aplicación. Una vez descargada abrir la aplicación como se muestra en la imagen 45

47 Usar una cuenta existente, ingresar en Login, como se destaca en color naranja en la imagen. Agregar los siguientes datos, como se indica en la figura, estos son: usuario y password, server url: luego ingresar con el botón LOGIN. Con el botón de menú configurar solo la sincronización de la agenda. 46

48 Sincronizar solo el Calendar Dejar programada la sincronización cada 15 minutos. Luego guardar los cambios. 47

49 Una vez guardados los cambios sincronizar. 48

50 SINCRONIZAR AGENDA CON ANDROID. En el Google Play se debe buscar la aplicación de nombre Funambol La aplicación a instalar es funambol versión 10 FunV10 49

51 Instalar funambol, seleccionar Instalar. Aceptar los permisos solicitados por la aplicación. 50

52 Progreso de descarga de funambol. Instalación de funambol. 51

53 Una vez instalada la aplicación se procede a abrir en el icono, FunV10. Se debe elegir la opción Already have an account? Login 52

54 Agregar los siguientes datos, como se indica en la figura, estos son: usuario y password, server url: luego ingresar con el botón LOGIN. Elegir Cancel Import ya que solo se sincronizará el calendario. 53

55 Dentro de la aplicación se debe configurar con el botón de opciones del teléfono móvil. Configuración de los datos que se va a sincronizar con el web mail, en este caso solo el calendario. 54

56 Seleccionar la manera que se sincronizará la aplicación, se debe dejar programado Scheduled cada 15 min y seleccionar la opción Push client changes to the server Todas las opciones Contactos, fotos, videos entre otras, no se deben sincronizar. Esto se logra con la opción Do nothing de cada ítem. 55

57 Solo interesa sincronizar el calendar eligiendo la opción Two-way sync. Una vez configurada las opciones de configuración, se procede a sincronizar seleccionado el botón Sync All, pero no es necesario hacerlo siempre ya que se ha configurado para que sincronice cada 15 minutos. 56

58 En el calendario de android debe aparecer el nuevo calendario de nombre FunV10. Esto indica que la configuración esta correcta. Al momento de agregar un nuevo evento se debe seleccionar el calendario en el cual se almacenará tal tarea. En este caso seria FunV10 57

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